La intención de optimizar la gestión de inventarios implica desarrollar una serie de pasos que son necesarios para conocer la realidad física y económica de los materiales almacenados. De manera muy resumida se puede expresar esta metodología de la siguiente manera:

1. Clasificar los materiales en función de su costo y su demanda.
2. Realizar un análisis de criticidad para seleccionar aquellos materiales que requieran una gestión muy meticulosa.
3. Definir, para cada uno de los diferentes tipos de materiales, los parámetros claves tales como el punto de pedido y la cantidad de pedido.
4. Determinar los materiales excedentarios y definir estrategias para su reducción.

Para optimizar el inventario se debe comenzar teniendo en cuenta el "riesgo" que representa la indisponibilidad de un repuesto necesario para ejecutar un trabajo de mantenimiento. Esto puede traer consecuencias tan drásticas como la paralización total de la producción. El objetivo de la optimización del inventario es eliminar problemas comunes, tales como:

• Roturas de stock.
• Puntos de reorden incorrectos.
• Cantidades de pedido incorrectas.
• Exceso de inventario.
• Inventario obsoleto.
• Tiempos de entrega inexactos.
• Compra continua de inventario de uso decreciente.

A su vez, la optimización del inventario permite:

• Altos niveles de disponibilidad de los equipos.
• Reconocer y resaltar los repuestos críticos.
• Intercambio de repuestos.
• Otras mejoras e iniciativas de mejoramiento.

La optimización de inventarios MRO mejora el flujo de caja mediante la reducción de compra de artículos de uso poco frecuente, consume el exceso de inventario apropiadamente, y maximiza la productividad al reducir el tiempo de inactividad de la planta.

¿Qué empresas se beneficiarían de la optimización del Inventario?

Las empresas ideales para emprender un programa de optimización de inventarios MRO son las que presentan las siguientes características:

• Gran variedad y cantidad de artículos.
• Indicadores claves de desempeño (KPIs) subjetivos.
• Baja rotación.
• Alto valor del inventario.
• Altos niveles de obsolescencia.

Las consecuencias típicas de la situación anterior son:

• Alrededor del 25 % de las veces, el personal de mantenimiento sale del almacén sin los artículos o cantidades solicitadas.
• Cerca del 10 % del material comprado hoy será material en exceso dentro de un año.
• Alrededor del 5 % del material comprado hoy nunca será utilizado.
• Menos del 3 % del material excedentario será devuelto al proveedor original.

Las preguntas que surgen a raíz de esta situación constituyen el primer paso para resolver la problemática de la gestión de inventarios MRO:

• ¿Cuáles materiales deben comprarse en mayor cantidad para garantizar que la planta opere de manera segura, eficiente y con altos niveles de producción?
• ¿Cuáles ítems del inventario están en riesgo de rotura de stock debido a que el Punto de Pedido (PP) y la Cantidad de Pedido (CP) no satisfacen los requerimientos de suministro debido a su tasa de utilización y cuál es la causa de esa situación?
• ¿Cuáles ítems del inventario son excedentarios cuáles tienen mayor valor de recuperación?
• De esos, ¿Cuáles pueden ser devueltos directamente al proveedor original?
• ¿Cuáles pueden ser vendidos a otras empresas para recuperar la inversión?
• ¿Cuáles son los ítems que deben ser desincorporados del inventario debido a su grado de obsolescencia?

La mayoría de las empresas quedan sorprendidas al reconocer que la información necesaria para dar respuestas a las preguntas formuladas anteriormente está registrada y disponible en las bases de datos de sus sistemas de información para la gestión del mantenimiento y suministro de materiales.

La extracción y análisis de esa información permitirá a las empresas, para cada uno de los artículos en inventario, determinar el Punto de Pedido (PP) y la Cantidad de Pedido (CP) a partir de los cuales se podrá definir los niveles MÍN/MÁX óptimos para garantizar el nivel de servicio requerido al menor costo posible.

¿Cómo lograr la optimización de inventarios de materiales MRO?

Las compañías que han comprendido las características particulares de los inventarios MRO están utilizando metodologías científicas de optimización para obtener beneficios.

