El papel del mantenimiento es importante y seguirá creciendo. Esto requiere una mayor conciencia de los costos, y los tomadores de decisiones deben considerar la producción de valor a lo largo de todo el ciclo de vida de sus activos.

En general, se puede decir que, para cualquier organización, mantenimiento representa un gasto de fabricación, pero dentro del departamento de mantenimiento, ese gasto, se puede subdividir en costos y gastos de mantenimiento. Los costos de mantenimiento se refieren al dinero utilizado para ejecutar los trabajos y los gastos de mantenimiento se refieren al dinero utilizado para mantener funcionando el sistema que sustenta la gestión del mantenimiento.

El presupuesto de mantenimiento se refiere a la parte de un presupuesto operativo que se reserva en un solo año fiscal para las actividades de mantenimiento de los activos de la organización. Es una proyección de costos basada en los costos de todos los recursos, internos y externos, necesarios para realizar todo el trabajo especificado en el plan anual de trabajo.

Mantenimiento: ¿inversión o gasto?

Los desembolsos de dinero para mantenimiento son muy variados en magnitud y variedad de objetivos.  Pueden variar desde pequeños montos para reparar una avería simple hasta montos muy grandes para reemplazar un repuesto muy crítico o hacer modificaciones significativas para mejorar el desempeño de un activo importante. En la mayoría de los casos, el trabajo realizado se identifica fácilmente como mantenimiento y se trata como un gasto. Sin embargo, a veces, la naturaleza o intención del trabajo (o partes del trabajo) se extiende más allá de restaurar el activo a su condición, capacidad o función original. En estos casos, los gerentes deben decidir si el gasto se clasifica de manera más apropiada como "operacional" o como una "inversión" que aumenta el valor del activo en el que se aplica el gasto.

Tratar los egresos de dinero como gastos operacionales de mantenimiento afecta el costo de los productos de un departamento. Mientras tanto, los gastos de capital tienen un impacto en el valor de los activos, en la depreciación y la rentabilidad de las acciones. La contabilización de los gastos en activos de manera adecuada y coherente proporcionará una indicación más precisa de los costos de producción de un departamento y el valor de sus activos.

Las normas de contabilidad definen los “gastos” como las disminuciones en los beneficios económicos durante el período contable en forma de salidas o agotamiento de activos que resultan en disminuciones en el patrimonio. El uso de los activos origina su agotamiento que justifica el mantenimiento que es una consecuencia del consumo (uso) de los activos. Como este consumo da como resultado una reducción en el valor del activo y al mismo tiempo salidas de dinero que producen disminución de los beneficios económicos, entonces el uso de los activos y el mantenimiento asociado cumplen con la definición de gasto.

Siempre se debe tener presente que el mantenimiento es el trabajo realizado sobre los activos con la finalidad de:

• Restablecer su condición física a un estándar específico.
• Prevenir un mayor deterioro o falla.
• Restaurar el funcionamiento correcto dentro de los parámetros especificados.
• Reemplazar componentes al final de su vida útil.
• Realizar reparaciones temporales por razones inmediatas de averías, seguridad y protección.
• Evaluar las condiciones físicas y operativas, para determinar los requisitos de mantenimiento.

Este trabajo entra en la categoría de gastos de mantenimiento cuando no produce una mejora del activo (es decir, simplemente conserva la capacidad de servicio original del activo).

Cuando el gasto sobre activos existentes mejora su condición más allá de su estándar de desempeño o capacidad original, es un gasto de capital (es decir, agregado al valor en libros de activos). En general, el trabajo que incluye actualizaciones, mejoras y adiciones a un activo, cae en la categoría de gastos de capital cuando da como resultado cualquiera de los siguientes:

• Aumento en la función útil o la capacidad de servicio del activo.
• Extensión de su vida útil.
• Mejora en la calidad de los servicios prestados mediante el uso del activo.
• Reducción en los costos operativos futuros.
• Actualización o mejora que se convierte en parte integral del activo.

En consecuencia, los gastos en este tipo de trabajo se pueden capitalizar cuando las tareas realizadas han aumentado la vida útil o capacidad del activo, por ejemplo, sustituir el material de la estructura original por uno más robusto o cambiar el diseño original para que un activo tenga un mejor desempeño. Como tal, el gasto en estos casos debe revisarse cuidadosamente con respecto a su categorización como gasto de capital o gasto o una combinación de ambos.

Gastos vs. costos en mantenimiento

En un departamento de mantenimiento es muy frecuente que se confunda los gastos y los costos. Lo que sí está claro es que ambos se refieren a desembolsos o erogaciones de dinero. El uso y aplicación de esos fondos es lo que los diferencia.

En mantenimiento, la diferencia entre costo y gasto es que el costo indica la inversión necesaria para producir el servicio, específicamente, ejecutar un trabajo preventivo o correctivo. El costo es una medida del consumo de recursos relacionado con los trabajos que deben ser ejecutados.

Por su parte, el gasto, para un departamento de mantenimiento, es el dinero que se utiliza para desarrollar la capacidad para realizar un trabajo. Son los desembolsos necesarios para el funcionamiento del departamento, es decir, para hacer funcionar el sistema de gestión del mantenimiento. Las cuentas de gastos más relevantes de un departamento de mantenimiento son las que permiten el desarrollo de todas las actividades soporte, como, por ejemplo, ingeniería de mantenimiento, planificación del trabajo, sistemas de información, control de gestión, etc.

