DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS DE MANTENIMIENTO ALINEADO A ISO 55001. ¿CÓMO HACERLO?

Resumen

El presente artículo científico está enfocado en proporcionar una guía referencial para la planificación, implementación y control de un proceso de mantenimiento alineado con la norma ISO 55001 “Sistemas de Gestión de Activos”, y sustentado en normas y cuerpos de conocimiento reconocidos a nivel nacional e internacional (PDVSA, ISO 14224, SMRP, GFMAM, entre otros). Este artículo está enmarcado dentro de un diseño documental y se basó en el análisis de contenido simple de las distintas fuentes bibliográficas y estándares vinculados con el tema desarrollado. Como conclusión, se destaca que las organizaciones de mantenimiento pueden diseñar y llevar a cabo sus procesos internos, a través de la aplicación de los lineamientos generales indicados en la norma ISO 55001, y de las guías específicas ofrecidas en la diversidad de estándares relacionados con el área del mantenimiento.

Palabras Claves: mantenimiento, gestión de activos, procesos.

Fundamentación Teórica

Para obtener valor real o potencial de los activos físicos de la empresa, se necesita gestionar la función mantenimiento, con el firme propósito de conservar los equipos o restaurarlos a un estado en el que puedan cumplir con su función específica. Basado en esta premisa, se hace necesario relacionar la gestión de mantenimiento con la norma de gestión de activos (ISO 55001).

Adicionalmente, el marco de trabajo de mantenimiento perteneciente al GFMAM en su 2da Edición, indica que las organizaciones buscan un continuo equilibrio entre costos, riesgo y rendimiento, y pueden lograrlo a través de los beneficios (valor) que aporta este proceso para la organización, expresados de la siguiente manera:

  • Mejora del rendimiento (Confiabilidad y Disponibilidad, nivel de servicio, calidad).
  • Reducción del riesgo (Seguridad y ambiente, confianza de los stakeholders).
  • Optimización de costos (CAPEX, OPEX).

ISO 55001 (2014)

La norma ISO 55001 (2014) “Gestión de Activos. Sistemas de gestión. Requisitos”, ofrece lineamientos para el diseño e implementación de un sistema de gestión de activos, basado en la configuración de procesos que permitan obtener valor a partir de ellos, a lo largo de su ciclo de vida. Es oportuno acotar que, esta implementación se sustenta en el ciclo PHVA y en el desarrollo de los siguientes capítulos:

  1. Contexto de la organización.
  2. Liderazgo.
  3. Planificación.
  4. Apoyo.
  5. Operación.
  6. Evaluación de desempeño.
  7. Mejora.

Es importante resaltar que, en su apartado 4.4 (Sistema de Gestión de Activos), se cita lo siguiente: “La organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de activos, incluyendo los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional“. Este lineamiento impulsa la definición, configuración y puesta en operación de procesos estratégicos, medulares y de apoyo, que sustenten la obtención de valor dentro de las organizaciones.

Por otra parte, el ítem 8.1 “Planificación y control operacional” de la norma ISO 55001 hace énfasis en que los procesos identificados en el apartado 4.4, deben ser planificados, implementados y controlados, con la finalidad de asegurar que el sistema de gestión de activos logre los resultados propuestos, de caras al éxito empresarial.

En ese orden de ideas, el mantenimiento representa uno de los procesos que debe ser diseñado, estructurado, implementado y mejorado continuamente a la hora de incorporar un sistema de gestión de activos ISO 55001 dentro de la organización, debido a su contribución significativa en el logro de los resultados corporativos.

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

La norma ISO 9000 (2015), en sus “Términos relativos al Proceso”, ítem 3.4.1, define un proceso como: “un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto”. En la figura 1, se muestra los elementos constitutivos de un proceso.

Figura 1. Representación esquemática de los elementos de un proceso.
Fuente: ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de Calidad.

