Es de todos sabido que Brasil está pasando por un momento de crisis económica, política y social. El país vuelve presentar problemas de desempleo, las empresas que se alojan en el mercado tienen grandes dificultades para mantener su rentabilidad y todavía se ve a menudo en los medios de comunicación noticias sobre los escándalos de corrupción en la política. Además de inhibir la entrada de empresas e inversores globales para el mercado, esta situación está generando reflexiones en una gran parte de las empresas de productos y servicios.

En las circunstancias actuales ABRAMAN, Asociación Brasileña de Mantenimiento, llevó a cabo un estudio de la situación de mantenimiento en el año de 2015, como siempre lo ha hecho en los años impares. Presentamos en este trabajo el resultado de esta investigación.

El primer síntoma de la crisis lo evidencia la cantidad de empresas que respondieron a la encuesta, que alcanzó poco más de 80, mientras que, en los últimos años, se registraron respuestas que alcanzaron más del doble de este valor. El segundo síntoma está en la cantidad de sectores, que siempre han sido mayores que 25 y que, en este año, alcanzó poco más de la mitad, obligando a los profesionales que procesaron los cuestionarios a agrupar sectores como nunca se había hecho antes.

En estos tiempos de crisis el estrés es demasiado grande en el "piso de la fábrica", como en todas las jerarquías del negocio, y este clima desalienta la participación en la investigación y el trabajo estadístico, ya que el enfoque se vuelve completamente hacia las reducciones y no se visualiza el valor que tiene el contar con un mapa de la escena nacional y las ventajas que esto implica a la hora de tomar decisiones. Muchas veces la empresa ni siquiera realiza el mapeo ideal del sí misma.

Afortunadamente fue posible mantener los mismos indicadores que las anteriores encuestas, lo que permitió hacer un análisis comparativo mediante la generación de una buena noción de cómo la crisis afectó la función de mantenimiento. En el análisis comparamos el presente año con las cinco encuestas anteriores, lo que suma un total de 12 años.

Inicialmente se realizó el análisis de cada indicador y la comparación entre ellos, generando algunos de los comentarios, que reconocemos son especulativos, pero con una buena probabilidad de coincidencia con la realidad industrial. Para cada indicador se elaboró la planilla correspondiente con los valores del año y se buscaron los correspondientes en los años anteriores, a fin de posibilitar la presentación de las gráficas con las respectivas tendencias. Los valores presentados se refieren al total de las respuestas a las encuestas aunque, como ya se indicó, los agrupamientos por sectores en este año quedaron diferentes a los anteriores.

Costo de Mantenimiento por la facturación

Este indicador obtuvo el valor más bajo en los últimos diez años con una reducción de más del 29% sobre el valor de 2013, que podría ser un buen resultado si fuera motivado por las mejores prácticas de mantenimiento, entre estos una buena gestión de recursos humanos y materiales, mejora de la productividad, aumento de disponibilidad, reducción de gastos innecesarios etc. Sin embargo, como se muestra en el análisis de otros índices, aparentemente la reducción fue una medida "forzada" por la necesidad de reducir los costos generales de la empresa. La hipótesis de aumento de la facturación no es adecuada para un momento de crisis.

En tiempos de crisis se necesita planes estratégicos para reducir los costos de operación y seguir siendo competitivos en el mercado y el área de mantenimiento es siempre una de las más atingidas por los cortes. Cuando se logra mantener el nivel de calidad, seguridad y resultados, estos cambios son bienvenidos y pueden pasar a ser permanentes en la empresa. Una vez que se ha reducido el costo de manera inteligente, se logra el éxito de cualquier plan y esto trae un crecimiento saludable para la compañía.

