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3.3. Programación del Mantenimiento

Se llama Programa Maestro de Mantenimiento Preventivo, al proceso de correlación de los códigos de los equipos con la periodicidad, cronogramas de ejecución de las actividades programadas, instrucciones de mantenimiento, datos de medición, centros de costos, códigos de material y cualquier otro dato, juzgado por el usuario como necesario para actuar preventivamente en los equipos.

El montaje tradicional del Programa Maestro de Mantenimiento Preventivo, en el sistema de control manual ocurre a través de mapas, donde son registrados: en la primera columna, el código de localización (código de equipo), es correlacionado en las columnas siguientes, con el: nombre del equipo, los códigos de instrucción de mantenimiento y la página de registro de datos, el órgano responsable por el mantenimiento y la periodicidad. Este conjunto es seguido por 52 columnas, una para cada semana del año, donde son pintadas las mitades de las casillas (o puestos alfileres marcadores), de las semanas previstas para la realización de los servicios programados, de acuerdo con la periodicidad establecida para cada equipo. La otra mitad de estos cuadros se completa con otro color, cuando el servicio es ejecutado (en la semana prevista, anterior o posterior), o usando el mismo color de la programación en el caso de reprogramaciones, o aun, usando un tercer color en el caso de la cancelación del servicio previsto. Dicho mapa puede ser montado para una programación anual o de más años, cuando posee varios conjuntos de 52 columnas, uno para cada año. La figura 24 ilustra un modelo de mapa de programación anual.

Figura 24 - Mapa de programación de anual de mantenimiento con 52 columnas
Figura 24 – Mapa de programación de anual de mantenimiento con 52 columnas

Eventualmente, el conjunto de las seis primeras columnas, puede ser reducido o ampliado, en función de la supresión de uno o más correlaciones, o de la interacción con otra información juzgada necesaria por los usuarios, como: los códigos de los centros de costo, las estimativas de gasto en mano de obra etc.

Este mapa presenta, como gran desventaja, la posibilidad de error debido a su gran extensión, pues puede ocurrir que el usuario durante la búsqueda de los equipos a ser mantenidos en una determinada semana, se equivoque en la correlación de ésta con los respectivos equipos por cambio de línea, especialmente en el caso de aquellas que están colocadas al final del mapa.

Es común la elaboración de más de un mapa de programa maestro, siendo uno para Mantenimiento Preventivo Sistemático (para periodos iguales o superiores al trimestre con desmontaje total o parcial del equipo), otro para mantenimientos de rutina (para lapsos de tiempo inferiores al trimestre y generalmente sin desconexión del equipo, donde en lugar de codificar la instrucción de mantenimiento se realiza una descripción resumida de la actividad a ser ejecutada) y un tercer mapa para lubricación, cuyas columnas indican la parte del equipo a ser lubricado, tipo de lubricante, código, cantidad de lubricante a ser adicionado, número de puntos a ser lubricados, tipo de servicio a ejecutar entre las opciones de adicionar, analizar y cambiar y por último, la periodicidad, que es seguida por las columnas para las semanas o meses, siendo en este caso registrado en la casilla el día de la semana y el mes, en que el servicio deberá ser ejecutado.

Normalmente al final de cada semana, los encargados de los sectores de mantenimiento, o el responsable por el control de programación, controlan en el mapa los servicios previstos para la semana siguiente y los registran en formularios de programación semanal, uno para cada sector, los cuales son discutidos en la reunión de evaluación de esas actividades, especialmente en lo que se refiere al relacionamiento interno entre diferentes sectores.

Una forma de transformar el mapa de programación, en más compacto y consecuentemente de simple manejo y con menor posibilidad de error en la búsqueda de los equipos programados, es la sustitución de las 52 columnas por una sola, donde se escribe el número de la semana o semanas, en el caso de periodos inferiores a un año, manteniendo la información del mapa indicado anteriormente.

