El sistema de gestión, debe posibilitar consultas eventuales del historial de ítems específicos, cuya necesidad puede ser detectada a través del: análisis del informe de disponibilidad, el TMEF, de las “no conformidades”, cualquiera de los índices de gestión de equipos o de gestión de costos o, finalmente, por un hecho aleatorio que despierta la atención del usuario por el ítem.

Su aplicación es válida, cuando el usuario ya tiene idea de lo que desea consultar y necesita informaciones rápidas y objetivas, siendo esta la razón para que sea recomendable su empleo en sistemas que trabajan en tiempo real. Sin embargo, de la misma manera en los sistemas manual o automatizado procesados bajo forma de "batch", representa una eficaz herramienta decisiva en el proceso de gestión, y en el auxilio a las tareas de rutina de los ejecutantes del mantenimiento en todos los niveles.

Como recomendación para el montaje de este tipo de informe, el sistema debe iniciar exhibiendo al usuario, el conjunto de tablas y campos de archivos posibles de ser relacionados en un proceso de filtrado por el usuario.

Una vez realizada la selección de las tablas y campos que serán utilizados en los "filtros", el sistema deberá exhibir, para cada una, sus contenidos, posibilitando de esta manera la segunda selección.

El próximo "filtro" será la definición del periodo a ser examinado. Concluyendo, presentará los registros correspondientes a los "filtros" seleccionados, para que el usuario indique de cual de éstas desea conocer las informaciones registradas.

La Figura 40 ilustra un proceso de filtrado de datos del historial.

Con el objetivo de facilitar la comprensión y visualización del historial por parte del usuario, el proyecto puede prever la colocación de las palabras "efecto", "causa", "acción", "complemento" y "posición" antes de los respectivos elementos descodificados, como es ilustrado en la Figura 41.

En este ejemplo, es posible observar que a medida que el usuario coloca el cursor sobre cada elemento seleccionado, en la parte inferior de la pantalla son exhibidas las ocurrencias descodificadas al lado del significado de cada célula y en el lado derecho, el complemento de algunas informaciones relativas a la ocurrencia que, no obstante, se haya indicado el "tipo de actividad", el "solicitante", el "plazo de ejecución", los "hombres-hora aplicados" (o previstos) y la "fecha de ejecución", pueden ser alteradas por otras (por ejemplo: costo total, evaluación del servicio, material consumido etc.), de acuerdo con el interés del usuario.

La utilización del código de ocurrencia ofrece como ventaja adicional, la posibilidad de emisión de informes seleccionados para una de sus partes, o sea, el usuario puede solicitar la emisión de todas las ocurrencias, con determinada "causa" y/o "efecto" en un periodo determinado, siempre que este tipo de selección haya sido previsto durante el proyecto del Sistema.

Esta ventaja puede ser útil, para el análisis de la frecuencia de un determinado evento y como el se distribuye en los equipos instalados, o en las causas que llevan a un efecto. Esto es realizado mediante el empleo de la composición del Diagrama de Ishikawa (o Diagrama de Causa y Efecto, o Diagrama de Espina de Pescado), como es ilustrado en la Figura 42.

En algunos casos, el usuario podrá tener la necesidad de consultar los registros de los historiales asociados a los de catastro, siendo normalmente esta opción utilizada para equipos individualizados y con salida impresa, para facilitar el análisis por la cantidad de informaciones.

El Sistema debe prever también, la posibilidad de consulta de los "Comentarios" u "Observaciones" de las Ordenes de Trabajo, o sea, texto literal escrito por los ejecutantes de los trabajos. En este caso, la selección puede ser realizada a través del nombre del ítem o sector responsable por la ejecución y de manera complementaria, a través de una "palabra clave". Nótese que el uso de la "palabra clave" tiene como gran desventaja, la falla en la búsqueda por el sistema, en el caso de que los textos hayan sido abreviados o se hayan utilizado sinónimos.

Al no utilizar la "palabra clave", el sistema exhibe todos los comentarios (u observaciones) registrados en las Ordenes de Trabajo para los equipos seleccionados, a medida que se elige el equipo.

