Del Manejo del Cambio a la Gestión de Activos con Pass 55

Introducción

La gestión de activos empieza a cobrar importancia desde los años 90 cuando generó grandes beneficios para la industria petrolera. Cada año importantes cantidades de dinero y tiempo son empleadas para buscar la mejor manera de manejar los activos para alcanzar un resultado deseado y sustentable, las empresas concentran sus esfuerzos en garantizar que se ejecute el mantenimiento programado, considerándolo como una actividad netamente técnica y casi siempre dependiente de las otras áreas de la empresa en lo que tiene que ver con la asignación de recursos. Sin embargo la gestión de activos físicos no consiste únicamente en reparar equipos o instalaciones, va mucho más allá y tiene que ver con la gestión del activo humano, los activos financieros, los activos de la información, los activos intangibles incluye el análisis de las exposiciones al riesgo, el desempeño esperado y la vida económica del activo y su optimización (dependiendo del diseño, operación y uso, mantenimiento, obsolescencia, desincorporación y otros factores asociados al activo).

Esto puede incluir la especificación, diseño y construcción del activo, sus operaciones y su modificación durante el uso, así como su retirada en el momento oportuno, cada uno de estos origina cambios o modificaciones, por lo que se ha necesario el establecimiento de lineamientos homologados para la administración sistemática de todos los cambios asociados y es allí donde cobra importancia la aplicación del Manejo del Cambio (MDC).

El Manejo del cambio (MDC) es un proceso de evaluación y control de modificaciones al diseño de instalaciones, operación, organización, o actividades, antes de la implementación, con la finalidad de asegurarse de que no se introducirán nuevos elementos que incremente el riesgo y los peligros existentes para los empleados, la comunidad o el medio ambiente.

MDC es uno de los elementos más importantes para el sistema de Gestión de Seguridad en los Procesos (GSP). Los cambios se producen cuando se realizan modificaciones en la operación o cuando el equipo de reemplazo no cumple con las especificaciones de diseño. Otros cambios más sutiles pueden ocurrir cuando los nuevos proveedores de productos químicos se seleccionan, modificación de procedimientos, personal clave dentro de la organización e incluso revisión de estructuras organizativas dentro de la empresa. Tales cambios, si no son cuidadosamente controlados, pueden aumentar el riesgo de la operación del proceso y dar lugar a incidentes.

MDC es uno de los componentes para lograr una efectiva y eficiente Gestión de Activos y ha sido llamado el control de la evaluación de riesgos minuto a minuto en sistema y plantas a empresas.

1. Gestión del cambio elemento descripción general

Los MDC se llevan a cabo en las áreas operacionales o en las oficinas corporativas de la compañía que están involucrados en el diseño de proyectos de capital y planificación. Los MDC se centran en los cambios que de buena fe, no aplica para reemplazos uno por uno. Cualquier empleado puede iniciar la solicitud del cambio. Luego un personal calificado, normalmente diferente del solicitante del MDC, revisa la solicitud para identificar cualquier impacto potencialmente adverso. Sobre la base de esta revisión, y después de solicitar cualquier requisito adicional. La parte responsable puede aprobar o rechazar la ejecución del cambio. Si se aprueba el cambio, puede ser implementado.

Antes de la puesta en marcha del cambio, el personal potencialmente afectado debe estar bien informados del cambio o de ser necesario, recibir una formación más detallada. La Información de seguridad afectada en el proceso, debe ser modificada para reflejar el cambio. La mayoría de las veces, estas actividades se completan antes de la puesta en marcha del cambio.

2. Motivaciones para aplicar los MDC

Los cambios inapropiados pueden afectar a los empleados y/o la seguridad pública, dañar el medio ambiente o como resultado en significativas interrupciones del negocio. También puede reducir la calidad del producto o aumentar los costos de producción. El deseo de disminuir la ocurrencia de incidentes producidos por el cambio y reducir el costo de hacer negocios motiva a las empresas a crear sistemas MDC eficaces que les permitan seguir siendo competitivos, crecer y prosperar.

La experiencia ha demostrado que los cambios que pasan inadvertidos, no intencional, erróneos o mal realizados (cambios cuyo riesgo no se entiende correctamente) puede dar lugar a incendios catastróficos, explosiones o emisiones tóxicas.

