La fuente de datos relativos a las actividades desarrolladas por el personal de ejecución de mantenimiento, debe incluir el tipo de actividad, su prioridad, falla o el defecto encontrado y cómo fue reparado, duración, los recursos humanos y materiales utilizados, y otros datos que permitan evaluar la eficiencia de la actuación del mantenimiento y sus implicaciones con costos y programación.

Las Ordenes de Trabajo (OT) son específicas para cada empresa, en función de la actividad, organización, cantidad y tipos de mano de obra y equipos que posee etc., sin embargo, existe una serie de datos comunes en cualquier ramo industrial o de servicios, que deben estar presentes en este instrumento de información, como: el número consecutivo, el tipo de la actividad de mantenimiento, la prioridad, los registros de historial, si los instrumentos de supervisión actuaron correctamente o no, si la intervención perjudicó la producción, el período de indisponibilidad del equipo y la duración real del mantenimiento.

En los antiguos modelos de OT usadas en el sistema manual, eran presentados en la parte superior: los datos de identificación del equipo y del problema, en la parte media: los datos de planificación, y en la parte inferior: los de ejecución del mantenimiento, subdivididos en dos partes: datos para “Gestión del Equipo” (sumario del servicio ejecutado y comentarios sobre el problema) y para “Gestión de Mano de Obra” (horas-hombre consideradas y utilizadas) – Figura 26.

Los modelos de Orden de Trabajo que siguieron tenían, con relación al anterior, la novedad de la inclusión de las columnas codificadas de “Problema Encontrado”, precursor del actual “Código de Ocurrencias”. En la parte inferior de ese cuadro existían enumeradas, un conjunto de posibles ocurrencias en los equipos relacionados en la referida columna, para que el ejecutante pusiera los números que correspondían a las ocurrencias, en el cuadro correspondiente a la intersección de la línea de la “localización” con la columna del grado de “severidad”, cuyos significados eran presentados al lado de los tipos de ocurrencias.

El modelo siguiente, en la evolución de las OT, fue utilizado durante la fase de transición del sistema de control manual para el automatizado y, por esta razón, apenas la última sección corresponde a la identificación del equipo, la duración del mantenimiento, pérdida de producción, utilización de mano de obra y costos, eran procesadas, no dando el mismo tratamiento a los datos del historial de ocurrencias, que eran transcritos en líneas continuas en la primera y la tercera sección. El formulario era proyectado para producir una tarjeta agujereada (o equivalente), pues poseía 80 caracteres para procesamiento, siendo los cuatro primeros reservados para la identificación del documento.

La orden de trabajo siguiente en el proceso evolutivo fue desarrollada para el sistema de control automatizado, con la producción de una tarjeta agujereada. Presentaba como novedad con relación a la anterior, el registro del “Código de Servicio” con 4 caracteres, siendo el primero destinado a la Ocurrencia (O), que indicaba el origen de la necesidad de la intervención en el equipo, el segundo para la Acción (A), que indicaba lo que había sido realizado por el equipo de mantenimiento y los dos últimos para el Complemento (CPL) de esa acción. La mejor terminología para este código sería: “Código de Ocurrencia”, que serviría para indicar intervenciones debido a Fallas o Defectos, pudiendo también utilizarse el término “Código de Defecto” con el mismo objetivo.

La evolución del modelo de orden de trabajo, utilizada en el sistema automatizado de control del mantenimiento, generaba dos tarjetas perforadas y presentaba, con relación a la anterior, las siguientes particularidades:

• Un campo asociado al número consecutivo para correlacionar a dos o más órdenes de trabajo, cuando la ejecución de las actividades excedía el período mínimo de procesamiento de los informes de gestión, que es definido como “horizonte”;
• El código de mantenimiento compuesto por el código del equipo asociado al componente, actividad y sector;
• La semana y el motivo de la reprogramación, para permitir la replanificación manual, en caso de algún impedimento;
• La indicación de la actuación de supervisión automática;
• El código de ocurrencia compuesto por cuatro “células”, o sea: la Causa: que indicaba la razón de la ocurrencia (falla o defecto) en el equipo; el Efecto: que indicaba como la falla o el defecto eran constatados; la Acción: que indicaba el verbo asociado al servicio ejecutado y el Complemento: que completaba el mensaje de la acción;
• La “espera” que indicaba la cantidad de horas-hombre que quedó inactiva, durante el desarrollo de la actividad de mantenimiento, debido normalmente, a una falla de la planeación. Ese campo estaba asociado al código del motivo que llevaba a esos horas-hombre a la interrupción de sus servicios.