Ahora bien,para la transformación de los requerimientos de entrada en elementos de salida o servicios, se hace necesario incorporar tres (03) procesos bien definidos:

  • Procesos estratégicos o de dirección: que representan las guías, directrices y lineamientos para la operación de los procesos medulares y de apoyo. Son los procesos gerenciales de la organización.
  • Procesos medulares: son los procesos claves que generan los productos o servicios. Se caracterizan por generar valor agregado al cliente final.
  • Procesos de apoyo: son los procesos que proporcionan apoyo o soporte a los procesos medulares. Su valor es indirecto y generalmente sus clientes están dentro de la organización.

A continuación, se muestran los procesos estratégicos, medulares y de apoyo pertenecientes al proceso de mantenimiento de una organización petrolera venezolana (Figura 2).

Figura 2. Cadena de valor del proceso de mantenimiento.
Fuente: Norma PDVSA MM-01-01-00

LEVANTAMIENTO DE UN PROCESO DE MANTENIMIENTO ALINEADO A ISO 55001

En el apartado 8.1 “Planificación y Control Operacional” de la norma ISO 55001, se establecen lineamientos generales para planificar, implementar y controlar cualquier proceso asociado al sistema de gestión de activos de la organización. En el numeral antes mencionado, la norma ISO 55001 destaca que la empresa debe:

  • Establecer criterios para los procesos.
  • Implementar el control de los procesos de acuerdo con esos criterios.
  • Mantener la información documentada en la medida necesaria para tener la seguridad y la evidencia de que los procesos se desarrollaron conforme con lo planificado.
  • Gestionar y realizar seguimiento a los riesgos detectados en el proceso.

Cabe destacar que, estas premisas aplican para la función mantenimiento, la cual representa el tema central de este artículo.

En suma, para llevar el levantamiento de un proceso de mantenimiento alineado a ISO 55001, se deben desarrollar los siguientes elementos:

  • Objetivos y definición de los responsables del proceso y sub-procesos.
  • Flujograma del sub-proceso (entradas, salidas, interacciones).
  • Procedimiento de gestión del sub-proceso.
  • Matriz de indicadores del sub-proceso.
  • Definición de registros y formularios vinculados al sub-proceso.
  • Matriz de riesgos del sub-proceso.

Objetivos y definición de los responsables del proceso y sub-procesos de mantenimiento

Todo proceso incluye un conjunto de tareas interrelacionadas para la obtención de un resultado, y están diseñados para satisfacer una necesidad concreta de un cliente interno o externo. De igual manera, es importante definir las personas responsables de gestionar los procesos y sus respectivos sub-procesos. El dueño del proceso supervisa los indicadores que demuestran que el proceso está bajo control y permiten establecer objetivos de mejora. Se recomienda incorporar estos aspectos en la ficha del proceso.

Figura 3. Objetivos y responsables dentro de una ficha de proceso.
Fuente: Como hacer un análisis de proceso de tu empresa (2023)

Flujograma del sub-proceso (entradas, salidas, interacciones).

Las entradas son elementos de ingreso, sin los cuales, el proceso no podría llevarse a cabo. Incluye tanto elementos físicos (por ejemplo: materia prima, documentos, etc.), como elementos humanos (personal) o técnicos (información, otros). 

Las salidas constituyen un output con la calidad exigida por el estándar del proceso. Las salidas de un proceso pueden ser productos, materiales, información, servicios, entre otros. De igual manera, es muy importante definir los niveles de interrelación y comunicación con el resto de los procesos de la empresa.

Procedimiento de gestión del sub-proceso.

Los procedimientos de gestión son documentos que establecen las distintas actividades bajo las cuales opera un proceso específico dentro de una organización. Permiten agilizar el flujo correcto del trabajo con base en la estandarización de los procesos.

Es oportuno acotar que, la norma ISO 55001, en su ítem 7.5 “Información Documentada” destaca la importancia de disponer de los procedimientos vinculados a los procesos de gestión de activos. A continuación, se ofrece cita textual: “La organización debe incluir consideraciones sobre:

  • La importancia de los riesgos identificados.
  • Los roles y responsabilidades para la gestión de activos.
  • Los procesos, procedimientos y actividades de gestión de activos.
  • El intercambio de información con sus partes interesadas, incluidos los prestadores de servicios, y
  • El impacto de la calidad, disponibilidad y gestión de información en la toma de decisiones organizacionales”.

