Auditoría de Gestión de Activos Industriales a través de técnicas Predictivas y Confiabilidad

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Los gerentes de activos industriales necesitan constantemente conocer el estado de la gestión de los activos industriales que tienen bajo su responsabilidad. Es por ello que se muestra en el presente trabajo una herramienta, Auditoría de Gestión de Activos Industriales a través de técnicas Predictivas y Confiabilidad, la cual ayuda a medir como es el estado de salud de dicha gestión, no solo en actividad técnica, sino también financiera y operatividad humana.

La Auditoría se divide en 6 módulos por los cuales se va superando las fases de diagnóstico del conocimiento por parte del auditor de cómo opera la empresa en gestión de activos, siendo desde la visita a instalaciones hasta la formulación de las recomendaciones, pasando por las encuestas y entrevistas al equipo humano de mantenimiento.

Muy importante es calcular el índice de dispersión de encuestas, el cual mide la diferencia existente entre lo que la persona del equipo humano de mantenimiento ha respondido y lo que ha detectado el auditor mediante las entrevistas personalizadas a cada miembro.

Con toda la información recogida visualmente, mediante las 2 encuestas de 30 preguntas, las entrevistas al equipo y la entrevista con el gerente de mantenimiento, se pueden realizar las conclusiones y recomendaciones de inversiones con el objetivo de ahorrar en costes y aumentar los indicadores de gestión de activos industriales.

La actividad diaria de los departamentos de mantenimiento, producción e ingeniería hace que en algunos casos no esté integrada toda la información que unos y otros utilizan en su gestión, además de no utilizar o tratar los datos que los instrumentos de medida y cálculo de cargas productivas nos ofrecen. Con lo que es interesante disponer de una herramienta que haga documentar la información relevante en gestión de activos industriales a través de técnicas predictivas, como alineación láser y análisis de vibraciones o condition monitoring, y confiabilidad.

La experiencia que tienen muchos técnicos y supervisores de gestión de activos y mantenimiento, hace que dispongan de una gran cantidad de información que hace, en bastantes casos, no se tengan procedimientos y protocolos para documentar toda la experiencia y conocimientos adquiridos en las largas carreras profesionales de dichas personas, con lo que se pierde esa información o no es usada con todo su potencial.

Con todo lo mencionado, la herramienta Auditoría de Gestión de Activos Industriales a través de técnicas Predictivas y Confiabilidad consigue plasmar el conocimiento y experiencia que existe en los profesionales de una empresa industrial y observa y mide las necesidades en inversión tecnológica y formación, con el objetivo de aumentar la rentabilidad del ciclo de vida de los activos industriales mediante ahorro de costes por alargo de cambio de componentes, ahorro de costes energéticos y mejora en el rendimiento de personas en sus actividades diarias.

Módulo 1 – Visita a instalaciones

El auditor requerirá de realizar una visita a las instalaciones productivas para conocer los tipos de activos, potencias de máquinas, rangos de funcionamiento, productos fabricados, almacenes y operaciones con el objetivo de hacerse una idea de las necesidades en implantación de estrategias predictivas y gestión de activos. Con la visita se ve el estado de las instalaciones y máquinas y se comprueba cómo están siendo mantenidas, ruidos, oxidaciones, sensores, limpieza, son muy útiles para comprender lo que luego tanto en las encuestas como en las entrevistas las personas explicarán al auditor.

Si se encuentran instalaciones deterioradas, oxidadas, con ruidos y desequilibrios a la vista e incluso desalineaciones, en máquinas con potencia de cierta relevancia y las personas ven que su mantenimiento es bueno y que nos es necesario mejorar, estamos ante una empresa poco orientada al cambio. También puede suceder esto mismo, pero hay un discurso claramente diferente entre las personas más operativas y cercanas a las máquinas, que afirman lo comentado, y el líder del departamento que ve y sabe que hay que implantar alineación y condition monitoring.

