Antes de definir cual información debe ser reunida, se ha de abordar algunas recomendaciones, obtenidas a través de la experiencia práctica, que se consideran fundamentales para que se pueda confiar en los datos obtenidos:
• Aclaración al personal de ejecución, respecto a la finalidad de la recolección de los datos.
Al presentar esta recomendación se sugiere que el proyecto y desarrollo de los mecanismos de recolección de datos, sea hecho con la participación directa del personal de ejecución en todos los niveles, tanto en el aspecto de exposición, como de captación de ideas sobre el proceso a ser utilizado y los resultados pretendidos. Existe mayor probabilidad de éxito, cuando los que vayan a suministrar la información, hayan participado en el proyecto de desarrollo o adaptación del sistema a sus necesidades.
• Simplicidad de diligenciamiento de los documentos o “pantallas” en la recolección de datos.
En el caso de registro en formularios, tratar cuando sea posible, que la información se encuentre previamente impresa, de manera que el registro sea efectuado marcando con una “X” la opción elegida. En caso del registro a través del teclado de la computadora o terminal, la propia computadora deberá auxiliar a el usuario a través de “pantallas” de consulta y utilización del cursor a través del “ratón”.
• Nítida definición de lo que deberá ser analizado antes de implementar el proceso.
Esta recomendación, tiene por objeto evitar que sea realizada la recolección de datos innecesarios, sobrecargando el trabajo y sin obtener un fin definido o con detalles innecesarios. Se debe recordar que todos los datos que se reúnan y procesen, posteriormente deben ser analizados obteniendo mejorías en las condiciones de trabajo del personal y de los equipos además de la reducción de costos.
• Reducir al mínimo posible, la cantidad de modelos de formularios a ser diligenciados.
Buscar estandarizar la información en todos los sectores del mantenimiento para evitar que cada uno cree sus propios formularios, lo que encarecería el procesamiento de datos, tanto en el sistema de control manual como el automatizado
• Evitar que la recolección de datos implique la interrupción en la ejecución de los servicios, o trabajo adicional excesivo para el personal de ejecución del mantenimiento.
Es recomendable que el encargado del servicio sea el que haga los registros de historial, sin embargo, los otros registros deben ser hechos por cada responsable del suministro de los datos o sea, los ejecutantes del mantenimiento hacen los registros de sus tiempos ocupados, los bodegueros hacen los registros del material aplicado en cada Orden de Trabajo, los operadores hacen el registro de indisponibilidad y pérdida de producción y el área de recursos humanos hace los registros de disponibilidad de personal y respectivos costos, recordando que todos deben estar conscientes de la importancia de tales datos.
• Capacitar de manera adecuada a los responsables por la recolección de datos.
En caso de utilización de formularios, que serán posteriormente digitados, orientar a los responsables por los registros, en lo referente a la utilización de letras de imprenta: cortar la letra “Z” y el número “0”, para evitar que se confundan con el número “2” y la letra “O”. También, en lo referente al llenado de la información en los lugares correctos, para facilitar el trabajo de los digitadores y reducir los errores de transcripción de los datos. En el caso de transferencia directa de la información a través de la terminal o en computadora personal, se debe orientar en cuanto a la dimensión de los campos y limitaciones relativos al uso de caracteres.
• No procesar informes por computadora inmediatamente después que se implante un sistema automatizado.
En el caso del cambio de sistema de control manual para automatizado, analizar atentamente los primeros formularios completados, antes de enviarlos a digitación, solicitar emisión de las listas de verificación de los datos, hasta tener seguridad de que los mismos, están siendo correctamente compilados y digitados.
• Estructurar convenientemente la recolección de la información, con el fin de poder analizar los datos reunidos y los informes emitidos.
Ya que cualquier cambio crea reacciones, es fundamental que para el éxito del sistema, los datos después de procesados, traigan beneficios a los responsables de el envío de la información y no exista trabajo adicional de análisis, especialmente en el caso que sean similares a aquellos, que ya se realizaban antes de la implantación del nuevo sistema.
Se debe tener especial atención, para evitar la proliferación de formularios y su multiplicidad con la misma función. Otras recomendaciones dictadas por la experiencia son: la reducción de la responsabilidad burocrática de los ejecutantes del mantenimiento, la estandarización de informaciones, la recolección de datos administrativos en su origen y la interrelación del Banco de Datos, para evitar choques entre diferentes fuentes de información.
Autor: Lourival Augusto Tavares
Brasil
Consultor en Ingeniería de Mantenimiento
Empresa: Director nacional de ABRAMAN (Asociación Brasileña de Mantenimiento) en dos mandatos.
Correo: l.tavares@mandic.com.br
Ingeniero Electricista, formado por la Escuela Federal de Ingeniería de Rio de Janeiro, en el año de 1967. Past-Presidente del Comité Panamericano de Ingeniería de Mantenimiento. Supervisor de Mantenimiento en FURNAS – Centrales Eléctricas S.A. durante 23 años. Fue el jefe de la Asesoría Técnica de Apoyo en ITAIPU Binacional. Reconocido como “notorio saber” en mantenimiento por la Universidad Federal de Rio de Janeiro y por la Universidad Federal de Paraíba.
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