El reciente análisis de software realizado con diferentes proveedores de EAM ha revelado nuevas tendencias auspiciosas en el área de los sistemas de gestión de activos (EAM) alineados a la ISO 55001 de Asset Management. En caso que usted deba reemplazar o realizar una actualización, existe una gran disponibilidad de opciones en cantidad y calidad en el mercado. Sin embargo, nunca fue difícil conseguir un sistema computarizado de gestión de activos que resultase bueno y completo. Es más, he descubierto a través de artículos, cursos, conferencias y seminarios que la mayoría de los usuarios admiten que usan sólo entre el 20 - 30% de las características del programa.

El profesor Mendelson aborda la evolución de los modelos de negocio a la vez que examina el profundo impacto de las Tecnologías de la Información (TI). En una proyección a largo plazo, Mendelson prevé que las TI proseguirán en una mejora continua de rendimiento.

Las tecnologías móviles, los dispositivos y los sensores vestibles, así como la computación en la nube y las tecnologías de los big data, negocio futuros. A partir de este planteamiento, imaginemos tres escenarios posibles: agentes de proximidad, como representantes digitales de los clientes en el mercado que usan los datos para localizar y solicitar las soluciones más valor que adecuan la oferta y la demanda, creando soluciones personalizadas, y que adoptan la innovación electrónica impulsada por información de clientes; proveedores que participan cada vez más en las ventas en el mercado y en la innovación impulsada por la información. Para terminar, considera que las formas tradicionales de innovación serán diferenciadores esenciales; primero, porque los modelos de negocio subyacentes requerirán innovación continua y ésta probablemente adquirirá una forma tradicional y, segundo, porque los nuevos productos seguirán precisando modos de
innovación convencionales.

Asimismo el “Big Data”, como tecnología de análisis de ingentes cantidades de datos que puedan ser reutilizados con “inteligencia”, ofrece grandes funcionalidades que pueden almacenarse y procesarse en tiempo real desde sistemas de computación en la “nube”, aquí es donde debemos apuntar de cara a la selección de un EAM “Enterprise Asset Management”.

Tecnología: gestionar el valor de los activos a través del ciclo de vida, mediante la racionalización de los procesos y el desarrollo de nuevos modelos de negocio que alinean las operaciones y el mantenimiento con las estrategias del negocio.

Gestión Estratégica de Activos: valorización de los activos mediante la optimización de sus beneficios, del costo del ciclo de vida, riesgo y rendimiento de los activos individuales, sistema de activos y portafolio de activos.

Bases de Datos: actividades coordinadas para la creación y gestión de datos e información digital en todo el ciclo de vida de los activos y compartir estos datos con todos los habilitadores internos & externos. ISO 55001 Asset Management - EAM “Enterprise Asset Management.

ISO 55001 Gestión de la Información
El requerimiento 7.5. Requisitos de información:

La organización debería determinar las necesidades de información relacionadas con sus activos, su gestión de activos y su sistema de gestión de activos. Asimismo, la organización debería utilizar un enfoque sistemático para identificar la información de activos necesaria y establecer los repositorios adecuados de información. Por ejemplo, la organización debería emprender un análisis de necesidades, establecer prioridades, revisar las opciones de desarrollo del sistema y las estrategias de recopilación de datos, planificar la creación de repositorios de información y recopilación de datos, luego implementar según corresponda.

La ISO 55001 aborda los requisitos relacionados con la información en los tres siguientes subcapítulos:

• ISO 55001:2014, 7.5 “Requisitos de información”, aborda la determinación de la información requerida;
• ISO 55001:2014, 7.6 “Información documentada”, aborda los requisitos para el control de la información;
• ISO 55001:2014, 9.1 “Seguimiento, medición, análisis y evaluación”, aborda la determinación de requisitos para la información necesaria para la evaluación e información de desempeño.

El requerimiento 7.6. Información documentada: establece las necesidades de información documentada. La organización debería considerar la identificación y definición de la información documentada que será gestionada y mantenida a lo largo del ciclo de vida, tomando en cuenta su período de responsabilidad para los activos. La organización también debería considerar el requisito para mantener esa información documentada para cualquier período de nido más allá de la disposición de los activos, de acuerdo con los requisitos del negocio, tanto legales como regulatorios. Los controles establecidos deberían ser adecuados para el tipo de información en apoyo de la actividad de la gestión de activos.