Aunque la implantación del historial, a través del sistema automatizado es onerosa en costo y plazo respecto al sistema manual, a causa de la necesidad de recopilación de los datos de registro y creación de los archivos que componen el código de ocurrencia, su costo operacional es más económico y normalmente, compensa la inversión en aproximadamente un año de utilización, además de otras ventajas que ofrece, entre las que se pueden citar: correlacionamiento con el Sistema de Control de Material; mayor confiabilidad; mayor rapidez operacional; menor posibilidad de omisión del historial; centralización de archivos; producción de programas de ALERTA y prestar servicios a otros órganos de la empresa, y de la posibilidad de extraer informes clasificados bajo diversas ordenaciones (equipo, sistema operacional, grupo de equipos similares, tipo de ocurrencia, ocurrencia específica, fabricante, localización etc.) de acuerdo con las indicaciones hechas por los usuarios durante el proceso de desarrollo o adaptación.

Análogamente a la correlación ya citada, de los archivos de mantenimiento con los del área de material, a través de la utilización de una misma estructura de codificación en el catastro, también es posible el correlacionamiento con los archivos de diseños técnicos, manuales, catálogos, documentación técnica y administrativa, relativas a los equipos, desde el momento en que se realice la asociación de códigos a través del catastro, programa maestro o archivo específico de correlación. Otra correlación posible, según los mismos criterios enumerados, es con el órgano de control de Bienes Patrimoniales de la Empresa.

Se denomina ALERTA, a un conjunto de programas de computadora para la emisión automatizada de informes impresos, para apoyo a la gerencia de mantenimiento y que son individualmente activados, a partir de la incidencia de valores que superan parámetros preestablecidos.

La principal característica de este conjunto de programas, es como se genera el informe - por excepción - y la composición de estos informes, es función del acervo del historial almacenado en el Banco de Datos, en los aspectos cualitativo y cuantitativo.

Por lo tanto, este conjunto de programas es subproducto del sistema de registro e historial, donde, para cada nueva anotación de ocurrencia, la computadora comprueba las informaciones con los parámetros, en el aspecto de existencia y límites, y cuando estos se superan, extrae del propio archivo del historial, los registros necesarios para la composición de las listas, según el modelo predispuesto para la impresión, sin que durante todo este proceso se haya tenido intervención humana.

La elección y el desarrollo de cada ALERTA, requiere detallados estudios en lo que se refiere a la definición y a la dimensión de los parámetros, que accionarán el programa para evitar excesos u omisiones, y también, en lo que se refiere a la concisión de las listas, garantizando la eficiencia y la confiabilidad de la aplicación de los resultados. Se debe tener especial atención, respecto a la definición del "horizonte" para que la computadora compare los valores de los parámetros con la realidad de las incidencias practicadas.

En la Figura 43, se presenta el diagrama de flujo de desarrollo de los programas de alerta.

Una distinción importante a ser realizada en el proyecto de estos programas, es la diferencia entre "horizonte" y "periodo del historial". El "horizonte" se refiere, al periodo de tiempo para el cálculo, por la computadora, del número de ocurrencias relativas a los parámetros controlados, mientras el "periodo del historial" se refiere, al periodo de tiempo que será exhibido en el informe emitido.

Dentro de las múltiples posibilidades ofrecidas por este conjunto de programas, se pueden citar:

• Incidencia de funcionamiento irregular de instrumentos de supervisión.
• Incidencia de mantenimientos correctivos por equipo.
• Incidencia de ocurrencias de igual naturaleza en los equipos.
• Incidencia de ocurrencias de varias naturalezas por fabricante.
• Incidencia de valores por encima de ciertos límites en los medidores.
• Incidencia de mantenimientos correctivos entre mantenimientos preventivos.

Autor: Lourival Augusto Tavares 
Brasil 
Consultor en Ingeniería de Mantenimiento 
Empresa: Director nacional de ABRAMAN (Asociación Brasileña de Mantenimiento) en dos mandatos. 
Correo: l.tavares@mandic.com.br 
Ingeniero Electricista, formado por la Escuela Federal de Ingeniería de Rio de Janeiro, en el año de 1967. Past-Presidente del Comité Panamericano de Ingeniería de Mantenimiento. Supervisor de Mantenimiento en FURNAS – Centrales Eléctricas S.A. durante 23 años. Fue el jefe de la Asesoría Técnica de Apoyo en ITAIPU Binacional. Reconocido como “notorio saber” en mantenimiento por la Universidad Federal de Rio de Janeiro y por la Universidad Federal de Paraíba.