Los acompañantes del auditor, suelen dar información muy importante a nivel productivo, explican su proceso de producción, siendo esto no muy relevante y “se olvidan” de explicar las necesidades de mantenimiento, la causa es muy simple, al no ser conscientes de ello se han institucionalizado con la situación que viven en mantenimiento y es normal para ellos, con lo que el auditor tiene la posibilidad de hacerse una comparativa entre lo que omiten los acompañantes del auditor y lo que el auditor ve, oye y siente, dando esto la mayor información. Como es lógico, la información que se ve y que los acompañantes del auditor indican, si es visible para el auditor, es obvio y la única información que se añade es la de la intensidad de la notoriedad de los comentarios realizados por los acompañantes.

Módulo 2 – Encuestas a equipo humano de mantenimiento

Las encuestas al equipo humano de mantenimiento sirven para diagnosticar los conocimientos que existen en las personas que lideran y gestionan el mantenimiento en la planta de estudio. Otro objetivo es la a apreciación que tienen sobre su gestión de cómo lo están haciendo y las áreas de mejora que tienen. Tanto el presente módulo como el siguiente son fundamentales no solo para saber cómo está la gestión de activos en la planta de estudio, esa información es visible y por otras vías se le puede suministrar al auditor, sino la información relevante de cómo se ven las personas en posición a las técnicas de alineación, condition monitoring, técnicas de fiabilidad, planificación y gestión del mantenimiento.

Se realizan dos tipos de encuestas de 30 preguntas cada una, siendo la primera «Encuesta de gestión de activos de estrategias predictivas» y la segunda «Encuesta de auditoría gestión de activos«. En ambas encuestas se valora muy en desacuerdo con 1 hasta, de forma progresiva y proporcional, muy de acuerdo con el valor 5.

Encuesta de gestión de activos de estrategias predictivas

Se evalúa la percepción que tiene el técnico o gestor de mantenimiento acerca de conocimiento de estrategias predictivas y como encajan en la empresa siendo el grupo de preguntas como sigue:

Conocimiento de técnicas predictivas, 6 preguntas: Se testea que conocimiento sobre alineación láser y análisis de vibraciones o condition monitoring tiene el encuestado, para ello se hace alguna pregunta mencionando siglas clave de análisis de vibraciones como colector de datos FFT (Fast Fourier Transform), Transformada Rápida de Fourier, técnica utilizada para transformar del espacio de la señal temporal de la vibración al espacio espectral de la señal vibratoria.

Figura 1 - Preguntas del grupo conocimiento técnicas predictivas

Estado técnicas predictivas en su empresa, 9 preguntas: Estas preguntas sirven para conocer la situación de la empresa en técnicas predictivas y como el encuestado las observa desde su conocimiento de las mismas.

Figura 2 - Preguntas del grupo estado técnicas predictivas en su empresa
Figura 2 – Preguntas del grupo estado técnicas predictivas en su empresa

Gestión de activos alineados a estrategias predictivas, 5 preguntas: Las estrategias predictivas son una de las herramientas para la gestión de activos industriales y es necesario conocer como encajan éstas en las herramientas de gestión que maneja la empresa, no siendo tarea obvia y sencilla, ya que la instrumentación utilizada en alineación láser y condition monitoring tienen sus propios softwares de tratamiento de las variables físicas medidas y controladas, por tanto, se necesita programación extra para indexar los resultados y alarmas de éstos con los programas de gestión y que sean transformados por generación de órdenes de trabajo e indicadores de gestión.

Figura 3 - Preguntas del grupo gestión de activos alineados a estrategias predictivas

Comercialización de estrategias predictivas, 10 preguntas: Para cerrar la primera encuesta es necesario conocer qué actividad comercial se ha realizado en la empresa que se realiza la auditoría y las sensaciones que tiene el encuestado referente a estrategias predictivas, para conocer tanto el nivel de integración de las mismas como el del interés en éstas.

