Con la llegada de las normas ISO 55000, 55001 y 55002 naturalmente habrá un deseo de algunas empresas de certificarse. De hecho, en el Reino Unido ya se ha producido la primera certificación por parte del Instituto Británico de Normalización, ¡y menos de un mes después de que las normas se hayan publicado oficialmente! Si su organización ya contaba con la certificación PAS 55, debería ser un pequeño salto a la certificación ISO; al fin y al cabo, se basó en la PAS 55 y, en todo caso, parece ser un poco menos onerosa, así como más adecuada para una aplicación más amplia.

La certificación según la norma ISO 55001 se aplica únicamente al sistema de gestión de una instalación, compañía u otra cartera de activos. NO se aplica a las personas, pero éstas pueden certificarse como gestores de activos.

Usted puede autoevaluarse y autocertificarse, pero eso podría parecer algo egoísta ante un tercero que podría tener motivos para dudar de su palabra. Para evitarlo, necesita un evaluador independiente. La certificación ISO 55001 debe ser realizada por un organismo de certificación acreditado. No puede hacerlo cualquiera. Entra en juego otra norma.

La norma ISO 17021-5 (Evaluación de la conformidad - Requisitos para los organismos que proporcionan la auditoría y certificación de los sistemas de gestión - Parte 5: Requisitos de competencia para la auditoría y certificación de los sistemas de gestión de activos), es el requisito confirmado para que los evaluadores y los organismos de certificación tengan conocimientos específicos de gestión de activos para llevar a cabo las auditorías requeridas. Eso también es bueno: si el evaluador cumple los requisitos de la norma ISO 17021-5, entonces su evaluador sabrá lo que está mirando y será muy capaz de determinar lo que es "bueno" o "conforme" a la norma ISO 55001 en su sistema de gestión de activos.

La serie ISO 55000 requiere que usted no sólo demuestre que tiene procesos (similares a los requeridos por las normas de calidad) sino que también siga esos procesos. Se trata de una mejora clave con respecto a otras ISO. Hace tiempo que se bromea con el hecho de que una empresa puede cumplir con todas las normas de calidad y presumir de ello todo lo que quiera mientras sigue produciendo basura. Lamentablemente, siempre ha habido algo de verdad detrás de eso.

La norma ISO 55000 se redactó teniendo en cuenta ese defecto. No permite salirse con la suya si los procesos documentados no reflejan las buenas prácticas. En ese sentido, va mucho más allá de las normas de calidad. En consecuencia, los requisitos que debe cumplir un certificador son más estrictos. Esto ejerce presión sobre los organismos certificadores que ya existen: puede que todavía no tengan esos gestores de activos competentes. Es de esperar que se produzcan algunas contrataciones para cerrar esa brecha. Es poco probable que un auditor que conozca la calidad y otras ISO esté también totalmente familiarizado con las prácticas de gestión de activos. Organizaciones como BSI, DNV, NSF y otras conocidas por sus actividades de certificación pueden necesitar un tiempo de adaptación (aunque sabemos que BSI ya ha emitido al menos una certificación en el Reino Unido).

Dada la novedad de las normas, hay poca formación específica para ayudar a los usuarios finales a identificar lo que deben hacer para que sus organizaciones cumplan las normas. Esto cambiará rápidamente. Nuestra propia empresa está en proceso de capacitación para la Academia de Gestión de Activos (Reino Unido) y, en última instancia, para certificar a los gestores de activos en el marco del programa de formación respaldado por el Instituto de Gestión de Activos (IAM) aquí en Norteamérica.

En los sectores regulados (agua, gas, electricidad, telecomunicaciones) los reguladores han seguido de cerca la evolución internacional. Los ayuntamientos también han mostrado un gran interés. Todos ellos tienen el mandato de garantizar que los servicios se presten de forma segura y a bajo coste. Si son inteligentes, harán obligatorio el cumplimiento de la ISO 55001 y harán saber a sus empresas de servicios públicos que esto debería reducir sus costes, no aumentarlos. De hecho, las tarifas de suministro de electricidad, gas, etc. deberían reducirse gracias a ello. Está por ver si los reguladores tienen o no el valor de adoptar esa postura, pero es su mandato adoptar una postura firme para reducir las tarifas que paga el público. En ningún caso, las empresas de servicios públicos que se ajusten a la normativa deberían necesitar más dinero para hacerlo. Puede que tengan que pagar por la ayuda mientras se alinean con las normas, pero una vez que se logre la alineación los beneficios deberían empezar a pagar el esfuerzo. Es un reto para la gestión de la tesorería, pero no justifica nuevos fondos. Lamentablemente, los incentivos para las empresas de servicios públicos han fomentado, al menos en algunos casos, un gasto de capital desenfrenado para sustituir los activos envejecidos en lugar de un gasto inteligente en mantenimiento para optimizar los costes del ciclo de vida. Es probable que la mentalidad también tenga que cambiar.

