La Gestión De Activos Más Allá De La Certificación ISO 55001

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Autor: Dr. Luis Amendola, Ph.D CEO & Managing Director PMM, Managing Director Center for Innovation & Operational Excellence (CIEx), USA, Investigador PMM Business School, Europa, Director PMM University, USA, Research Universidad Politécnica de Valencia, España.

Quieres Obtener un Sello o Generar EBIT
(Earnings Before Interest and Taxes)

Hay empresas cuyo único objetivo de obtener la certificación es poder mostrar el Sello para su propaganda comercial o para poder proveerlo a otras empresas que se lo exigen. Preparan un sistema de gestión de activos ISO 55001, presente solo en el papel, para poder cumplir la norma y pasar la auditoría. Esto no solo es un engaño, es también una pérdida económica, aumento de burocracia inútil (que se repite cada año antes de la auditoría) y el desprestigio en la empresa del sistema de gestión de activos.

Quiero comentar mi experiencia relativa al concepto de la Certificación ISO 55001 que tienen algunas empresas o algunos empresarios, e incluso algunos directivos, ingenieros y técnicos responsables de distintas áreas dentro de las Organizaciones.

La certificación en ISO 55001 debería pasar desde un “reconocimiento global y regulatorio” a un “reconocimiento selectivo”. En un nivel aparente, todas las entidades de certificación parecen iguales. De momento, probablemente, muchas lo son. Pero en el futuro, aquellas entidades de certificación que dan a sus clientes valor añadido (Generar EBIT – “Earnings Before Interest and Taxes”) tendrán mejor reconocimiento y sobrevivirán más en el mercado. Llagará un momento en el cual el mercado empezará a distinguir un certificado bueno y otro malo a base de la calidad del servicio que prestan las empresas de certificación.

La mayoría de las organizaciones introducen la norma ISO 55001 a petición de sus clientes y las regulaciones del mercado; la gerencia se encuentra presionada para lograr la certificación de la forma más rápida y barata. En la mayoría de los casos, la alta gerencia no comprende realmente para qué sirve ISO 55001, y nadie ha intentado explicárselo. La alta gerencia tampoco suele asistir a cursos de formación al respecto.

El papel del asesor de gestión de activos es ayudar a la alta gerencia y a sus trabajadores a entender los beneficios de un sistema de gestión de activos. La responsabilidad del asesor es ayudar a la organización a interpretar la norma de modo que puedan eliminar todos los riesgos del sistema de gestión de activos. Si no se diseña el sistema acorde a las necesidades de la organización, la aplicación de ISO 55001 será meramente burocrática. Los procedimientos genéricos extraídos de otras organizaciones de la empresa, recopilaciones de información de otras empresas y datos bajados de internet son más perjudiciales que beneficiosos para muchas organizaciones, pero si la empresa no entiende el beneficio del sistema de gestión de activos, va a querer un asesor que sea rápido y barato que para preparar “los papeles” que van a pasar la auditoria.

Una de las responsabilidades de un buen asesor de gestión de activos consiste en ayudar a que la organización evite el error, haciendo que la dirección de la empresa integre toda la organización a nivel estratégico, táctico y operativo y comprenda la importancia del sistema de gestión de activos como generador de valor (ROA – ROE).

La responsabilidad del auditor es asegurar que la norma se aplique de una forma correcta y que los procedimientos conduzcan de manera e caz a la mejora del sistema de gestión de activos. Sin embargo, a pesar de que los auditores identifican las de ciencias del sistema (ya que visitan las organizaciones una vez al año), no suele ser común la identificación de oportunidades de mejora, no entregando por tanto el valor añadido que se espera de una auditoría de certificación.

Uno puede argumentar que los asesores de gestión de activos que llegan a la empresa antes que los auditores tienen la responsabilidad de convencer a las empresas de las ventajas reales de la implantación del sistema de gestión de activos y ayudarles a implantar un sistema que realmente mejore el rendimiento de los activos y competitividad de la empresa. Pero en la práctica, si la empresa tiene como objetivo sólo obtener el certificado, lógicamente lo quiere rápido y barato; se dispondrá de poco tiempo y recursos y faltará el compromiso firme de la gerencia, cosa imprescindible para implantar un sistema que aporte mejoras.