En el inicio de la década de 1 970, surgió el proyecto BOZZ-ALLEN & HAMILTON que presentó como singularidad, la omisión de la recolección de información de la mano de obra en el cuerpo de la orden de trabajo; siendo estas informaciones recogidas, a través de un documento complementario llamado Tarjeta de Tiempo, con forma y tamaño similar a la tarjeta horaria, pero con características diferentes, ya que servía para que cada ejecutante indicase, en cada servicio que recibía, el día, la hora y el minuto en que iniciaba y terminaba, identificando el número de la Orden de Trabajo – Figura 27.

La parte posterior de esta tarjeta contiene los códigos de servicio, espera y ausencia para indicarlos, en la columna respectiva la actividad ejercida, durante cada período de su jornada. A cualquier momento, siempre que se complete una tarjeta, el ejecutante debe sustituirla por una nueva para asegurar la continuidad de los registros.

Como recomendación, para evitar celos de fiscalización individual a los ejecutantes del mantenimiento y, en consecuencia, el sabotaje de los registros, la Tarjeta de Tiempo, debe ser impersonal e individual para cada ejecutante de mantenimiento, o sea, identificar apenas el cargo y no el nombre de la persona.

Como variante de la Tarjeta de Tiempo, puede ser utilizada la Tarjeta de Material, cuya responsabilidad de compilación es del encargado del depósito, que relaciona el material suministrado al respectivo consecutivo de la Orden de Trabajo en la tarjeta – Figura 28

Para implementar tanto la Tarjeta de Tiempo, como la Tarjeta de Material, debe realizarse un trabajo de orientación y búsqueda junto a los ejecutantes, en lo referente a la compilación, para evitar que los datos dejen de ser registrados o lo sean de manera equivocada, involuntariamente o a propósito.

Una innovación importante en el sistema de recolección de datos en el control automatizado de mantenimiento fue la emisión, a través de la propia computadora, de las órdenes de trabajo parcialmente llenadas, a partir de datos provenientes del Plan Maestro de Mantenimiento Preventivo, enfatizando en la reducción de las actividades burocráticas de los ejecutantes de mantenimiento – Figura 29.

Con la implantación de la orden de trabajo para mantenimientos preventivos, emitida a través de la computadora, surgió también la idea de utilizar la máquina para reprogramar actividades que no fuesen ejecutadas dentro de un plazo aceptable y así, permitir este trabajo de reprogramación automatizada, fue fortalecido el concepto de Clase.

Durante el desarrollo del proyecto, se determina para cada actividad el plazo de espera por la computadora, para el retorno de las órdenes de trabajo, plazo que si era excedido, acarreará el cobro del motivo de la no ejecución, siendo esta información transferida para el archivo en el banco de datos para su posterior inscripción en el informe de gestión de no conformidades.

Para dar conocimiento al ejecutante sobre estas limitaciones de plazo, la computadora informa a través de los campos de Próxima Reprogramación y Semana Límite de Reprogramación en la emisión de cada orden de trabajo.

Para reducir aún más las responsabilidades burocráticas de los ejecutantes del mantenimiento y asegurar que los servicios programados, sean realizados de acuerdo con un estándar preestablecido, la orden de trabajo emitida por la computadora, puede contener también, las Instrucciones de Mantenimiento ya impresas.

Sin embargo, es necesario que estas instrucciones sean redactadas de forma concisa, para evitar la proliferación de estos documentos. Como sugerencia, es recomendable que sea limitado a 30 el número de líneas para cada actividad programada en cada componente.

