Empresas y organizaciones de mantenimiento trabajan diariamente para satisfacer las necesidades de sus clientes, retener y restaurar las condiciones de un activo es una tarea dinámica y constante que en muchos casos puede ser complicada.

En estas actividades el asegurar una cadena de suministros, planificar, contratar, procurar, programar, ejecutar y cerrar cada una de estas, se convierte en una carrera contra reloj donde se pierden detalles en el camino y en la mayoría de los casos el monitorear el índice de satisfacción al cliente es algo que no se alcanza a medir.

En esta carrera contra el tiempo que se lleva día a día, hace que se presenten descuidos y errores en nuestro sistema de gestión, empezándose a acumular de una manera exponencial y la razón es simple, se opera y se procesa tomándose rutas distintas y es entonces donde comienzan el resurgir los indicadores negativos. Esto no es una generalidad, pero si es una situación más que común en cualquier tipo de industria, independiente de su tamaño y sector. 

La tecnología siempre acelerada comienza a generar problemas de incompatibilidad de componentes y algunas organizaciones no pueden alcanzar la velocidad de los avances tecnológicos, para evitar todos esos problemas.

A veces pensamos que el mantenimiento en un sistema informático es el que realiza el área de informática, tecnología de la información, automatización, sistemas o como se denominen en nuestra organización, que consta de limpieza de logs, respaldo de base de datos, controlar el crecimiento de la información, entre otros. Como operadores de un Sistema de Gestión de Mantenimiento se puede ir incorporando fallas o condiciones erróneas que muchas veces son imperceptibles. 

Ahora bien, todos los errores del Sistema de Gestión de Mantenimiento se generan de forma digital, literalmente con los dedos, pues son las personas las que alimentan de datos e información el sistema de gestión, es por ello que hemos considerado 7 aspectos importantes para asegurar el funcionamiento del sistema de gestión:

Estructurar la organización de mantenimiento

Dependiendo de las necesidades, otorgar los privilegios en el sistema en función de las actividades de cada departamento y puestos de trabajo, esta es una prioridad absoluta, la organización es fundamental para asegurar el éxito. Si tiene una organización con personal y funciones definidas y luego le otorga unos privilegios ajenos a esa función, le será muy difícil controlar los procesos, en este caso debemos ser aristocráticos (el poder en manos de quien debe) sin caer en situaciones burocráticas, es decir, otorgar privilegios a quien realmente los necesita y exigir responsabilidades por el uso de los mismos.

Formación del personal

Todos los usuarios con acceso al sistema de gestión, deben tener funciones definidas y deben ser formados para ejercer dichas funciones, la formación debe incluir las competencias del puesto de trabajo y el desarrollo de las destrezas para poder ejercer sus papeles en el sistema de gestión, es decir, el personal debe estar capacitado en su cargo y entrenado para registrar sus acciones en el sistema de gestión, ambas formaciones se complementan y son importantes para asegurar el éxito de la organización.

Administrar roles y responsabilidades

Una vez definida la organización y formado el personal entonces se deben asignar cuidadosamente los roles para el uso del sistema de gestión, este proceso puede ir acompañado de controles que permitan a las organizaciones asegurar sus recursos de información, mientras la organización sea más grande más complejo puede ser este proceso, entendiendo que un rol es un nivel de privilegios para el uso del sistema, entonces se deben otorgar en función de las necesidades y los intereses de la organización.

Muchas empresas controlan este proceso conjuntamente con sistemas de seguridad y las normas de uso y confidencialidad, todo depende del grado de complejidad de la empresa, pero tenga en cuenta que el recurso más valioso de una empresa es su información y, por tanto, se debe prestar atención a quienes generan y tienen acceso a la misma.

Controlar la configuración

Todos los sistemas de gestión se adaptan y parametrizan según las necesidades de las organizaciones, debemos ser cuidadosos a la hora entregar los privilegios de configuración, sobre todo en aquellos casos que repliquen a otros usuarios, porque un error o una mala decisión sería multiplicada por el número de usuarios que estén involucrados debajo de esta cadena, es decir, para configurar hay que tener el mejor recurso técnico posible, si es personal propio, este debe estar preparado y si se utiliza consultoras externas asegúrese que tengan la experticia y capacidad suficiente para administrar los cambios que realmente necesita y así se ahorrara muchos problemas y sobre todo dinero.

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Revisión y depuración del dato

El trabajo diario de mantenimiento genera datos de entrada, tránsito y de salida, en todos los procesos y actividades es posible que se generen duplicidades, redundancias y hasta actividades innecesarias que terminan en el historial de los activos, es un aspecto que todas las organizaciones le deberían prestar mucha atención, ya que la existencia de sobre información es tan dañina como la falta de la misma, por ejemplo, supongamos que necesita un material específico para una actividad de mantenimiento y cuando busca en el sistema de gestión se encuentra con 10 códigos del mismo material pero no sabe cuál es el que debe utilizar, entonces le toca revisar uno por uno y asegurarse que todos los aspectos técnicos coincidan con su solicitud, entonces perdió tiempo y dinero, precisamente el recurso que quería asegurar con su sistema de gestión.

Cierre de documentos

Todas las acciones de mantenimiento deben completar su ciclo en el sistema de gestión de mantenimiento, así como ocurre físicamente en los controles administrativos, los requerimientos, las acciones, las compras, las mediciones, los puntos y documentos de medición deben registrar su desempeño en el sistema de gestión, así el sistema tendrá la información necesaria para generar los indicadores que permitirán al departamento o la organización evaluar el desempeño.

Auditoria

todos los sistemas de gestión deben verificarse y auditarse periódicamente, el estudio permanente del uso le va a permitir a la organización de mantenimiento evaluar su desempeño y también entender que tan útil ha sido la herramienta, sus oportunidades de mejora y posibles acciones correctivas, es decir, el Mantenimiento del Sistema de Gestión de Mantenimiento es prácticamente la misma filosofía que usamos para mantener los activos de nuestros clientes, sin embargo, resulta difícil evaluar nuestro desempeño, para ello es recomendable utilizar ayuda externa, ajena a la organización y que tenga experiencia, que evalué de forma íntegra y objetiva los procesos del sistema, entonces se generara un compendio de acciones preventivas, correctivas y proactivas que ayudaran a la organización a restaurar y preservar su sistema de gestión 

Así entonces, es muy importante que las organizaciones de mantenimiento consideren la evolución de las tecnologías que capturan el dato. Que sencillo y practico es contar con soluciones Mobile conectadas a nuestro Sistema de Gestión de Mantenimiento en donde desde el terreno de ejecución se documente las acciones encontradas y realizadas a nuestros activos o que los equipos que denominamos como críticos tengan conectados en línea a través del IoT, parámetros de medición que se necesitan medir y controlar y que dan síntomas del desempeño del activo dentro del proceso productivo ayudando a predecir la aparición de una falla. Estos son simples ejemplos de que las nuevas tecnologías también contribuyen al tan anhelado Mantenimiento del Sistema de Gestión de Mantenimiento.

Autores

Ramón Alejandro Useche

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Miguel Arcadio Fernández Gutiérrez 

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