Generalización, Beneficios e Impacto de la Tecnología SGestMan© (I Parte)

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Introducción

Está comprobado que uno de los factores que garantizan la rentabilidad en la gestión empresarial es, precisamente, cómo se maneja la gestión de mantenimiento y, por supuesto, dónde está enfocada su disminución de los costos.

En la búsqueda de costos óptimos ha sido necesario replantear la función del mantenimiento orientándolo a hacerlo más efectivo y así lograr que su influencia en los costos totales se minimicen. Luego de un período de crecimiento económico, durante el cual predominaron en las empresas los criterios orientados hacia la producción, se le ha dado prioridad a otros aspectos tales como: operación fácil, baja emisión de ruido, economía durante todo el período de funcionamiento, seguridad de los trabajadores y mantenimiento adecuado; además de elementos económicos como la eficiencia, la rentabilidad y la liquidez monetaria. Esto parte de las cambiantes condiciones del mercado, que no admiten ningún desperdicio de recursos (materias primas, tiempo, personal, repuestos, entre otros), la mayor complejidad de las instalaciones, así como también el grado creciente de interrelación de unidades productivas, lo que ha aumentado considerablemente los costos de los paros de producción y reparaciones. En consecuencia, los tiempos de detención breves y un bajo porcentaje de fallas son factores que desempeñan un papel decisivo en el éxito económico. Esto redunda en mayores exigencias al desempeño del mantenimiento. Las nuevas tecnologías han ampliado las tareas, responsabilidades y exigencias en cuanto a tiempos, calificación, exactitud en la ejecución y organización de las tareas de mantenimiento. La inclusión de las normas de calidad y su familia de la ISO, han tomado parte en este cambio.

Todos estos elementos se pueden resumir en una sola Frase. “Mejorar la Gestión de Mantenimiento”, como centro de las actividades que garantizan la calidad del producto y/o servicio de cara al cliente. Ahora bien, resulta curioso que este análisis lleva a una simple conclusión: el futuro de la sociedad, teniendo en cuenta los avances tecnológicos, y fundamentalmente el desarrollo de la Informática, comprende un grupo de acciones que son la base de la Gestión moderna. Así, los mercados globalizados, la necesidad de ahorrar recursos, ya sean materiales o financieros, la necesidad de proteger el medio ambiente y su fuente de recursos no renovables, en combinación con los avances tecnológicos, darán una sociedad en donde la Gestión será el tema de todos los días. En el caso particular que nos compete, la Gestión del Mantenimiento, en combinación con los desarrollos actuales y la necesidad de ser más eficientes económicamente, serán los responsables de mantener una calidad de vida a la altura de las circunstancias.

El presente trabajo es desarrollado a partir de la Generalización de las prácticas relacionadas con la Utilización y Explotación de la Tecnología SGestMan©. Esta Tecnología es la base de una serie de herramientas, métodos, procedimientos, estudios, comparaciones, estimaciones y pruebas, relacionadas con los conceptos que se manejan en la actualidad, referentes a la gestión del Mantenimiento. Se desarrolla a partir de la Generalización de los resultados calculados en un número establecido de Empresas Nacionales y Foráneas, que utilizan, desarrollan y centran su gestión de la Función Mantenimiento en lo que se denomina en el cuerpo de este Trabajo “Tecnología SGestMan©”. Aplicando esta tecnología, se pueden establecer fuentes de ahorros de recursos, a partir del cálculo de indicadores técnicos y económicos, que muestran el estado actual de la Gestión del Mantenimiento, su tendencia y principales resultados.

Así pues, partiendo de la definición del término “Tecnología SGestMan©” y sus principales características, podemos mostrar los beneficios intrínsecos de la misma y a su vez, establecer la Generalización de la Tecnología como el principal logro obtenido, reflejando los resultados de nuestros clientes y lo que representa en materia de mejoras y ahorros. Se mostrarán asimismo los resultados de empresas líderes en nuestro país, como son la Unión Eléctrica, las Empresas del sector Minero (Níquel), empresas del Petróleo y de Producción de Alimentos. No obstante, se establecen como patrones de cálculos para otras Industrias, como los Laboratorios Farmacéuticos, Hospitales y de la Industria Sideromecánica.