Para el caso del proceso de mantenimiento, se recomienda que se elabora un procedimiento específico para cada uno de los sub-procesos involucrados (Captura y diagnóstico, planificación, programación, ejecución y cierre).

La estructura de estos documentos contempla como mínimo, los siguientes elementos:

  • Propósito.
  • Alcance.
  • Términos y definiciones.
  • Normas de referencia.
  • Flujograma del sub-proceso.
  • Descripción de actividades.
  • Registros generados.
  • Anexos.

Matriz de indicadores de gestión del sub-proceso

Según la norma española UNE-EN 15341 “Indicadores claves de rendimiento del mantenimiento”, un indicador constituye la característica (o conjunto de características) de un fenómeno medido, de acuerdo con una fórmula dada, que evalúa la evolución. De igual manera, hace referencia a que los indicadores están relacionados con objetivos organizacionales, razón por la cual, la empresa tiene la libertad de definirlos de la forma que mejor contribuya a su rendimiento integral.

En este orden de ideas, la norma ISO 14224 (2016), menciona que el objetivo de los KPIs consiste en dar soporte a la gestión del mejoramiento del negocio. En el área específica de mantenimiento existen referencias nacionales e internacionales que permiten seleccionar y definir los mejores indicadores, orientados a monitorear la salud de la gestión de mantenimiento de la empresa. A continuación, se indican de ellos:

  • Cuerpo de conocimiento de la SMRP, 5ta edición.
  • ISO 14224 (2016). Recolección e intercambio de datos de confiabilidad y mantenimiento de equipos.
  • UNE-EN 15341 (2015). Indicadores claves de rendimiento del mantenimiento.
  • PDVSA MM-01-01-02. Indicadores de gestión del proceso de mantenimiento.
  • Entre otras.

Definición de registros y formularios vinculados al sub-proceso.

La norma ISO 55001 (2014), en su apartado 7.6, establece que la organización debe contemplar el manejo la información documentada necesaria para que el sistema de gestión de activos opere de manera satisfactoria. En el caso específico del proceso de mantenimiento, los formularios y registros forman parte de los activos documentales que sirven de base para su gestión adecuada. A continuación, se muestra un ejemplo de un formulario aplicable en el proceso de mantenimiento:

Figura 4. Formulario de registro para pruebas hidrostáticas.
Fuente: Elaboración propia.

Matriz de riesgo del sub-proceso

Según la norma ISO 31000 (2018), el riesgo se define como el efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. Cabe destacar que, el cálculo del riesgo se basa en dos factores claves: la probabilidad de que ocurra el evento y las consecuencias que este evento puede tener.

Para llevar a cabo un análisis de los riesgos de los sub-procesos relacionados con la función Mantenimiento, se hace necesario tomar en consideración los lineamientos y mejores prácticas establecidas en la norma ISO 31000 (2018) “Gestión del Riesgo”, la cual contempla el desarrollo de cuatro (04) fases bien definidas que sirven de base para la toma de acciones y la definición de los controles correspondientes.

  • Identificación del riesgo: en esta etapa se definen los riesgos presentes en los subprocesos de mantenimiento. El PMBOK en su 6ta edición ofrece numerosas técnicas que permiten determinar estos riesgos. Por ejemplo: juicio de expertos, recopilación de datos (tormentas de ideas, listas de verificación, entrevistas), listas rápidas, reuniones, entre otras.
  • Análisis de riesgo: Consiste en llevar a cabo el análisis cualitativo, semi-cuantitativo o cuantitativo de los riesgos detectados en la fase anterior, a partir del uso de la técnica o herramienta aprobada por la organización.
  • Valoración de riesgo: Corresponde a la fase donde se asigna el nivel de riesgo (alto, medio, bajo) en función a los criterios establecidos por la empresa.
  • Tratamiento del riesgo: se refiere a la selección de opciones y estrategias, y el establecimiento de un plan de acciones para los riesgos inherentes a los sub-procesos de mantenimiento.

