Documentación de "Evaluación Comparativa de Mejores Prácticas"

“Evaluación Comparativa de Mejores Prácticas para el mantenimiento, la confiabilidad y la gestión de activos” (Benchmarking Best Practices for Maintenance, Reliability and Asset Management) es un libro de 300 páginas escrito por Terry Wireman y publicado en el año 2014 por Industrial Press para su tercera edición, la cual es una versión actualizada para tener en cuenta la Norma ISO 55000. Incluye una descripción general de esta norma seminal e identifica los puntos específicos donde afecta al mantenimiento y confiabilidad. También tiene como novedad algunos gráficos que perfeccionan los temas principales tratados en el libro.

Así como las ediciones anteriores, esta facilita una metodología lógica paso a paso que permitirá a cualquier empresa a realizar una evaluación de referencia apropiada de su función de mantenimiento. Además expone una visión general del proceso de evaluación comparativa, un formulario detallado para registrar y evaluar la gestión de mantenimiento, y una base de datos de los resultados de más de 100 empresas que realizaron la encuesta. “Evaluación Comparativa de Mejores Prácticas para el mantenimiento, la confiabilidad y la gestión de activos” (Benchmarking Best Practices for Maintenance, Reliability and Asset Management) es una valiosa guía de planificación y también una referencia profesional para gerentes de mantenimiento, ingenieros de planta, gerentes de operaciones y gerentes de planta.

¿Quién es Terry L. Wireman?

Terry L. Wireman ejerce su labor como Vicepresidente Senior de Desarrollo Estratégico en Vesta Partners, LLC. Dirige los Seminarios y Capacitación de Mantenimiento y Confiabilidad de Vesta y brinda orientación estratégica para ayudar a los Socios de Vesta a dar forma a su estrategia de mercado y dirección a largo plazo. Durante más de dos décadas se ha especializado en la mejora de la administración y confiabilidad del mantenimiento. Ayuda a los clientes a desarrollar las mejores prácticas y políticas de mantenimiento y confiabilidad de la mejor clase. Como experto internacional en administración de mantenimiento, asistió a cientos de clientes en América del Norte, Europa y la Cuenca del Pacífico para mejorar su efectividad de mantenimiento. Es miembro de la Junta Asesora de Vesta Partners, LLC. Además, es autor de veinticinco libros de texto y decenas de informes y artículos relacionados con el mantenimiento, la confiabilidad y el proceso y la tecnología de gestión de activos. También representó a Vesta en el US-TAG que desarrolla los documentos ISO-55000.

Propósito del libro

Para una gestión exitosa del mantenimiento se requiere de un enfoque diferente a otros procesos de negocio, ya que este es un proceso de negocios extraordinario. El libro tiene como propósito presentar la información necesaria sobre los requerimientos para la administración del mantenimiento, el texto no da respuestas completas a cada problema de gestión, pero si brinda un marco de opciones que permitirá a los gerentes seleccionar el camino mas exitoso para administrar el negocio.

El contenido del libro consiste en doce capítulos:

• Capítulo 1 Analizando la Gestión de Mantenimiento
• Capítulo 2 Fundamentos de la Evaluación Comparativa
• Capítulo 3 Organizaciones de Mantenimiento
• Capítulo 4 Capacitación de Mantenimiento
• Capítulo 5 Sistemas de Orden de Trabajo
• Capítulo 6 Planificación y Programación de Mantenimiento
• Capítulo 7 Mantenimiento Preventivo
• Capítulo 8 Inventario de Mantenimiento y Compras
• Capítulo 9 Gestión de Informes y Análisis
• Capítulo 10 Gestión de mantenimiento de clase mundial
• Capítulo 11 Integración de Gestión de Mantenimiento
• Capítulo 12 Mejores prácticas de referencia en la gestión del mantenimiento

Evaluación Comparativa y Mejores Prácticas

Xerox Corporation define la Evaluación Comparativa de la siguiente manera:

“La búsqueda de las mejores prácticas de la industria que conducen a un rendimiento superior.”

Benchmarking Best Practices for Maintenance, Reliability and Asset Management (Inglés) - Third Edición de Terry Wireman

Para mayor comprensión de este concepto se debe precisar que se entiende como mejores prácticas. Se puede decir que:

“Son prácticas que permiten a una empresa convertirse en líder en su mercado respectivo. Sin embargo, las mejores prácticas no son las mismas para todas las empresas.”

Benchmarking Best Practices for Maintenance, Reliability and Asset Management (Inglés) - Third Edición de Terry Wireman

Las mejores prácticas no son un conjunto fijo de prácticas, es decir que la mejor práctica para un negocio se determina por las condiciones de este.

Más información sobre Mejores Prácicas

La definición de Xerox presentada anteriormente plantea un segundo termino clave, este es “un rendimiento superior”. La evaluación comparativa es usada por muchas empresas para alcanzar a sus competidores, pero estas pueden ganar muy poco si únicamente tienen el objetivo de lograr un status quo (Expresión latina que se refiere al estado de ciertas cosas, como por ejemplo la economía, en un momento determinado). La evaluación comparativa es una herramienta de mejora continua que debe usarse por las empresas que se esfuerzan para lograr un rendimiento superior en sus respectivos mercados.