Figura 4 - Preguntas del grupo comercialización estrategias predictivas

Encuesta de auditoría gestión de activos

Evalúa la percepción que tiene el técnico o gestor de mantenimiento acerca de conocimiento de métodos de gestión de activos, técnicas de fiabilidad y la organización de la información para la gestión de indicadores de gestión. Los grupos de preguntas son como sigue:

Métodos de gestión de activos, 14 preguntas: Se realizan una serie de preguntas sobre diferentes métodos de gestión de activos y fiabilidad, como AMFEC, RCM, LCC, TPM, RCA; así como, los elementos para gestionar la información recogida en la actividad de gestión de activos mediante órdenes de trabajo y si está orientada a dar índices de disponibilidad de las instalaciones productivas.

Figura 5 - Preguntas del grupo métodos de gestión de activos

Indicadores de gestión, 8 preguntas: Se pregunta al encuestado por los indicadores de gestión de activos y cómo se estructuran en su empresa para poder establecer el cuadro de mando.

Figura 6 - Preguntas del grupo indicadores de gestión

Capacitación recursos humanos, 8 preguntas: Se pregunta sobre la preparación académica y experiencia profesional del encuestado. También se pregunta en esta fase las sensaciones que tiene el encuestado respecto la orientación de la empresa respecto a las personas y la tecnología.

Figura 7- Preguntas del grupo capacitación recursos humanos

Módulo 3 – Encuestas a equipo humano de mantenimiento

Es necesario conocer y valorar las dos encuestas realizadas a cada uno de las personas que la han realizado para disponer de la información real de cómo es la situación en estrategias predictivas y gestión de activos. Conocer de primera mano las sensaciones, conocimientos, capacidades y habilidades de las personas y de la tecnología que está actualmente a disposición de la empresa para realizar un programa de alineación y condition monitoring.

Entrevistas personalizadas por parte del auditor de la auditoría de unos 10 a 15 minutos al equipo de mantenimiento, a las personas que han realizado las encuestas de autodiagnóstico. El auditor, revisa las respuestas indicadas por la persona entrevistada y le realiza preguntas relevantes, iniciando en la conversación el cargo del entrevistado y una visión general de sus responsabilidades y actividades. El auditor reformula preguntas clave de las encuestas o realiza otras, es cuando la persona entrevistada empieza a sentirse a gusto con el auditor y explica sensaciones, ambiciones y deseos en disponer de mejores medios para realizar mejor su trabajo y que sea más eficiente.

La entrevista termina, siendo cada caso muy particular, comentarios a nivel personal de la empresa, esta información es muy útil para contrastar toda la información recogida tanto en las encuestas como en la entrevista, con lo que el auditor dispondrá de información contrastada útil para realizar la comparación llamado benchmarking de competencias, deseando comparar lo que dice el entrevistado, con lo que ha observado el auditor en la entrevista en un clima distendido, reportándole información más veraz en la conversación que en el protocolo de la encuesta.

Una vez el auditor disponga de las 60 respuestas a las preguntas de las dos encuestas puede medir el Grado de Dispersión de las encuestas, que es la diferencia existente entre la percepción y apreciación que tienen cada uno de los miembros encuestados, respecto lo observado y auditado por el consultor.

Ecuación 1

Se puede observar en el gráfico adjunto cómo en algunos miembros existe una percepción muy positiva del buen uso de las técnicas predictivas por parte de la empresa, indicador que vislumbra una expectativa de haber absorbido conocimientos en técnicas predictivas sin ser de este modo tan exacto. Los valores pequeños indican una apreciación ajustada de lo percibido por el encuestado y lo auditado; los valores elevados no deben ser síntoma de alarma, solo área de mejora en conocimiento y capacitación del uso y metodologías de las técnicas mencionadas.

Figura 8 - Grado de dispersión de varias personas encuestadas

La información que da las encuestas son muy valiosas, ya que al ser un número considerable de preguntas, 60 en total, de diferentes campos, medidas del 1 al 5, se cuantifica numéricamente mucha información que está dispersa en el subconsciente de las personas, pero por no disponer de protocolos o programas para comunicar sus inquietudes no llega a gerencia, ya que no está justificada. Con esta herramienta, toda la información referente a mantenimiento está documentada y medida, con lo que la empresa puede acometer las mejoras necesarias para aumentar la rentabilidad de mantenimiento y sus activos.

