El gerente de mantenimiento desempeña una actividad altamente compleja. Tanto la productividad como la generación de valor dentro de la organización, dependen en gran medida de una gestión de mantenimiento eficiente. Es por esto que la responsabilidad del gerente de mantenimiento es tan grande, como diversas son sus ocupaciones. A continuación enumeramos algunos de los desafíos que enfrenta en el día a día de su desempeño.

1. Previsión y predicción

Uno de los retos que enfrenta el gerente de mantenimiento moderno, consiste en incrementar la eficiencia operacional de la organización, reduciendo los tiempos de parada no programada, mediante la implementación de un modelo de gestión de mantenimiento que podría ser a la vez preventivo y predictivo.

Este tipo de mantenimiento, se plantea como objetivo garantizar la continuidad productiva de la organización, asegurando la disponibilidad y confiabilidad de sus equipos e instalaciones, disminuyendo al mínimo las reparaciones reactivas.

Para ello es necesario tener un amplio conocimiento de los equipos e instalaciones con los que se está trabajando y de las recomendaciones del fabricante, así como de las garantías, entorno operacional, manuales e instructivos. Todo esto le ayuda a saber, de antemano, cuáles son los tiempos precisos para la sustitución y recambio de piezas y partes, y cuáles son los lapsos ideales de mantenimiento que implican limpieza, lubricación, inspección, overhaul, etc. Con base a este conocimiento, el gerente de mantenimiento, deberá diseñar planes orientados, no a esperar que ocurran las fallas para solventarlas, sino a evitar que ocurran en primer lugar.

2. Manejo de contingencias

Aún en los casos en los que las organizaciones logran adoptar un enfoque preventivo y predictivo del mantenimiento, el manejo de las contingencias siempre será un desafío a enfrentar para el gerente de mantenimiento. Por lo tanto, mantener un enfoque reactivo del mantenimiento seguirá siendo siempre necesario para cualquier empresa. Estos enfoques, lejos de ser exclusivos, se complementan mejorando la efectividad de la gestión de mantenimiento.

En tal sentido, los gerentes de mantenimiento deben contar con la capacidad de improvisación y la velocidad de respuesta necesaria, y al mismo tiempo, con la previsión de tener a mano los instrumentos, herramientas, materiales e insumos necesarios para solventar, lo más rápido posible, las averías y fallas que puedan presentarse de manera imprevista. 

3. Control de costos

Otro de los desafíos que enfrentan los gerentes de mantenimiento, se presenta al momento de calcular el presupuesto de su departamento, donde el manejo de inventarios tiene mucho que ver. Es vital contar con todas las piezas, partes, repuestos y materiales necesarios para llevar a cabo las tareas de mantenimiento, sin que se extienda innecesariamente el tiempo de parada programada para mantenimiento rutinario, o para reparaciones por averías imprevistas. 

Sin embargo, es igualmente importante no comprar y almacenar estas unidades en exceso, pues con el tiempo llegan a convertirse en una pérdida de capital y de recursos para la organización.

Cuando se trata del cálculo del presupuesto, los gerentes de mantenimiento también deben considerar todos los tipos de costo, ya sean de tipo fijo, variable, directo o indirecto, y hacerse cargo de aspectos tales como la negociación de precios con los proveedores, o la consideración de invertir en nuevas herramientas tecnológicas capaces de generar valor. 

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4. Coordinación de equipos de trabajo

La coordinación de las tareas de mantenimiento, requiere de habilidades interpersonales de liderazgo y planificación. Ello con la finalidad de integrar correctamente los grupos de trabajo, y de asignarlos a la ejecución de tareas acordes con sus habilidades, preparación y nivel de experiencia.

El conocimiento, la experiencia y la preparación varía de acuerdo al perfil técnico, por lo que el trabajo colaborativo resulta de vital importancia. Es importante que el gerente de mantenimiento ayude a facilitar las vías de comunicación y el trabajo integrado entre los diferentes integrantes de un equipo, entre los diferentes equipos de trabajo e, incluso, entre los diferentes departamentos que se ven involucrados o afectados por la gestión del departamento de mantenimiento.

Establecer un modelo de trabajo colaborativo, en el que se pueda compartir información en tiempo real sobre las tareas completadas, las averías, los procedimientos, las fechas de caducidad, etc., es uno de los desafíos esenciales de la gestión de mantenimiento moderna. 

5. Gestión efectiva del tiempo

La coordinación y monitoreo de los grupos de trabajo, la asignación de tareas, reuniones con vendedores y distribuidores, responder consultas, dudas y correos electrónicos, esquematizar planes de trabajo y mantenimiento, e incluso, reaccionar frente a toda clase de situaciones imprevistas, son solo algunas de las múltiples tareas con las que debe enfrentarse a diario cualquier gerente de mantenimiento.

La organización, priorización y ejecución de cada una de estas actividades, implican el manejo de grandes cantidades de información, el acceso inmediato a documentos, diagramas y fotos, y la habilidad de compartirlos con los diferentes integrantes del equipo de trabajo, facilitando la función de cada quien, y garantizando la calidad y efectividad del trabajo. Todo ello hace que el manejo eficiente del tiempo, se convierta en un reto cotidiano para el gerente de mantenimiento. 

Autor: Chris Struve
CEO Fracttal