Una definición adicional de Evaluación Comparativa para mayor entendimiento:

“Es un proceso continuo de medición y mejora de las prácticas comerciales contra las empresas que se pueden identificar como las mejores del mundo.”

Benchmarking Best Practices for Maintenance, Reliability and Asset Management (Inglés) - Third Edición de Terry Wireman

Con esta definición se resalta que es más importante mejorar en vez de mantener un status quo. Para mejorar la posición competitiva de una empresa es recomendable recopilar información de las mejores estas sin limitarse a una ubicación geográfica, puesto que gran parte de los mercados tienen competidores internacionales.

Las empresas que se esfuerzan por mejorar no deben limitarse a una localización específica, pues si no logran desarrollar una perspectiva global entonces serán sustituidas por competidores que si trabajaron para volverse globales en su perspectiva. Para lograr una mejora continua rápida, la empresa debe examinar su negocio desde perspectivas externas, y mientras mas innovadoras sean las ideas descubiertas, mayores serán las recompensas potenciales ganadas por la aplicación de las ideas.

Otra perspectiva referente a los estados de la Evaluación Comparativa:

“La Evaluación Comparativa proporciona las Mejores Prácticas para nutrir a la mejora continua”

Benchmarking Best Practices for Maintenance, Reliability and Asset Management (Inglés) - Third Edición de Terry Wireman

La sentencia antes mencionada añade la dimensión de tener una perspectiva externa, según investigaciones realizadas, las principales innovaciones en cualquier sector empresarial están adaptadas para mejorar las prácticas de la empresa y provienen de un sector externo. Debido al actual ambiente competitivo de los negocios, esta perspectiva externa es de vital importancia para la supervivencia.

Una última perspectiva define a la Evaluación Comparativa como el proceso continuo de comparación y medición de una organización mediante líderes de negocios en todas partes del mundo, con el fin de obtener la información requerida para ayudar a la organización a tomar las medidas necesarias para la mejora de su rendimiento. El denominador común del estudio de otras compañías para obtener información clave para aumentar la competitividad es bastante claro, a menos que una empresa comprenda perfectamente los procedimientos que le permitirían convertirse en la mejor.

La Evaluación Comparativa y el Análisis Competitivo son términos que se confunden frecuentemente. La Evaluación Comparativa investiga a los sectores de negocios externos para conseguir información, en cambio el análisis competitivo muestra de que manera se comparan las empresas con sus competidores, es decir que produce un ranking con competidores directos pero no muestra como se pueden mejorar los procesos de negocios.

“La evaluación comparativa proporciona una comprensión profunda de los procesos y habilidades que crean un rendimiento superior. Sin esta comprensió se obtiene poco beneficio de la evaluación comparativa.”

Benchmarking Best Practices for Maintenance, Reliability and Asset Management (Inglés) - Third Edición de Terry Wireman

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Tipos de Evaluación Comparativa

Para la realización de un proyecto de Evaluación Comparativa se pueden emplear varios tipos de esta:

Evaluación Comparativa Interna

Esta evaluación usualmente implica a diversos departamentos o procesos dentro de una planta, tiene ciertas ventajas, pues los datos pueden ser recopilados fácilmente, también hay mayor facilidad para comparar los datos porque muchos de los factores ocultos no tienen que verificarse de cerca. Por ejemplo, los departamentos tendrán una cultura similar, la estructura de la organización probablemente será la misma y las habilidades del personal, las relaciones laborales y la actitud de la gerencia serán similares. Estas similitudes hacen que la comparación de datos sea rápida y fácil.

La desventaja de la Evaluación Comparativa interna es la poca probabilidad de que resulte en un avance importante para las mejoras. Pero esta conducirá a pequeñas mejoras incrementales y debería conceder un retorno de la inversión adecuado para cualquier mejora que se implemente. Es muy probable que el éxito de la Evaluación Comparativa Interna aumente el deseo la empresa para realizar una Evaluación Comparativa Externa más amplia.

Evaluación Comparativa de industria o competencia similar

Esta evaluación utiliza a socios externos en industrias o procesos similares, e incluso también competidores, puede resultar difícil en algunas industrias, pero muchas empresas están abiertas a compartir información que no es de propiedad exclusiva.

Con esta evaluación el proyecto tiende a centrarse en las medidas organizativas. En muchos casos se centra en satisfacer un estándar numérico, en vez de mejorar algún proceso de negocio específico. Mediante su uso se observan mejoras pequeñas o crecientes, pero los paradigmas para empresas competitivas son similares, entonces, el proceso de mejora será lento.

Evaluación Comparativa de Mejores Prácticas

Esta evaluación se centra en encontrar al líder adecuado para el proceso que se está evaluando. Consiste en una búsqueda que pasa por sectores de la industria y ubicaciones geográficas, ofrece la oportunidad de desarrollar estrategias innovadoras para una industria en particular. La organización estudia los procesos de negocio fuera de su industria, adopta procesos empresariales superiores, y hace un cambio abrupto en el rendimiento en comparación con sus competidores. Ser el primer adoptador le dará a la organización la oportunidad de reducir los costos o capturar impetuosamente la participación de mercado.