Módulo 4 – Entrevista a responsable de cuentas de gestión de activos

Los objetivos son disponer de visión general de las actividades de mantenimiento, haciendo hincapié en las necesidades mayores y teniendo una perspectiva de capacidades productivas y humanas. Definiendo objetivos estratégicos de mantenimiento y como acometerlos con inversiones y capacitaciones.

Es necesario disponer de un “cara a cara” con el Responsable de Cuentas de Gestión de Activos para hablar de forma distendida y privada de todas las actividades de mantenimiento, capacidad instalada, tipo de tecnología usada, flujos de información, planificación, GMAO (CMMS). Otra parte es el diagnóstico de RRHH, cómo se ve el organigrama de personas y dónde pueden mejorar sus competencias para ser más óptimos. Necesidades de formación en técnicas de fiabilidad, predictivo e indicadores de gestión. El análisis de presupuestos para mantenimiento, inversiones CAPEX u OPEX, calidad de sus proveedores, subcontratación de mantenimiento, mantenimiento como una cuenta de resultados, intenciones de inversión en formación y tecnología. Todo ello se debe hablar con el líder del departamento de mantenimiento quién es la clave de la correcta toma de decisiones.

El auditor recoge información de las necesidades que hay en servicios y productos de alineación y condition monitoring; así como, de métodos de fiabilidad. También recogerá información de costes productivos, disponibilidad de instalaciones e impacto en la cuenta de resultados con las diferentes propuestas de formación, consultoría y tecnología presentada. Disponiendo la empresa del ROI de cada una de ellas.

Es el módulo que da la información necesaria para postular las conclusiones y recomendaciones de la auditoría, la información que da el responsable de cuentas de mantenimiento explica o confirma muchos porqués aparecidos en todo el proceso de la auditoría en todas sus fases.

Módulo 5 – Conclusiones

Reunión final para explicar las conclusiones extraídas por el auditor en la visita realizada en la empresa y avance en la redacción del informe final de diagnóstico de la empresa en estrategias predictivas y gestión de activos.

Ejemplo de conclusiones en un informe de auditoría:

Los resultados obtenidos tanto numéricos en las encuestas como en las entrevistas realizadas al equipo de mando de mantenimiento, reflejan unas condiciones iniciales y medianas en algunos casos de las técnicas de estrategias predictivas.

Es correctamente conocida la alineación de ejes, distinguiendo las diferentes técnicas de uso, reglas, comparadores y alineadores láser. Pero, no se distingue entre alineación de ejes y alineación geométrica e industrial.

Se conoce el uso del mantenimiento predictivo por análisis de vibraciones y se percibe que es necesario para prevenir fallos aleatorios en las máquinas, pero no se aprecia un conocimiento exhaustivo de las tecnologías de vibraciones, sus capacidades y el uso necesario en las instalaciones de equipos rotativos de la empresa para los cargos de mando de mantenimiento.

Posibilidad de monitorear de forma online en vibraciones algunos puntos de los rodillos principales de los trenes de máquinas, como motores de grandes potencias.

ORGANIGRAMA RRHH: La estructura organizativa de mantenimiento está bien compensada con personal mecánico, eléctrico y gestores del almacén de mantenimiento. Es adecuado la subcontratación de personal para absorber uctuaciones de la demanda de trabajo de mantenimiento, aumentar en futuro la subcontratación de personal en empresas externas, ya que son especialistas y se responsabilizan de los riesgos en con ictos humanos.

OPERATIVA DE MANTENIMIENTO: El equipo humano de mantenimiento trabaja de forma estructurada con GMAO (CMMS), conociendo sus acometidos laborales y conociendo los indicadores de desempeño hacia gerencia y los de sus subordinados. Está estructurado el mantenimiento por OT’s correctivas y preventivas, pero se observa una necesidad en disponer de OT’s de trabajo predictivas y monitorear su variables como temperatura de motores, amperaje de los mismos y cuadros eléctricos, niveles de severidad de vibración, entre otros.