Al obtener una certificación independiente, las empresas de servicios públicos estarán en condiciones de afirmar que gestionan bien sus activos y según una norma mundialmente reconocida. Significará que están aportando valor, optimizando el coste del ciclo de vida, gastando el capital de forma inteligente y manteniendo un alto nivel de calidad para que los servicios se presten de la forma más confiable posible.

Los municipios han demostrado un gran interés. Está claro que quieren mantener bajas las subidas de impuestos para que sus políticos sean reelegidos. A diferencia de las empresas de servicios públicos, tienen algún interés propio en mantener los costes bajos y eso siempre es un buen motivador. A través de una certificación independiente, podrían hacer algunas afirmaciones bastante sólidas sobre la competencia y la buena gestión de los activos a su cargo. Las buenas prácticas de gestión del ciclo de vida de los activos deberían garantizar que los municipios obtuvieran el máximo valor por lo que gastan a largo plazo y no sólo gastar lo menos posible y dejar un dolor de cabeza a largo plazo para el próximo régimen elegido o los siguientes.

Obtener la certificación implica que un evaluador acreditado que cumpla los requisitos de la norma ISO 17021-5 venga a realizar una auditoría. El evaluador buscará pruebas de sus procesos documentados, etc. y pruebas de que está siguiendo esos procesos. Querrán ver la política de AM, los objetivos, los planes, los procesos, los sistemas de gestión de la información, etc. Querrán ver que sigue procesos de mejora continua a través de un plan de auditoría y que dispone de un mecanismo para garantizar que se llevan a cabo mejoras en la gestión de activos y en el sistema de gestión de activos. Una vez que estén satisfechos de que estás haciendo todo eso y de que lo tienes en marcha, bien documentado, que lo estás haciendo de forma consistente… te certificarán.

Aquellas organizaciones que hayan hecho lo posible por ajustarse a la norma PAS 55 (aunque no hayan aspirado a la certificación) probablemente lleven la delantera. Los requisitos de PAS 55 no difieren en absoluto de los de ISO 55001.

La experiencia en el Reino Unido y en otros lugares en los que se ha utilizado la norma PAS 55 ha revelado que es probable que la documentación, la coherencia y el mantenimiento de registros sean un poco débiles. Es poco probable que los procesos de los distintos sistemas de gestión, ingeniería, riesgo, calidad, mantenimiento, etc. estén bien integrados desde el principio. Nuestros hábitos de gestión y los regímenes de gestión del rendimiento aquí en Norteamérica y en otros lugares han tendido a promover el pensamiento y el comportamiento en silos. Los departamentos a menudo no colaboran bien, si es que lo hacen, y en algunos casos extremos incluso trabajan con propósitos opuestos. Esto suele ser evidente en los ámbitos de la gestión de inventarios y el mantenimiento, en los que el escaso intercambio de información y la falta de colaboración pueden crear una serie de problemas operativos. Este tipo de disonancia no se limita a estas dos áreas. La falta de colaboración suele ser muy fácil de detectar. Cuando repercute en la gestión de activos, o se ve afectada por ella, tendrá que cambiar.

La norma ISO 55001 y su aplicación proporcionarán un excelente catalizador para integrar esos diversos sistemas de gestión dispares. El resultado debería ser menos burocrático y beneficioso en términos de asegurar que los objetivos corporativos generales se cumplan de manera más eficiente y eficaz.

Cabe esperar que las empresas pasen por un periodo de reflexión sobre sus procesos y sistemas. A continuación, se llevará a cabo algún tipo de reingeniería (no de reducción, sino de verdadera reingeniería) de sus procesos una vez que hayan determinado dónde se encuentran los distintos puntos de contacto y cómo deben funcionar con mayor fluidez. Tendrán que documentar prácticas que, en muchos casos, ya estarán en marcha y establecidas.