Costo de Mantenimiento por el inmovilizado - CMIV

El valor de este índice es casi estable en las tres últimas encuestas (reducción de 4,3% de 2013 al 2015) y refuerza la suposición de que la reducción de costos de mantenimiento presentada en el análisis del índice anterior, no se puede explicar como consecuencia del aumento de la facturación, ya que, como observaremos en otros contenidos, no hay inversión en renovación de activos, por lo tanto, los gastos del mantenimiento están acompañando el envejecimiento de los activos. El mantenimiento es siempre uno de los más afectados, sin embargo en general, la ingeniería de proyectos es la primera en tener sus gastos reducidos. Los proyectos de mejoras e innovaciones a menudo se paralizan debido a la cantidad de recursos que se necesitan. Las inversiones de CAPEX son detenidos en casi la totalidad, quedando solamente aquellos que son de vital importancia ya que el objetivo se convierte en producir con lo que se tiene sin gastar más, no invertir en maquinaria nueva, especialmente si el futuro de la empresa es dudoso. Por lo tanto esta puede ser una razón fuerte para no se haber identificado la baja variación de este indicador.

Disponibilidad operacional

Aunque no muy significativa, la reducción de disponibilidad operacional del 2013 al 2015 (0,7%), puede ser muy significativa en valor absoluto dependiendo de la facturación. Por ejemplo considerando el país como una empresa, en el caso brasileño estaríamos manejando una pérdida del orden de USD 9,6 mil millones de dólares anuales (PIB USD 1.375 mil Millones). Cuando aplicamos el PIB brasileño como “facturación” en el índice CMFT, concluimos que el Costo de Mantenimiento anual es del orden de USD 45 mil Millones.

La disponibilidad se ha mantenido prácticamente estable, pero en tiempos de crisis el aumento de la producción no es una prioridad en muchas empresas. En este momento, se debe buscar una disponibilidad óptima y esto no es, necesariamente, la de valor máximo, pero la que esté más en línea con la estrategia de la compañía y este ejercicio realizado en los malos tiempos es una gran lección para aplicar siempre, incluso sin crisis, porque debe ser la más adecuada y no, necesariamente, la mayor posible.

Disponibilidad operacional e indisponibilidad por mantenimiento

El problema es más grave cuando analizamos la variación positiva de la indisponibilidad provocada por el mantenimiento que venía aproximadamente estable y aumentó en unos 12,2% del 2013 al 2015 (5,55% para 6,32%.). Comparando este indicador con el de pérdida global de disponibilidad, vemos que actualmente el mantenimiento responde por más de la mitad de las pérdidas productivas, o sea, USD 86 mil Millones, (dos veces el propio costo del mantenimiento) con una variación negativa del 2013 al 2015 de USD 1,06 mil millones.

En tiempos de crisis, la producción tiende a tener menos demanda debido a las bajas ventas, y por lo tanto se genera más tiempo de inactividad de la máquina y el mantenimiento en general aprovecha para reducir su cartera de pedidos y llevar a cabo intervenciones que pueden retrasarse. Esto podría ser una razón para el aumento en la indisponibilidad debido al mantenimiento.

Costos relativos

Los gastos relativos al personal propio (CRPP) bajaron en unos 9,0% del 2013 al 2015 y es la más significativa reducción dentro de todos los costos relativos. Un hecho es que la estrategia de muchas empresas es llevar a cabo el despido del personal, para tener un resultado directo y relativamente rápido en los resultados. Una revista en línea en Brasil, el "Valor Económico", informó recientemente que Brasil cerró alrededor de 100 mil puestos de trabajo en enero de 2016. Esto puede justificar, en parte, la reducción del CMFT.

El indicador relativo a gastos de material tuvo una reducción, en este caso, de un 2,3%. En contrapartida está el indicador de costos por contratación, que tuvo un incremento de un 3,9% para compensar parte de la reducción de gastos de personal propio. La estrategia de tercerización se puede utilizar para reducir los costos, considerando que este bien planificada. Finalmente aparece el indicador de otros gastos (capacitación, software, mejoras de seguridad, comprobación adelante, etc.) que tuvo un aumento de un 9,9%. Se observa que los costos de otras actividades de mantenimiento se han incrementado en aproximadamente la misma proporción de la reducción de gastos con personal y, llevando en cuenta que la indisponibilidad debida al mantenimiento aumentó, se puede considerar que muchas actividades llevadas a cabo pasaran a ser de mejoría del almacenamiento, implementación de 5S etc.

