Introducción

La dinámica convulsa de las economías globales está conduciendo a las organizaciones e industrias a la búsqueda y adopción de nuevos modelos, procesos y herramientas que les permitan lograr un nivel adecuado de rentabilidad alineado a la sostenibilidad de su negocio. Hoy en día las organizaciones se han hecho consciente que la “Gestión de sus Activos” es altamente compleja en cuanto al manejo y gestión de la información y a su vez es la fuente de grandes ventajas competitivas, por la cantidad de habilitadores (Operaciones, mantenimiento, finanzas, RRHH,SHA, etc) que intervienen dentro del proceso. En este sentido existen diversas estrategias de gestión que pueden ser utilizadas por las organizaciones durante todo el ciclo de vida de los activos para generar valor.

Es así como el conjunto de normas ISO 50000, se convierten en la referencia obligatoria que permita a las organizaciones establecer una estrategia de implementación que apunten hacia la sostenibilidad y resiliencias del negocio a través de la generación de valor de los activos. Sin embargo como es de esperar, esta serie de normas ISO, como cualquier otra, no explica el como "hacer e caz" el desarrollo y la implementación de algunos elemento claves o requerimientos de alta relevancia en la estructura documental para la gestión de activos según (ISO 55001-2014) como: El plan estratégico de gestión de activos (PEGA), Política de Gestión de activos y los Planes de gestión de activos, así como la alineación e integración de la estrategia de gestión de activos con los planes.

Definir con claridad cuál es el contenido de cada uno de los documentos que definen parte de los elementos claves que componen el sistema de gestión de activos (figura 1) es una de las actividades más complejas para las organizaciones actualmente, dado a la limitada información disponible, por ello este articulo busca establecer algunas pautas necesarias para una adecuado desarrollo e implementación de los mismos.

¿Que es la gestion de Activos?

Antes de iniciar este recorrido por el proceso de implementacion de los elementos claves del sistema de gestión de activos, es necesario llevar a cabo una revisión de las diversas definiciones asociadas a la gestión de activos. Según (EL-Akrutri & Dwight, 2013) en las industrias intensivas en activos este termino se utiliza para identificar como una organización industrial se ocupa de la gestión de sus activos físicos a través de todo su ciclo de vida para lograr su estrategia, por otro lado (Henderson, 2015) define la gestión de activos como una técnica esencial, así como un proceso de negocios, que contribuye al logro de los objetivos de una organización a través de la gestión del riesgo para obtener un rendimiento optimo de los activos con la intención de lograr una estrategia competitiva de negocio, sin embargo la norma (ISO 55000,2014) simplifica esta definición como las actividades coordinadas de una organización para obtener valor a partir de los activos y establece un marco de referencia para la gestiona de los activos de una organización.

Adicionalmente se define el sistema de Gestión de activos, como el sistema que planifica y controla las actividades relacionadas y sus relaciones para asegurar que el rendimiento de los activos se adapte a la estrategia competitiva previsto por la organización, esta definición proporciona una visión holística e integrada del sistema de gestión de activos dentro de toda la organización.

De allí que (Campbell, 2016) integra estas visiones y afirma que la gestión de activos es la interacción de las diferentes áreas habilitadoras de una organización (operaciones, mantenimiento, finanzas, RRHH, logística, compra, etc) a través de actividades, que de forma coordinada les permite gestionar los riesgos de forma adecuada para lograr generar valor a la organización. En la práctica estas interacciones y procesos de implementación deben estar documentados y suelen ser complejo, para las organizaciones tener claridad en cuanto a su desarrollo, debido a las múltiples interacciones presentes entre los elementos claves del sistema de gestión de activos tal como se muestra en la figura 2.

Plan Estratégico de Gestión de Activos (PEGA)

La estructura documental del sistema de gestión de activos según la (ISO 55001-2014), coloca al PEGA como el documento de mayor jerarquía dado que establece que “La organización debe utilizar el PEGA para guiar la definición de sus objetivos organizacionales y para describir el rol del sistema de gestión de activos para alcanzar dichos objetivos. Esto incluye las estructuras, roles y responsabilidades necesarias para establecer el sistema de gestión de activos y operarlo eficazmente”. El apoyo de las partes interesadas, la gestión del riesgo y la mejora continua son temas importantes que deben tratarse al establecer y operar el sistema de gestión de activos, por tal razón deben documentarse en el PEGA, sin embargo en la práctica las organizaciones se encuentran con múltiples dudas a la hora de desarrollar el mismo y las preguntas más frecuentes son: ¿Que debe contener un plan estratégico de gestión de activo (PEGA)?, ¿Cómo alinear el PEGA al plan de negocio de la organización?, Quienes son los responsables de elaborar el mismo?

