¿Qué es la gestión del mantenimiento?

La administración del mantenimiento se define como el proceso de mantenimiento de los activos y recursos de una empresa al tiempo que se controlan el tiempo y los costes, garantizando así la máxima eficacia del proceso de fabricación. La gestión del mantenimiento ha pasado de ser un proceso arcaico, tedioso y escrito a mano a un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO), un software que planifica, rastrea, mide y optimiza todas las formas de un programa de mantenimiento en un sistema central. La gestión del mantenimiento no es sólo un sistema de software: es una combinación de software, mejores prácticas y personal cualificado, todos ellos centrados en el mismo objetivo. Los programas de gestión del mantenimiento son altamente personalizables y se centran en el tipo o tipos de mantenimiento empleados en una planta. Tanto si utiliza un programa de mantenimiento basado en la condición, como el mantenimiento predictivo, o un programa de mantenimiento más basado en el tiempo, como el mantenimiento preventivo, es importante centrar su programa en el tipo de mantenimiento utilizado y su función dentro de su organización. Mejorar la gestión del mantenimiento debería ser un objetivo continuo para cualquier empresa con activos de maquinaria, pero no existe una solución única para todos. Si necesita apoyo adicional o experiencia en el proceso de cambio de sus prácticas de administración de mantenimiento, la contratación de expertos en fiabilidad y mantenimiento de renombre podrían ayudarle a identificar oportunidades y crear un plan de mejora alcanzable.

¿Por qué es importante la administración de mantenimiento?

La gestión del mantenimiento es vital para garantizar el éxito a largo plazo de su programa de mantenimiento mediante la supervisión de la garantía de calidad, el mantenimiento de la eficiencia operativa y el mantenimiento de los activos en condiciones óptimas de funcionamiento. El mantenimiento adecuado de los activos y recursos mantiene estable su producción y minimiza en gran medida las posibilidades de que se produzcan tiempos de inactividad imprevistos. Los tiempos de inactividad imprevistos provocan un efecto de bola de nieve, que se traduce en un aumento de los costes inesperados asociados a aspectos como las reparaciones (horas extraordinarias de mano de obra, piezas de repuesto, etc.), los retrasos en los envíos, la pérdida de ingresos o las averías completas de las máquinas.

Los objetivos de la gestión del mantenimiento

Todas las formas de gestión del mantenimiento comparten el objetivo común de analizar la producción y encontrar las mejores prácticas y procesos dentro de un campo específico. El análisis de los informes de una GMAO, por ejemplo, permite controlar los costes, programar el trabajo de forma adecuada y eficaz, y garantizar que los fallos y averías se reducen al mínimo. Entre los principales objetivos de la gestión del mantenimiento figuran:

• Control de costes/presupuestación: Las herramientas de gestión del mantenimiento proporcionan a los gestores la información necesaria para asignar correctamente los fondos del presupuesto. El control de costes es importante porque algunos costes suponen un mejor uso de los fondos de la empresa que otros. Por ejemplo, un responsable de mantenimiento puede tener que comprar una pieza de recambio para un activo. Puede que tenga que elegir entre una pieza más barata pero menos duradera y otra más cara y más duradera.
• Programar el trabajo y asignar recursos: Programar el trabajo y asignar los recursos de tiempo y mano de obra para que sean lo más productivos posible desempeña un papel clave en la eficiencia. La gestión del mantenimiento permite al responsable conocer el proceso global para decidir los niveles de prioridad de las distintas actividades. Por ejemplo, si el responsable de mantenimiento necesita verificar la entrega puntual de un producto, podría inclinarse por dar prioridad al mantenimiento de las carretillas elevadoras para garantizar que el producto pueda desplazarse por el almacén y llegar al camión de reparto sin interrupciones.
• Cumplimiento y normativa: Las herramientas de gestión del mantenimiento ayudan a las organizaciones a cumplir las normativas locales, estatales y federales. Por ejemplo, puede parecer la opción más barata asignar un operario a un activo concreto, aunque la ley establezca que deben asignarse dos empleados por motivos de seguridad.
• Minimizar los tiempos de inactividad y las pérdidas: Un buen programa de gestión del mantenimiento ayuda a mitigar la pérdida de tiempo productivo debida a averías mediante el establecimiento de un programa de mantenimiento planificado. Menos paradas de producción significan menos pérdida de ingresos.

4 consejos para una gestión eficaz del mantenimiento

1. Gestionar los costes de mantenimiento

Para reducir los costes de mantenimiento, es fundamental seguir los planes de mantenimiento establecidos para cada equipo, con el fin de garantizar su funcionamiento y evitar posibles averías y fallos. Aquí hablamos de gestión de activos, es decir, de definir las mejores estrategias a aplicar a cada activo para conseguir el objetivo final: cuanto más eficiente sea la gestión de activos, menores serán los costes asociados a su mantenimiento.

2. Realización de informes de mantenimiento

Las soluciones de GMAO automatizan la generación de informes de mantenimiento, lo que permite a los profesionales del mantenimiento tomar decisiones más rápidamente, sin tener que buscar información en montones de papeles o archivos Excel. Por otro lado, se reduce el tiempo empleado por los técnicos en la elaboración manual de estos informes y, en consecuencia, la probabilidad de que se produzcan errores en los datos.

3. Seguimiento de los indicadores de mantenimiento

Los indicadores de mantenimiento miden la calidad de las operaciones para alcanzar los objetivos definidos, como la reducción del tiempo de inactividad de los equipos. Permiten evaluar la evolución del rendimiento de los equipos técnicos a lo largo del tiempo y, este análisis, permite al gestor saber en qué nivel se encuentra su equipo y por qué estrategias debe apostar para alcanzar los próximos objetivos. Los KPI de Mantenimiento son, por tanto, un buen apoyo para definir el camino hacia la mejora continua del departamento de Mantenimiento.

4. Invertir en un software de administración de mantenimiento

Para facilitar todo este proceso, existen soluciones de software de administración de mantenimiento o GMAO (Sistema Informatizado de administración de Mantenimiento). La utilización de estos sistemas supone un valor añadido para la gestión, ya que simplifica todos estos procesos, centralizando toda la información y facilitando la comunicación entre los gestores y los técnicos de mantenimiento. El software de mantenimiento permite responder a los principales objetivos de la gestión del mantenimiento, entre los que se incluyen la programación eficaz del trabajo y el control de costes y recursos para garantizar la calidad de los productos y servicios de la empresa.