¡Todas las empresas buscan de alguna forma u otra aumentar su productividad a cambio del menor costo posible. Es así, como en la búsqueda por costos óptimos, surge la necesidad de replantearse la función del mantenimiento. A partir de esta necesidad, surge la necesidad de desarrollar áreas como la gestión de mantenimiento. De esa forma, asegurar que los recursos de la empresa se usen para alcanzar los objetivos primordiales de la compañía. Sin embargo, en el proceso de gestión entra en juego una herramienta importante: los CMMS (Computerized Maintenance Management System, por sus siglas en inglés) o sistemas de gestión de mantenimiento computarizado.

¿Qué son los CMMS?

Los CMMS o sistemas de gestión de mantenimiento computarizado son software que integran la información de mantenimiento. Además, facilitan los procesos operacionales del mismo. Estos permiten optimizar el uso y disponibilidad de equipos físicos como:

• maquinaria,
• plantas de producción,
• infraestructuras en almacenes de cadena, etc.

Entonces, a través de los CMMS, se pueden:

• Asignar las órdenes de trabajo.
• Enviar actualizaciones al centro de control.
• Registrar la evidencia de ejecución de trabajos.

Por tanto, definimos a los CMMS como softwares que combinan diversas características para brindar soluciones y una gestión del trabajo de mantenimiento más sencilla. Para lograrlo, incorpora distintas funcionalidades eficaces, que permiten a los usuarios realizar actividades de mantenimiento. En pocas palabras, está diseñado para planificar, organizar y optimizar el mantenimiento de las empresas. Además, reduce los lapsos de trabajo. Por lo tanto, se reducen los gastos y se ahorra tiempo.

Componentes de los CMMS

Computarizado

Cuando las primeras herramientas CMMS salieron al mercado a finales de la década de los 1980 y a principios de 1990, muchas de las grandes corporaciones comenzaron a migrar sus bases de datos de lápiz y papel a computadoras. De esta forma, podían rastrear órdenes de trabajo, generar informes y determinar cuál de sus activos requería mantenimiento. Esto implicaba una mayor rapidez y eficacia. Así, tenía lugar el mantenimiento preventivo. En consecuencia, esto condujo a una mayor vida útil de los activos. Además, una mejor organización y redujo los costos y aumentó las ganancias de las empresas. Entonces, se nombra como componente computarizado porque la información de mantenimiento se almacena en una base de datos. Naturalmente, la base de datos reside en un computador. Este concepto puede parecer obvio e incluso trivial. No obstante, en muchas compañías actuales los datos de mantenimiento generalmente se registraban con lápiz y papel y se almacenan en estantes tradicionales.

Mantenimiento

Lo más común que hacen los usuarios de un software CMMS es realizar actividades de mantenimiento todos los días. Esto puede ser planificando las tareas, respondiendo solicitudes de trabajo o completando datos de una orden de trabajo. Cabe destacar que el software no es una solución milagrosa que es capaz de realizar el trabajo de un técnico calificado. No obstante, con su buen uso, se puede garantizar que las tareas se prioricen correctamente y una buena organización de las mismas. Así, garantizar el éxito del departamento y buenos resultados de las inversiones. Las herramientas CMMS brindan al personal de mantenimiento la libertad de concentrarse menos en el papeleo y más en el mantenimiento práctico.

Administración

La gestión de mantenimiento es la función principal de una herramienta CMMS. El software de administración de mantenimiento está diseñado para brindar a los usuarios una visión inmediata del estado de los activos físicos. Asimismo, de mostrar las necesidades de mantenimiento con cronogramas completos de órdenes de trabajo, pronósticos precisos de inventario y acceso a informes de gestión. Los softwares CMMS facilitan la gestión de mantenimiento al dotar a los gerentes con información para que puedan tomar decisiones lo más informados posibles.

Software

Un sistema puede considerarse como la combinación general de características y funcionalidades dentro de un CMMS. Diferentes soluciones CMMS ofrecen diferentes características. Sin embargo, los mejores sistemas CMMS son aquellos que permite a los usuarios realizar sus tareas de mantenimiento existentes de manera más efectiva, al tiempo que presenta características que ahorran tiempo y reducen los costos.

