Diagnóstico del sistema de gestión de activos, bajo los requisitos de la norma ISO 55001, en el sector salud, Hospitales públicos

Introducción

La actual crisis generada por la pandemia a nivel mundial a puesto a prueba al sector de la salud en cualquier país, tanto pública, como privada, como organizaciones garantes de un servicio que es considerado un derecho humano.

En ese sentido, tanto hospitales como clínicas se han visto sometidos a fuertes presiones por la ingente cantidad de requerimiento de un servicio que en muchas oportunidades ha sobrepasado la capacidad real de estos. Hablamos, de un alto impacto, tanto en los profesionales que en ellas se desempeñan, así como, en los activos de estas instituciones u organizaciones. Con esta afirmación, no estamos entrando en el análisis simplista, de ver, este tema tan complejo de forma simple, sino, que por el contrario, existe una arista relativa a la forma en que las organizaciones de este tipo están gestionando sus activos.

Es precisamente bajo esta premisa y circunstancias donde la gestión de los activos forma parte de los grandes desafíos, a los cuales deben enfrentarse estas organizaciones e instituciones, esto ha conducido a las organizaciones a generar profundas transformaciones en todos los niveles; tecnológico, económico y organizacional. En este sentido, la gestión de activos, bajo los requerimientos de la norma UNE-ISO 55001:2015, es un marco de referencia, que puede permitir potenciar el valor de los activos e instalaciones para que impacte de forma positiva en la calidad del servicio a nivel de usuarios.

Para aterrizar estos conceptos, la norma UNE-ISO 55000:2015 define la gestión de activos como las actividades y prácticas coordinadas, a través de las cuales una organización maneja de forma óptima y sustentable sus activos y sistemas de activos, su desempeño y sus riesgos, a lo largo del ciclo de vida con el propósito de lograr las metas establecidas dentro de su plan estratégico, por su puesto, que si se hace referencia a una institución de salud, las metas estarán referidas a calidad y prestación de servicio a pacientes.

Esta necesidad, ha conducido a este tipo de organizaciones públicas y privadas a la búsqueda, desarrollo y adopción de nuevos modelos, procesos y herramientas que les permitan lograr mayores niveles de aprovechamiento de sus activos, bajo un adecuado enfoque coste-riesgo-beneficio. Si bien es cierto, que ha sido la industria y las organizaciones privadas las que han llevado la iniciativa, no es menos cierto, que en la actualidad, instituciones públicas y semi públicas (en países como: Australia, Canadá, Nueva Zelanda, USA, etc.) vienen trabajando en la estandarización de la gestión de sus activos físicos en hospitales, universidades, escuelas, edificaciones e infraestructura (Parlikad y Jafari, 2016).

En efecto, en países como Australia, está vigente desde el año 2016, tanto un marco de responsabilidad y rendición de cuentas para la gestión de los activos públicos (AMAF, 2016; por su sigla en inglés) alineado a la ISO 55001, así como, un marco específico para la gestión de activos médicos (MEAMF, 2012).

En este sentido, podemos hablar de dos grupos de países, los que ya tienen hospitales certificados ISO 55001, como Australia, USA, Brasil y los países que tienen hospitales trabajando en el proceso de implementación como UK, Canadá, España, Costa Rica entre otros.

En cada una de estas organizaciones existe un elemento común, como punto de partida se ha llevado a cabo el diagnóstico y evaluación del nivel de madurez actual del Sistema de Gestión de Activos, lo que les permitió, identificar las brechas existentes de su condición actual, en relación con la conformidad de los requisitos de la norma ISO 55001.