La organización debería determinar la información documentada requerida para asegurar la eficacia de su sistema de gestión de activos y para la actividad de gestión de activos. Diferentes tipos de información documentada pueden abordar elementos del sistema de gestión de activos, tanto para la gestión de activos como para un activo específico. La información requerida puede diferir de una organización a otra y debería ser proporcional a la complejidad de los activos y la actividad de gestión de activos.

No sólo funcionalidades del EAM “Enterprise Asset Management”

Muchas de las empresas que buscan un nuevo software de gestión de activos lo hacen sumando la cantidad de funcionalidades que el sistema posee, lo cual no se considera una buena idea. Lo fundamental no es buscar la solución que incluya más funcionalidades y características, sino la que mejor se adapte a sus necesidades. Esto, muchas veces, resulta un trabajo engorroso y toma mucho tiempo, pero aumenta enormemente la posibilidad de que la implementación resulte exitosa.

Para garantizar el éxito y aprovechar al máximo su solución de EAM para la gestión de sus activos, usted primero debe determinar una estrategia general de gestión de activos y las medidas y metas específicas de desempeño para poder medir el éxito cuantitativamente. Después deben optimizarse procesos finales de áreas como finanzas, operaciones, mantenimiento, ingeniería, recursos humanos, medio ambiente y demás departamentos, considerando las metas y objetivos de la gestión de activos, estrategias del negocio, estrategias de gestión de activos, planes de gestión de activos su implementación, requisitos de información, información documentada y mejora continua, tal como lo especifica la IS0 55001.

Junto con los procesos de rediseño, se deben definir las especificaciones clave del software de gestión de activos que permitan llevar a cabo los nuevos procesos y que ayuden a cumplir con los objetivos de performance. Estas especificaciones se usan para seleccionar el sistema y proveedor más adecuado. Sin embargo, no se pueden definir los procesos efectivos y e cientes sin entender cómo un sistema y su tecnología pueden llegar a ser un gran beneficio. Por ello, a continuación se ofrece una lista y resumen de funciones y características:

Estrategia del proveedor

Cada proveedor debe realizar sus elecciones de manera estratégica, exista o no un proceso formal de planeamiento. Al seleccionar un software de gestión de activos, no solo se debe evaluar el software, sino determinar cuál de las estrategias de los proveedores satisface mejor sus necesidades.

Las diferencias clave que se deben considerar son:

• Servicio versus software: Algunos proveedores trabajan con el sistema de 'empaque y venta' del software sin ofrecer nada más, mientras que otros ofrecen servicios de valor agregado como capacitación, soporte, customización del software y servicios de implementación. En el primer caso, el software es funcionalmente más completo y/o más atractivo para una mayor cantidad de clientes, pero el proveedor se basa más en socios y/o revendedores para que provean los servicios de valor agregado. Ninguno de los casos es bueno ni malo, pero se debe saber lo que cada uno implica.

• Gastos en Investigación y Desarrollo: Se debe buscar a un proveedor que esté en la cabecera de los nuevos avances tecnológicos de la industria, como que el software permita el comercio electrónico.

• Mercado Target: No confíe en los proveedores que dicen especializarse en todo tipo de empresas. Es mejor cuanto más se diferencien respecto de:

• Tamaño de la empresa: Algunos proveedores resultan más adecuados para grandes clientes multi-nacionales, mientras que otros pueden ser más eficientes para negocios pequeños.
• Especialización en tipo de industria: Algunos sistemas están diseñados para industrias específicas como pulpa y papel, minería y municipalidades.
• Especialización por funciones: Esto incluye infraestructura (es decir rutas, puentes, desagotes, etc), instalaciones, mantenimiento de plantas y vehículos.
• Especialización por región: Algunos enfocan al mercado local o a empresas mundiales.

• Arquitectura del producto: Elija a un proveedor que pueda manejar sus requisitos, como posibilidad de Internet y compatibilidad de hardware.

• Especialización del Producto: Muchos proveedores han desarrollado módulos de especializaciones completos conforme a la demanda de los clientes. Ejemplo de esto son: programación de eventos, herramientas de seguimiento y planeamiento de capital.