Luego de analizar cada una de las normas y fuentes bibliográficas relacionadas con el diseño e implantación de procesos de mantenimiento alineado con la norma ISO 55001, se emiten las siguientes conclusiones y recomendaciones.

Conclusiones

  • El proceso de mantenimiento aporta beneficios claves para la sostenibilidad de una organización, tales como: confiabilidad y disponibilidad de las instalaciones, optimización del costo del ciclo de vida de una instalación, reducción de riesgos en las operaciones, entre otros.
  • La norma internacional de gestión de activos ISO 55001, ofrece lineamientos generales para el diseño, implantación y mejora continua de cualquier proceso que añada valor a la organización, a lo largo del ciclo de vida de los activos
  • El diseño e implantación de un proceso de mantenimiento bajo ISO 55001, implica la revisión y aplicación de estándares nacionales e internacionales específicos, tales como: ISO 14224, ISO 17359, UNE-EN 15341, cuerpo del conocimiento de la SMRP, entre otras.

Recomendaciones

  • Procedimentar el proceso de mantenimiento de acuerdo con los lineamientos generales de la norma ISO 55001, y esquemas de trabajo específicos indicados por normas nacionales e internacionales, y cuerpos de conocimiento en esta área del conocimiento.
  • Establecer controles que permitan verificar que el proceso de mantenimiento implantado bajo la ISO 55001, está entregando valor al sistema de gestión de activos de la organización, y a sus stakeholders.

Referencias Bibliográficas

Norma ISO 14224 (2016). “Recolección e intercambio de datos de confiabilidad y mantenimiento de equipos”. Ginebra. Suiza.

Norma ISO 31000 (2018). “Gestión de riesgos”. Ginebra. Suiza.

Norma ISO 55000 (2014). “Gestión de Activos. Aspectos generales, principios y terminologías”. Ginebra. Suiza.

Norma ISO 55001 (2014). “Gestión de Activos. Sistemas de gestión. Requisitos”. Ginebra. Suiza.

Norma ISO 55002 (2018). “Gestión de Activos. Sistemas de gestión. Directrices para la aplicación de la ISO 55001”. Ginebra. Suiza.

Norma ISO 9000 (2015). “Sistemas de gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario”. Ginebra. Suiza.

Norma ISO 9001 (2015). “Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos”. Ginebra. Suiza.

Norma PDVSA MM-01-01-00 (2010). “Cadena de valor del proceso de Mantenimiento”. Los Teques. Venezuela.

Norma PDVSA MM-01-01-02 (2010). “Indicadores de gestión del proceso de Mantenimiento”. Los Teques. Venezuela.

Norma UNE-EN 15341 (2015). “Indicadores claves de rendimiento del Mantenimiento”. Madrid. España.

GFMAM (2014). “Asset Management Landscape”. 2da Edición. Toronto. Canadá.

GFMAM (2021).“The Maintenance Framework”. 2da Edición. Toronto. Canadá.

PMBOK (2017). “Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos”. PMI. 6ta Edición. Pensilvania. USA.

SMRP (2008). “Guía referencial para la certificación en gestión de Mantenimiento y Confiabilidad”. 3er Edición. Atlanta. USA.

Autor: Carlos Y. Valerio C.

Ing. Mecánico con más de 20 años de experiencia en el sector oil&gas, específicamente, en refinerías, plantas de gas, mejoradores de crudo, unidades offshore y plantas petroquímicas. Maestría en Gerencia de Mantenimiento y especialización en confiabilidad de sistemas industriales.

Desarrollo profesional en las áreas de inspección de equipos estáticos e ingeniero de confiabilidad en paradas de plantas, construcción de plantas y unidades en marcha. Adicionalmente, he participado en pre-comisionado, comisionado y arranque de plantas.

Actualmente, me desempeño como inspector de equipos mayores para un proyecto de IPC de una planta termoeléctrica.

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