Los datos que manejan las empresas pueden llegar a ser abrumadores como para asignar el trabajo a un grupo de personas. Por eso, se desarrollaron herramientas digitales como los GMAO para ayudar a la gestión de activos y gestión de mantenimiento. En este artículo te comentaremos qué es un GMAO y cuáles son los beneficios de usar uno.

¿Qué es un GMAO?

GMAO viene de las siglas en inglés “Computerized Maintenance Management Software.” En español sería Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador. En pocas palabras, el GMAO es un tipo de software usado para sistematizar y centralizar toda la información sobre la gestión del mantenimiento. Frecuentemente, se conocen a estos sistemas con otros nombres, como, por ejemplo:

• Software de mantenimiento;
• CMMS Sistema de gestión de mantenimiento;
• Software de mantenimiento preventivo;
• Programa de gestión de órdenes de servicio; entre otros.

No obstante, y en opinión de varios, las nuevas Plataformas Inteligentes de Mantenimiento (PIM) han reemplazado los GMAO. Estas nuevas plataformas representan una evolución significativa en la tecnología de gestión de mantenimiento. Principalmente, porque logran convertir a los equipos de sistemas de registro simples a verdaderos sistemas de inteligencia. Por ejemplo, estos sistemas no solo registran y centralizan la información, sino que también brindan alertas, sugerencias inteligentes y automatización de tareas a los equipos técnicos.

Funciones básicas

La mayoría de GMAO del mercado disponen de las funcionalidades básicas que permiten:

• Gestión de activos y su correspondiente jerarquía.
• Planificación y programación de los mantenimientos preventivos.
• Gestión de los mantenimientos correctivos derivados de averías o incidencias.
• Control de los stocks de repuestos y recambios.
• Gestión de compras de material MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones).
• Administración de recursos humanos internos.
• Gestión de subcontratas.
• Administración de solicitudes y órdenes de trabajo.
• Control de los costes asociados al mantenimiento.
• Gestión del cumplimiento normativo en seguridad.

3 módulos principales del GMAO

En el mercado actual existe una amplia variedad de herramientas GMAO disponibles. Naturalmente, existen unas diferencias significativas entre ellas. Principalmente, en la interacción con el usuario. Así mismo, encontramos diferencias en cuanto a las funcionalidades disponibles. No obstante, la mayoría de estos tipos de software cuentan con 3 módulos principales con funciones básicas para su gestión:

• Módulo de mantenimiento
• Módulo de inventario
• Módulo de compras

A continuación, definiremos con más detalles dichos módulos.

Módulo de mantenimiento

Este es el módulo principal de un sistema GMAO. Entorno a este, giran el resto de módulos y funcionalidades del sistema. Entonces, es en este módulo donde se ocurre la gestión de activos y la gestión de los mantenimientos preventivos y correctivos, entre otras funcionalidades. Naturalmente, en organizaciones con un gran número de activos es necesario gestionar correctamente los programas de mantenimiento preventivo. Esto, con el fin de evitar sufrir pérdidas por los paros de actividad en la producción derivados de una avería que puede ser evitada con un mantenimiento preventivo. Por esto, los GMAO ayudan a los encargados del departamento de mantenimiento a planificar la periodicidad de dichos mantenimientos preventivos. Luego, una vez programados, automatiza la creación de las órdenes de trabajo asociadas a estos mantenimientos. Así mismo, gracias a nuevas funciones como las IIoT (Internet of things, o Internet industrial de las cosas, por sus siglas en inglés), es posible conectar algunos sistemas GMAO con los dispositivos de monitoreo conectados a internet de los activos de planta. Con esto, las organizaciones pueden dar un paso más allá en la aproximación proactiva del mantenimiento. Por otro lado, la integración de los datos extraídos de los activos a través de un sistema GMAO permite realizar un mantenimiento basado en condiciones. En este tipo de mantenimiento, se lazan solicitudes de trabajo automáticamente de acuerdo al estado actual de los equipos. Gracias a esto, se permiten realizar mantenimientos preventivos y/o correctivos basados en los datos de campo. Además, proporciona capacidades analíticas predictivas para anticiparse al fallo de los equipos.

Gestiones dentro del módulo mantenimiento

Por otro lado, es muy importante gestionar correctamente los activos de la organización. Por esto la gestión de activos permite realizar un seguimiento de los datos generados por las actividades de mantenimiento realizadas. Además, realizar seguimiento a los metadatos asociados a los activos. Por ejemplo, entre estos datos podemos encontrar:

• fechas de compra,
• garantías,
• características del activo,
• estadísticas del activo,
• documentación del activo, y muchos datos más.

No obstante, los datos más importantes y poderosos que gestiona un GMAO son los datos de historial de un activo. El historial de un activo es el registro de las diferentes actuaciones de mantenimiento realizadas sobre el activo en concreto. Esta información es muy útil para el departamento de mantenimiento para su posterior análisis y extracción de conclusiones. Por ejemplo, estudiando dichos datos se puede determinar patrones de fallo y modificar la planificación de los mantenimientos preventivos en base a ello.

Módulo de inventario

El módulo de inventario es uno de los módulos más importantes y útiles para una organización con un gran número de activos. Esto, ya que es en este módulo donde la organización gestiona los almacenes y stocks de repuestos de los activos. La implementación de dicho módulo permite al departamento de mantenimiento asociar los repuestos y materiales necesarios según el tipo de trabajo a acometer. Asimismo, el sistema GMAO realiza un control del stock mínimo de los repuestos y materiales para asegurar que estos estén disponibles. Además, en caso de necesidad de compra, enviar una notificación o realizar la compra automáticamente. Esta función se realiza por el módulo de compras. De tal forma, se evita situaciones donde se debe realizar el mantenimiento de un activo y no disponer del material necesario para su ejecución. Lo que, en consecuencia, puede provocar un paro de actividad en la producción prolongado costoso e innecesario.

Módulo de compras

Por último, el módulo de compras es el encargado de proporcionar funciones pertinentes para realizar todas las tareas administrativas relacionadas con el departamento de compras de una empresa. Entonces, en este módulo se realiza de forma automatizada toda la gestión de reposición de materiales y repuestos para asegurar el stock mínimo necesario. Además, se lleva a cabo la adquisición puntual de material extraordinario. Esta gestión incluye desde la petición de presupuestos y envío de pedidos hasta la recepción de facturas.