• Integración: Una diferencia clave entre los sistemas es cómo se integran verticalmente por medio de la cadena de suministros y horizontalmente en la empresa. Además, los proveedores deben poder integrarse al software de terceros como hojas de cálculo, dispositivos de código de barras y planeamiento de recursos empresariales.

• Comercio electrónico: Todos los proveedores están intentando incorporar la posibilidad del comercio electrónico en su oferta de software.

• Precio: Se debe elegir al proveedor que ofrezca la mejor solución costo beneficio, no necesariamente el software más barato. Esto significa que se debe realizar un trabajo preparatorio importante para determinar las metas y objetivos estratégicos, las medidas de desempeño, los procesos óptimos y los requisitos de soporte del sistema.

• Uso: Los sistemas varían enormemente con respecto a su facilidad de instalación, implementación, uso y mantenimiento.

• Herramientas de pre-implementación: Una implementación exitosa depende enormemente de la capacidad para rediseñar procesos y determinar cómo usar el sistema de la mejor manera como herramienta de soporte para los nuevos procesos optimizados. Algunos proveedores ofrecen herramientas de software suplementarias que pueden ayudar a analizar y documentar procesos. En algunos casos, los proveedores usan los flujos de proceso para ofrecer ayuda sofisticada de procedimiento dentro del software computarizado de mantenimiento, o aun para alimentar la lógica del negocio y el flujo de trabajo del sistema computarizado de mantenimiento.

• Herramientas de implementación: Una vez que comienza la implementación, los proveedores ofrecen herramientas como ayudas de capacitación, guías estándar de tareas de procedimiento y de mantenimiento preventivo, ingreso rápido de datos y línea telefónica de soporte.

• Diseño centrado en el usuario: Una solución fácil de aprender y de usar puede ayudarle a ahorrar millones de dólares al disminuir la tasa de error y los gastos de capacitación, logrando así mejores niveles de uso y de productividad. Algunos proveedores diseñan sus productos con la ayuda de expertos en uso y/o con la participación de sus clientes. Esto provoca una gran diferencia en las características y funciones disponibles, incluyendo navegadores, instalaciones por default y uso de tabs y menús.

• Adaptabilidad: A medida que su negocio y ambiente cambian, la solución de gestión de activos debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a las necesidades de cambio. Por ejemplo, la posibilidad de cambiar la escalabilidad debe ser sencilla.

• Soporte del Proceso de Negocio: El software de gestión de activos es una herramienta que cuenta con los siguientes procesos claves:

• Planeamiento, monitoreo y control. Características como presupuesto, seguimiento del compromiso, costeo basado en la actividad y seguimiento de proyecto le ayudan a lograr las metas y objetivos estratégicos.

• Recolección de datos de planta: Si los datos no son limpios, todas las herramientas de análisis y de reportes le resultarán inútiles. Para asegurarse de que los datos sean buenos, los softwares usan características como integración con sistemas de recolección de datos de producción, online wireless o ingreso en tandas de datos (usando dispositivos de recolección de datos), algoritmos sofisticados para chequear errores, seguimiento de aprobaciones y códigos de problema/causa/acción ligados a un activo en especial.

• Gestión de conocimiento: Los mejores productos ofrecen un conocimiento mayor que se comparte más ampliamente y se adapta a un proceso de nido y a las necesidades individuales. Usan características como el flujo de trabajo automatizado, gestión de documentos, libro de partes gráficas, análisis y reportes. Esta es probablemente la mayor área de diferenciación entre los distintos sistemas y la más crítica para garantizar que se alcancen las metas de performance. Los usuarios deben buscar (y usar) características tales como:

• Inteligencia de negocios (por ej. Gráficos de tendencias).
• Mantenimiento centrado en la confiabilidad.
• Gestión basada en las actividades.
• Análisis de performance del proveedor.
• Relevamiento del impacto de producción (por ejemplo costo de mantenimiento por tonelada producida).
• Costo total de titularidad.

Autor: Dr. Luis Amendola, Ph.D CEO & Managing Director PMM Managing Director Center for Innovation & Operational Excellence (CIEx), USA Investigador PMM Business School, Europa Managing Director PMM University, USA Research Universidad Politécnica de Valencia, España Correo: luigi@pmmlearning.com