En mi experiencia, he notado que algunas empresas utilizan un juego de procedimientos prefabricados para la implementación de los requisitos de la norma. Cuesta menos y están disponibles con más rapidez que unos procedimientos e caces desarrollados a la necesidad de la empresa. También el precio condiciona el perfil del asesor de gestión de activos que la empresa puede permitirse.

Los asesores de gestión de activos y los auditores de certificación han nacido y existen en base a la necesidad de mejora de los activos que existen en el mercado. La necesidad aparente de las organizaciones que se dedican a estas actividades a corto plazo es captar nuevos clientes mediante un certificado. La necesidad real de la certificación, sin embargo, es para aumentar las garantías de la gestión de activos, como dar mayor confianza al mercado mediante mejores resultados de manera consistente.

También se puede argumentar que los auditores, que son los últimos en pasar por la empresa y además con autoridad recomendar la certificación, tienen la responsabilidad de asegurar que la empresa tenga implantado un sistema que aporte garantías para cumplir con las especificaciones, expectativas y necesidades de sus clientes. Pero en la práctica, por la presión comercial, al tener la empresa como objetivo sólo obtener el certificado a bajo costo y de manera rápida, se busca Organismos de Certificación cuyos auditores pongan menos trabas por no tener un conocimiento técnico tan profundo y por tanto sin añadir valor a la auditoría. También el precio condiciona el perfil del auditor que la empresa puede permitirse.

Durante la auditoria, muchas veces hay tensión entre auditores y asesores de gestión de activos que pueden estar presentes en la auditoria. Cuando un asesor de gestión de activos no deja que un auditor identifique una de ciencia del sistema, realmente no está defendiendo el interés de la empresa auditada. Es este sentido, los asesores internos y externos de la empresa deben dejar que los auditores hagan su trabajo. Por ello, tiene que haber un buen entendimiento del papel de cada cual. Si los asesores y auditores entienden su papel durante la auditoria, pueden conjuntamente contribuir mucho mejor a mejorar la calidad de la empresa certificada.

El sistema de gestión de activos, establecido en la norma ISO 55001, es mucho más que propaganda: es un sistema de gestión desarrollado durante muchos años y en los que cada requisito, cada párrafo es producto de un profundo estudio y una larga experiencia en el tratamiento de la calidad, la producción y la administración. Resulta enormemente ventajoso para la empresa tomarse en serio la norma y aplicarla en la mejor forma posible, evitando así los excesos burocráticos a veces requeridos o imaginados.

Las ventajas para la empresa de una implementación ISO 55001, bien estudiada y desarrollada, con base en criterios experimentados y aprovechando las normas de apoyo, son la base para un control efectivo de la producción, de los proveedores e incluso, de las necesidades de los clientes. La reducción de costos puede ser, y no es un tópico propagandístico, realmente notable al incrementar la productividad, rentabilidad y optimización de los costos.

A aquella Gerencia, que normalmente se preocupa solo de producción y beneficios, aplicando a veces “modas de sistemas de gestión de activos”, se le puede llenar la boca con la palabra EFICIENCIA – EFICACIA: preparar enormes carteles, bonitas presentaciones y multitudinarias conferencias, todo lleno de una parafernalia que, en realidad, no significa más que una demagogia dirigida a los empleados, que conocen la triste verdad sobre la gestión obtenida y a los clientes, que conocen de sobra la mala gestión recibida.

La Gerencia misma debe evitar estas corrientes, las cuales por si solas no significan nada y además son contraproducentes. La Gerencia debe ser consciente de su responsabilidad y debe desarrollar lo que en realidad se necesita para obtener un sistema de gestión de activos adecuado y, sobre todo, apoyado por la Gerencia. Entonces, y solo entonces, se puede obtener la colaboración de los empleados y la credibilidad de clientes internos y externos.

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