Desde la publicación de PAS 55,2008, como estándar guía de referencia para la gestión de los activos, hasta la publicación del conjunto de normas ISO 55000/01/02-2014, se ha generado una clara incertidumbre con respecto a los aspectos prácticos de cómo se debe construir este importante documento. Aunque no hay una forma única “correcta” para estructurar y desarrollar un Plan Estratégico de Gestión de Activos (PEGA), este artículo plantea un enfoque funcional para su organización.

El PEGA, según la (ISO 55000-2014), está de nido como la Información documentada que especifica de qué manera los objetivos organizacionales se convierten en objetivos de gestión de activos, el enfoque para desarrollar los planes de la gestión de activos y el rol del sistema de gestión de activos como apoyo para alcanzar los objetivos de la gestión de activos.

Esta definición nos permite tener una visión muy amplia del objetivo de este documento, demostrando claramente que su función es alinear los objetivos de gestión de activos con los objetivos estratégico del negocio y traducirlos a planes de inferior nivel. Por lo tanto, el PEGA juega un rol protagónico en la jerarquía de documentos asociado a la gestión de activos, como se ilustra a la siguiente la figura 3.

Algunos de los objetivos del PEGA son:

• Establecer las estrategias y acciones prioritarias asociadas al desarrollo de las acciones necesarias que se deben desarrollar con respecto a la optimización de la gestión de los activos físicos de los proyectos en los que opera.
• Definir la organización y roles requeridos para el desarrollo de las estrategias alineadas a lograr el enfoque de la gestión óptima de activos de la organización.
• Facilitar la transformación de los objetivos estratégicos de la organización a objetivos estratégicos de gestión de activos y que los mismos sean bien comunicados, ejecutados y medidos.
• Ser una herramienta de gestión fundamental para maximizar los beneficios a largo plazo a través de una orientación socialmente responsable.

Por otro lado el proceso de planificación estratégica de la gestión de activos debe ser el motor impulsor de los planes de menor jerarquía, por lo que en la figura 4, se ilustra este proceso conforme a los requerimientos de la ISO 55001:

Este proceso de planificación iterativa debe generar objetivos de gestión de activos que estén alineados con los objetivos de la organización, y estos a su vez deben soportarse en la información de la demanda y las necesidades (es decir, información de stakeholders y los grupos de interés), para ello es necesario que se garantice una adecuada alineación con la capacidad y el desempeño del sistema gestión de activos de la organización. En este sentido la norma (ISO 55001-2014) establece algunos pocos requisitos, lineamiento o directrices sobre cuál debe ser el contenido del PEGA como documento del sistema de gestión de activos, a continuación se detallan estos:

Requerimiento o Requisitos

• Objetivos de la gestión de activos.
• Rol del sistema de gestión de activos o la documentación de la función del sistema de gestión de activos en la entrega de los objetivos.

Directrices o lineamientos

• El alcance del sistema de gestión de activos debe estar alineado al PEGA.
• Los planes y objetivos de la gestión de activos deben estar alineados con el PEGA.

En general, hay poca orientación sobre el contenido del PEGA dentro de la norma, sin embargo tal como lo establece la norma (ISO 55001-2014) en el requerimiento 6.2.1. Objetivos de la gestión de activos. “La organización debe establecer objetivos de gestión de activos en las funciones y niveles pertinentes, documentarse y actualizarse como parte del PEGA”. Por tanto es necesario generar objetivos de gestión de activos como elementos fundamental del PEGA, algunos ejemplos de estos objetivos podrían ser los siguientes:

• Expandir la capacidad de la planta de 1,55 millones de tm a 1,85 millones de tm durante el 2016.
• Lograr un incremento en la disponibilidad de planta del 3% al pasar de 90% a 93% en el 2016.
• Lograr la implementación del 100 % de un nuevo EAM con la integración de todos los módulos para las diferentes áreas habilitadoras (Finanza, Mantenimiento, compras, Almacenes y logística, Recursos Humanos) durante 2016.