Contenido de la tecnología SGestMan©

El punto de partida de la Generalización de la Tecnología SGestMan©, está referida al desarrollo de una Herramienta Informática (Software) del mismo nombre, desarrollado en los años 2003-2004, por especialista de la Empresa Inversiones Gamma S.A. Este software es el reflejo de más de 15 años de experiencia en la aplicación de herramientas de Gestión de Mantenimiento Asistida por Computadora (GMAC), en el cual se establecen muchos criterios y conceptos que hacen de esta solución una ventaja para el sector empresarial cubano. Debido al impacto positivo de la herramienta, y a la propia necesidad de mejora que implica la aplicación de este tipo de software, fue que surgió el concepto de Tecnología SGestMan©, la cual incluye entre otros aspectos:

Diagnóstico Inicial Función Mantenimiento: Se establece como el punto de partida en la aplicación de las soluciones. Se centra en la realización de una Auditoria (Diagnóstico) de todas las áreas funcionales que interactúan en la Gestión del Mantenimiento. Estas áreas de dividen en funciones y se evalúan, tanto cualitativa como cuantitativamente. Esta evaluación de las funciones nos muestra gráficamente, como se desempeña en ese instante la Gestión del Mantenimiento en la Instalación. El impacto fundamental de este diagnóstico, se centra en realizar estudios antes y después de implementada la Tecnología y luego, con periodos de tiempos no mayores de dos (2) años.

Proyecto General de Implantación: A partir de los resultados del Diagnóstico Inicial, se determinan los puntos vulnerables y de Oportunidad en los cuales hay que hacer hincapié. De aquí se establecen las tareas a desarrollar para la Implantación de la Tecnología SGestMan© dividiéndola en Etapas y Procesos bien estructurados y desarrollados de forma coherente. Un punto determinante se establece articulo en la definición del Comité de Implantación y los Responsables de cada etapa así como los resultados a alcanzar. Existen resultados que de no lograrse no es posible avanzar hacia etapas superiores, punto crítico de éxito de la aplicación de la Tecnología.

Inventario del Patrimonio y Metodología de Codificación: Esta fase está vinculada a la ejecución de un levantamiento patrimonial de todos los objetos que son responsabilidad de la función Mantenimiento. Se establece así, puesto que no solo se busca saber la existencia de objetos, si no también determinar sus características técnicas y funcionales, su clasificación desde el punto de vista económico y de proceso Productivo, sus datos relacionados con la planificación del Mantenimiento, así como los criterios diferenciadores, referentes a Técnicas de Trabajo, Recursos a emplear e Impacto en el proceso Productivo.

Procedimientos para el control de las Órdenes de Servicio: Establecer los Procedimientos de Órdenes de Servicios, se considera el primer resultado parcial dentro de la Aplicación de la Tecnología SGestMan©. Aquí se indican a partir de criterios de calidad, todos los pasos vinculados a controlar la identificación de problemas de Mantenimiento, ya sean Averías, Mantenimientos Preventivos, Rutas de Inspección, o partiendo de las solicitudes emitidas por los clientes de Mantenimiento o de los especialistas (inspectores) de Mantenimiento. Este paso establece la búsqueda primaria de información para comenzar a obtener datos referentes a indicadores técnicos y económicos. Se establece como premisa que lo que NO se detecta, nunca llega a ser solucionado.

Enlace con el Sistema de Inventario: Permite establecer las pautas para controlar a partir de los sistemas de Inventario de Almacén ya establecidos, la información referente a los recursos materiales que gestiona la función Mantenimiento para el cumplimiento de sus trabajos o acciones. Este paso es vital para el control económico y logístico vinculado a la respuesta que Mantenimiento es capaz de establecer.

Mantenimiento e inspección preventiva planificada: Es la esencia de la Tecnología SGestMan©. Parte de la modelación de las características de Planificación de las acciones de Mantenimiento, siguiendo los tres tipos de Mantenimiento establecidos. Mantenimiento Correctivos (Ordenes de Servicio), Mantenimiento Preventivo (Plan de Mantenimiento) y Mantenimiento Predictivo (Rutas de Inspección o Diagnóstico Técnico). Estos tres criterios se establecen como lo principal a desarrollar y establecer como política de la Función Mantenimiento.

