La planificación estratégica de mantenimiento es un factor clave dentro del proceso. Este comienza con análisis del pasado, conocimiento del presente y con vista al futuro. La gestión del mantenimiento es una función importante, tiene el poder de transformar los resultados de la organización en función de las paradas de los equipos, y en los sistemas de seguridad en relación a los niveles de accidentabilidad. El encargado de esta tarea se conoce como planificador de mantenimiento. En este artículo, analizaremos cuáles son las funciones de un planificador de mantenimiento y su perfil profesional.

¿Cuáles son las responsabilidades específicas del planificador de mantenimiento?

Las funciones de un planificador de mantenimiento consisten en determinar qué hacer, cómo hacerlo y cuándo hacerlo. En otras palabras, debe saber qué tareas de mantenimiento es necesario ejecutar, cómo hay que ejecutarlas y cuándo es pertinente ejecutarlas. Definir estos tres aspectos esenciales de la planificación de mantenimiento, requiere el cumplimiento de un conjunto amplio de responsabilidades. A continuación, presentamos algunas de estas responsabilidades:

Funciones

1. Estudiar y conocer los activos: El trabajo del planificador de mantenimiento se fundamenta en el conocimiento que tiene de los activos. Este conocimiento se construye desde el estudio y la observación de los equipos la comunicación con los operarios, que deben informarle de cualquier anomalía o falla durante su uso; la realización de diagnósticos, en los que detecta la falla y determina sus causas.
2. Diagnosticar los activos físicos de la organización: Al realizar el diagnóstico, el planificador de mantenimiento no se limita solo a la detección de la falla o a la determinación de sus causas. Por el contrario, debe analizar un conjunto de indicadores clave que le ayuden a conocer la relación entre ocurrencia, condiciones de uso, condiciones ambientales, frecuencia, gravedad y, de ser posible, detectabilidad. Este tipo de información se obtiene mediante la elaboración de diagnósticos como, por ejemplo, el Método de Análisis del Modo y Efecto de Fallas (AMEF).
3. Organización y almacenamiento de la información: Toda esta información es vital para el planificador de mantenimiento y para el departamento. De ello, depende tanto su propia capacidad para determinar qué debe hacerse, sobre qué activo y cuál es la mejor forma de hacerlo.
4. Elaborar instrucciones de trabajo: Sobre la base de esta acumulación de conocimiento, el planificador de mantenimiento está en la capacidad de diseñar instrucciones de trabajo o procedimientos con pasos estructurados, para orientar a los técnicos a la hora de intervenir los activos.
5. Sincronizar las tareas de mantenimiento con las metas y necesidades de producción: Definir el momento oportuno para ejecutar una tarea de mantenimiento, supone tener en cuenta las metas de producción. El planificador de mantenimiento ayuda a articular las necesidades de ambos departamentos. Por eso, debe sostener reuniones diarias o semanales con el equipo de operaciones, para incorporar las metas de producción como un factor más a considerar durante el proceso de programación de tareas.
6. Programación de mantenimiento: La programación concreta de las actividades corresponde a la fase de la gestión de mantenimiento en la que el planificador determina el día y la hora en que éstas deberían efectuarse. Solo es posible programar los esquemas y tareas de mantenimiento, partiendo de la información pormenorizada de las condiciones de los activos físicos, así como del conocimiento de las ventanas de tiempo que ofrece el departamento de producción para entrar en escena y ejecutar las tareas.
7. Manejo de equipos de trabajo: El planificador de mantenimiento conoce sus activos, pero también conoce y monitorea permanentemente el desempeño de sus técnicos. Por eso, tiene un conocimiento certero de a quién debe asignar cada tarea, dependiendo del nivel de desempeño, conocimiento y experiencia en cada caso.
8. Suministro de materiales de trabajo: El planificador de mantenimiento sabe cuáles son los materiales, insumos y herramientas requeridas para realizar cada tarea. Por eso puede calcularlos con anticipación y solicitar a compras todo lo necesario para que los técnicos ejecuten cada tarea.
9. Manejo de contratistas: La planificación también abarca la coordinación y manejo de recursos humanos externos o contratistas que, dependiendo del tipo de tareas de mantenimiento que se vaya a ejecutar, será imperativo o no integrar al equipo fijo de trabajo del departamento de gestión de mantenimiento.
10. Elaboración de informes: El planificador de mantenimiento interactúa permanentemente tanto con el gerente como con los técnicos. Sin embargo, toda esta información que se intercambia a través de documentos, órdenes de trabajo e interacción personal, debe recopilarse, organizarse, formalizarse y presentarse a través de informes periódicos.

Factores de riesgo para la gestión del planificación de mantenimiento

Las funciones de un planificador de mantenimiento pueden verse condicionadas por el tamaño de la empresa en cuestión, las necesidades del equipo de trabajo, la estrategia trazada por la compañía y por factores de la cultura organizacional en materia de división y distribución de las tareas que se deben cumplir. Sin embargo, no es posible determinar un modelo aplicable para todos los profesionales que se desempeñan en ese cargo. Por esa razón, y para evitar dudas sobre qué tareas son responsabilidad de un planificador de mantenimiento, es necesario establecer criterios que ayuden a definir concretamente su campo de acción.

¿Cómo definir el trabajo del planificador de mantenimiento?

Un profesional dedicado a planificar el mantenimiento en una empresa debe responder a tres áreas de acción interrelacionadas entre sí que apuntan a tener un conocimiento total de los recursos, el manejo de la ejecución de tareas y del equipo involucrado en la operación y la medición de resultados y rendición de cuentas.

El apoyo de los CMMS o Apps de mantenimiento

A lo largo de las áreas relacionadas con el trabajo de un planificador de mantenimiento, el manejo de un enorme volumen de datos e información crítica es permanente. Por esa razón, existen soluciones tecnológicas, conocidas como CMMS (Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado) por sus siglas en inglés. Se trata de un software que puede ser diseñado según los requerimientos específicos del cliente y apoya al planificador de mantenimiento para que su labor sea lo más eficiente posible.