Uno de los recursos más utilizados por los actuales sistemas de gestión es el establecimiento de procedimientos de codificación, o sea, la utilización de tablas para lograr clumplir con los objetivos comunes de las diferentes áreas.

Desde la concepción de los primeros sistemas de gestión surgieron campos específicos para códigos, cada uno con una finalidad específica, como la identificación de los grupos de equipos con mismas características de construcción, el equipo en el proceso productivo, los documentos asociados a los equipos etc.

Con la utilización de la computadora en el almacenamiento y tratamiento de la información, la codificación pasó a ser fundamental en dos aspectos: la búsqueda de mayor rapidez de procesamiento (rendimiento del sistema) y consecuentemente, la necesidad de condensar y correlacionar informaciones en un número reducido de símbolos y la estandarización de las formas de expresión.

Por lo tanto se puede afirmar que, en estos procesos, los atributos básicos de los archivos obtenidos a través de la utilización de las tablas son:

Compacto - Como ya fue indicado, los archivos serán de menor tamaño, lo que aumenta la rapidez del procesamiento. Para el establecimiento de la dimensión ideal del código deben ser analizados el límite de caracteres que serán necesarios para identificar todos los elementos, así como el tipo de identificación que será utilizado, recordando que, en caso de utilización de dos dígitos, el sistema numérico permite identificar 99 ítems (excluyendo el código 00), el sistema alfabético (considerando las letras K, Y y W) permite identificar 676 ítems y el sistema alfanumérico 1296 ítems).

Estandarizado - Correlación de informaciones semejantes. Las palabras que tienen el mismo significado deben ser codificadas según el mismo conjunto de símbolos. Por ejemplo la acción "Cambiar" o "Substituir" o “Remplazar” del código de ocurrencias, debe ser identificado según el mismo estándar “CB”, "SB" o "RP".

Los archivos de las tablas, deberán contener los elementos necesarios a la composición del conjunto de ítems con las mismas características de construcción, o sea, mismo nombre, fabricante y tipo/modelo ("familia"), así como los elementos necesarios, para la identificación de la posición operativa de cada uno, para el establecimiento de la programación de intervenciones y para el registro de ocurrencias.

Es común el establecimiento de más de 30 tablas que definirán el "Tipo de Equipo", "Fabricante", la "Localización física o geográfica (ubicación)", el "Sistema operacional", la "Periodicidad", los "Recursos humanos", el "Sector responsable por el mantenimiento", las "Causas y Efectos de las intervenciones" etc.

Las nuevas técnicas de composición de Banco de Datos, permiten que el usuario, efectúe la selección para consulta o actualización de las tablas, a través de los nombres como son conocidos, evitando la necesidad del conocimiento de los códigos, que quedarán limitados al procesamiento por la computadora - Figuras 13, 14 y 15.

La actualización de las tablas y archivos de datos abarca las alternativas de "inclusión" (Figura 14), "alteración", o "exclusión" (Figura 15), estas últimas, limitadas a las personas autorizadas al acceso del banco de datos, para evitar el riesgo de colapso de toda la estructura del Sistema. Como sugerencia, se recomienda la creación de un "archivo muerto" para almacenar datos excluidos o alterados.

En el proyecto de codificación debe ser efectuada una evaluación de las dimensiones máximas de cada célula (incluyendo las expansiones) y establecer, para cada una, los tipos de caracteres que serán utilizados, de modo que se permitan efectuar las críticas al software. Es necesario tener en cuenta que, cuanto más amplio sea el código más espacio será ocupado en los archivos y en la memoria de la computadora y más tiempo será invertido en la búsqueda de informaciones.

Para efecto de correlación de las posiciones operativas de los equipos con los respectivos registros históricos, es común la utilización del concepto de Código de Equipo o "Tag", que identifica al equipo en su posición operativa, pudiendo ser utilizada, en este caso, la identificación dada por el área de Operación o por el área de patrimonio o el número de serie del equipo.

Entre los recursos actuales y disponibles para la creación y operación de los bancos de datos informatizados, está la “desnormalización”, o sea, la utilización de la "Base relacional de registros" a través de la utilización de tablas (entidades) formadas por líneas y columnas (campos), que se relacionan entre ellos para satisfacer las necesidades de los usuarios.

Esta técnica, elimina la necesidad del establecimiento de los códigos estructurados preestablecidos, para la identificación de la posición operativa del equipo o agrupamiento por características de construcción (familias) u ocurrencias (acervo histórico), u otras combinaciones hasta entonces adoptadas.

Utilizando los recursos de base relacional de datos, se puede el código de equipo (o "tag") entre las distintas tablas, con el objetivo de permitir ejecutar "filtros" de acuerdo con la necesidad de los usuarios en la composición de listados o informes de gestión.

Como recomendaciones complementarias para el proyecto de las tablas, se pueden citar:

• Presentación de la tabla siempre en orden alfabético de nombres, pero con la posibilidad que el usuario accionando una tecla de función, o a través del "ratón", se cambie esa clasificación para el código, y accionando nuevamente la misma tecla, coloque nuevamente la tabla en la condición anterior;
• Verificación de la introducción de datos para evitar la repetición de código o nombre de elementos en una misma tabla, durante el proceso de inclusión.
• Recursos de búsqueda en tabla utilizando la primera letra (del nombre o del código, dependiendo de donde esté puesto el cursor) y a través de la palabra con un determinado número de dígitos (recomendable 10) introducidos total o parcialmente.
• Uso de teclas de fácil comprensión para la actualización de elementos en la tabla, como [INS] para inclusión, [DEL] para exclusión y [ENTER] para alteración, o a través de los íconos correspondientes. En el caso de exclusiones, el sistema deberá impedir que el usuario borre del archivo de la tabla elementos que ya hayan sido aplicados en códigos.
• Posibilidad de impresión de la ordenación que se encuentre en pantalla. En este caso debe también ser permitido, al usuario, "filtrar" la tabla para una letra o una palabra.
• Alteración, en todos los archivos, del nombre de los elementos de la tabla que eventualmente sean corregidos.
• Asociación, a través de la tabla de informaciones que, de acuerdo con las rutinas internas de la empresa, son relacionadas a los elementos listados, como por ejemplo: Centro de Costos asociado a la Unidad de Producción o al Sistema Operacional o al Sector.

Autor: Lourival Augusto Tavares 
Brasil 
Consultor en Ingeniería de Mantenimiento 
Empresa: Director nacional de ABRAMAN (Asociación Brasileña de Mantenimiento) en dos mandatos. 
Correo: l.tavares@mandic.com.br 
Ingeniero Electricista, formado por la Escuela Federal de Ingeniería de Rio de Janeiro, en el año de 1967. Past-Presidente del Comité Panamericano de Ingeniería de Mantenimiento. Supervisor de Mantenimiento en FURNAS – Centrales Eléctricas S.A. durante 23 años. Fue el jefe de la Asesoría Técnica de Apoyo en ITAIPU Binacional. Reconocido como “notorio saber” en mantenimiento por la Universidad Federal de Rio de Janeiro y por la Universidad Federal de Paraíba.