Sistema de Gestión de Activos alineada a la UNE ISO 55001

Según El-Akruti & Dwight (2013) en las industrias intensivas en activos, este término se utiliza para identificar cómo una organización industrial se ocupa de la gestión de sus activos físicos, a través de todo su ciclo de vida para lograr el cumplimiento de su plan estratégico, por otro lado Henderson (2014) define la gestión de activos, como una técnica esencial, dentro de un proceso de negocio, que contribuyente al logro de los objetivos estratégicos de una organización, mediante una adecuada gestión del riesgo, para obtener un rendimiento óptimo de los activos con la intención de lograr una estrategia competitiva de negocio, sin embargo, la norma (UNE – ISO 55001,2015) simplifica esta definición como las actividades coordinadas de una organización para obtener valor a partir de los activos y establece un marco de referencia para la gestión de los activos de una organización.

Adicionalmente, se define el sistema de gestión de activos de una organización, como el sistema que planifica y controla las actividades y sus relaciones para asegurar que el rendimiento de los activos, se adapte a la estrategia competitiva previsto por la organización, esta definición proporciona una visión holística e integrada del sistema de gestión de activos dentro de toda la organización.

De allí, que Campbell (2016) integra estas visiones y afirma que la gestión de activos es la interacción de las diferentes áreas habilitadoras de una organización (operaciones, mantenimiento, finanzas, RRHH, logística, compra, etc.) a través de actividades, que de forma coordinada les permite gestionar los riesgos de forma adecuada para lograr generar valor a la organización. En la práctica estas interacciones y procesos de implementación deben estar documentados y suelen ser complejos, para las organizaciones tener claridad en cuanto a su desarrollo, debido, a las múltiples interacciones presente entre los elementos claves del sistema de gestión de activos tal como se muestra en la Figura 1.

Sistema de Gestión de activos en el sector hospitalario público

La gestión de los activos físicos en el sector hospitalario puede verse con dos particularidades relevantes. Por un lado, los activos médicos, son un tipo de activo especializado, presentan algunos desafíos únicos. Muchos ítems mantenibles de los equipos médicos, son técnicamente complejos y requieren experiencia especializada para usarlos, administrarlos, evaluarlos y repararlos (MEAMF,2012). Adicionalmente suelen tener vidas más cortas que los activos tradicionales, como activos industriales, edificios e infraestructura, y por lo tanto, requieren una atención más centrada y frecuente. En un servicio de salud típico, representan una inversión y un costo operativo considerables, con consecuencias potencialmente graves tras un desempeño inadecuado o una falla.

En este sentido, la particularidad de la gestión de los activos del sector salud, ha conducido a que países como Australia y Nueva Zelanda, hallan desarrollado algunos estándares alineados a la normativa UNE ISO 55001, para su gestión, de hecho, en este escrito serán utilizados como referencia.

La gestión de los activos del sector hospitalario suele ser compleja, esto, debido a la diversidad de activos que son necesarios gestionar, por un lado se tiene una gran cantidad de activos médicos, que son esenciales para la prestación de asistencia sanitaria y representa una proporción significativa de la base total de los activos de los servicios de salud individuales, y por otro lado, se tienen un conjunto de servicio periféricos, necesarios para el buen desempeño de las instalaciones y prestación del servicio al paciente. En este sentido, tal como, lo afirma McCarthy et al. (2017). La gestión de los activos médicos es uno de los principales problemas críticos de riesgo para mantener el funcionamiento de los servicios de salud, porque la falta de disponibilidad del equipo o la falla del equipo presenta inminentemente un alto riesgo para los pacientes, el personal y la prestación de servicios. Estos riesgos deben gestionarse de manera efectiva y eficiente (AMAF,2016).

El objetivo principal de la gestión de activos es permitir que una organización cumpla con sus objetivos de prestación de servicios de manera eficiente y efectiva, y minimizar el riesgo asociado con los fallos de los activos (ISO 55002,2018).

La gestión del riesgo incluye el mantenimiento de la capacidad del equipo existente y la planificación para el reemplazo oportuno. El riesgo de fallo del activo aumenta a medida que el equipo médico se acerca al final de su vida útil. La falta de información confiable y oportuna hace que sea difícil pronosticar y planificar adecuadamente los requisitos del equipo para satisfacer las necesidades de servicio y tener en cuenta los requisitos financieros.