Todos hemos experimentado diferentes formas de hacer las mismas cosas en diferentes departamentos. Las solicitudes de reparaciones son un buen ejemplo de algo que, a pesar de los mejores esfuerzos de los responsables de mantenimiento, a menudo se gestiona de distintas maneras. Los jefes de departamento sólo tienen que quejarse. Los operarios se ven obligados a rellenar las solicitudes de trabajo en un ordenador. Otros usuarios que no están familiarizados con las pantallas de solicitud de trabajo pueden llamar a un despachador… Lo más probable es que, si la organización tiene algún tipo de tamaño, tenga que determinar la mejor de varias formas diferentes de hacer casi todo, establecer un único proceso eficiente y eficaz, documentarlo bien y luego ponerlo en práctica en todos los lugares. Lo más probable es que la formación y la aplicación de las nuevas prácticas vayan a continuación.

Si una organización quiere alinearse con la norma ISO 55001, aunque no necesariamente certificarla, todavía tendrá que trabajar un poco. En última instancia, se verá recompensado por la eficiencia y el aumento de la eficacia, pero a corto plazo puede suponer un poco de dolor por el cambio. Espérelo.

Para empezar, pida a un evaluador que venga a realizar una auditoría. No es necesario que este evaluador pertenezca a un organismo de certificación, pero sí es conveniente que sea una persona familiarizada con las normas y con una trayectoria consolidada en la gestión de activos. En otras palabras, alguien que pueda cumplir la norma ISO 17021-5. La intención de esta auditoría no es obtener la certificación, sino averiguar qué trabajo es necesario. Puede hacerlo usted mismo, por supuesto, pero ¿comprende realmente las normas lo suficientemente bien como para hacerlo de forma competente? Una autoevaluación le permitirá empezar a trabajar en las áreas obvias de incumplimiento, pero puede que no le lleve por el camino completo. Hay que tener en cuenta que si no se dedica a la auditoría ni a ayudar a las organizaciones a hacer frente a los cambios a gran escala, es muy probable que no tenga mucho éxito. Ese tipo de trabajo no es su fuerte. No hay que avergonzarse de obtener ayuda externa para hacer algo que no es tu negocio principal o tu competencia básica.

Una vez completada esa revisión, sabrás lo que se necesita. Se necesitará un plan para corregir las deficiencias o incumplimientos y ese plan requerirá su ejecución. No es diferente de cualquier otra iniciativa de mejora, salvo que en este caso tendrá un objetivo en mente que puede ser comprobado y verificado por un evaluador independiente de tercera parte, y si es conforme a la norma ISO 17021-5, puede certificarle con la norma ISO 55001.

Los evaluadores acreditados que están facultados para certificarle deben ser independientes. No deben estar en posición de beneficiarse de sus preparativos para la certificación. Cualquier ayuda externa que obtenga para ello no puede certificarle con respecto a la norma. Por supuesto, una organización acreditada para certificarle puede ayudarle a prepararse para la certificación, pero tendrá que conseguir que un tercero independiente lleve a cabo realmente la auditoría y la certificación. Por ejemplo, puede invitar a nuestra empresa a ayudar a su organización a prepararse para la certificación y estaremos encantados de ayudarle, pero no podemos certificarle nosotros mismos. Sin embargo, podemos impartir formación y administrar la certificación de personas como gestores de activos.

La certificación ISO 55001 no es requerida por ningún organismo regulador o de otro tipo todavía, pero podemos esperar que llegue con el tiempo. Es probable que ocurra pronto en las industrias reguladas y en los municipios, pero a medida que las catástrofes sigan ocurriendo y pongan de manifiesto prácticas de gestión de activos deficientes, podemos esperar que se exija el cumplimiento de algunas normas incluso en otras industrias.

