La gestión de los materiales MRO es más compleja que la de los inventarios de materias primas y productos terminados por las siguientes razones:

• La variedad de artículos

En un almacén de materiales para mantenimiento existe una gran variedad de materiales que para una empresa pequeña puede superar fácilmente los 3000 ítems.

• La diferencia de la demanda

Existen artículos que son demandados casi a diario y por el contrario, hay otros que no han sido demandados en los últimos 2 o más años.

• La diferencia en precios

Hay artículos de muy bajo precio como los artículos de ferretería y otros que superan los miles de dólares como algunos repuestos de sistemas especializados como la automatización y el control.

• La diferencia en criticidad

La criticidad de un artículo, desde el punto de vista de las decisiones sobre el nivel de inventario, se determina analizando la consecuencia de necesitarlo y no tenerlo disponible en el almacén. En algunos casos, la indisponibilidad no afecta en nada la continuidad operacional y hay algunos artículos cuya indisponibilidad paraliza completamente las operaciones.

• La diferencia en tiempos de entrega

La compra de algunos artículos puede implicar pocas horas mientras que otros hay que solicitarlos hasta con un año o más de anticipación.

Los inventarios de materiales MRO tienen un comportamiento particular que dificulta su optimización, por lo tanto, es necesario conocer ese comportamiento para utilizar las técnicas apropiadas para cada tipo de material.

Entre las características más resaltantes de ese comportamiento típico se tiene que solamente entre el 5 % y el 10 % de los artículos son utilizados frecuentemente, por lo cual, tienen una demanda pronosticable. El resto, entre 90 % y 95 %, son artículos cuya demanda es muy baja, de tal manera que su pronóstico resulta complejo y no se puede hacer por métodos convencionales (ver figura 1.1).

Otro aspecto muy importante a considerar es que alrededor del 5 - 15 % de los materiales almacenados representa alrededor del 70 - 80 % del valor total del inventario (ver figura 1.2).

También es muy común encontrar en los almacenes de mantenimiento que la rotación interanual no supera el 50 %, es decir, que de todo lo almacenado se mueve, a lo sumo, la mitad, el resto permanece inmóvil (ver figura 1.3).

Si se analiza el valor total de uso interanual se consigue que solamente entre el 10 – 20 % de los materiales que tuvieron demanda durante un año, tienen alrededor del 70 – 80 % del valor total de uso durante un año.

Hasta ahora la mayoría de las empresas han estado aplicando métodos de pronóstico tradicionales para las decisiones relacionadas con la compra de los materiales MRO. Otro problema común es la desactualización de la información necesaria para la determinación de los parámetros de inventario de cada uno de los artículos, trayendo como consecuencia costosos errores en muchas de las transacciones realizadas, no se ajustan los valores MÍN/MAX en artículos cuya demanda se ha incrementado, se reordena con la misma frecuencia y cantidad artículos cuya demanda ha estado disminuyendo. Inevitablemente el resultado será una alta inversión en inventarios que afecta la rentabilidad empresarial.

Tal vez el aspecto más relevante, por su importancia para la correcta toma de decisiones, es que el comportamiento descrito anteriormente es similar en todos los almacenes de repuestos y materiales en general utilizados para ejecutar los trabajos de mantenimiento. Si bien es cierto que no existe una coincidencia total, el hecho de que exista un perfil similar en todos los casos, es de gran ayuda como referencia para emprender cualquier proyecto de optimización del nivel de inventarios para mantenimiento en cualquier empresa.

Autor: José Contreras Márquez
Venezuela
Instructor de INGEMAN, CONSCIOUS RELIABILITY y ASME para Latinoamérica.
Correo: jocomarquez@yahoo.com y jocomarquez@gmail.com
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Consultor e instructor de temas sobre Gestión del Mantenimiento, especialmente en la búsqueda de maximizar su eficiencia. Con amplia experiencia industrial y académica. Autor de los libros “Sistemas de Medición del Desempeño en Mantenimiento basados en Indicadores de Gestión” y “Gestión y Optimización de Inventarios para Mantenimiento”. Desarrollador de software “OPTIM” para determinar parámetros claves de los inventarios para materiales de alta y baja rotación. También creador de las guías de auditoría para la gestión del trabajo, proyectos e inventarios de mantenimiento. Director de www.mantenimientoeficiente.com.