El objetivo del MDC es evitar o prevenir cambios en los procesos químicos y tecnológicos, en las operaciones del activo y mantenimiento de riesgos inaceptables. Las revisiones inadecuadas de solicitudes de cambios pueden dar lugar a la posibilidad de que ciertos cambios violen la ingeniería básica de los sistemas cuidadosamente diseñados o incremento del riesgo en los procesos que han venido operando, durante años, de manera segura.

3. Algunas tipos de Cambios

• Cambios en el equipo de proceso, tales como materiales de construcción, los parámetros de diseño y configuración de los equipos.
• Cambios de control de procesos, tales como la instrumentación, controles, enclavamientos y sistemas informáticos, incluidos solucionadores lógicos y software.
• Cambios en el sistema de seguridad que permiten la operación del proceso “bypaseandolo”, mientras que ciertos sistemas de seguridad están fuera de servicio.
• Cambios en la infraestructura de instalaciones, tales como la protección contra incendios, los construcciones permanentes y temporales, caminos y sistemas de servicio.
• Cambios tecnológicos y operacionales, como las condiciones del proceso, trayectorias de flujo de procesos, materias primas y especificaciones de productos, introducción de nuevos productos químicos en el lugar, y los cambios en los envases.
• Los cambios en la inspección, prueba y mantenimiento preventivo, o requerimientos de reparación, tales como el alargamiento de un intervalo de inspección o cambiar el tipo de lubricante utilizado en un compresor.
• Cambios en los procedimientos, como los procedimientos de operación normal, prácticas de trabajo seguras, procedimientos de emergencia, procedimientos administrativos y de mantenimiento así como procedimientos de inspección.
• Los cambios de política, como cambiar la cantidad de horas permitidas de sobretiempo.
• Otros cambios de elementos del sistema GSP, como modificar el procedimiento MDC con la finalidad de incluir una disposición en el caso de cambios de emergencia.
• Otros cambios, incluyendo todo lo que “siente” como un cambio, pero no encaja en una categoría de tipo de cambio que se ha establecido para su instalación; este “otro tipo” debe estar en todos los sistemas de MDC.

En la Figura 1 y 2 se citan algunos ejemplos de cómo engranar los cambios según su naturaleza.

4. Compromiso requerido para la implantación de un sistema eficaz de MDC

A pesar de que el concepto y los beneficios de la gestión del cambio no son nuevos, la maduración de los programas del MDC dentro de la industria ha sido lenta, y muchas empresas siguen luchando con la implantación de sistemas eficaces de MDC.

Esto se debe en parte a los importantes niveles de recursos y compromiso de la administración que se requieren para implementar y mejorar dichos programas. MDC puede representar el mayor desafío para el cambio de cultura que se enfrenta una empresa. Por ejemplo, los ingenieros experimentados pueden sentir como si un proceso de MDC hiciera cambiar de opinión a su propio juicio, o gerentes de operaciones les pueden incomodar tener que “pedir permiso” de los demás para hacer un cambio, a pesar de que ellos son los “expertos”.

Muchas empresas han instalado protocolos para hacer frente a los cambios sin tomar en cuenta el marco normativo porque dichos controles representan buenas prácticas comerciales para lograr los objetivos en materia de seguridad, calidad y ambiente. Sin embargo, muchos de estos protocolos pueden no abordar plenamente el alcance y la profundidad que externo las directrices y los reglamentos exigen ahora. Es decir, los sistemas de MDC en muchas de las empresas, pueden carecer de la estructura formal para ayudar a asegurar que:

• Los diseños de los procesos operacionales se entienden bien y la documentación está al día.
• Las modificaciones propuestas son evaluadas de forma rutinaria para los posibles impactos en la salud y seguridad antes de ser ejecutados.
• El nivel de detalle para cada revisión es apropiado para el peligro potencial que plantea.
• El nivel adecuado de gestión de la empresa autoriza los cambios.
• Se llevan a cabo actividades relacionadas con la necesidad de poner en práctica los cambios de manera segura (por ejemplo, formación).
• Es necesaria una capacitación eficaz del personal en los cambios planteados.
• Se mantenga un registro para documentar los cambios.