Ya aclarada la diferencia entre gastos y costos, en mantenimiento los gastos pueden ser clasificados de acuerdo a muchos criterios y definir una gran diversidad de categorías de gastos, pero existe una forma poco usual de analizar los gastos que permitirá ver con mayor claridad la forma de optimizarlos. Esta forma de visualizar los gastos de mantenimiento, consiste en seleccionar la mejor alternativa de inversión para lograr la máxima eficiencia en la gestión, pero garantizando la eficacia requerida. Entonces, desde el punto de vista del objetivo que se persigue, los gastos de mantenimiento se pueden clasificar en:

• Gastos para ahorrar costos
• Gastos para evitar costos

Los gastos destinados para ahorrar y evitar costos pueden desempeñar un papel importante en la planificación del mantenimiento, la presupuestación y el apoyo a las decisiones. En mantenimiento, esta clasificación no es muy conocida, por lo tanto, es inusual. Una razón es que solo los gastos para ahorrar son los de fácil reconocimiento, pero los otros son más difíciles de reconocer. Otro problema es que estos términos son relativos, que solo se pueden valorar cuando son comparados distintos escenarios de gestión del mantenimiento.

Los gastos para ahorrar costos son representados por la inversión realizada en un activo (tangible o intangible) que permiten ahorrar costos por el incremento de la eficacia y/o eficiencia en el desarrollo de una actividad. Por ejemplo, la inversión que se hace en actividades de mantenimiento predictivo que permitirán un cambio de estrategia, de mantenimiento basado en el tiempo a mantenimiento basado en la condición, aprovechando al máximo la vida útil de los repuestos. Otro ejemplo importante de este tipo de ahorros, es la implementación de los procesos de planificación y programación del trabajo que permitirá desarrollar la gestión del mantenimiento de forma mucho más eficiente.

Es relativamente fácil reconocer el beneficio de ahorrar costos mediante acciones concretas que evidentemente los disminuirá. Un ejemplo muy claro de esta situación es el cambio de las fuentes de iluminación convencionales por otras cuyo consumo de energía será menor. Por supuesto hay que considerar el impacto y costo del cambio, pero es evidente que habrá una disminución del consumo de energía eléctrica.

Por su parte, los gastos para evitar costos requieren la previa identificación de los costos que serán evitados y así poder evaluar los beneficios de las distintas alternativas para la asignación de recursos. Los costos evitados se pueden utilizar para evaluar cuestiones de gestión complejas, como los beneficios potenciales del monitoreo en línea y la interconexión.

Este tipo de desembolso también es una forma de ahorrar costos, pero la diferencia con los costos ahorrados es que se refiere al gasto aún no incurrido, que evitará algunos costos. El mayor potencial para evitar costos está en el diseño de los planes de mantenimiento preventivo, por ejemplo, la típica actividad regular del cambio de aceite, evita el costo futuro de reemplazo de piezas.

Los costos evitados se pueden clasificar de la siguiente manera:

• Costos directos
• Costos indirectos
• Costos de oportunidad

Principalmente, los costos evitados influyen en los costos asociados con las alternativas de utilización de recursos, que son más fáciles de medir, analizar y comparar. Solo se incluyen los costos directamente asociados con la capacidad evitada especificada, es decir, con los costos operativos significativos necesarios para poder ejecutar una actividad operacional, tales como, costos de energía, costos de materiales y costos laborales.

Otro tipo de costos evitados son los relacionados con la ganancia perdida que se deriva de la elección de un resultado, o visto de otra forma, la maximización de los costos de oportunidad. Este concepto aplica a los gastos de capital, conocidos ampliamente como CAPEX (Capital Expenditures). Cuando las empresas invierten en cualquier proyecto, los recursos necesarios no se podrán utilizar en otra parte. Estas decisiones implican costos de oportunidad y son difíciles de tomar, porque invertir en una opción descarta oportunidades para invertir en otras. Los costos evitados son los fondos adicionales conseguidos por decidir la opción con mayor rentabilidad. Los ahorros de oportunidad pueden acumularse para los clientes, la empresa o la sociedad. Independientemente, estos ahorros constituyen recursos que pueden invertirse en otras actividades.

Los costos ahorrados y los costos evitados son términos relativos, que tienen un significado solo cuando un resultado se compara con otro. Cuando alguno de estos términos aparece en la planificación empresarial o en el apoyo a la toma de decisiones, hay que responder dos preguntas claves:

1. ¿Cuáles son las opciones realmente posibles?
2. ¿Cuáles son los resultados de cada opción?

Los analistas tienen una responsabilidad considerable en informar a los tomadores de decisiones sobre la naturaleza de los costos incluidos en sus estudios. Puede ser aconsejable informar sobre una variedad de resultados, comenzando con los costos directos, y expandirlos para reflejar otros tipos de costos. Los análisis pueden apuntar a diferentes soluciones y hacer que la toma de decisiones sea más desafiante, pero las razones de las diferencias deben ser claras.

Fuente: Curso “COSTOS Y PRESUPUESTOS DE MANTENIMIENTO”

Autor: José Contreras Márquez