En los Sistemas donde se utiliza para la emisión de la orden de trabajo para actividades programadas a la computadora, es necesario desarrollar otro modelo de orden de trabajo, para permitir la anotación de datos de actividades no programadas.

Para estandarizar los registros de “Descripción” y “Servicio Ejecutado”, además de reducir el número de registros del banco de datos del historial y consecuentemente, el tiempo de búsqueda, hecho importante en el caso de la utilización de computadoras personales de menor performance en el proceso, es recomendable la utilización del “Código de Ocurrencias” citado anteriormente, que traerá como ventaja adicional, la posibilidad de búsqueda en el historial de una ocurrencia específica o de cualquiera de los elementos que compongan este código – Figura 30.

Puede observarse también, en este modelo de OT, la inclusión de campos para la anotación, por parte del usuario de los servicios de mantenimiento (llamado “cliente”), de la evaluación del trabajo ejecutado a través de las opciones: “plenamente ejecutado”, “provisionalmente ejecutado”, “reservicio” y “no atendido”, como un factor de medición de la calidad de los servicios del mantenimiento. Este tipo de registro, que posibilitará la evaluación de la gestión de mantenimiento respecto a las necesidades de producción, puede ser incluido también en las órdenes de trabajo de actividades programadas.

En los modelos de las órdenes de trabajo de actividades programadas y no programadas ilustrados, se puede observar la existencia de un código QR o de barras que puede ser emitido por la computadora, para facilitar la lectura en sistemas integrados (por ejemplo: para que el encargado del depósito asocie el material a emplear al número de la OT).

Para evitar, la utilización de uno de los modelos presentados en las Figuras 29 y 30, en el registro de actividades que no exigen detalle, o para el registro de mantenimientos en equipos que no afectan al proceso productivo (Clase C), o aun, para hacer referencia a actividades diferentes del mantenimiento, que ocupan mano de obra del personal de mantenimiento, puede ser utilizado un formulario común, la Orden de Trabajo de Ruta, u Orden de Trabajo Colectivo u Orden de Trabajo para Actividades Diversas, como el modelo ilustrado en la Figura 31, donde en cada línea es hecho el registro de cada servicio, teniendo para cada uno, apenas el registro del inicio y final de la actividad, para el cálculo por computadora, de la duración de la actividad.

Una vez que este formulario tiene un “horizonte” mensual, para permitir que sus datos sean procesados y formen parte de los informes de gestión de costos y mano de obra; puede recibir un número de identificación consecutivo mensual, que servirá como referencia para su registro, en las Tarjetas de Tiempo de los ejecutantes, para el cálculo de los horas-hombre empleados en este tipo de actividades.

En caso que los usuarios deseen separar la ocupación de mano de obra en mantenimiento (para los equipos Clase C) de los demás (Servicios de Apoyo), pueden ser utilizadas dos Ordenes de Trabajo de Actividades Diversas con números diferentes, una para cada fin. Esta observación también es válida, en el caso de los usuarios que deseen conocer la ocupación de mano de obra en un determinado tipo de Servicio de Apoyo como “tránsito”, o “capacitación interna”.

Autor: Lourival Augusto Tavares 
Brasil 
Consultor en Ingeniería de Mantenimiento 
Empresa: Director nacional de ABRAMAN (Asociación Brasileña de Mantenimiento) en dos mandatos. 
Correo: l.tavares@mandic.com.br 
Ingeniero Electricista, formado por la Escuela Federal de Ingeniería de Rio de Janeiro, en el año de 1967. Past-Presidente del Comité Panamericano de Ingeniería de Mantenimiento. Supervisor de Mantenimiento en FURNAS – Centrales Eléctricas S.A. durante 23 años. Fue el jefe de la Asesoría Técnica de Apoyo en ITAIPU Binacional. Reconocido como “notorio saber” en mantenimiento por la Universidad Federal de Rio de Janeiro y por la Universidad Federal de Paraíba.