Entre los resultados directos y medibles más importantes está lograr una mayor disponibilidad de los equipos que se traduce en mayor capacidad de planta, importantes ahorros de costos de mantener el inventario y disminución del costo del lucro cesante causado por la indisponibilidad de repuestos cuando son necesitados.

El proceso de optimización de inventarios tiene como principal objetivo tener disponibles la cantidad correcta de los artículos necesitados por los clientes. Otro objetivo importante es minimizar los costos de proveer materiales MRO a estos clientes. En este contexto, los clientes son las personas de operaciones y mantenimiento en la planta o instalación que necesita los materiales para realizar sus actividades.

Se requiere una gran variedad de ítems para mantener operando la planta y las instalaciones en niveles apropiados de eficiencia y seguridad por lo que la optimización del inventario implica determinar el nivel de servicio requerido y desarrollar los procedimientos para garantizar que la reposición de cada ítem sea oportuna y al mínimo costo.

La definición de los niveles de almacenamiento y el desarrollo de los procedimientos de reposición dependen de las siguientes consideraciones:

• Si el artículo será almacenado o no en la planta.
• Nivel de servicio (criticidad).
• Precio unitario.
• Costo del proceso de compra.
• Costo de almacenamiento.
• Demanda.
• Tiempo de entrega.

Operaciones seguras y eficientes

La primera consideración en este aspecto es el nivel de servicio requerido para cada ítem, el cual está definido por la probabilidad de disponer del repuesto cuando es necesitado. Para fijar el nivel de servicio se debe realizar un análisis de criticidad en función del impacto que tiene la indisponibilidad del repuesto sobre la continuidad de las operaciones y del tiempo de entrega necesario para su reposición.

En el caso de un artículo altamente crítico, la inversión necesaria para garantizar el nivel de servicio es generalmente insignificante con respecto al riesgo económico que representa su indisponibilidad.

Nivel óptimo de almacenamiento

Para la gente de mantenimiento siempre existe el deseo de mantener llenos los estantes, esto se traduce en exceso de inventarios porque en la gran mayoría de los casos se tendrá mayor cantidad que la realmente necesaria. La cantidad óptima a almacenar depende del nivel de servicio requerido para cada artículo y es frecuente en muchas empresas que el nivel de servicio es considerado, erróneamente, igual para todos los artículos.

También es necesario tomar en cuenta la tasa de utilización del artículo para seleccionar el modelo matemático apropiado para pronosticar la demanda.

La inversión correcta

Las limitaciones impuestas a la inversión en inventarios generalmente son expresadas en términos del deseo de la alta dirección a alcanzar un determinado nivel de rotación. Esto no está bien, en primer lugar, porque se estaría tratando al inventario para mantenimiento como un inventario comercial y, en segundo lugar, un valor general para la rotación es simplemente una cifra promedio que no proporciona información para la correcta toma de decisiones. Una de las complejidades de la gestión de inventarios para mantenimiento es la gran variedad de artículos con diferentes valores del indicador rotación dependiendo de la tasa de utilización, desde materiales con muy alta rotación, por ejemplo, repuestos genéricos, hasta materiales con una rotación extremadamente baja, generalmente muy críticos y de muy elevado precio.

Autor: José Contreras Márquez
Venezuela
Instructor de INGEMAN, CONSCIOUS RELIABILITY y ASME para Latinoamérica.
Correo: jocomarquez@yahoo.com y jocomarquez@gmail.com
https://ve.linkedin.com/in/josecontrerasmarquez
Consultor e instructor de temas sobre Gestión del Mantenimiento, especialmente en la búsqueda de maximizar su eficiencia. Con amplia experiencia industrial y académica. Autor de los libros “Sistemas de Medición del Desempeño en Mantenimiento basados en Indicadores de Gestión” y “Gestión y Optimización de Inventarios para Mantenimiento”. Desarrollador de software “OPTIM” para determinar parámetros claves de los inventarios para materiales de alta y baja rotación. También creador de las guías de auditoría para la gestión del trabajo, proyectos e inventarios de mantenimiento. Director de www.mantenimientoeficiente.com.