Sistema de evaluación y control de mantenimiento: Obtener los datos de salida, históricos técnicos y económicos, es el principio fundamental de la Informatización de la Gestión del Mantenimiento. Estos datos de Evaluación y Control, son los resultados de los procedimientos establecidos y el control de toda la información que se genera en la función Mantenimiento. Este sistema incluye los datos que se deben manejar en todos los niveles gerenciales de una Organización.

Formación del personal: En el 99% de las implantaciones realizadas, se establece como punto negativo, la baja calificación del personal. Es por esto que formar al personal no se centra únicamente en lo que concierne a la explotación de la herramienta informática, sino que establece criterios de análisis, estudio de casos, análisis de datos y toma de decisiones, todos mostrados en cada una de las etapas del Proyecto y teniendo en cuenta las características propias de la empresa. Este paso se desarrolla en el 100% de los proceso de implantación y aplicación de la Tecnología SGestMan©.

Generalización de la tecnología SGestMan©

La Generalización de la tecnología SGestMan©, está demostrada por el gran número de empresas cubanas y foráneas que la utilizan y desarrollan y que son la base de la mejora continua de la solución integral, partiendo de los datos obtenidos y las experiencias transmitidas. Es importante establecer cronológicamente este proceso de Generalización, puesto que de ella han resultado mejoras sustanciales y que como ya se dijo, son la base de la mejora continua de la Tecnología.

Impacto Nacional. Industrias y Empresas de Servicios Cubanas: La Presencia Nacional se demuestra a partir de nuestra cartera de cliente (ANEXO 1), la cual incluye las Principales Industrias Cubanas, de los Ministerios más representativos. De ellos podemos destacar:

TABLA 1: Ejemplos de Clientes Tecnología SGestMan©.

En Total se establecen 117 Clientes, de 7 ministerios, lo cual indica un nivel de Generalización amplio. En estos momento, se negocian contratos generales con el Grupo GeoMinSal, del MINBAS, y el Grupo Hotelero Cubanacán, perteneciente al Ministerio del Turismo.

TABLA 2: Listado de Organismos

Impacto Internacional. Beneficio en las Exportaciones: A partir de los resultados obtenidos por la Tecnología SGestMan© en el mercado nacional, y teniendo en cuenta las condiciones que imperan en la Función Mantenimiento en el Área de América Latina, ya estaban creadas las condiciones para la Exportación del Servicio, teniendo en cuenta que la Tecnología cumplía con los requisitos para competir en ese Mercado ya identificado. Como resultado, la Tecnología se ha aplicado con éxito en varios países de América Latina y el Caribe, como son Brasil, México, Colombia, Perú y República Dominicana. En esencia se han realizado trabajos en Hospitales, Empresas de Servicio y Centrales Azucareros fundamentalmente.

TABLA 3: Listado de Clientes Internacionales.

Los Volúmenes de Venta obtenidos por concepto de exportaciones son:

TABLA 4: Ventas por países

Independientemente de las ganancias para el país obtenidas por las exportaciones, la aplicación de la Tecnología SGestMan© influye también en el criterio de la sustitución de exportaciones, y contratos a empresas mixtas radicadas en el país.

Impacto por Concepto de Sustitución de Importaciones: Partiendo de la cantidad de empresas en el Mercado latinoamericano que comercializan productos similares a la Tecnología SGestMan©, y que algunas de ellas tienen presencia en Cuba, en industrias importantes como la del Turismo, es que se estimó un valor para referenciar el Impacto en la Sustitución de Importaciones. A partir de una Cotización que se entregó a una Empresa Cubana, por la Empresa Consultora y dueña del Software MP System S.A. de México (Ver ANEXO 2) se estimó el siguiente resultado:

TABLA 5: Comparación Económica de la Tecnología SGestMan©.