Funcionamiento de los CMMS

Los CMMS obtienen información y la almacena en una base de datos. Así, se pueden realizar análisis de valor para apoyar las funciones del sistema de producción. Entonces, los CMMS tienen las siguientes capacidades: Gestión de recursos y mano de obra Los CMMS permiten realizar seguimientos de las certificaciones de equipos y empleados disponibles. Asimismo, puede asignar tareas específicas y formar equipos; también, organizar turnos y gestionar tarifas de pago. Registro de activos Se pueden almacenar, acceder y compartir datos de activos:

• Estadísticas de rendimiento y tiempo de inactividad.
• Fabricante, modelo, número de serie y clase y tipo de equipo.
• Ubicación y posición.
• Documentación, videos e imágenes asociadas, como manuales de reparación, procedimientos de seguridad y garantías.
• Costos y códigos asociados.
• Disponibilidad de medidores, sensores e instrumentación de Internet de las cosas o IoT, componente de la industria 4.0.

Gestionar las órdenes de trabajo Las gestiones de órdenes de trabajo son de las funciones principales de los CMMS. En estas gestiones de órdenes de trabajo, las CMMS nos proporcionan la siguiente información:

• Número de orden de trabajo.
• Descripción y prioridad.
• Tipo de orden.
• Códigos de causa y solución.
• Personal asignado y materiales utilizados.

Asimismo, los CMMS pueden facilitar las siguientes tareas:

• Automatizar la generación de órdenes de trabajo.
• Programar y asignar empleados, equipos y turnos.
• Reservar materiales y equipos.
• Registrar los costos estimados y reales.
• Revisar el estado y realizar un seguimiento del tiempo de inactividad.
• Adjuntar documentación asociada y medios de reparación y seguridad.

Beneficios de usar un software CMMS

Actualmente, una gran cantidad de empresas en la actualidad implementan CMMS en su sistema por sus amplios beneficios. Entre estos tenemos:

1. Minimizan el tiempo de inactividad

Con el CMMS se pueden lograr un buen balance entre los recursos y los costes de mantenimiento. Asimismo, el software detecta pequeños detalles que posiblemente podrían pasar por desapercibidos al tener infraestructuras robustas.

2. Implementar programas de mantenimiento preventivo

El CMMS y un plan de mantenimiento preventivo tienen como fin detectar las fallas antes que puedan convertirse en grandes problemas para la empresa. Así, se minimizan los inconvenientes. Para esto, el software hace programaciones para ordenar el trabajo y hacerlo más sencillo. Por tanto, el mantenimiento preventivo se programa más fácil y en poco tiempo.

3. Importantes ahorros de energía

Al aplicar un CMMS el consumo de energía disminuye. Esto, porque los activos en buen estado son más eficientes enérgicamente. Esto reduce los gastos totales por el bajo pago de electricidad.

4. Aumenta La Eficiencia

Con una gestión de mantenimiento bien planificada se puede ahorrar en el tiempo de trabajo de los equipos humanos. Así, se reducen los recursos y los gastos. Con el CMMS se puede asegurar que el programa de mantenimiento utiliza todos los recursos con la mayor eficacia posible.

Resumen

Como vimos, los CMMS son herramientas que facilitan la correcta gestión de mantenimiento dentro de las empresas. Y como sabemos, el mantenimiento forma parte importante para asegurar la productividad dentro de la industria. Esto, ya que con una buena estrategia de mantenimiento se pueden evitar paradas innecesarias, accidentes; también, gastos innecesarios en repuestos, equipos, reparaciones, mano de obra calificada, etc. Asimismo, estamos al tanto de las grandes pérdidas que generan paradas innecesarias e imprevistas en la cadena de producción. Además, de los terribles accidentes que pueden ocurrir por mala gestión de mantenimiento. De ahí, concluimos que las herramientas CMMS están disponibles para ayudar a los líderes empresariales a llevar un mejor control del mantenimiento de sus equipos. Así, logrando asegurar la productividad y la armonía de producción en la empresa.