Optimización de Inventarios de Partes y Repuestos para el Mantenimiento (I Parte)

Muchas empresas a fin de garantizar el cumplimiento de los planes de mantenimiento para sus instalaciones y equipos, recurren a las altas inversiones en inventario de partes, repuestos y consumibles; desde luego, esto conlleva a la generación de altos costos operativos por procura, manejo, transporte y almacenaje de materiales requeridos para el mantenimiento.

Es de notar que esta situación se incrementa al pasar los años a medida que los equipos e instalaciones envejecen, convirtiéndose en una práctica poco objetiva dentro de la gestión del mantenimiento.

Por otro lado, la mayoría de las empresas llevan el inventario de mantenimiento dentro del inventario general de la compañía, esta práctica entorpece la gestión del mantenimiento, ya que a veces los objetivos de la organización de materiales distan con el alcance de los objetivos de la organización de mantenimiento.

Dentro de los puntos de afectación que esta situación puede generar, se encuentran los siguientes:

  • Diferimiento y reprogramación de planes de mantenimiento.
  • Paros prolongados de plantas y equipos.
  • Afectación de la Disponibilidad, Mantenibilidad y Confiabilidad.
  • Elevan el valor del inventario y generan un inventario inactivo, inmovilizando valiosos recursos que podrían usarse de una manera más rentable.
  • Procesos fuera de control.

Sin embargo, estos puntos pueden ser revertidos y controlados a través de la aplicación de las Mejores Prácticas Clase Mundial señaladas en la Gerencia de Activos, entre las cuales se establece la implementación de un Modelo de Optimización de Inventario de Partes y Repuestos para el Mantenimiento, que permita la integración física y sistemática de estas dos importantes funciones empresariales: Función Mantenimiento y Administración de Materiales.

Optimización de Inventarios de Partes y Repuestos para el Mantenimiento

Es una metodología basada en la estadística, mediante la cual y con la aplicación de análisis determinísticos, estocásticos y probabilísticos, se puede determinar el nivel óptimo de inventario de partes y repuestos requeridos para que los activos cumplan con la función para los cuales fueron adquiridos dentro los parámetros de Clase Mundial de Confiabilidad, Disponibilidad y Mantenibilidad.

Esta metodología viene a responder tres interrogantes presentes en toda gestión de materiales y repuestos en el área industrial que son requeridos para cumplir la ejecución del mantenimiento de los activos de la empresa:

  • ¿Qué repuestos se deben pedir?
  • ¿Cuántos repuestos pedir?
  • ¿Cuándo se deben pedir?

Cada respuesta coadyuva a generar un escenario que garantiza la ejecución eficiente de los mantenimientos en el momento oportuno, disminuyendo los costos de penalización por equipos parados; y los costos de inversión por tener altos inventarios de partes y repuestos.

Objetivo de la Optimización de Inventarios

La Optimización de Inventarios, tiene como objetivo, la estimación del número óptimo de partes y repuestos que debe mantener en almacén una empresa para garantizar la máxima rentabilidad y el mínimo impacto en la continuidad operacional de sus plantas e instalaciones.

Entre los resultados más comunes que se obtienen al lograr el cumplimiento de este objetivo, se tienen los siguientes:

  • Listados optimizados de partes y repuestos por equipos y por nivel de mantenimiento (BOM: Bill Of Materials).
  • Catálogos de partes y repuestos para los equipos.
  • Optimizar los registros de ítem catalogados en el sistema computarizado de inventario de la empresa.
  • Establecer políticas y estrategias para la gestión de inventarios.
  • Integración entre las funciones de la Organización de Mantenimiento y la Organización de Materiales.
  • Incremento a niveles Clase Mundial de los indicadores de Disponibilidad, Confiabilidad y Mantenibilidad de los activos empresariales.
  • Identificar y establecer estrategias y convenios con los proveedores de partes y repuestos.
  • Optimizar y controlar los costos operativos y de mantenimiento.
  • Expectativas de ahorros en inventarios entre 10% – 30% (indicadores Clase Mundial).