**Estos precios no incluyen gastos asociados a viáticos (alimentación, hotel, transportación de los especialistas)

Para entender el análisis, se hace la comparación utilizando como Unidad Monetaria el Dólar Americano (US$). Se evidencia que por concepto de sustitución de importaciones se ahorra por la Empresa que obtiene la tecnología cubana US $ 20,373.00 como mínimo. Si tomamos una muestra de 10 Empresas del mismo tipo que la analizada en el caso de estudio; reporta ahorros en el orden US $ 203,730.00. Además, es importante destacar que para las empresas nacionales las cotizaciones de la Tecnología SGestMan© se realizan en moneda nacional teniendo en cuenta las disposiciones que se establecen por el país, según la resolución conjunta 01-2005, con su ficha de costo.

Sobran las razones para establecer que la Generalización de la Tecnología SGestMan© permite impactos positivos en ahorros y beneficios para Cuba en general y en particular para la empresa Inversiones Gamma S.A.

Beneficios sociales, técnicos y económicos. Empresas cubanas

Para ejemplificar los beneficios obtenidos en las empresas cubanas, tomaremos como referencia tres de los sectores que más influencia presentan con la explotación de la Tecnología SGestMan©. Estos sectores son los Energéticos, el sector Minero (Níquel) y el Petróleo.

Para esto, utilizaremos tres (3) indicadores establecidos como los más representativos en la Gestión del Mantenimiento actual, y a partir del los cuales se pueden identificar fuentes de ahorro de recursos y mejoras técnicas sustanciales.

Beneficios Sociales: Independientemente a que la utilización de los métodos y herramientas que tiene implícito la Tecnología SGestMan© garantiza resultados técnicos y económicos que pueden beneficiar el ámbito social y nacional, es importante definir los siguientes elementos como factores sociales que han obtenido mejoras importantes: 1. Se ha recuperado la disciplina tecnológica de la actividad de mantenimiento a partir de los procedimientos y métodos de trabajo que se implementan con la aplicación de la tecnología. 2. Se ha elevado el nivel técnico-profesional de los departamentos de mantenimiento. Más de 650 profesionales de 150 industrias del país se les ha transferido la Tecnología. Esto implica un alto nivel de capacitación en técnicas relacionadas con la Gestión del Mantenimiento, análisis de datos, estudios de tendencias y toma de decisiones. 3. Se ha creado una fuente de empleo con la operación y administración del sistema GMAC y sus herramientas informáticas. 4. Se ha creado un hábito en el llenado de la documentación técnica y económica, fuentes de datos primarios para cualquier estudio y análisis que se desee desarrollar en las empresas. Se estableció el Documento Orden de Servicio (OS) como documento primario dentro de la Gestión del Mantenimiento. 5. En los departamentos de mantenimiento hoy más del 75% de las tareas administrativas se realizan utilizando la computadora, permitiendo importantes ahorros en material de oficinas y tiempo de estudio, análisis y toma de decisiones. 6. Se ha elevado considerablemente la cultura tecnología y por ende lo que se hace llamar Cultura de Mantenimiento en el País. Independientemente a estos resultados, sobresalen los impactos técnicos y económicos para las empresas cubanas, como los que se muestran a continuación.

Beneficios Técnicos y Económicos: Como ya se definió, tomaremos como referencia los sectores Energéticos, Petrolero y del Níquel como referencia, a partir de tres indicadores importantes. No obstante, destacaremos otros resultados a partir de la información generada por otras empresas importantes como son Ciego Montero, Hospitales, Laboratorios farmacéuticos y empresas de la Industria Sideromecánica.

Sector Energético: Incluye las 8 Centrales Termoeléctricas, así como las Empresas de Generación Distribuida referente tanto a la Tecnología Diesel como a la Tecnología Fuel Oíl.

Indicador: Relación OS Avería vs. OS MPP

Este indicador es el encargado de relacionar la cantidad de tareas de Mantenimiento que se ejecutan como averías (problemas NO previstos) y aquellas acciones que son planificadas para evitar la ocurrencia de fallos. Se establece bajo la siguiente ecuación de cálculo:

Para el caso del Sector Energético, el resultado que se muestra es el siguiente:

El análisis de este gráfico, establece un 42.58% para acciones de Mantenimiento NO Previstas y un 57.42% para acciones Planificadas. Este valor, aunque aún no llega a lo establecido por los estándares internacionales, sí permite establecer un incremento sustancial, teniendo en cuenta que la aplicación de la Tecnología SGestMan© aún no pasa de los 2 años de explotación.

