Ya se indicó, que para implantar un sistema de control del mantenimiento, es recomendable iniciar el proyecto de recopilación de datos, con la identificación de los elementos que componen la instalación industrial o de servicios, su localizacion y utilidade. Este conjunto de informaciones, llamado Inventario, correlaciona cada equipo con su respectiva área de aplicación, función, centro de costos y posición física o geográfica en el área de producción y ofrece ayudas al personal de la gerencia, para el dimensionamiento de los equipos de operación y mantenimiento, cualificación necesaria al personal, definición de instrumentos, herramientas y máquinas, además de la proyección del plan general de construcción y distribución de los talleres de apoyo.

Una vez identificados los equipos que componen la instalación, los registros se complementan, en la medida de lo posible, en base a un estándar, con la demás informaciones las cuales deben ser suficientemente amplias para absolver consultas de especificación, fabricación, adquisición, traslado, instalación, operación y mantenimiento. A este conjunto de información la llamamos Catastro, que es definido como:

"Registro del mayor número de datos posibles de los equipos, a través de formularios o pantallas estandarizadas, que archivados(as) de forma conveniente, posibiliten el acceso rápido a cualquier información necesaria, para: mantener, comparar y analizar condiciones operativas, sin que sea necesario recurrir a fuentes diversas de consulta".

Por lo tanto, el catastro deberá reunir para cada tipo de equipo: los datos de construcción (manuales, catálogos y diseños), de compra (adquisición, solicitudes, presupuesto, fechas y costos), de origen (fabricante, proveedor, tipo y modelo), de transporte y almacenamiento (dimensiones, peso y recomendaciones), de operación (características normales y límites operativos) y de mantenimiento (lubricantes, repuestos generales y específicos, curvas características, recomendaciones de los fabricantes, límites, holguras y ajustes).

Actualmente la concepción de la recopilación de datos de catastro, está presentando mejoras con la evolución de los criterios de planeación y control de mantenimiento. Los primeros formularios desarrollados para esa finalidad, tenían la configuración de una tarjeta impresa con información genérica y aplicada a cualquier tipo de equipo, donde los datos generales y específicos aparecían mezclados y algunos indefinidos.

En la secuencia evolutiva, el reverso de la tarjeta pasó a ser utilizada para el registro del historial, a través de dos columnas, una para la fecha y otra para la descripción de la ocurrencia.

A partir de esa concepción, surgió la tarjeta de Catastro e Historial, con el cuidado de indicar en la primera columna la descripción de la ocurrencia y en las siguientes, las fechas en que la misma sucedía. Ese esmero trajo como ventajas adicionales, el evitar la repetición de la misma ocurrencia varias veces, facilitando la visualización de aquellas que presentaban mayor incidencia, además de realizar algunos aciertos en la disposición de datos, lo que también, permitía facilitar la búsqueda en cuatro formas: Número del archivo, Código de Catastro, Número Individual del Equipo y Código de Equipo.

Con la utilización de la computadora en el proceso de control del mantenimiento, surgió la idea de asociar el catastro de equipos, a sus respectivos repuestos de uso específico y de uso común. Y el órgano de mantenimiento pasó a utilizar, para el Código de Catastro, la misma estructura de codificación del órgano de administración de material. Como consecuencia de esa fusión, el Código de Catastro pasó a representar una "familia" de equipos del mismo fabricante, tipo y/o modelo y surgió la propuesta de separar los datos comunes de los datos específicos de los equipos durante el catastro.

Por lo tanto, al "Código de Catastro" (o "Código de Familia") pasaron a ser asociadas las características administrativas y técnicas de la familia de equipos. Considerándose que en una instalación industrial que tuviese "x" bombas iguales, sería suficiente la compilación de apenas un grupo de registros.

En los registros de datos específicos, el código de catastro fue asociado al número de identificación que individualizaba cada equipo de la instalación. Ese número de identificación podía ser el número de serie suministrado por el fabricante, o el número que recibe del órgano de control de bienes patrimoniales de la empresa, o en el caso de ausencia de ambos, un número secuencial dado por el propio sistema, que es impreso o troquelado en el equipo. Tal número de identificación caracteriza un conjunto de datos individuales a cada equipo y así, para el ejemplo considerado, sería necesario compilar "x" formularios de datos específicos, uno para cada bomba de la instalación.