Edad promedio de los equipos

Como se indicó anteriormente, el comportamiento de este indicador es muy contundente ya que su aumento, entre 2013 y 2015, es el mayor registrado en todo el intervalo de años de la encuesta. Se puede concluir que no hubo renovación de los activos en las empresas, obviamente debido a la crisis económica pues, en el pasado las edades se mantenían aproximadamente constantes para los mismos intervalos de dos años.

Obviamente que equipos más viejos generan mayor necesidad de intervención. Sin embargo, las principales reformas y las inversiones en nuevas máquinas requieren mayores costos y la retención de los gastos es de suma importancia en tiempos de crisis. De esta manera, cada vez es más factible trabajar con las inspecciones y buscar prolongar un poco más el uso de los equipos, pero es importante tener en cuenta hasta cuando no se estará gastando más, en el mediano plazo, con las pequeñas intervenciones al revés de la sustitución, como se conceptualiza en la evaluación del LCC - Costo del Ciclo de vida.

Actividades de mantenimiento

Quedó estabilizada la ocupación del personal en mantenimiento preventivo por tiempo (TBPT). Esto dato es esperado si tenemos en cuenta que los costos de material bajarán, deduciendo que no se emplearon muchas horas en el intercambio de componentes teniendo en cuenta el tiempo utilización. Sin embargo, el pequeño aumento del 1,2% puede basarse en la evaluación para aprovechar el tiempo de disponibilidad por la "no operación”.

Sin embargo el indicador de ocupación en mantenimiento preventivo por estado (TBPE) presentó una significativa reducción de un 9,2% (generando reducción de costos). El mantenimiento predictivo es una inversión de mayor valor que la inversión en preventiva por tiempo, y esta cifra parece estar relacionada con la idea que muchas empresas todavía tienen acerca de que es sólo un gasto para la empresa, y no ven la reducción de costos que puede generar el evitar defectos.

La consecuencia fue el aumento de la ocupación del personal en mantenimiento correctivo TBMC aumentó en unos 2,8% que puede haber sido uno de los motivos del aumento de indisponibilidad por mantenimiento en los activos físicos y sus reflejos en el CMFT.

La ocupación de mano de obra en otras actividades (mejora de seguridad, capacitación, investigación, mejora de mantenibilidad etc.) tuvieron un aumento de un 2,8%.

Esto dato refuerza también las actividades llevadas a cabo por el equipo de mantenimiento que levantó la indisponibilidad de las máquinas por cuenta del mantenimiento, el cual pasó a estar más centrado en mejoras y actividades que no generan muchos gastos. Es importante destacar que las actividades de limpieza y 5S, en general, son normalmente responsabilidad del equipo operación.

Está muy difundida en las teorías de la ingeniería de confiabilidad y gestión de activos físicos la idea de que el mantenimiento correctivo genera mayores costos para la empresa, pero las mayores pérdidas están relacionadas con la pérdida de ingresos que la empresa tiene por parar la producción, generando pérdidas en las ventas. Sin embargo, en tiempos de crisis, las pérdidas de paradas de producción puede ser absorbidas más fácilmente y, algunas empresas pueden optar por realizar más intervenciones correctivas. Así pues, tenemos una idea de las razones del aumento de TBMC y reducción del CMFT.

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Rotación de stock de repuestos de Mantenimiento

Otra consecuencia del aumento en la edad de los equipos es la necesidad de mayor utilización de repuestos reduciendo el tiempo en rotación de stock lo que, de alguna forma, puede justificar el aumento del indicador “otras actividades de mantenimiento”, debido a una mayor participación del personal en los controles. Obviamente la reducción de stock también contribuye con la reducción de costos de materiales (ya referido) y, en consecuencia, con la reducción del indicador Costo de Mantenimiento por Facturación.

Capacitación

Tradicionalmente (y desafortunadamente) una de las áreas que más sufre con las políticas de reducción de costos es la capacitación. El resultado de este indicador deja esto bien claro, ya que el valor de 2015 se presentó como el más bajo entre todos. Sin embargo en el análisis de los niveles de formación de personal de mantenimiento hubo un marcado aumento de mano de obra calificada.