Estos objetivos reflejan los resultados que la gestión de activos debe producir a la organización, Por lo tanto, necesitan ser apoyados con acciones de muy alto nivel, que algunas organizaciones suelen llamar acciones estratégicas (El-Akruti, Dwight, & Zhang, 2013). Estas acciones estratégicas deben estar acompañadas con los recursos adecuados, plazos de tiempos de nidos, metas a lograr y el seguimiento respectivo (Henderson, 2014).

Las iniciativas de alto nivel, sin embargo, podrían ser implementadas como proyectos en niveles inferiores de servicio con sus respectivos objetivos al detalle, de tal manera que puedan alinearse con planes de inferior nivel (Deix, 2012). Por lo tanto es útil compartir algunos objetivos de nivel inferior que se alinean con los objetivos estratégicos de nidos anteriormente, algunas posibles iniciativas coincidentes con los objetivos anteriormente pueden ser:

• Puesta en servicio del 4 horno de producción de Clinker, durante el último trimestre del año 2016.
• Implementación de herramientas de confiabilidad RCM y ACR, para incrementar en un 3% la disponibilidad de planta.
• Implementar SAP en toda la organización durante el año 2016.

La alineación de los objetivos de gestión de activos, con las iniciativas estratégicas proporcionan la dirección requerida para la planificación en los niveles inferiores, sin embargo, El PEGA no es más que el método para la documentación de los mismos. La calidad del proceso de planificación determinará si los objetivos de gestión de activos y las iniciativas estratégicas se encuentran alineadas, son adecuados al contexto de la organización y podrán ser logrados. Por otro lado el PEGA como documento marco deben ser comunicados a las personas que necesitan utilizarlo dentro de la organización.

Según (Henderson, 2014) disponer de la "información correcta" es fundamental para una gestión e caz de los activos de la organización, obviamente en este punto hacemos referencia a: objetivos de gestión de activos apropiados al contexto de la operación, específicos, medibles, alcanzables, realísticos y de nidos en tiempo (SMART). De allí que estos serán los insumos para forjar un papel adecuado a la planificación de la gestión de activos dentro de la jerarquía de planificación estratégica de la organización. Esto supone un reto, puesto que las organización cubren las principales inversiones de activos, con una planificación inadecuada y la aplicación del PEGA pasa a ser un documento más que es "necesario tener", para ser tratado si los recursos lo permiten.

En este sentido la norma (ISO 55002-2014). Establece algunas directrices para la implementación de la gestión de activos (ISO 55001-2014) y dentro de ella esboza algunos lineamientos como recomendaciones guía del contenido del PEGA, como elementos clave del sistema de documental, se detallan algunas de ellas:

• El PEGA debe documentar la metodología de aplicación de los principios establecidos en la política de gestión de activos.
• El PEGA debe documentar tanto el marco para la consecución de los objetivos de la gestión de activos y su relación con los objetivos de la organización.
• EL PEGA debe ampliarse para que coincida con el tamaño de la organización / complejidad.
• El PEGA debe incluir una declaración de necesidades de los interesados.
• El PEGA debe incluir una declaración de alcance para el sistema de gestión de activos.
• El PEGA podría incluir la política de gestión de activos, si se desea.

También hay algunos otros elementos que son requeridos por la norma (ISO 55001-2014), como la información documentada y por lo tanto son candidatos para su inclusión en el PEGA:

• El método y los criterios para la toma de decisiones y priorización.
• Los procesos y métodos para la gestión de activos durante todo el ciclo de vida.
• Las acciones a realizar, incluyendo los recursos, responsabilidades, plazos y métodos de evaluación.
• Los horizontes de tiempo de planificación y períodos de revisión.
• Las implicaciones de los planes y las medidas para abordar los riesgos y oportunidades.

Debido a esto, es obvio pensar que a partir de esta limitada orientación del conjunto de normas surja mucha confusión con respecto a los requisitos del PEGA. En conjunto, las normas ISO dejan un gran margen de discreción en relación con el contenido y la estructura de este documento.

Teniendo en cuenta lo discutido anteriormente, se plantean algunas de las principales características que puede contener un PEGA:

• Debe estar Impulsado por un proceso de planificación de gestión de activos que está completamente integrado dentro de la planificación estratégica (Procesos interrelacionados).
• Objetivos claramente definidos que muestren una clara y amplia comprensión del contexto de la organización.
• Debe describir las iniciativas estratégicas para promover la comprensión, la aceptación y el logro.
• Utilizar apéndices y referencias a otros documentos de modo que el documento no se haga tan extenso.
• Utilizar gráficos y tablas para mejorar la comprensión.