El desarrollo de un sistema eficaz de MDC no solo requiere la evolución en la cultura de la empresa; sino que también exige un compromiso significativo de las líneas de gestión, las organizaciones de apoyo departamentales y empleados. Además de un fuerte compromiso de la dirección el cual debe incluir la asignación de recursos suficientes para generar sistemas MDC y la voluntad de modificar los sistemas de gestión existentes, cuando sea necesario. Sólo cuando la gerencia demuestra compromiso visiblemente es posible obtener la participación general y apoyo esencial para la implementación del mismo, siendo importante considerar que para obtener el compromiso de los empleados la gerencia debe brindar la cooperación orientación y capacitación para todo el personal (incluido el personal contratado) debe participar en las actividades que pueden resultar de o ser afectados por los cambios. A continuación los diferentes niveles que deben estar involucrados en un proceso de manejo del cambio:

5. Relacion del mdc con la seguridad en los procesos

Seguridad de Procesos y Riesgos

La seguridad de los procesos trata de prevenir fugas catastróficas de químicos o energía de los sistemas que manejan sustancias peligrosas que puedan afectar a los trabajadores, la comunidad, el medio ambiente, o la continuidad del negocio. El riesgo es la incertidumbre cuando se quiere tener la capacidad de estar libre de accidentes, y es mejor descrito por las siguientes preguntas básicas de riesgo con relación a un proceso u operación:

• ¿Qué puede salir mal?
• ¿Qué tan probable es?
• ¿Cuáles son los impactos?

Para que un sistema de MDC sea confiable en una instalación, una parte fundamental debe ser el entendimiento de los niveles de riesgos. Algunas de las causas de los accidentes de procesos químicos se pueden en una o más de las siguientes categorías:

• Fallas en la tecnología.
• Errores Humanos.
• Fallas en el sistema de gestión.
• Circunstancias exteriores / desastres naturales.

Los procesos físicos tienen ciclos de vida que consta de varias etapas: diseño conceptual, la investigación y el desarrollo, el diseño de ingeniería de detalle, procura, construcción, puesta en marcha, el funcionamiento normal, el mantenimiento y paradas de planta, y la desincorporación. Los nombres, números, y la secuencia de las etapas del ciclo de vida varía entre las diferentes industrias y empresas; no existe ninguna descripción común para todos., sin embargo el MDC es una actividad importante en cada etapa del ciclo de vida.

Una empresa debe abordar los siguientes principios clave MOC:

• Mantener una práctica de confianza para los MDC.
• Identificar potenciales situaciones de cambio.
• Evaluar los posibles impactos.
• Decidir si se debe permitir el cambio.
• Completar actividades de seguimiento.

Se debe verificar que toda la información requerida está actualizada y procede a notificar al resto de los departamentos relacionados del área para cerrar el cambio.

Para facilitar el entendimiento y fluidez del proceso es aconsejable que cada organización designa a una persona como administrador o analista del cambio según la naturaleza del cambio.

6. El proceso de mejora continua y MDC

El proceso de mejora continua es un enfoque sistemático que se puede utilizar con el fin de lograr crecientes e importantes mejoras en procesos que proveen productos y servicios a los clientes. Al utilizar el PMC, se hecha una mirada detallada a los procesos y descubre maneras de mejorarlos. El resultado final es un medio más rápido, mejor y más eficiente para producir un servicio o un producto.

Parte integral del método de mejora continua es conocido por los japoneses como la rueda Deming o el ciclo Deming. Este ciclo o ciclo “planear-hacer-estudiar-actuar” puede tener un sentido intuitivo para muchos, puesto que se deriva del método científico. Podemos definir operativamente el ciclo Deming fijando una serie de ocho pasos de acción.

A través de la mejora continua se logra ser más productivos y competitivos en el mercado al cual pertenece la organización, por otra parte las organizaciones deben analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algún inconveniente pueda mejorarse o corregirse; como resultado de la aplicación de esta técnica puede ser que las organizaciones crezcan dentro del mercado y hasta llegar a ser líderes y es aquí donde cobra relevancia el MDC ya que es importan dejar documentado de manera estructurado aquellos cambios y/o mejoras que se realicen los cuales incluyen procesos y su gente.

7. El Manejo del cambio y las PAS:55

El manejo de cambio y los procesos de mejora continua van ligados muy de la mano y este último en considerado dentro de los Sistemas de gestión de Activos, tal como lo estable las PAS 55 las cual consiste en “mejorar y garantizar un desarrollo sostenible de los activos (físicos, humanos, financieros, información y social) de forma optimizada a niveles realmente requeridos”, demostrándole así a los reguladores y/o accionistas un manejo de sus activos de forma responsable y sustentable en el tiempo. Todo esto planteado en un plan vivo a lo largo del ciclo de vida de sus activos.