Para tener éxito con el uso de esta evaluación es necesario tener claro que es una mejor práctica, mejor significa ¿Más eficiencia?; ¿Más rentabilidad?; ¿Más servicio orientado al consumidor?; o ¿Más rentabilidad?. Sin tener esto claro se requerirán más recursos para realizar un proyecto de evaluación comparativa, y además las mejoras serán regulares en el mejor de los casos.

Las mejores prácticas evolucionan con el tiempo. Es decir que lo que alguna vez fue una buena práctica en el pasado, puede ser solo una buena práctica ahora, y quizás en el futuro incluso una mala práctica. La mejora continua requiere movimiento, no procesos de negocios que están estancados.

Si se buscan empresas de Mejores Prácticas, se debe comprender que no existe una sola compañía de mejores prácticas. Todas las empresas tienen fortalezas y debilidades. No hay empresas perfectas. Debido que los procesos que necesitan mejoras a través de la evaluación comparativa cambian, las empresas catalogadas como las mejores también cambiarán. 

Comparando a los tres tipos de evaluación comparativa, la Evaluación Comparativa de Mejores Prácticas es superior. Esta brinda la oportunidad de realizar la mejora más significativa; Las empresas que están siendo evaluadas son las mejores en el proceso particular. La Evaluación Comparativa de Mejores Prácticas ofrece la mejor oportunidad para lograr el máximo retorno de la inversión. Lo más importante es que este tipo de evaluación proporciona el mayor potencial para lograr estrategias innovadoras, lo que resulta en un aumento en la posición competitiva de la empresa.

El proceso de Evaluación Comparativa

Para realizar una Evaluación Comparativa exitosa es necesario aplicar los siguientes pasos:

1. Realizar análisis interno
2. Identificar áreas de mejora
3. Encontrar socios 
4. Hacer contacto, desarrollar cuestionario, realizar visitas al sitio
5. Compilar los resultados
6. Desarrollar e implementar mejoras
7. Hacerlo de nuevo 

El libro expone como se debe realizar el proceso, explica que:

«Al realizar un análisis interno, es importante utilizar un formato estructurado. El análisis puede ser una encuesta. El objetivo de este análisis es identificar las debilidades en la organización, áreas que necesitan mejoras. Por ejemplo, al usar la encuesta de este texto, una organización puede encontrar dónde tiene la mayor desviación de los promedios y luego comenzar su proyecto de evaluación comparativa en esas áreas.

Una vez que se identifican las áreas de proceso que necesitan mejoras, se deben identificar los socios de evaluación comparativa que son notablemente mejores en el proceso. Luego se deben hacer contactos para asegurar que la organización está dispuesta a participar en la evaluación comparativa.

Cuando los socios están dispuestos a establecer puntos de referencia, se debe desarrollar un cuestionario, basado en el análisis realizado anteriormente. El cuestionario se envía a los socios; Las visitas al sitio están programadas y conducidas. La información recopilada en este proceso se compila y se pone en un análisis con recomendaciones de cambios para mejorar el proceso de referencia. Una vez que se implementan los cambios y se anotan las mejoras, el proceso comienza de nuevo.

Se debe realizar un análisis antes de cada ejercicio de evaluación comparativa, en lugar de confiar en el análisis anterior. Esto se debe al hecho de que cuando se mejora un proceso, a menudo se generan mejoras en otros procesos. Estas mejoras no se señalarían en un análisis anterior. Por lo tanto, es posible que el proceso elegido para el próximo proyecto de evaluación comparativa aún no necesite mejoras. El nuevo proyecto de evaluación comparativa no produciría las mejoras proyectadas y, a su vez, la organización puede dejar de ver la evaluación comparativa como rentable.

La Evaluación Comparativa es un proceso evolutivo. Una empresa puede comenzar con socios internos y ver mejoras incrementales. A su vez, el proceso se extiende a socios con mejores prácticas, ya sean internos de la empresa o externos. Sobre la base de las mejoras realizadas y de las áreas adicionales identificadas para la próxima ronda de mejoras, el proceso se extiende luego a la evaluación comparativa con las organizaciones con mejores prácticas.

La clave de esta evolución es encontrar siempre un socio que sea considerablemente mejor en el proceso que se está evaluando. Una vez que se logra la paridad del proceso con el socio, se debe encontrar un nuevo socio, uno que todavía sea considerablemente mejor en el proceso. El proceso de evaluación comparativa continúa hasta que se encuentra lo mejor y se alcanza la superioridad sobre los procesos de este socio.

¡No hay atajos!»

Fuente: Benchmarking Best Practices for Maintenance, Reliability and Asset Management (Inglés) - Third Edición de Terry Wireman

Nota de la editorial: En todas las cuestiones relativas al sentido, los textos originales en inglés citados en esta entrada tienen validez última.

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