El departamento de mantenimiento tiene varias responsabilidades que requieren el desarrollo de distintas funciones mediante en conjunto de procedimientos y un sistema de gestión. Dentro de ese sistema de gestión existen diversos subsistemas integrados al sistema general que deben funcionar correctamente para que la efectividad de los otros no se vea afectada negativamente y garantizar una gestión integral eficaz y eficiente. De esos subsistemas, el único que interactúa con todos los demás es el de la orden de trabajo. Todos los elementos esenciales de una buena gestión están vinculados en este documento único.

Las órdenes de trabajo activas comunican a todas las partes qué trabajos deben realizarse, cuándo, dónde y qué método. Las órdenes de trabajo sirven para comunicar las asignaciones de tiempo a las especialidades necesarias para completar los próximos trabajos. También sirven como una fuente de información de todas las solicitudes que representa toda la carga de trabajo de mantenimiento pendiente en la instalación.

En algunos departamentos de mantenimiento hay personas que se quejan de que producir una orden de trabajo para cada trabajo a realizar, crea una gran cantidad de papeleo, particularmente porque la mayoría de los trabajos son pequeños. Además, alegan que "lleva más tiempo preparar y documentar una orden de trabajo que hacer el trabajo". El argumento para justificar la necesidad de desarrollar órdenes de trabajo es que ayudan a la dirección a:

• Garantizar la integridad de la planta, proteger las inversiones.
• Garantizar la seguridad.
• Cumplir con las regulaciones gubernamentales.
• Evitar problemas legales.
• Recopilar información del trabajo ejecutado.
• Registrar el historial del desempeño de los activos.

Y en general a promover buenos principios de gestión y orientación a la mejora continua. Estas y otras razones importantes respaldan el objetivo de tener la mayoría, si no todo, el trabajo administrado mediante un sistema de orden de trabajo bien diseñado.

La orden de trabajo permanece vigente durante todas las etapas del ciclo de trabajo, desde su creación hasta el cierre, cuando se documenta todo lo ocurrido durante su ejecución. Se utiliza para comunicar solicitudes de trabajos específicos, planificar, programar, controlar, registrar y rastrear la mayoría de las actividades de trabajo de mantenimiento. Autoriza la realización de un trabajo y por tanto que se puedan realizar los gastos atribuibles a esa orden. Indican la ubicación donde se debe realizar el trabajo, el equipo o área donde se debe trabajar y el método a seguir. El nivel de detalle del método específico depende de la complejidad del trabajo. Finalmente, la orden de trabajo indica la prioridad de cada trabajo.

Sistema de orden de trabajo

La orden de trabajo no es simplemente un formato que hay que llenar, es un sistema que proporciona los medios para solicitar el servicio de mantenimiento que posteriormente se debe planificar, programar, ejecutar, controlar y finalmente registrar toda la información concerniente al trabajo realizado.

Un sistema de orden de trabajo efectivo:

• Elimina lo innecesario y sin importancia.
• Establece responsabilidad.
• Reduce errores.
• Facilita la preparación del trabajo.
• Expresa con gran claridad de lo que se debe hacer.
• Permite cargar mano de obra, materiales y servicios externos al propietario del equipo.
• Sirve como documento de autorización.
• Registra de costos de mantenimiento.
• Controla el desempeño.
• Es la base documental del historial de los activos.
• Aumenta la eficacia de los grupos de trabajo .
• Es el engranaje principal de la gestión integrada de mantenimiento.

Hay dos enfoques para administrar un sistema de órdenes de trabajo. El primero se caracteriza por el uso de solicitudes de trabajo, que se envían al planificador de mantenimiento, que luego es responsable de generar la orden de trabajo. En el segundo se captura el trabajo no previsto que surge día a día y la orden de trabajo se crea directamente, luego se envía al planificador para la codificación adicional y la entrada al CMMS.

La orden de trabajo es ante todo una herramienta de gestión de mantenimiento que además de especificar el trabajo a realizar, sirve para cumplir otras funciones como el control de costos y el control operativo del tiempo de mantenimiento.

Funciones de las órdenes de trabajo

La orden de trabajo es un documento de control que cumple tres funciones básicas:

1. Definición y autorización del trabajo a realizar. Selección sistemática y autorización del trabajo solicitado con respecto al tipo de trabajo, causa, ubicación y prioridad.

2. Planificación y control del trabajo a realizar.

• Definir el alcance del trabajo.
• Asignar la prioridad.
• Proporcionar la información sobre programación, coordinación, métodos, materiales, mano de obra.
• Proporcionar a los supervisores y técnicos instrucciones de trabajo y estimaciones del tiempo requerido.
• Recopilar información sobre el progreso del trabajo.
• Registrar y medir la cantidad de trabajo completado (resultados).
• Controlar los niveles de personal involucrado.

3. Historial de mantenimiento acumulado.

• Desarrollar estimaciones de tiempo para el trabajo repetitivo.
• Recopilar información para la optimización del trabajo y análisis de fallas.
• Medición y mejora de costos y desempeño.
• Analizar los costos por trabajo, equipo y centro de costos.
• Mejorar la planificación y la programación.

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Ventajas de utilizar órdenes de trabajo

Las principales ventajas de los sistemas de órdenes de trabajo son:

• Proporcionan un medio eficiente para solicitar, asignar y dar seguimiento al trabajo realizado por el personal de mantenimiento.
• Proporcionan un método para transmitir instrucciones escritas sobre cómo se debe hacer el trabajo.
• Proporcionan un método para estimar y acumular costos de mantenimiento reales por máquina, instalación, centro de costos y departamento, y respaldan cuestiones de planificación, calidad y control de costos.
• Proporcionan los datos necesarios para preparar informes de gestión, sobre los cuales se pueden tomar medidas correctivas.

Objetivos de las órdenes de trabajo

El alcance de las órdenes de trabajo se puede resumir en el logro de los siguientes objetivos:

• Identificar y hacer seguimiento del trabajo.
• Reconocer costos precisos para departamentos, equipos y todas las áreas de la empresa.
• Registrar la carga total de trabajo, trabajos pendientes, trabajos planificados, trabajos programados.
• Llevar historial de lo que se hizo, métodos y herramientas utilizados.
• Medir la efectividad de las estimaciones.
• Asignar de forma más precisa de trabajos por prioridad.
• Estimar de costos y aprobación técnica de la obra.

Es deseable tener todo el trabajo asignado cubierto por órdenes de trabajo formales ya que idealmente cada solicitud de trabajo debe convertirse en una orden de trabajo escrita. Para lograr esto se requeriría el compromiso de todos los niveles de gestión dentro de la instalación. Siendo realistas, este compromiso vendrá solo si se pueden demostrar las ventajas de usar órdenes de trabajo.

Autor: José Contreras Márquez 
Global Certified Instructor en ASME 
Correo: jocomarquez@yahoo.com
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/josecontrerasmarquez/