Uno de los que me vienen a la mente son los ferrocarriles. En América del Norte se transportan cada vez más grandes volúmenes de sustancias altamente inflamables, volátiles y tóxicas por ferrocarril. La construcción de oleoductos está cada vez más sometida a la intromisión política y a revisiones aparentemente interminables, por lo que los trenes son una alternativa para el transporte a granel. Recientemente se han producido varios descarrilamientos muy sonados con incendios y víctimas mortales. En Canadá, la catástrofe de Lac Megantic es un buen ejemplo. La culpa la tienen las prácticas de explotación insuficientes, la mala vigilancia, el estacionamiento en una pendiente que conduce a una zona poblada (con una curva en la línea), la falta de comunicación entre los bomberos y el operador del tren, el transporte de una sustancia volátil que no se comportó como se esperaba, la falta de protocolos de prueba, la falta de regulación que cubra el transporte de sustancias peligrosas, el mal etiquetado de lo que hay en los vagones, el señalamiento político, las decisiones empresariales criminales o casi criminales, la declaración de bancarrota para librarse de la responsabilidad, la cobertura de seguro inadecuada, la simple codicia, etc. Ese tren había cruzado casi la mitad del continente y podría haberse producido el mismo desastre en cualquier lugar de su recorrido. Poco después de Lac Megantic, se produjo otro descarrilamiento con el mismo crudo procedente del mismo yacimiento en el medio oeste de Estados Unidos, cerca de Casselton (ND); en enero de 2014 se produjo otro cerca de Plaster Rock (Nuevo Brunswick) y otro en Misisipi. Un estudio reciente muestra que los descarrilamientos de trenes suelen derramar más petróleo que las roturas de oleoductos. Quizás la ISO 55000 ofrezca al menos parte de la solución a este problema.

Los puentes están envejeciendo en Norteamérica. Varios se han derrumbado y algunos con víctimas mortales. Todos sabemos que se deterioran con la edad, pero no sabemos cuándo se debilitarán hasta el punto de colapsar. El dinero para el mantenimiento se recorta a menudo porque el gasto en mantenimiento no es sexy y no gana votos. El dinero para nuevas construcciones es otra historia. Pero reconstruir todos los puentes del continente va a ser muy caro, y no es una opción viable para los gobiernos endeudados y con problemas de liquidez, que ya están sufriendo el doble golpe de la mala economía y los altos impuestos. De nuevo, quizá la ISO 55000 pueda ayudar al menos con parte del problema.

Otras áreas en las que la aplicación de una buena gestión de activos puede ayudar son los aeropuertos (la mayoría están terriblemente abarrotados y luchan por mantener el ritmo de los volúmenes de viajes aéreos que se predijeron hace años), las carreteras de las grandes ciudades que no pueden soportar los volúmenes de tráfico de automóviles debido a la mala planificación de las infraestructuras de transporte (o a la falta de ella). La colaboración integrada y multidisciplinar puede ser de gran ayuda; por supuesto, los políticos también tendrán que quitarse de en medio.

Incluso la industria privada puede beneficiarse. El objetivo de la ISO 55000 de optimizar el valor que obtenemos de nuestros activos, haciéndolo de forma segura y respetuosa con el medio ambiente tiene que ser coherente con lo que toda empresa que utiliza activos físicos quiere conseguir. ¿Por qué vivir con la continuidad de la mediocridad frente a la dura competencia de lugares menos costosos para hacer negocios en otras partes del mundo? En algunos casos, es poco más que los costes de envío a largas distancias lo que mantiene la competencia en el extranjero y las instalaciones de producción en Norteamérica. Pero esos costes no actuarán como barrera protectora para siempre. Ser inteligente ayudará: la ISO 55000 proporciona el marco.

Ha llegado el momento de llevar a cabo una buena gestión de activos, conforme a una norma reconocida y bien pensada. Las normas ISO 55000, 55001 y 55002 proporcionan esa norma. Ofrecen una oportunidad.

Conseguirlo supondrá un poco de trabajo, no oneroso, pero tampoco insignificante. Obligará a colaborar a un nivel que rara vez se alcanza hoy en día en la mayoría de las organizaciones. Requerirá que la gente cambie de perspectivas y paradigmas. Obligará a los dinosaurios a buscar nuevas y mejores formas de hacer las cosas. Ha llegado el momento.

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– De Conscious Asset.

Autor: James Reyes-Picknell
Presidente, Director y Consultor Principal de Conscious Asset
Correo: james@consciousasset.com
Sitio Web: https://consciousasset.com/
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Traducción: Predictiva21