Las ocho disciplinas para la solución de problemas

La solución de problemas consiste en generar opciones o posibles rutas a seguir para hacer cambios alrededor de una situación que genera inconformidad. El proceso a realizar consta de seis pasos que culminará con la evaluación de resultados una vez se hayan implementado dichos cambios. En este artículo estaremos hablando de las 8D (ocho disciplinas) para la resolución de problemas y su importancia en la industria.

Historia de las 8 disciplinas

El Gobierno de los Estados Unidos fue el primero en estandarizar el método 8D, durante la Segunda Guerra Mundial. Se hizo referencia a este método como Military Standard 1520: Corrective action and disposition system for nonconformingmaterial (o Estándar Militar 1520: Acción correctiva y sistema de disposición para material no conforme). Luego, se hizo popular gracias a la empresa automovilística norteamericana Ford en los años 60 y 70. Desde entonces, el método 8D se ha convertido en un estándar en la industria del automóvil, del ensamble y en otras industrias que necesitan de un método estructurado para la resolución de problemas.

En qué consisten las 8 disciplinas

El proceso de las (8D) se usa para identificar, corregir y eliminar problemas. Esta metodología es de gran utilidad en la mejora de productos y procesos. Establece una práctica estándar basada en hechos. Se concentra en el origen del problema mediante la identificación de la causa raíz. Su eficacia proviene el hecho de que incorpora todos los aspectos importantes de la gerencia del problema, es decir, contención del problema, del análisis de la causa de la raíz, de la corrección de problema, y de la prevención del problema. Las 8D constan de los siguientes pasos:

1. Establecer el equipo de trabajo.
2. Describir el problema.
3. Desarrollar acciones interinas de contención.
4. Identificar y verificar la causa raíz.
5. Formular y verificar acciones correctivas pertinentes.
6. Implantar y validar acciones correctivas permanentes.
7. Prevenir la recurrencia.
8. Reconocer al equipo y a las contribuciones individuales.

A continuación, describiremos cada uno de los pasos de las 8D.

Las 8 Disciplinas (8D)

D1:

• Reunir al grupo de trabajo (quienes tengan el conocimiento y habilidad para atacar al problema).
• Designar al “Líder”, quien es la persona que monitoreará el progreso de la acción correctiva.
• Designar al “campeón”, quien es la persona que tiene la autoridad para aprobar las acciones que identifique el grupo.

D2:

• Usar una “definición operacional”.
• La definición debe tener un significado común para todos los que la lean.
• Es necesario responder ciertas preguntas que nos ayuden a clarificar al problema: ¿Qué? (Objeto/Defecto), ¿Dónde?, ¿Cuándo? (puntual/frecuente), ¿Qué tan grande es?

D3:

• Definir e implementar acciones para contener y aislar el efecto del problema, hasta que la acción correctiva sea implementada.
• Nos podemos preguntar: ¿Qué se ha hecho para contener el problema?, ¿Qué pruebas se han efectuado para saber si la acción interina va a funcionar?, ¿Qué tan rápido se va a detener el problema? y ¿Qué más se puede hacer para contenerlo?

D4:

• Identificar todas las causas potenciales que podrían haber ocasionado el problema. A través de una metodología de RCA.
• Aísla y verifica la causa raíz, probando cada causa potencial a través de la descripción del problema y la prueba de datos.
• Identifica acciones correctivas alternativas para eliminar la causa raíz.

D5:

• Define e implementa la mejor acción correctiva permanente.
• Escoja los controles de seguimiento para asegurar que la raíz del problema es eliminada.
• Una vez en producción, monitoree los efectos en un período de tiempo e implemente acciones de contingencia, si es necesario.

D6:

• Se verifica la efectividad de las acciones permanentes e interinas por medio de la medición, en términos cuantificables.
• Pueden verificarse antes (depende del caso), durante o después de que las acciones hayan sido implementadas.
• Se confirma que las acciones correctivas seleccionadas resolverán el problema definitivamente.
• Se verifica que no habrá efectos o consecuencias indeseables, así como planes de contingencia de ser necesario

D7:

• Debido a que los problemas iguales o similares presentan una tendencia a repetirse, la disciplina de la prevención está enfocada a la identificación y eliminación de: Prácticas, Procesos, Diseños y Procedimientos (operativos o administrativos); que pudieran contribuir a que el problema se repita.

D8:

• Reconocimiento de la gerencia de las contribuciones de todo el personal del grupo por el buen trabajo realizado, tanto como el esfuerzo individual.
• Las aprobaciones para el informe 8D también se demuestran en esta última disciplina.

Informe de las 8D

Una vez obtenida la información, es necesario archivar el Informe de resolución de quejas de clientes de 8D. Luego, es necesario continuar monitoreando las acciones correctivas y preventivas, así como el proceso en sí. Esto, para identificar oportunidades de mejora adicionales y prevenir futuras quejas de los clientes. De forma regular (por ejemplo, anual o mensualmente), revise todos los Informes de resolución de quejas de los clientes para comprender mejor las quejas más comunes de los clientes. Esto podría ayudar a una organización a identificar problemas potenciales del sistema, brechas en los procesos u otros problemas. Asimismo, que ayude a identificar oportunidades adicionales de mejora.

Los beneficios del método de resolución de problemas 8 disciplinas en gestión de riesgos

En gestión de riesgos, los métodos permiten encontrar el origen de una no conformidad, evitando así fallos de calidad o problemas que pueden generar un impacto negativo para la organización y para su capacidad de producir. Algunos de los beneficios más relevantes del método de resolución de problemas 8D son:

• Aumento de la eficiencia en la resolución de problemas.
• Puede ser utilizado por cualquier tipo de organización.
• Es un modelo modificable, adaptable y ajustable a necesidades específicas.
• Proporciona información completa para muchas áreas o partes interesadas.
• Es fácil de poner en práctica.
• Se centra en el trabajo en equipo y la responsabilidad.
• Un informe basado en este modelo satisface muchos requisitos en sistemas de gestión ISO.
• Permite crear un registro de documentos y una base de datos que describe no conformidades y sus soluciones.

Ejecutar un modelo 8D para la resolución de problemas en gestión de riesgos puede ser muy útil. No obstante, para realizarlo con éxito se requiere de capacidades para identificar, evaluar, priorizar y tratar riesgos, algo que se consigue con la formación adecuada.