Con esto se puede suponer que las empresas cambiaron su personal no calificado por mano de obra con mejor formación y con más experiencia, aunque con menores salarios (vilipendio).

Seguridad industrial

En todo el contexto presentado, es sorprendente los excelentes resultados presentados por los indicadores de seguridad industrial.

La Tasa de Frecuencia de accidentes, medida por la cantidad de accidentes por millón de horas-hombre trabajadas, presentó no solo el menor valor sino, la casi inexistencia del hecho.

A su vez, la Tasa de Gravedad, que indica la cantidad de horas de ausencias por accidentes para cada millón de horas-hombre trabajadas, también se presentó con el menor valor entre todos.

Algunas consideraciones para el mantenimiento y la empresa en tiempo de crisis

La principal razón para la existencia de cualquier institución con fines de lucro es, evidentemente, dar lucro como su nombre lo indica, donde la entrada de ingresos está comprometida con la situación económica de una región, país o mercado y se refleja directamente en cualquier empresa, variando con su tamaño.

La previsión del presupuesto se realiza siempre cada año y generalmente la "rebanada" del mantenimiento tiende a ser bastante pobre, pero la estrategia de una organización no debe ser a corto plazo en base a no generar efectos inmediatos de los cambios en flujo de caja.

Las grandes empresas ya trabajan así, buscando una visión de largo plazo (un promedio de cinco años), que debe revisarse con frecuencia basada en la situación vigente en el momento del mercado. Y esta práctica se recomienda para todas las empresas.

Este hecho es bien conocido por los gerentes de negocio y vale la pena ser recordado, ya que en tiempos de crisis todos los sectores se ven afectados, pero en distinta forma y con diferentes estrategias de reducción de costos ya que unos sufren más que otros.

Durante mucho tiempo el área de mantenimiento fue vista como una fuente de gastos para la empresa, pero logró pasar a formar parte de la estrategia en la gestión de sus activos físicos. Así, para empresas que tienen madurez las estrategias de mantenimiento e ingeniería de confiabilidad, son estimuladas para buscar alcanzar el estándar Clase Mundial. Las empresas que no tienen esta visión o donde el mantenimiento no forma parte de las decisiones corporativas tienen mayor probabilidad de ser afectadas por las crisis.

Sin embargo, algunas compañías trabajan la crisis al revés, mejorando el marco estratégico de mantenimiento y su diseño de estructura, buscando alcanzar una mayor confiabilidad, y disponibilidad, asegurando así una mínima pérdida de ingresos; esto que puede ser más lucrativo comparado con las empresas que bajo la crisis, aplican reducciones en los costos.

Mientras tanto, se debe mantener el enfoque con los objetivos de la empresa y vale la pena recordar que se deben ahorrar costos, no sólo en tiempos de crisis, o sea, "hacer bien gastando menos". En tiempos de crisis, la empresa debe revisar sus metas, sus planes de venta para lograr los ingresos y todo el plan estratégico.

En caso de que tengamos una reducción del plan de producción, la disponibilidad de la máquina puede reajustarse, e incluso los planes de mantenimiento deben ser adecuados. De esta manera se puede reducir la necesidad de paradas de la máquina para el mantenimiento y reducir el gasto de consumo de material. La reducción de horas-hombre de los equipos de mantenimiento pueden ser redirigidas a actividades de mejora y proyectos de ingeniería de mantenibilidad, y no necesariamente dirigidos a la reducción del personal.

Lo importante es entender la condición de la empresa, conocer su proceso e identificar las maniobras más apropiadas que se deberán llevar a cabo para mejorar el resultado con los mismos o, incluso, menos recursos que antes. De esta manera, algunas empresas pasan por períodos de turbulencia de mercado más fuertes y maduras soportando bien las crisis. La reducción de costos inteligente no traerá perdidas y se convertirá en prácticas de buen mantenimiento.

Autor: Lourival Augusto Tavares