Normalmente son necesarias otras columnas, además de aquella adicional a la de programación, para permitir registros de reprogramación (semana y motivo), una vez que los mantenimientos realizados de acuerdo con la programación son identificados sobreponiendo un “X” sobre el número de la semana prevista.

La utilización de este proceso de programación, trae como desventaja el perjuicio en la visualización de las actividades ejecutadas, reprogramadas, pendientes y canceladas, sin embargo, además de la ventaja de eliminar los errores de selección arriba identificados, facilita el manejo cuando los formularios pueden ser encuadernados armando el libro base de programación, que puede ser hecho en varias reproducciones para su distribución a los encargados.

El “NSFI – Norwegian Ship Research Institute” (Instituto de Investigación de la Marina Noruega), desarrolló un sistema de programación manual que denominó “TSAR – Time Scheduling and Recording”, que tiene como base un panel plástico con varias ventanillas donde son colocadas tiras de cartones coloridos en forma de “T”, una para cada equipo, donde se registran los datos necesarios al mantenimiento programado de esos equipos.

En caso de que el panel plástico sea montado para la programación del mantenimiento, usando como unidad de periodicidad la semana, es recomendable que tenga, además de las 52 columnas, dos o tres más para los principales tipos de prorrogas de tal actividad, como ejemplo: liberación del equipo para la operación, servicio a ser ejecutado durante una gran reparación, aguardando pieza de repuesto, etc.

La gran variedad de colores de las tiras “T”, permite que el órgano de planeación y control de mantenimiento, caracterice a los sectores responsables por el mantenimiento, o las unidades de mantenimiento o las clases de los equipos o aun otra característica juzgada de mayor importancia, para su identificación inmediata.

El uso de este panel, facilita la reprogramación de mantenimiento en el mismo año, siendo suficiente cambiar la posición de la tira de una columna por otra. También es más práctico que los otros métodos manuales, ya que dispensa algunas otras referencias, pues algunos datos necesarios para mantenimiento pueden ser escritos en el anverso y reverso de la tira. Sin embargo, esta tarjeta no permite el uso del Registro de Medición o de Variación de las especificaciones de origen, especialmente en caso que se desee implementar el control Predictivo del Mantenimiento a mediano o a largo plazo.

En el sistema de control informatizado, no existe necesidad de elaborar mapas, cartones o tiras. Toda la información es archivada en la computadora, la cual, semanalmente (o diariamente) emite la relación de los servicios a ser ejecutados bajo dos formas: listados para seguimiento de las actividades programadas por el supervisor y solicitudes de trabajo parcialmente compiladas para el uso del ejecutante. Se hace necesario solo un sistema de retorno de informaciones de los mantenimientos ejecutados integral o parcialmente, o reprogramados, lo que puede ser echo a través de la compilación de algunos registros de la propia Orden de Trabajo.

El establecimiento de criterios de programación, tomando la semana como unidad de periodicidad, puede traer la siguiente dificultad en el cálculo automático por el sistema, para la periodicidad mensual y bimensual:

  • Una vez que el número de días del mes (30, 31 y 29 en los años bisiestos) no es múltiplo del número de días de la semana (7), se tendría siempre 13 intervenciones mensuales por año, debido a la consideración de que un mes tiene 4 semanas y eventualmente casi 7 bimestres (8 semanas en cada uno).

Para resolver este problema pueden ser utilizadas una de las siguientes alternativas:

  • 1) Eliminar 4 semanas del año, unidas o separadamente (en el caso de eliminar semanas intercaladas, se sugiere suprimir los múltiplos de 13). En este caso, el año pasaría a tener, para efecto de programación 48 semanas y así, la periodicidad sería calculada considerando: la mensual como múltiplo de 4, la bimestral como múltiplo de 8, la trimestral como múltiplo de 12, la semestral como múltiplo de 24 y la anual como múltiplo de 48.
  • 2) Trabajar con el calendario “juliano” y en este caso la programación sería hecha por el número de la semana del mes (ejemplo: 3ª semana de mayo).