PAS 55 posee la estructura de cualquier norma ISO (basada en los círculos de mejora continua: planificar, hacer, verificar y actuar).

El manejo del cambio se encuentra dentro de los requisitos de las PAS 55 4.49 la cual establece “La organización deberá asegurar que las evaluaciones de riesgos sean llevadas a cabo por cambios significativos en los elementos del sistema de gestión de activos. Esto necesita de procesos adicionales de gestión de riesgos pero asegura que existan arreglos instalados que proporcionen aseguramiento que la evaluación de riesgos se lleve a cabo”.

Ahora bien en el transcurso del artículo hemos mencionado la importancia de la aplicación de manejo del cambio y lo difícil que puede resultar su implantación ya que no hay un procedimiento especifico y este dependerá de las características de cada proceso productivo, sin embargo puede ser usado como guía los 28 requerimientos de Gestión de activo.

8. A continuación se presenta un caso de estudio

La Empresa petrolera PetroCambio es una planta que tiene varias unidades donde se procesa químicamente crudo de características muy agresivas por su alto contenido de azufre, por lo que sus procesos son deben ser controlados con una alta rigurosidad. De esta manera se busca implementar una gestión del cambio que sea exitosa y perdurable en el tiempo. Para ello se busca implementar de dos formas, una desde el punto de vista practico-operativo y otra estratégica y táctica. Aprovechando la falla de un equipo de alto impacto desde el punto de vista ambiental y en la producción, se decidió instalar facilidades temporales en sustitución del tanque siniestrado hasta que se restituyan las condiciones de diseño de la unidad. Para ello se analizaron los riesgos tomando atención en implementación de recomendaciones desprendida de la metodología usada, se actualizo la documentación en los planos, se diseñaron nuevos procedimientos de operación normal, arranque y parada, así como la Revisión Prearranque y el entrenamiento al personal involucrado en la operación de la unidad. Todo quedo documentado y divulgado al resto de la organización.

Desde el punto de vista Gerencial, se diseño una planificación para dar respuesta a todos los cambios necesarios en la Empresa Petrolera PetroCambio empleando los lineamientos metodológicos que establece la Pass 55, donde se tomaron en cuenta factores como actualización de todos los documentos necesarios, automatización del MDC, divulgación, cierre de los cambios vencidos, gestión de recursos propios y contratados, entre otros, de manera que todas las gerencias protagonistas estén entrelazadas con la finalidad de que los indicadores estén al día.

De esta forma se garantiza no solo la disminución y control de los riesgos que representa la planta, sino el ahorro en términos financieros en cuanto al respaldo asegurado de los activos en un porcentaje de la prima pagada.

9. Beneficios del MDC:

• Permite evaluar los posibles impactos de los cambios planteados. Se reduce el número de incidentes y problemas potencialmente asociados a todo cambio.
• Actualización de registros (Datos de operación, mantenimiento, producción, etc).
• Divulgación de los cambios al personal.
• Se mantiene el registro de las operaciones. Reduciendo el número de “back-outs” necesarios.
• Favorece al proceso de cultura integral
• Identificación de Peligros y Análisis de Riesgos.
• Permite mantener al corriente los procesos operativos.
• Permiten implantar prácticas de trabajo seguras.
• Permite conocer la integridad de los activos garantizando la confiabilidad de los mismos.
• A través del Manejo del Cambio, se fortalece la preparación de la conducta operacional, manejo de emergencias, auditorias.
• Se evalúan los verdaderos costos asociados al cambio y por lo tanto es más sencillo valorar el retorno real a la inversión.
• Se desarrollan procedimientos de cambio estándar que permiten la rápida actualización de sistemas no críticos.

Referencias

1. GSP-GUIA-GDC-004 2012, CRP.
2. Center for Chemical Process Safety. GUIDELINES FOR THE MANAGEMENT OF CHANGE FOR PROCESS SAFETY, From the American Institute of Chemical Engineers (AIChE). New York, New York. 2008.
3. The Institute of Asset Management. Pass 55 1:08, Gestión de Activos, Asset Management. Parte 1.

Autores:
Luis Rattia
Henry Marcano
Mónica Pino