Toda acción que conduzca a optimizar la gestión de inventarios de mantenimiento debe tomar en consideración cuatro aspectos claves que constituyen los objetivos principales para lograr el propósito de alcanzar la máxima rentabilidad de la necesaria inversión que debe hacerse para poder llevar a cabo una eficaz y eficiente gestión del mantenimiento. Los aspectos a los que se ha hecho referencia son los siguientes:

• Eliminación del exceso de inventarios.
• Fijación de los niveles iniciales de repuestos.
• Mejorar la disponibilidad.
• Establecer las mejores estrategias.

A continuación, se hará una breve descripción de los aspectos mencionados.

Eliminación del exceso de inventarios

En muchas fábricas del mundo entero las estadísticas revelan que los niveles de inventario exceden entre el 20 % y el 50 % de las necesidades reales de la planta y esto en términos monetarios representa una inversión muy elevada que indudablemente afecta el desempeño financiero de las organizaciones.

El principal obstáculo para la eliminación del exceso de materiales almacenados es la costumbre, probablemente durante muchos años, de mantener en inventario grandes cantidades de repuestos, sin justificación alguna, pero que brindan la tranquilidad de poder disponer ilimitadamente de cualquier artículo cuando es necesitado. Tratar de reducir el inventario a niveles apropiados sin poner en riesgo la continuidad de las operaciones creará un ambiente de inseguridad y seguramente producirá conflictos por la resistencia de las personas a enfrentarse a la incertidumbre de situaciones aparentemente más riesgosas.

El exceso de inventarios normalmente se origina debido a que los niveles de existencias se han determinado por la combinación de opiniones de los vendedores, de ingenieros y del personal de mantenimiento. Esto implica la aparición de una gran diversidad de criterios, generalmente sustentados por intereses personales o grupales sin ningún tipo de consideración técnica o histórica. También es muy frecuente el hecho de que la gestión logística para la adquisición de los repuestos no es eficaz ni eficiente, por lo que hay una tendencia natural a sobreabastecerse para minimizar los riesgos de no poder disponer de los materiales al momento de necesitarlos.

Fijación de los niveles iniciales de repuestos

Al principio de la vida útil de cualquier activo no se cuenta con un historial de uso, por lo que determinar la cantidad apropiada de repuestos a mantener en inventario es una decisión muy difícil y generalmente la única información disponible es la recomendación de los vendedores. Fijar los niveles iniciales de repuestos basándose únicamente en estas recomendaciones es una decisión que podría resultar muy costosa debido al interés comercial presente en esta situación.

Al momento de una negociación, es primordial exigir al proveedor información relacionada con la confiabilidad del activo que se está adquiriendo, esto es, se debería disponer al menos del Tiempo Medio Para Fallar - TMPF (Mean Time To Failure - MTTF) de cada uno de los componentes principales.

Es muy común que los vendedores tiendan a ocultar esta información, por lo que es muy importante tener en cuenta que la disponibilidad de este tipo de información por parte del fabricante debe constituir un factor de peso al momento de tomar la decisión sobre la compra de un activo de alto valor.

Mejorar la disponibilidad

Una de las grandes preocupaciones del personal de mantenimiento es tener un nivel de inventario de repuestos suficientemente grande para evitar la pérdida de producción al momento de necesitarlos. Para minimizar ese riesgo se acude a las recomendaciones de los vendedores como elemento confiable y autorizado, en el que se podría justificar la responsabilidad de las decisiones tomadas, sin embargo, está demostrado que estas recomendaciones producen excedentes que pueden alcanzar hasta el 40 %. También se apela a la opinión del personal de mantenimiento, especialmente al de mayor experiencia, pero que en cualquier caso actuará en forma conservadora para no correr riesgos e igualmente este tipo de recomendaciones producirá excesos de inventarios entre de hasta el 50 %.

Se ha utilizado diversas técnicas y métodos para la gestión de inventarios, tales como las de pronósticos para estimar la demanda, pero en el caso de repuestos utilizados con poca frecuencia, estas técnicas son de muy poca utilidad ya que la demanda no sigue un patrón determinado y por tanto no es pronosticable. Los más grandes aportes para este campo los ha dado el Mantenimiento Centrado en Confiablidad, ya que mediante su metodología se recopila información muy valiosa relacionada con la durabilidad de los componentes y de esta manera se dispone de información fundamental para las decisiones de compra.

Ante la incertidumbre asociada a la imposibilidad de determinar con cierta precisión la tasa de utilización de un repuesto determinado, se recurre al análisis del riesgo desde el punto de vista económico, de manera tal la decisión de mantener o no un repuesto en el almacén depende del costo financiero de la alternativa seleccionada.

En cualquier caso, el enfoque que se debe tener cuando hay que fijar los niveles de inventarios para los repuestos es dar respuesta a los siguientes planteamientos:

1. Si una pieza se necesita y la misma no está disponible en el almacén,
   ¿Cuánto afectará esto a la producción?
   ¿Cuál es la criticidad de la pieza?
2. Cuando la pieza es instalada,
   ¿Cuánto tiempo se estima que dure?
   Estime el TMPF (MTTF).

El enfoque incorrecto sería tratar de determinar cuántas piezas se debería comprar.

Establecer las mejores estrategias

Hasta ahora se ha analizado suficientemente la importancia de mantener estrictamente el mínimo nivel de inventarios que garantice la continuidad de las operaciones significando esto mayor rentabilidad empresarial.

Bajo esta premisa, la junta directiva siempre va a estar preocupada por una gestión eficiente de los inventarios y en este sentido debe definir las mejores estrategias en cuanto a las políticas a adoptar para el manejo de los diferentes tipos de materiales utilizados en mantenimiento. También definir los indicadores apropiados para controlar la gestión con base en las metas planteadas. Es por esto que en toda organización debe emprenderse un proyecto de optimización de la gestión de inventarios para mantenimiento de manera tal que se pueda definir para cada uno de los distintos tipos de materiales, las políticas específicas en función de la criticidad y costo particulares.

Autor: José Contreras Márquez
Venezuela
Instructor de INGEMAN, CONSCIOUS RELIABILITY y ASME para Latinoamérica.
Correo: jocomarquez@yahoo.com y jocomarquez@gmail.com
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Consultor e instructor de temas sobre Gestión del Mantenimiento, especialmente en la búsqueda de maximizar su eficiencia. Con amplia experiencia industrial y académica. Autor de los libros “Sistemas de Medición del Desempeño en Mantenimiento basados en Indicadores de Gestión” y “Gestión y Optimización de Inventarios para Mantenimiento”. Desarrollador de software “OPTIM” para determinar parámetros claves de los inventarios para materiales de alta y baja rotación. También creador de las guías de auditoría para la gestión del trabajo, proyectos e inventarios de mantenimiento. Director de www.mantenimientoeficiente.com.