No obstante, el seguimiento mensual de este valor, nos permite identificar fuentes de ahorro interesantes. Tomando en cuenta esto, y estimando los ahorros en tiempo debido a la reducción de las paradas NO Previstas, se puede estimar un ahorro unitario de 128.52 MW al año, para Objetos de Capacidad Nominal de 1.7 MW. Este incremento en la Disponibilidad de Generación implica un ahorro monetario estimado de $11 566.80 al año. Este dato se convierte en la esencia de establecer esta comparación. Claro está, cuando se llegue a valores cercanos a los estándares (30-70%), los ahorros por años no serán de tal magnitud.

Indicador: Duración de los Trabajos. Este indicador permite calcular la duración promedio (horas, días, etc.) de las intervenciones de Mantenimiento ejecutadas sobre los objetos productivos o de servicio. A partir de aquí se establece una tendencia que trae como resultado primario la organización de las acciones, disminuyendo los tiempos de espera y la duración de los Trabajos. Implica pues, que disminuyendo el tiempo entre la ocurrencia de Avería (o inicio de la acción Preventiva) hasta que se entrega el objeto a producir nuevamente, estamos incurriendo en la disminución de Pérdidas de Producción por demoras en los trabajos de Mantenimiento. Este tiempo, es el encargado de determinar el % de indisponibilidad inherente a la función Mantenimiento. Así pues, los datos encontrados nos muestran:

Según el gráfico, la tendencia es a la disminución de los tiempos de trabajo, resultado fundamental de la organización del Mantenimiento y de la capacidad de respuesta técnica de los ejecutores. Estos valores arrojaron como resultado un ahorro estimado de 198.95 MW al año (Objetos de 1.7 MW), lo que implica ahorros económicos de $17 905.50.

Indicador: Costos de OS. Identificar los ahorros en recursos a partir de la información contenida en las Ordenes de Servicios, se ha convertido en el elemento fundamental de cálculo de ahorros económicos en la Función Mantenimiento. Según la información que se ha generado en las OS de las empresas analizadas, este ahorro se puede lograr desde el mismo momento en que se comienza la explotación de la herramienta SGestMan©. Los resultados obtenidos para el sector energético son:

Evidentemente, el comportamiento de los costos en las OS tienen una tendencia a la disminución. Si se establece este valor en un 19.26% estamos hablando de que la implementación de la Tecnología SGestMan© y la herramienta informática tiene el Impacto deseado. Este porcentaje implica un promedio de $390.00 al mes, que, comparado con los $4 279.00 CUC de costo de una intervención de Mantenimiento Preventivo, podemos inferir un ahorro considerable. Para el resto de los sectores a analizar, utilizaremos los mismos indicadores, por lo que los análisis generales son muy parecidos.

En este caso, la relación entre % Averías y OS MPP, se establecen siempre a favor de las Órdenes Preventivas, puesto que el Sector Minero (Níquel) tiene más de 10 años de experiencia en la utilización de las tecnologías informáticas en la Gestión de la Función Mantenimiento. Aquí se establece la relación 39.28% vs. 60.72%, superior al Sector Energético.

Estimando la reducción de los Tiempos de Paradas NO Previstas y tomando en cuenta que la capacidad de producción promedio de estas plantas es de 32 000 TON/Año, podemos inferir que los ahorros estimados son de 1990.86 TON (que representa 6.26%), lo que implica ahorros monetarios de US $751 200.00, estimando el costo de la Tonelada en $950.00 US$/TON.

Autores:

MsC. José Antonio Rodriguez Ramírez.

Ing. Orestes Treto Cárdenas.

Ing. Ibis Rodriguez Sierra.

Ing. Nilvet Díaz Rigueira.

Ing. Ernesto Burgos Matamoros.

Lic. Juan Carlos Machín Pérez.

MsC. Erol Isaac Zabiski Duardo.

Institución: Empresa Inversiones Gamma S.A. CITMA.

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