Es evidente, que existe la alternativa de que el usuario, marque manualmente todas las semanas que desee y que las intervenciones sean efectuadas, en función del período previsto la para ejecución del trabajo. Sin embargo, en virtud de que ese trabajo sea efectuado solamente una vez, para algunas empresas puede ser compensador utilizar esta opción.

Naturalmente, de acuerdo con criterios de cada empresa, nuevas correlaciones de equipos (o componentes), pueden ser agregadas o suprimidas del Programa Maestro, recordando que, con excepción de los datos de catastro, hasta la composición de la programación, la computadora desconoce las correlaciones indicadas, y esas correlaciones inducirán las responsabilidades burocráticas de búsqueda, tras la implantación del Sistema.

Análogamente al catastro, la programación de mantenimiento desarrollada por computadora personal, puede ser subdivida en módulos con las siguientes finalidades: actualización de las tablas de programación; de las instrucciones de mantenimiento; del programa maestro de mantenimiento preventivo; emisión de listados de programación; emisión de órdenes de trabajo de actividades programadas y emisión de órdenes de trabajo de actividades no programadas.

Para evitar que el usuario tenga necesidad de recurrir al listado de las tablas, o tenga que memorizar todos los códigos para efectuar una actualización de programación, el sistema puede, abrir las tablas correspondientes, a medida que el usuario vaya introduciendo los datos de programación, enseguida, el mismo usuario, a través de barrer con el “Mouse” selecciona el elemento de la tabla que desea incluir o alterar.

En la Figura 25, se presenta un modelo de pantalla con los datos existentes en una programación seleccionada.

Figura 25 - "Pantalla" de actualización de datos de programación
Figura 25 – “Pantalla” de actualización de datos de programación

El sistema debe permitir la emisión de listados ordenados: por el nombre del equipo o componente, por el código, por las semanas, o cualquier otra ordenación deseada por los usuarios.

Dentro del orden posible de las listas de programación, se resaltan:

  • por orden alfabético de equipos o de componentes;
  • por orden de semana;
  • para una semana específica – emitida para el Supervisor de Mantenimiento, para el seguimiento de las actividades programadas para una semana elegida.

De los ejemplos aquí ilustrados, se nota que podrían ser emitidas listas ordenadas por cualquiera de las columnas que componen el programa maestro de mantenimiento preventivo, siendo una de las más interesantes la del Código de Material, pues permite visualizar la intercambiabilidad de los componentes o piezas que reciben el mismo código.

Autor: Lourival Augusto Tavares 
Brasil 
Consultor en Ingeniería de Mantenimiento 
Empresa: Director nacional de ABRAMAN (Asociación Brasileña de Mantenimiento) en dos mandatos. 
Correo: l.tavares@mandic.com.br 
Ingeniero Electricista, formado por la Escuela Federal de Ingeniería de Rio de Janeiro, en el año de 1967. Past-Presidente del Comité Panamericano de Ingeniería de Mantenimiento. Supervisor de Mantenimiento en FURNAS – Centrales Eléctricas S.A. durante 23 años. Fue el jefe de la Asesoría Técnica de Apoyo en ITAIPU Binacional. Reconocido como “notorio saber” en mantenimiento por la Universidad Federal de Rio de Janeiro y por la Universidad Federal de Paraíba. 

Acerca del autor de este libro:

Lourival Augusto Tavares

Ingeniero Electricista, formado por la Escuela Federal de Ingeniería de Rio de Janeiro, en el año de 1967. Past-Presidente del Comité Panamericano de Ingeniería de Mantenimiento. Supervisor de Mantenimiento en FURNAS – Centrales Eléctricas S.A. durante 23 años. Fue el jefe de la Asesoría Técnica de Apoyo en ITAIPU Binacional. Reconocido como “notorio saber” en mantenimiento por la Universidad Federal de Rio de Janeiro y por la Universidad Federal de Paraíba. Fue director nacional de ABRAMAN (Asociación Brasileña de Mantenimiento) en dos mandatos.

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