8.6 Proceso con el Análisis Anterior

8.6.1 Papel del facilitador

El facilitador es el líder del equipo de trabajo, deberá facilitar la implantación de las filosofías o técnicas a usar aprovechando las diferentes destrezas del personal que forma el equipo de trabajo, el facilitador deberá ser absolutamente competente en las siguientes áreas:

Técnicas a implantar.
Gerencia de análisis.
Dirección de reuniones.
Administración de tiempo.
Administración, logística y gerencia ascendente.

Las funciones típicas del facilitador incluyen:

Organizar y dirigir todas las actividades inherentes al proyecto.

Planificación, programación y dirección de reuniones. Garantizar la ejecución de las reuniones en cualquier caso. Por lo tanto debería manejar alternativas para solventar cualquier inconveniente con los miembros del equipo.

Seleccionar el nivel de análisis, definir fronteras y alcances, además de estimar el impacto, la duración y los recursos requeridos para el mismo.

Asegurar que cada paso sea plenamente comprendido antes de su ejecución.
Asegurar el correcto orden de implantación, evitando dar saltos metodológicos que afecten la integridad del proceso.
Asegurar que el proyecto se cumpla dentro de lo planificado con un margen de error aceptable.
Coordinar todos los materiales de apoyo para el trabajo del equipo (plano, diagrama, etc.), así como, mantener al día toda la documentación del proyecto (expedientes, avances, etc.) y compartirla en línea con el grupo.
Ser el punto focal de comunicaciones del grupo centralizando la información relacionada al tema de trabajo. Mantener a la gerencia informada sobre todos los planes y el progreso de actividades, debe generar constantes informes de elevada calidad.
Ser la voz técnica que aclare cualquier duda (metodológica) presentadas por los miembros de los equipos durante cualquier etapa del proceso.
En la mayoría de los casos deberá fungir como el transcrito de la información generada.
Investigar profundamente sobre los temas y no conformarse con información superficial, debiendo en muchos casos dedicarse a corroborar la información generada en las reuniones. Por lo tanto se debe tener el suficiente juicio para saber cuando la participación de un especialista es requerida.
Debe velar por que las soluciones aportadas por el equipo de trabajo, superen el nivel de informe técnico, es decir sean implantadas realmente.
Estar en capacidad de reconocer necesidades de adiestramiento (técnico o metodológico) de los integrantes del grupo y prestarlos cuando sea requerido y esté a su nivel.
Asegurar el consenso de las decisiones tomadas. Motivar el grupo.
Gerenciar los problemas: choques personales, interrupciones, etc.

¿Quién debería ser facilitador?:

Los facilitadores son personas claves dentro de la ejecución de un proyecto. Se obtienen mejores resultados con facilitadores provenientes de mantenimiento u operaciones dedicadas a tiempo completo o medio tiempo. El buen facilitador posee un amplio sentido de propiedad sobre los bienes. Debería tener un nivel razonable de conocimiento sobre los procesos más no necesariamente ser un experto. En función de garantizar el compromiso a largo plazo en el proyecto se recomienda el uso de facilitadores de la empresa empleados a tiempo completo.
De las reuniones: Se debe garantizar que el equipo de trabajo tenga objetivos comunes y conozca (“a grosso modo”)la metodología y el plan de acción. Tener especial cuidado con invitados ocasionales (darle suficiente información).
Serán programadas con sesiones de trabajo de no más de 40 min. Con periodos de descanso de 15 min entre sesiones (si se programan jornadas de trabajo de más de 90 min.) sesión ideal 50 min. Trabajo + 10 min. Descanso (refrigerio).
Recordar que las reuniones son eventos sociales y se debería hacer todo lo posible por convertirlas en eventos agradables (estos proyectos a veces duran años).
La reunión debería ser confirmada por el gerente de planta, quien deberá asegurar la participación del grupo y localizar los suplentes de ser requeridos.
De no ser posible reunir todo el equipo multidisciplinario , se pueden hacer sesiones de trabajo por especialidad, garantizando las participación de un miembro de operaciones en cada reunión.
El facilitador preparará una agenda con objetivos a cumplir en las reunión y deberá ser verificados al final de la misma.
Los resultados de la reunión anterior deberán darse a conocer en la reunión actual.
NUNCA suspender una reunión sin fijar en consenso la fecha y la hora de la próxima reunión.
El ambiente de la reunión deberá ser libre de culpa. “la búsqueda de soluciones no deberá ser una búsqueda de culpables destinados a la hoguera”.
No se debe cuestionar negativamente las opiniones de los integrantes. Los problemas internos deberán ser resueltos por el grupo y quedarse entre ellos.
Los objetivos del análisis y el diagrama de proceso deberán estar siempre visibles en el salón de reuniones.
El facilitador deberá animar la participación de todos los integrantes de una manera entusiasta.
El tiempo de las reuniones debe ser usado de una manera inteligente y eficaz.
Se debe garantizar la existencia de todos los recursos a utilizar en cada reunión (manuales, planos, refrigerios, etc.)
Deben ser realizadas en lugares cómodos y accesibles por todos los integrantes.
Se puede hacer uso de las técnicas de análisis, como tormentas de ideas, diagramas espina de pescado. etc.
La información clave deberá ser validada antes de continuar trabajando en base a ella. Trabajar en torno a realidades y no a opiniones.
Buscar soluciones a los problemas y no problemas a las soluciones.
El incumplimiento de actividades asignadas a los integrantes del equipo para la siguiente reunión, resulta en serios tropiezos. El facilitador y el punto focal deberá garantizar los medios a los integrantes de los equipos para cumplir dichas actividades.
Diferir las discusiones de temas “cangrejos” para cuando se tenga suficiente información al respecto.
Comunicaciones:
Las comunicaciones son savia vital en este tipo de proyecto.
Las comunicaciones deberán ser canalizadas por el facilitador y el punto focal, deberán ser en sentido vertical (arriba/abajo) y horizontal.
El facilitador deberá ser un vendedor de los proyectos y sus resultados, garantizando de esta manera la asignación de recursos para los mismos.
Los resultados del trabajo en equipo deberán ser comunicados eficientemente.
Se recomienda la publicación de una cartelera alusiva al trabajo o proyecto ejecutado.
Se recomienda la implantación de un sistema de recopilación de resultados en línea por ejemplo un diagrama de barra, donde se le adicione a la barra cada barril, dólar, etc. Ahorrado o ganado por la participación del equipo de trabajo el cual será publicado.
El facilitador deberá animar la participación de todos los integrantes de una manera entusiasta.
El tiempo de las reuniones debe ser usados de una manera inteligente y eficaz. Se debe garantizar la existencia de todos los recursos a utilizar en cada reunión (manuales, planos, refrigerios, etc.).