Para que una empresa genere ingresos, es crucial aumentar la accesibilidad y la gestión de sus activos. Esto prepara el camino para que las herramientas digitales mejoren el proceso de gestión del ciclo de vida de un activo.

Las empresas pueden comprender y analizar el ciclo de vida de cada activo gracias a herramientas como el software de gestión de activos. Esto ayuda a los propietarios a tomar mejores decisiones de compra. Además, son útiles para aumentar la eficiencia de los equipos y reducir los gastos y el mantenimiento innecesarios.

El ciclo de vida de los activos: ¿Qué es?

Un enfoque estratégico y analítico para gestionar los activos de una empresa es el ciclo de vida de los activos. El ciclo de vida de un activo suele dividirse en varias etapas mediante un sistema fiable de recopilación de datos, como el software de gestión de activos.

Aunque la adquisición de un activo suele considerarse la primera etapa del ciclo de vida de los activos, en realidad comienza con la planificación. Desde la identificación de la necesidad de un activo, el proceso continúa a lo largo de su vida útil hasta su eliminación.

El ciclo de vida de cada activo puede dividirse en cuatro fases distintas:

• Planificación,
• Compra,
• Adquisición,
• Explotación y Mantenimiento, y
• Eliminación.

Es fundamental comprender el ciclo de vida de los activos que generan ingresos, ya se trate de una máquina de café espresso en una cafetería o de un torno CNC en un almacén de fabricación. Una vez gestionados eficazmente, las empresas pueden calibrar la importancia de un activo en función de diversos criterios, como el precio, la fiabilidad y la eficiencia.

Por qué es importante la gestión del ciclo de vida de los activos

Todas las empresas dependen de sus activos fijos, independientemente del sector al que pertenezcan o del tamaño de sus operaciones. Cada activo tiene un ciclo de vida único, que incluye un tiempo en el que funciona a pleno rendimiento. Sin embargo, la vida útil óptima de un activo se reduce y requiere mantenimiento debido al desgaste natural, hasta que el gasto de reparación supera al de sustitución.

Diversos factores, como cuánto utilizan un activo un equipo de producción, cómo lo usan los operarios o incluso lo bien que funciona un plan de mantenimiento, pueden llevar a desecharlo.

Las empresas pueden estimar cuándo un activo alcanzará su máximo rendimiento y determinar cuánto tiempo más será utilizable con la aplicación de un buen plan de gestión del ciclo de vida de los activos, o LCAM (Life Cycle Asset Management). Antes de decidir cuándo sustituirlo o realizar el mantenimiento.

Este enfoque exhaustivo y basado en datos de la gestión del ciclo de vida de los activos garantiza que las empresas mantengan sus activos el máximo tiempo posible. Entre otras cualidades como:

• calcular el valor de la depreciación de los activos,
• elaborar planes de mantenimiento preventivo,
• definir las funciones operativas de los activos
• garantizar el cumplimiento de los requisitos legales,
• al determinar el coste de adquisición y sustitución,
• incorporando recursos a los programas de gestión de activos.

Aunque la organización y la estructura del ciclo de vida de un activo pueden variar de una empresa a otra, hay algunas etapas que predominan más que otras. El ciclo de vida de un activo puede dividirse en cuatro etapas clave:

1. Planificación

La planificación ayuda a determinar las necesidades de activos basándose en las evaluaciones de los activos actuales. Esto se consigue implantando un sistema de gestión capaz de analizar tendencias y datos, lo que permite a los responsables de la toma de decisiones determinar si el activo es necesario y cuánto valor puede aportar a las operaciones.

Todas las partes interesadas, desde los equipos financieros hasta los operadores, deben prestar mucha atención a esta fase inicial del ciclo de vida de un activo. La idoneidad de un activo para las necesidades de una empresa determina su compra. Además de contribuir a sus operaciones y producir ingresos.

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2. Adquisición

El siguiente paso es comprar el activo una vez localizado. Esto denota que un activo ha sido objeto de un análisis exhaustivo y ha sido reconocido como un recurso crucial para mejorar las operaciones de la empresa.

En esta fase también se hará hincapié en el aspecto financiero de la adquisición de un activo dentro de un presupuesto específico que se estableció durante la fase de planificación.

Cuando el activo se adquiere y se pone en uso, puede supervisarse mediante un sistema de gestión de activos durante todo su ciclo de vida.

La mayoría de los sistemas de gestión actuales incluyen tecnologías eficientes de seguimiento de activos como GPS, RFID y etiquetado de códigos de barras.

3. Funcionamiento y mantenimiento

Una vez instalado el activo, la siguiente fase -y la que más dura- es la de explotación y mantenimiento. Esta fase describe cómo se utiliza y gestiona el activo, así como las posibles necesidades de mantenimiento y reparación.

Ahora el activo mejora las operaciones y ayuda a generar ingresos, ya que finalmente se utiliza en la empresa para el fin previsto. Además de responder a actualizaciones, correcciones de parches, licencias y auditorías.

Un activo se observará y comprobará de forma rutinaria para detectar cualquier problema de rendimiento que pueda surgir imprevistamente mientras está en uso. En este punto, el mantenimiento y las reparaciones empiezan a ser frecuentes.

El mantenimiento periódico es necesario para prolongar la vida útil y el valor de un activo a medida que envejece y aumenta su desgaste. Esto requiere no sólo reparaciones, sino también modificaciones y actualizaciones para mantener los activos al día en un lugar de trabajo que cambia constantemente.

Las distintas empresas pueden tener enfoques de mantenimiento diferentes. Algunas se decantan por una estrategia reactiva, mientras que otras optan por un plan de mantenimiento preventivo o predictivo. Sin embargo, cada estrategia de mantenimiento tiene como objetivo lograr lo siguiente:

• minimizar la necesidad de reparaciones de emergencia y reducir el tiempo de inactividad,
• aumentar el tiempo de funcionamiento de los equipos,
• prolongar la vida útil de un activo.

Al centrarse en posibles áreas de mejora, el mantenimiento puede incluso ayudar a que un activo funcione mejor de lo que lo hacía originalmente.

4. Eliminación

Por último, al final de la vida útil de un activo, se retira del servicio y se vende, se reutiliza, se tira o se recicla.

Aunque en esta fase el activo ya no tenga valor para la empresa, es posible que haya que deshacerse de él de forma eficiente para no dañar el medio ambiente. Este proceso puede implicar incluso el desmantelamiento del activo pieza por pieza o la eliminación de sus datos.

Sin embargo, si todavía existe una necesidad operativa para este tipo de activo, se planifica su sustitución y el ciclo de vida del activo puede comenzar de nuevo.