5 Aspectos indispensables al momento de seleccionar una solución informática para la gestión de mantenimiento

Introducción

Una adecuada gestión de mantenimiento empresarial en grandes industrias supone una actividad compleja, que requiere en primer lugar de personal muy bien capacitado y motivado para coordinar y ejecutar el trabajo inherente a esta actividad, y en segundo término disponer de las tecnologías más avanzadas y de una precisa coordinación con todas las demás áreas involucradas (operaciones, almacén, RRHH, administración, etc.) Este artículo se refiere precisamente a estas herramientas tecnológicas indispensables.

Estas tecnologías parten de soluciones informáticas, dispositivos de medición y de personal calificado debidamente entrenado para ejercer el control de las actividades de mantenimiento. El objetivo es sustituir los mantenimientos correctivos e incrementar gradual y sostenidamente de los mantenimientos preventivos; no es utópico pensar que pudiéramos llegar a tener una relación de mantenimiento preventivo / mantenimiento correctivo de 9:1 y para ello es preciso tener en cuenta los siguientes 5 tips:

Planificación y programación

Establecer un plan maestro anual, del cual luego se desprendan los planes trimestrales, mensuales y semanales, resulta fundamental. Sin estos planes no hay posibilidades de ejercer ningún control sobre las labores de mantenimiento. Está claro que estos planes serán ajustados y reajustados dada la dinámica propia de cada industria. A partir de aquí iniciamos la programación en el tiempo de nuestras órdenes de trabajo (OT´s), considerando la disponibilidad de las cuadrillas de técnicos y trabajadores, la información básica disponible (Diagramas, planos, instrucciones especiales), las herramientas, los repuestos en nuestros almacenes, la coordinación con operaciones y los permisos de seguridad. Estas actividades son, en gran medida, la clave que nos conducirá a una gestión de mantenimiento exitosa que minimizará averías y paradas imprevistas de líneas de producción, accidentes laborales y otros daños.

Hoy en día resulta imposible llevar a cabo una planificación y programación de las órdenes de trabajo en grandes empresas sin una solución informática de última generación y actualizable que permita un control de las actividades antes descritas.

Movilidad

La movilidad mediante el uso de tabletas, teléfonos móviles y otros dispositivos similares constituyen hoy en día una herramienta invaluable que nos permite una comunicación, en tiempo real, y desde los equipos a mantener de: notificaciones de alerta, reporte de averías, creación y/o modificación de OT´s, solicitud de materiales directamente al almacén, identificación de equipos y piezas por lectura de códigos de barra o códigos QR, reportes de avances, certificación de trabajos terminados, etc., todo ello como si estuviésemos en la oficina frente al ordenador utilizando el módulo de mantenimiento de nuestro sistema ERP.

El ahorro en tiempo y dinero que reporta esta herramienta es indudable.

La movilidad nos permite además, reportes fotográficos, acceso a datos históricos de todos los equipos que estamos inspeccionando, visualización de diagramas/planos o especificaciones, códigos de piezas a sustituir. Incluso permite, en muchas de sus funciones, la utilización de nuestra voz para generar instrucciones o notificaciones.

Indicadores de desempeño (KPI´s)

La utilización de datos históricos relacionados con las actividades de mantenimiento, mediante reportes y gráficas, se convierte en indicadores muy útiles para la optimización de la gestión de mantenimiento. Mediante estos indicadores podemos detectar fallas reiterativas, sus causas, rendimiento comparativo de piezas iguales de diferentes marcas, eficiencia de las cuadrillas de trabajo y nos ayuda a mejorar lo que se conoce como “tiempo de llave”, que no es más que el tiempo efectivo de trabajo de una cuadrilla, descontando los tiempos de traslado, comidas, búsqueda de herramientas o piezas de recambio, etc. Dicho de otra manera, el tiempo efectivo de trabajo de una actividad específica.

Una adecuada utilización de esta herramienta nos permite detectar y mejorar las actividades de la gestión del mantenimiento, obteniendo como resultado significativos ahorros de tiempo y dinero para la empresa.

Permisos y seguridad

La normativa internacional y local relacionadas con seguridad, higiene y ambiente para los trabajadores es, con toda razón, muy exigente por lo que generalmente requiere de muchos documentos y firmas para la emisión de las autorizaciones y el aseguramiento de la implementación de las medidas preventivas contra accidentes, lo que se traduce en muchos casos en un proceso lento que retrasa la programación de las OT´s.

Existen soluciones informáticas que resuelven esta coordinación entre el personal de mantenimiento y el de permisos y seguridad, estableciendo un sistema ágil de documentación, aislamiento de zonas de trabajo, generación de medidas de protección y seguridad de manera integrada entre departamentos y el ERP de la empresa. Alguna de estas soluciones incluso ayuda a la coordinación con producción para liberar las OT´s.

Integración

Disponer de soluciones aisladas entre sí y del ERP de la empresa por muy buenas que éstas sean, conlleva grandes dificultades que además de poner en riesgo la calidad e integridad de los datos, genera dificultades en la transmisión entre módulos (exportación e importación), causando serios inconvenientes de comunicación e inestabilidad en el ERP.

La solución informática que cubra los 4 tips mencionados anteriormente debe integrar sus módulos en una sola plataforma y a la vez con el ERP de la empresa, garantizando la integridad de los datos, y generando un fluido intercambio de información entre módulos y áreas de trabajo en tiempo real.

Conclusiones

En un mundo industrial como el actual, donde la competitividad es determinante, la gestión de los activos cobra una vital importancia no solo por aumentar el ciclo de vida y eficiencia de sus equipos e instalaciones, sino por evitar las paradas de planta inesperadas o las costosas reparaciones de emergencia. Por tal razón, luce indudable la conveniencia de invertir en soluciones informáticas que garanticen la estabilidad y tranquilidad operativa que todo gerente o director quisiera.

Esta solución informática debe ser escalable y contar con años de experiencia en los diversos tipos de industrias (Verticales), habiendo sido probada muchas veces por otras grandes empresas de nuestro sector y así beneficiarnos de lo que solemos llamar “Las mejores prácticas”.