La gestión eficaz de los activos, también maximiza el potencial de servicio de los activos, al aumentar la flexibilidad y utilizar economías de escala para una prestación de servicios más rentable (MEAMF,2012).

Una de las mayores restricciones a las que se enfrentan las organizaciones de salud pública a la hora de gestionar sus activos, es la dependencia de diversos entes gubernamentales, cuya coordinación suele estar limitada y condicionada a diferentes contextos políticos, socio económicos y adicionalmente los marcos regulatorios suelen ser muy complejos para facilitar la gestión (Kurland, 2015). Para hacer frente a estos grandes retos, en países como Australia desde el gobierno nacional y sus estados han desarrollado un marco de referencia que regula la gestión de los activos a todos los niveles públicos denominados; Marco de Responsabilidad para la Gestión de los activos, 2016. AMAF por sus siglas en ingles.

En este documento se plantea un marco regulatorio de gestión y un modelo para la gestión estratégica de los activos hospitalarios, perfectamente adaptable a cualquier país, con el propósito de visibilizar la gestión desde la perspectiva de la gestión pública.

En este sentido, este documento establece un marco de referencia e interacción del proceso de planificación y la prestación del servicio de salud en los hospitales públicos. Ver Figura 3.

Proceso de evaluación del sistema de gestión de activos en Hospitales

Como etapa inicial del proceso de implementación del sistema de gestión de activos alineado a los requisitos de la norma ISO 55001, se establece, el conocer e identificar las brechas existentes entre, el cómo se gestionan los procesos relacionados con la SGA UNE ISO 55001 y los requerimientos y buenas prácticas relacionadas, eso incluye la revisión de algunos marcos de referencias específicos a la gestión de activos hospitalarios públicos como: AMAF,2016 y AMEAF,2012.

Este proceso de evaluación se lleva a cabo desde dos perspectivas o dos etapas, en primer lugar, un proceso de entrevistas con los responsables de los procesos y áreas habilitadoras del sistema de gestión de activos con la revisión de las evidencias objetivas evaluadas y por otro lado se aplica una herramienta estadística que permite medir el nivel de percepción del personal, en relación, a la gestión del mantenimiento dentro del sistema de gestión de activos.

La evaluación inicial del sistema de gestión de mantenimiento se desarrollará utilizando la metodología del Marshall Institute mejorada, complementada con la Norma UNE EN 16646,2015. Mantenimiento en la Gestión de Activos Físicos.

La evaluación que se aplica permite identificar y analizar la brecha en el sistema de gestión de mantenimiento de activos, con esta evaluación se identifican las oportunidades de mejora en las ocho (08) áreas claves, las cuales se describen a continuación:

1. Gestión del recurso para Mantenimiento y Operaciones.
2. Uso del Sistema de Información (GMAO, EAM o ERP).
3. Aplicación de mantenimiento preventivo y predictivo.
4. Planificación, Programación, ejecución y control del mantenimiento.
5. Uso de las herramientas de confiabilidad de activos.
6. Soporte para el Mantenimiento y las Operaciones.
7. Competencia, Organización y Liderazgo.
8. Gestión del cambio, Seguridad de los procesos y ambiente.

Como resultado de esta primera etapa se obtiene dos diagramas de radar, en el primero se muestra el resultado de aplicar la herramienta estadística (Gráfico 1), en el segundo (Gráfico 2) se superpone la percepción del personal con la revisión objetiva del sistema por parte del equipo evaluador.

La segunda etapa de la evaluación está soportada en las entrevista y revisión del sistema de gestión de activos y su interacción con todas las áreas habilitadoras de la organización. En esta participan las siguientes áreas: Dirección médica, Dirección de enfermería, Dirección de suministro y compra, Ingeniería, Prevención y Riesgos laborales, Medio Ambiente, Almacenes, RRHH, Finanzas y Mantenimiento. Como resultado de la evaluación de los 27 requerimiento de norma UNE ISO 55001, se obtiene el diagrama de radar que se muestra en el Gráfico 2. Es importante mencionar que la información generada con la evaluación del sistema de mantenimiento es un insumo importante para esta segunda evaluación. Ver Gráfico 2.