Por lo que desde esta perspectiva en cuanto al contenido y estructura del PEGA, se plantea los siguientes pasos y adaptarlo a las necesidades y contexto organizacional:

• Resumen Ejecutivo – (puntos clave para la alta dirección).
• Introducción.
• Declaración de la Política de Gestión de Activos.
• Descripción del Contexto Organizacional.
• El estado actual de la organización lo suficientemente explícito para permitir que el lector comprenda las prioridades - por ejemplo, ahorro de costes, la capacidad de crecimiento o quizás cumplimiento de la seguridad. Esto incluiría breve discusión de los siguientes:
• Posición en el mercado (competidores, previsión de la demanda).
• Grupos de interés o Stakeholders (reguladores, clientes, empleados, propietarios).
• Portafolio de activos (Descripción y condición).
• Sistema de Gestión de Activos (descripción y estado general, incluyendo la madurez del proceso y las competencia laboral).
• Proceso de Planificación de la Gestión de Activos.
• Objetivos de gestión de activos: Una declaración de los objetivos de gestión de activos acordados, alineados a los objetivos de la organización.
• Iniciativas Estratégicas: Una descripción de las iniciativas estratégicas seleccionadas, incluyendo alguna de las siguientes: (las tablas y gráficos pueden ser útiles en este punto).
• Los objetivos y medidas (incluyendo enlaces a los niveles de servicio y los planes asociados a estos).
• Prioridades relativas.
• Plazos.
• Roles y Responsabilidades.
• Principales riesgos: La identificación de los principales riesgos para el logro de los objetivos y las acciones de mitigación requeridas (esto debería vincular a los sistemas de gestión de riesgo empresarial, es decir a todos los niveles).

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Política de Gestión de Activos

Según la norma (ISO 55000-2014), una política “es la intenciones y dirección de una organización tal como lo expresa formalmente su alta dirección”. Adicionalmente (El-Akruti & Dwight, 2013) establecen que la política de gestión de activos es el elemento que conecta el sistema de gestión de activo con la estrategia de la organización y esta debe ser coherente con el plan estratégico de gestión de activo o PEGA.

En este sentido la norma (ISO 55002-2014) define la política como un enunciado breve que establece los principios según los cuales la organización se propone aplicar la gestión de activos para lograr los objetivos de la organización. La alta dirección debería autorizar la política de gestión de activos y por lo tanto demostrar compromiso hacia la gestión de activos.

La política debería establecer los compromisos y expectativas de la organización para las decisiones, actividades y comportamiento relacionados con la gestión de activos. Debería estar alineada y demostrar apoyo a los objetivos de la organización.

La política de gestión de activo es un marco de referencia que debe estar interrelacionada con otros elementos del sistema de gestión de activo, En este punto se hace necesario rescatar el planteamiento de la norma (ISO 55001: 2014) en su requerimiento 4.3, en cuanto a que el alcance del sistema de gestión de activos de la organización debe estar alineado con la Política de Gestión de Activos. Además, la sección 5.2 de la norma ISO 55001: 2014 requiere que la política está alineada y en consonancia con otras políticas de la organización y los planes (incluyendo el Plan Estratégico de Gestión de Activos).

En este sentido existe una necesidad de establecer un marco referencia que indique las actividades esenciales, las relaciones y mecanismos del sistema del sistema de gestión de activos. Este enfoque se deriva de la opinión de que la empresa es un sistema dinámico; cambios en ese sistema requieren una consideración de sus efectos en el sistema como un todo (El-Akruti & Dwight, 2013), por lo que la política se erige como ese marco de referencia. En este apartado detallamos algunos elementos que deben formar parte de la política de gestión de activo, según el conjunto de normas ISO 55001:

Requisitos obligatorios:

• Ser adecuada al propósito de la organización.
• Proporcionar un marco para establecer objetivos de gestión de activos.
• Incluir un compromiso con los requisitos legales obligatorios aplicables.
• Incluir un compromiso de mejora continua del Sistema de Gestión de Activos.
• La política debe estar documentada, disponible y comunicada.
• Debe ser revisada de forma periódica y actualizada, si es necesario.