Al aplicar la metodología se pueden detectar una serie de causas y consecuencias comunes que afectan los procesos cotidianos de las empresas:

  • Uso inadecuado y desmedido de los sistemas de inventario.
  • Catalogación y descripción inadecuada de los ítems registrados en el inventario.
  • Repetición de códigos y números de parte de los repuestos.
  • Inconsistencia en las unidades de medida.
  • Lista de partes incompletas en los equipos.
  • Diferimiento y reprogramación de los Planes de Mantenimiento
  • Paros prolongados de equipos y plantas.
  • Incremento en la tasa de fallas.
  • Afectación de la Mantenibilidad, Disponibilidad y Confiabilidad.
  • Incremento en el valor del inventario de partes y repuestos.
  • Incremento en el inventario inactivo.
  • Procesos fuera de control.

Modelo de aplicación

Al describir un modelo para aplicar la metodología se estaría entrando en un campo de mucha complejidad, ya que no existe un modelo definido de aplicación, debido a que en este tipo de análisis intervienen muchas y complejas variables, diferentes escenarios de acción. Inclusive, entran en juego, diferentes tipos y políticas de inventarios, tipos de negocio (servicio, producción y/o distribución de bienes o productos). En la Figura 1 se muestra un modelo ejemplo de optimización de inventario de partes y repuestos para el mantenimiento.

Se puede señalar que una parte compleja de un modelo es precisamente la definición lo más precisa posible, de los costos involucrados en el manejo de inventarios, si se calculan objetivamente, el modelo dará los resultados válidos así no sean absolutamente exactos,el objetivo del modelo no es minimizar uno de estos costos, ya que su comportamiento es inverso y en caso de minimizar uno solo de ellos, el otro se dispara por lo que los costos asociados serán mas altos, lo importante es minimizar la suma de los costos de pedir y de mantener, lo que se conoce con el nombre de costo asociado.

En la Figura 2, se observa como dicho costo en los valores cercanos al mínimo, no cambia considerablemente, sin embargo si nos alejamos de esto os costos pueden incrementarse de forma importante, por lo que la idea consiste en pedir un valor muy cercano a la cantidad económica del pedido.

Figura 1. Un Modelo de Optimización de Inventario
Figura 1. Un Modelo de Optimización de Inventario


Figura 2. Grafica de Optimización de Inventario
Figura 2. Grafica de Optimización de Inventario

Metodologías y herramientas aplicables y/o Complementarias

  • Análisis ABC.
  • RCS (Reliability Centred Spares/Inventario de Repuestos Basados en la Confiabilidad).
  • Método de Monte Carlo.
  • Método de Niveles de Máximos y Mínimos.
  • Método Cantidad de Pedido Constante.
  • OPTI-RCS (Software).

Análisis ABC

El análisis ABC es una manera de clasificar los productos de acuerdo a criterios preestablecidos, la mayor parte de los textos que manejan este tema, toman como criterio el valor de los inventarios y dan porcentajes relativamente arbitrarios para hacer esta clasificación. Por ejemplo, el 20% de los productos representan el 80% de las compras de la empresa por lo tanto esta es la zona A, un 30% de los productos en la zona B, el resto (50% de los productos y el 5% de las compras) son productos C (ver Figura 3).

Figura 3. Clasificación de Inventarios aplicando Análisis ABC.
Figura 3. Clasificación de Inventarios aplicando Análisis ABC.

Referencias

  1. Cálculo de repuestos críticos – John Woodhouse.
  2. Procedimiento para Mantener Máximos y Mínimos de Bienes en Almacenes de la Gerencia de Obras y Conservación. – Grupo Aeroportuario de la Ciudad de México, S.A. de C.V. – Octubre 2002.
  3. Una Aproximación a los Modelos de Inventarios – Teoría de Inventarios – www.investigacionoperaciones.com/modelo inventarios.htm – Agosto 2013.
  4. Modelo de Planificación y Control de Inventarios para Mantenimiento – Ing. Alfredo J. Leal M.- Universidad del Zulia – Febrero de 2004.

Autor: Custodio José De Piño Brito
Ingeniero de Sistemas. U.B.A., 1991-1996, Maracay, Venezuela.
T.S.U. en Informática. IUTIRLA, 1990 -1993, Maturín, Venezuela.
Mantenimiento Mecánico. INAPET (CIED), 1977-1979 Anaco, Venezuela.

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