La gestión de las comunicaciones en los proyectos

La gestión de comunicación de un proyecto es un área reflexiva y articulada la cual fluye a través de un gran número de niveles y esferas de la actividad comunicacional en las organizaciones del sector petrolero. Cada proyecto industrial contemplado en este sector económico requiere de un esfuerzo para planificar, ejecutar y controlar un conjunto de tareas y recursos de manera que se logre el fin último que es la extracción, producción y distribución de crudo.

El sector petrolero nacional está formado por una diversidad de empresas que participan en procesos de contratación para la empresa petrolera matriz estatal Petróleos de Venezuela Sociedad Anónima (PDVSA), la cual solicita proyectos bien conformados técnica y financieramente para proceder a evaluar y seleccionar las organizaciones que ejecutarán los diversos proyectos que esta requiere para realizar sus actividades operacionales.

Pero la formulación y ejecución de proyectos no es una tarea sencilla, requiere de personas capacitadas, con experiencia y dominio de conocimientos técnicos, económicos y financieros para que organicen y administren datos, información, recursos y procesos eficientemente de manera que se culmine el trabajo requerido dentro del alcance, tiempo y costo de nido. Pero no se alcanzará la meta fijada si no se transmite la información importante y pertinente, de manera oportuna, a toda la organización encargada de la gestión del proyecto, es por eso que la gestión de las comunicaciones es un componente fundamental en todas las fases de un proyecto.

La gestión de comunicación incluye procesos como la planificación de las comunicaciones, distribución de la información, informar el rendimiento y gestionar a los interesados, estos procesos interaccionan entre si y también con los procesos de las demás áreas de conocimiento de los proyectos (PMBOK, 2013).

En Venezuela la gestión de comunicación de proyectos se ha visto envuelta en un desarrollo tecnológico, en menor o mayor grado, dependiendo de cuantos recursos posea la empresa para invertir en medios y herramientas de comunicación para la transmisión de la información necesaria para la gestión de los proyectos. Pero cualquiera que sea el caso, en cuanto al uso de las tecnologías para la comunicación de información de proyectos, el hecho es que esta debe ser gestionada de manera tal que contribuya con el cumplimiento de las metas de costo, tiempo y calidad de los proyectos.

En ese sentido, la comunicación en proyectos permite orientar la toma de decisiones al plantearse los objetivos y la trayectoria a seguir producto de la búsqueda de consenso entre actores, la gestión de comunicación permite informar las expectativas y aspiraciones de grupos e individuos en la organización y señala metas e indicadores que se convierten en referencias o estándares para controlar la gestión de proyectos.

Ahora bien, como se ha mencionado en el país una de los sectores que mayor volumen de actividades económicas genera diariamente es el petrolero, siendo una de las principales fuentes de ingresos públicos, para la gestión de las actividades de este sector se formulan proyectos que deben ser administrados. Uno de los elementos importantes en la administración de proyectos es la gestión de las comunicaciones, esta es la que permite llevar de manera oportuna y veraz la información necesaria para una buena toma de decisiones.

Una de las zonas en donde se concentra mayor volumen de empresas de servicios petroleros a nivel nacional es el municipio Lagunillas del estado Zulia, y en vista de la importancia de estas actividades para el desarrollo económico del municipio se decide indagar sobre la gestión de comunicación en proyectos y así determinar qué tan eficiente es la misma para el logro de las metas trazadas. Se hizo un análisis de la gestión de comunicación de los proyectos diagnosticando sus condiciones actuales y comparando posteriormente con los lineamientos que el PMBOK (2013) de ne para una buena gestión de comunicación.

Para el estudio se tomó el universo de empresas inscritas en la Asociación de Comerciantes e Industriales de Lagunillas (ACIL), que son un total de 107 distribuidas en varios sectores económicos tales como: constructoras y contratistas, servicios marítimos, transporte terrestre, comercio en general, sector industrial, servicios, sector bancario, seguros y asesores.

Se realizó un muestreo no probabilístico intencional, considerando aquellas que trabajan bajo la filosofía de proyectos, cuya actividad económica estuviese orientada hacia el sector de servicios petroleros. Además, debían tener un área o departamento de proyectos, adicionalmente se consideró el hecho de que no todas las empresas presentaron la misma disponibilidad de participar en la investigación así que se limitó la muestra a aquellas que permitieron acceso a la información sobre la gestión de comunicaciones de sus proyectos, siendo estas un total de 12 empresas.

Se diseñó y aplicó un cuestionario con 16 preguntas que permitieron medir cada uno de los indicadores esenciales de la gestión de comunicación y contrastar con la teoría sobre gestión de comunicaciones de proyectos plasmada en el PMBOK (2013). De este estudio se desprenden resultados que permiten analizar aspectos positivos y negativos de la gestión de comunicación de proyectos de las empresas de servicios petroleros del municipio Lagunillas, véase el cuadro 1 los resultados obtenidos, en este se detalla el elemento objeto de estudio, desempeño actual, contrastación con la teoría o deber ser y análisis de los resultados.

En forma general se puede concluir que las empresas de servicio petrolero del municipio Lagunillas conocen las normas y procedimientos para la gestión de la comunicación de los proyectos, pero no cumplen o aplican todos los requisitos señalados en el PMBOK (2013) en cuanto a la manera en cómo se planifica, ejecuta y controla esta área de conocimiento de proyectos.

Es así como posee la tecnología para la distribución de información, define alcances detallados de proyectos, elaboran el plan general de gestión de proyectos aunque no consideran todos sus elementos, se identifica y distribuye la información según las necesidades de los interesados aunque no en su totalidad, poseen herramientas para informar el rendimiento, pero no hacen un plan específico y detallado de la gestión de comunicación en donde se plasme organizadamente los elementos de gestión que conduzcan al éxito del proceso de comunicación del proyecto y por ende el logro de los objetivos del mismo.

Nada se logra con tener el plan general del proyecto si no se especifica cómo se gestionará la comunicación del proyecto, si no se define quiénes son los interesados, qué necesitan, con qué frecuencia, quién es el responsable de transmitir la información. Estas fallas en la planificación de las comunicaciones es lo que hace que no se consideren las necesidades de todos los interesados, generando conflictos en los proyectos que causan desviación de las metas originales de tiempo, costo, calidad y alcance si no se resuelve oportunamente.

Adicionalmente se resalta otro aspecto no considerado por las empresas estudiadas que es la importancia de llevar registros de las lecciones aprendidas y tener una base de conocimientos común entre todos los miembros del equipo del proyecto, esto evita la reaparición de errores del pasado, ayuda a mitigar o eliminar los riesgos negativos y potenciar los riesgos positivos, evita la pérdida de recursos, disminuyen los conflictos y retrasos en los proyectos.

De acuerdo con el PMBOK (2013), un plan de gestión de proyecto está conformado por planes específicos o subsidiarios, cada uno de ellos contribuye al éxito del proyecto cuando están de nidos completamente, uno de estos planes subsidiarios es el que gestiona las comunicaciones del proyecto, de ahí la importancia de que cada empresa del sector de servicios petrolero del municipio Lagunillas considere la necesidad de desarrollar un plan que identifique y organice las tareas, procesos y recursos de comunicación de manera tal que se minimicen las desviaciones provocadas por la falta de información oportuna, pertinente y veraz.

Autor: Ismaira J. Rivera-Fernández
Ingeniera Industrial
Magister en Gerencia de Proyectos Industriales
Doctora en Ciencias de la Educación
PNF Ingeniería en Mantenimiento.
Correo: ismairarivera@hotmail.com