Estos requisitos son de carácter obligatorio para aquellas organizaciones que busquen la certificación bajo los requerimientos de norma ISO 55001: 2014, sin embargo las normas ISO 55000:2014 y la ISO 55002: contiene algunas recomendaciones adicionales que proporcionan orientación en el desarrollo de su política de gestión de activos, las cuales no son de obligatorio cumplimiento, estas incluyen:

• Contener los principios por los cuales la organización tiene la intención de gestionar sus activos.
• Debe ser una declaración definitiva, y no necesita ser un documento separado que podría, por ejemplo, estar contenido dentro del Plan de Gestión estratégica de activos.
• Establecer un compromiso para proporcionar los recursos necesarios para conseguir los objetivos de gestión de activos de la organización.
• Establecer el compromiso de utilizar procesos para la toma de decisiones o directrices especificadas, asociadas los activos.
• Establecer compromiso para medir e informar sobre el rendimiento y gestión de activos.
• Establecer compromiso con el logro a largo plazo de resultados sostenibles.

Tal como se ha descrito, son muchos los requerimientos y recomendaciones establecidas en el conjunto de normas ISO 55000/01/02:2014; por lo que a continuación se describen los elementos o atributos que deberían contener la Política de Gestión de activos de su organización visto desde el punto de vista práctico:

• Ser un enunciado conciso, no más de una o dos páginas.
• Que contenga los principios rectores de alto nivel.
• Los detalles de estos deben formar parte de otros documentos tales como: Plan Estratégico de Gestión de Activos, planes de gestión de activos y/o procedimientos.
• La política debe proporcionar orientación con respecto a la gestión de activos y las decisiones relacionadas con los activos.
• Estar alineada y ser congruente con las demás política de la organización. (Seguridad, Ambiente, Calidad, Compra, etc).
• Establecer un compromiso para cumplir con todos los requisitos legales y reglamentarios pertinentes.
• Establecer un compromiso para la mejora continua del Sistema de Gestión de Activos.

Esta política debe ser revisada y aprobada por la alta dirección de la organización y comunicada a todo el personal.

Planes de Gestión de Activos

Los Planes de Gestión de Activos, son definidos según la norma (ISO 55000-2014) como Información documentada que especifica las actividades, los recursos y los plazos de ejecución requeridos para que un activo individual o un agrupamiento de activos logren los objetivos de la gestión de activos de la organización.

Esta definición enmarca cual es el alcance de los planes para la gestión de activos dentro del sistema documental y adicionalmente hace énfasis de la naturaleza jerárquica de los documentos del sistema de gestión de activos como se muestra en la figura 5.

Adicionalmente (El-Akruti et al., 2013) define que el sistema de gestión de activos es el responsable de planificar y controlar las actividades relacionadas con los activos y sus interrelaciones para asegurar que el rendimiento de los activos se adapten a la estrategia competitiva previsto por la organización, es decir que incluye un sistema de control sobre el conjunto de actividades en los diferentes niveles organizacionales, por lo que esta definición proporciona una visión holística del sistema.

Profundizando un poco más en relación a los planes de gestión de activos la norma ISO 55001: 2014, indica que:

La organización debe establecer, documentar y mantener el plan (s) de gestión de activos para lograr los objetivos. Dichos planes (s) de gestión de activos se alineará con la política de gestión de activos y el PEGA.

Adicionalmente la norma requiere que los criterios para la toma de decisión, procesos y métodos de gestión de activos sean documentados, sin embargo no exige como requisitos que estas sean parte de los planes de gestión de activos, por otro lado la norma (ISO 55002: 2014). Hace hincapié en la necesidad de un proceso de planificación iterativa que permitirá a la organización equilibrar sus objetivos con los recursos disponibles.

Visto desde esta perspectiva, los planes de gestión de activos de la organización deben considerar el enfoque holístico, es decir que los diferentes planes de las diferentes área habilitadoras (mantenimiento, operaciones, finanzas, etc) den respuesta y se encuentre alineados tanto a la política de gestión de activos como al PEGA, por tanto existe un proceso interactivo de planificación a todo los niveles de la organización tal como se muestra en la figura. 6.

Este proceso de planificación debe aterrizar y hacer operacional a los objetivos de la gestión de activos, y para ello es fundamental gestionar de forma adecuada el proceso de comunicación asociado a los planes. Por lo tanto, el éxito de un plan de gestión de activo debe ser medido por su desempeño y por los resultados que obtienen de ellos.

Con el propósito de que los planes de gest