Los KPIs de mantenimiento deben definirse en función de los objetivos de la organización, por lo que estos deben reflejar lo que la empresa valora y hacia dónde quiere llegar.

Las métricas pueden establecerse en función de objetivos establecidos por el departamento, estándares de la empresa e incluso las mejores prácticas.

¿Por qué son importantes los KPIs basados en objetivos? Porque brindan retroalimentación crítica e inmediata sobre el progreso, o la falta del mismo, realizado hacia la mejora de los procesos. 

Se puede realizar un seguimiento de tantos KPIs como se desee, sin embargo, no hace falta un KPIs para todo. Lo importante es centrarse en los factores clave para el negocio. Es esencial que lo que se está monitoreando sea fundamental para el éxito de la organización.

Los KPIs no deben ser estáticos, deben irse adaptando a medida que se van cumpliendo y modificando los objetivos del negocio. 

¿Nuevos desafíos? ¡Nuevos KPI!

¿Qué KPIs utilizar? La respuesta a esta pregunta es única para cada organización de mantenimiento, sin embargo, considero que existen métricas que todo organización debe incluir. Si bien son muchos los KPIs utilizados, a continuación expongo 7 de ellos que son relevantes sin que el orden implique prioridad.

Las prioridades de cada organización determinarán cuál es más importante.

1.- Tiempo de inactividad por paradas inesperadas, expresado como porcentaje del tiempo total de producción planificado

El tiempo de inactividad no planificado debe medirse al menos una vez al mes, e incluso semanalmente. Solo este KPIs resume los resultados de todos los esfuerzos de mantenimiento. Si esta métrica no mejora, o empeora, otros KPIs deberían indicar las causas.

2.- Cumplimiento de la Programación del Mantenimiento Preventivo

Definido como el porcentaje de las órdenes de trabajo preventivas programadas y completadas en un período de tiempo específico. Por ejemplo, si tenemos 100 órdenes de trabajo planificadas, pero solo 50 se completan en un período de un mes, el cumplimiento de la programación es del 50%. Simple, ¿verdad?

Sin embargo, hay mucha información que este cálculo no ofrece. Por ejemplo, no dice nada sobre la finalización en tiempo de las 50 órdenes de trabajo individuales según el cronograma.

Una fecha de programación del 1 de mayo con una fecha de finalización del 30 de mayo cumple con el programa "técnicamente". Pero, ¿qué pasa si ocurre una falla que podría haberse evitado si el mantenimiento se hubiera realizado según lo programado?

Esta es la razón por la que los KPIs y sus reglas de medición subyacentes deben ser muy claros y ser comunicados con honestidad. No se deben ocultar los problemas con KPIs "amigables". Es mejor ser honesto y mostrar el cumplimiento real de la programación, aunque no sea muy halagador, que ocultar problemas operativos.

3.- Tiempo medio entre fallos (MTBF, por sus siglas en inglés)

Nos permite conocer la frecuencia con que suceden las averías. El MBTF es un indicador de la confiabilidad general del activo y puede usarse, en algunos aspectos, como indicador la calidad de los activos y sus componentes. El MTBF es la medida del tiempo previsto entre averías durante el funcionamiento normal y se calcula dividiendo el tiempo operativo total por el número de averías.

El MTBF proporciona estadísticas sobre la vida útil promedio esperada de un equipo o componente específico. Un MTBF más alto significa que el componente o equipo funcionará más tiempo antes de fallar. Si se conoce cuánto durará una pieza o equipo específico, se puede planificar y programar el mantenimiento para evaluarsu condición e intervenir el equipo antes de que ocurra la falla.

4.- Relación entre trabajo planificado y no planificado

Muchos profesionales del mantenimiento consideran que el trabajo no planificado es de tres a cinco veces más costoso que el trabajo planificado.

La mayoría de los trabajos no planificados son por naturaleza correctivos, aunque también pueden incorporar actividades de mantenimiento.

El trabajo correctivo generalmente no tiene un plan de trabajo y, en cambio, requiere diagnosticar la causa de la falla y aplicar un remedio para que el activo vuelva a funcionar lo antes posible.

Los costes del trabajo no planificado son generalmente más altos porque la mano de obra, las herramientas, las piezas y el equipo especial no han sido previstos, además debido a la falta de planificación se incrementan las posibilidades de accidentes laborales.

Medir y aumentar regularmente la relación de trabajo planificado reduce los costes,mejora la seguridad, reduce el tiempo de inactividad y aumenta la utilización de recursos.

5.- Tiempo medio de reparación (MTTR, por sus siglas en inglés)

Nos permite conocer la importancia de las averías que se producen en un equipo considerando el tiempo medio hasta su solución.

El MTTR generalmente comienza cuando comienza la actividad de reparación y continúa hasta que se restauran las operaciones de producción. El MTTR incluye el tiempo de diagnóstico, el tiempo de reparación y los ciclos de prueba de la máquina. Básicamente, incluye todas las etapas del proceso hasta que el activo vuelve a su estado operativo normal. 

Disminuir el tiempo medio de reparación es vital para minimizar las pérdidas de producción debido al tiempo de inactividad, especialmente el tiempo de inactividad asociado con los activos críticos.

6.- KPIs de almacenes y compras

Conocer el funcionamiento del stock de repuestos necesarios para el mantenimiento de una planta es indispensable para poder hacer las reparaciones en un tiempo óptimo.

La condición ideal sería disponer de los materiales que se usarán en un año sin hacer compras excesivas que luego no serán necesarias. Sabemos que es imposible, sin embargo, sí se puede estimar cantidad de materiales o repuestos de uso frecuente y de aquellos de costo medio o bajo que son vitales desde el punto de vista operacional. A continuación menciono algunos de las KPIs que nos ayudan a optimizar nuestro almacén:

6.1.- Rotación de almacén: es el resultado de dividir el valor total de los repuestos consumidos entre el valor total de los materiales que se mantienen en stock. Alguna veces también resulta útil conocer la proporción entre los movimientos de las entradas y salidas de materiales del almacén. Saber que un determinado material tiene escaso movimiento nos ayuda a disponer de este.

6.2.- Eficiencia en la cumplimentación de pedidos: ocurre con frecuencia en grandes empresas que algunas compras no se completan en lapsos razonables, para estos casos se suele dividir la cantidad de pedidos inconclusos entre el total de pedidos.

6.3.- Tiempo medio de recepción de pedidos: es la media de demora desde que se efectúa un pedido hasta que se recibe.

7.- Presupuesto de mantenimiento vs gasto real

Este KPI mide el rendimiento financiero de todos los gastos de mantenimiento en relación con las cifras del presupuesto proyectado. 

Esta es claramente una preocupación para los gerentes por lo que este KPI debe ser monitoreado continuamente para asegurar que todas las operaciones de mantenimiento en curso tengan la financiación adecuada. 

Eventos tales como fallas imprevistas pueden causar estragos en el presupuesto de mantenimiento y probablemente requerirán asignaciones adicionales, aplazamientos o recortes en otras categorías presupuestarias.

Conclusión

Elegir los KPIs adecuados requiere una comprensión clara de los mayores desafíos, la creación de métricas honestas y el uso de los resultados para mejorar los procesos. El uso de cuadros de mando puede ayudar a crear un sentido de propiedad y mantener al equipo motivado hacia los objetivos que se han establecido.

Los KPIs solo son efectivos si se mantienen actualizados y son relevantes para el estado actual del negocio. La planificación y programación del trabajo de mantenimiento es esencial para cumplir con los KPIs, sin importar cómo se establezcan. 

Autor: Andrés Arocha Díaz
Especialista en SAP PM