ESTRUCTURA DE ACTIVOS: La empresa dispone de un parque de maquinaria de un número de máquinas y potencia que hace necesario controlar las vibraciones de forma periódica en formato predictivo y no solo diagnóstico cuando se creen que los motores tienen un fallo. Los más de 150 motores, disponiendo de unos 50 de entre 250 – 500 CV hacen necesario tal comentario. Se puede llegar a ahorrar 10% del consumo energético disponiendo los motores buena alineación.

NECESIDAD TECNOLÓGICA Y FORMACIÓN: A pesar de que los responsables de mantenimiento tienen necesidades de formación en técnicas de fiabilidad y, alineación geométrica, la mayor necesidad es en análisis de vibraciones y el impacto económico.

INFORMACIÓN FINANCIERA: La dirección de mantenimiento gestiona el presupuesto de mantenimiento como un gasto y no como una cuenta de resultados, algo habitual en muchas empresas, pero la tendencia del sector es cambiar a dicha modalidad. Interesante es que desde mantenimiento se participen en proyectos CAPEX, eso da notoriedad a mantenimiento. La empresa puede y debe realizar inversiones en tecnologías de vibraciones y sus formaciones.

Módulo 6 – Recomendaciones

El informe final de la auditoría se presenta unas jornadas posteriores a la realización en la planta de la auditoría y la recogida de la información. Las conclusiones son el estado del arte de la situación actual observada por el auditor. Las recomendaciones son las necesidades que tiene la empresa en mejorar en gestión de activos, tanto a nivel tecnológico como capacidad humana, a través de inversiones que generarán unos retornos en mayor disponibilidad de instalaciones, reducción en la aparición de averías imprevistas, ahorro energético por alineación correcta, e ciencia de personas, mejora de fiabilidad de instalaciones, mayor y mejor calidad de flujos de información de OT’s.

Ejemplo de recomendaciones en un informe de auditoría:

1- La empresa dispone de un déficit en cultura de mantenimiento predictivo en concreto en análisis de vibraciones. Por tanto, se recomienda invertir en la compra de un colector de datos FFT (RMS + espectros) y recibir capacitación para su uso y entendimiento.

2- A pesar de que hay buenas condiciones en flujo de información a través de indicadores de gestión, debe mejorar dicha área disponiendo de más información cuantificada en las OT’s; tanto de e ciencia de trabajos realizados, como de condiciones técnicas de máquinas e instalaciones.

3- Necesidad de capacitación en técnicas de fiabilidad como criticidades, AMFEC y RCM.

4- Implantar un Plan de Mantenimiento Predictivo con variables cuantificables y monitoreando sus resultados para ver tendencias.

5- Instalar sistema de captación y protección de vibraciones de forma on-line, en una o dos máquinas críticas, con sensores de vibración o sondas de desplazamiento para ver saltos de desalineación en rodillos o vibraciones. Los sistemas inicialmente en modo protección y alarma.

Inversiones y cálculo ROI

Las recomendaciones dan paso a las posibles inversiones que puede realizar la empresa para hacer más eficiente la gestión de activos industriales, para ello se debe adquirir tecnología y formación de las personas para aumentar su destreza y experiencia. Cada empresa tendrá unas necesidades que serán reflejadas, cuantificadas y calculadas el retorno de dicha inversión mediante los ahorros de costes que genera los activos en su ciclo de vida y su gestión. Se muestra un ejemplo de inversiones y un cálculo del retorno de las mismas.

Figura 9 - Tabla de ejemplo inversiones en técnicas predictivas en una empresa industrial y Figura 10 - Gráfico desglose ejemplo inversiones técnicas predictivas a empresa industrial
Figura 11 - Retorno de la inversión-ROI, de las inversiones mencionadas en figura 8

Autor: MARC GARDELLA
Director SIMRO CONSULTING Sant Ferrán, 210-212, 08205 Sabdell (Barcelona-España)
Correo: marc.gardella@simroconsulting.com

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