Esta evaluación permite identificar las brechas, que será utilizada para definir el mapa de ruta de la implementación del sistema de gestión de activos y el establecimiento del plan a mediano y largo plazo. Algunos de los resultados obtenidos son los siguientes:

• Identificación del nivel de Madurez del sistema de gestión de activos de la organización a través del análisis de evidencias objetivas para contrastar el cumplimiento de los 27 requerimientos de la norma ISO 55001.
• Diseñar el plan de acciones que permita cerrar la brecha del sistema de gestión de activos en cuanto a la conformidad con los requisitos de la norma.
• Jerarquizar las acciones a realizar, de acuerdo al impacto y oportunidad para lograr beneficios al mediano, corto y largo plazo.

Conclusiones

Las organizaciones dedicadas a la salud no son ajenas a las realidades con las que se enfrentan las organizaciones tradicionales, por ello la estandarización bajo los requerimientos ISO 55001, cada vez toma más fuerza en esta área.

Estas organizaciones se topan con la barrera, de que normalmente los profesionales que toman decisiones sobre los activos no necesariamente tienen las competencias para ello.

Estas organizaciones suelen tener limitaciones en cuanto a la estructura formal para la gestión de sus activos.

Cada vez más instituciones de salud públicas se hacen consciente de la necesidad de eficientar la gestión de sus activos y para ello las normas UNE-EN 55001 y UNE -EN 16646 son un excelente marco de referencia.

En España hay varios centros hospitalarios públicos, los cuales se han sometido a un proceso de revisión bajo los requerimientos de la ISO 55001.

El desarrollo del diagnóstico permite establecer un mapa de ruta para la implementación del sistema de gestión de activos.

Referencias

• 1. UNE-EN 55001. Gestión de Activos. Sistemas de Gestión – Requerimientos. AENOR. 2015.
• 2. UNE-EN 55000. Gestión de Activos. Aspectos generales, principios y terminología. AENOR. 2015.
• 3. A. K. Parlikad, M. Jafari. (2016). Challenges in infrastructure asset management. ScienceDirect, IFAC-PapersOnLine 49-28 (2016) 185–190.
• 4. MEAMF. Medical equipment asset management framework. Parts A and B. Deparment of health the Victorian Government.2012
• 5. El-Akruti, K., Dwight, R., & Zhang, T. (2013). The strategic role of Engineering Asset Management. International Journal of Production Economics, 146(1), 227-239.
• 6. Henderson, K. P., Georg; Kraska, Olaf. (2014). Integrated Asset Management – An Investment in Sustainability. Procedia Engineering, 83, 448-454. doi:10.1016/j.proeng.2014.09.077.
• 7. Campbell, J. J., A. McGlynn, J. (2016). Asset Management Excellence: Optimizing Equipment Life-Cycle Decisions, Second Edition: CRC Press.
• 8. Mccarthy et al. (2017). Healthcare Technology Management – A Systematic Approach. CRC Press.
• 9. AMAF. Asset Management Accountability Framework. The Secretary Department of Treasury and Finance. 2016.
• 10. UNE-EN 55002. Gestión de Activos. Sistema de gestión de activos. Guia de implementación de ISO 55001. AENOR. 2015.
• 11. Kurland, Arthur. University Health System generates cost savings from ISO 55001. https://business-benefits.org/
• 12. Giscarmsa. Manual de Organización y Gestión de activos (MOGAF). 2012.
• 13. UNE-EN 16646. Mantenimiento. Mantenimiento dentro de la gestión de activos. AENOR. 2015.

Autor: Alexis Lárez Alcázarez; CMRP 
Director Grupo Enova / Consultor Senior Gestión de Activos, Mantenimiento y Confiabilidad. 
Premio Maintenance Manager AEM 2020 / Candidato al EMMA 2021. 
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/alexislarez/