Tanto en los datos generales (o comunes) como en los datos específicos, existen registros de naturaleza administrativa (fechas, costo, números de documentos, localización etc.) y de naturaleza técnica, entre las cuales se destaca su función en el proceso o servicio.

La correlación entre el código de catastro, el número de identificación y el código de posición operativa ("tag" o código de equipo), permite la obtención de información para una "familia " de equipos (código de catastro) o para un equipo específico (número de identificación), o para los equipos que operan en una determinada localización de la instalación (código de equipo), lo que representa una inmensa ventaja para el análisis y decisión de los gerentes de mantenimiento.

Se ha de ilustrar esta ventaja con el siguiente ejemplo: suponiendo que en una planta existan tres compresores de iguales características, todos importantes para el proceso productivo y, por esta razón se tiene en el almacén, uno de reserva para una rápida sustitución. Si uno de los compresores queda inoperante, es sustituido inmediatamente por el de reserva, mientras el primero va para reparación.

Los cuatro compresores (tres en operación y uno de reserva), por tener las mismas características de fabricación, recibieron el mismo Código de Catastro, "A", mientras cada uno tiene su Número de Identificación "1", "2", "3", "4", y un Código de Posición Operativa, "a", "b", "c", "d". Si el compresor que dejó de funcionar fue el número "2" y fue sustituido por el número "4", se tendrá la situación indicada en la Figura 17.

Existiendo la necesidad de un análisis de ocurrencia con este tipo de equipo, los gerentes de mantenimiento pueden solicitar el registro de las incidencias por el código de catastro, que incluirá los cuatro compresores (A), y mostrará el tiempo que operaron, el tiempo que uno de ellos estuvo en reparación y la sustitución en el almacén; o por el código de equipo (por ejemplo - b), que mostrará el comportamiento de los compresores que actuaron en aquella posición operativa de la instalación (en este caso los compresores 2 y 4); o por el número de identificación que mostrará el comportamiento de uno de los compresores elegido.

Con el recurso de la utilización de una red de computadoras personales, el catastro puede ser efectuado aportando la información directamente al sistema informatizado, sin que sea necesario el desarrollo de formularios para esa finalidad. Con esta modalidad, es necesario analizar la composición de las "pantallas", que auxiliarán a los usuarios en la alimentación de datos, para formación de los archivos relativos a los equipos instalados y, con el auxilio de las tablas (tanto para los datos administrativos como técnicos), el sistema ayuda al usuario en la compilación de cada campo.

Las técnicas modernas de composición de banco de datos, permiten que el usuario visualice los nombres de los equipos, evitando de esta manera, la necesidad del conocimiento de esos códigos, que quedaran limitados al trabajo de procesamiento por la computadora, aumentando así, su desempeño y reduciendo tiempos de búsqueda - Figura 18.

En las Figuras 19 y 20 se muestran modelos de pantallas con Catastro General y Catastro Específico.

Los archivos de catastro general y de catastro específico, pueden ser independientes (en este caso, correlacionados por el código de catastro) o comunes (en este caso, con el recurso de "duplicación de datos") o sea, la compilación de datos iguales de un nuevo equipo, es hecha sobre los datos de otro existente con las mismas características de construcción - Figura 21.

En esta condición, todos los datos serán almacenados en un único archivo. Nótese que esa opción genera archivos con datos repetidos lo que, actualmente, con la alta capacidad de los discos rígidos y la alta velocidad de procesamiento de las computadoras, dejó de ser un inconveniente.

Es común en los sistemas modernos, que el usuario, pueda registrar componentes de equipos y crear un árbol jerárquico de esos componentes con relación al equipo, al sistema operacional y a la propia planta. De esta forma, además de la posibilidad de consulta por "familia" o por individuo, podrán también ser hechas para todos los equipos de una planta o de un sistema operacional. Obviamente también podrán ser hechos filtros para consultas de datos de un determinado componente de un equipo, o de componentes de igual naturaleza de varios equipos.

La compilación de datos de catastro debe ser de simple operación, donde el sistema sea capaz de abrir automáticamente la tabla correspondiente de cada dato a ser registrado, en el caso de "inclusión" o "modificación" y sobre la información a ser tratada en el caso de "consulta", recordando que, normalmente el usuario no tiene conocimientos de informática y de esta forma no tendrá acceso al programa para adaptarlo a sus necesidades.

La separación de los registros en dos grupos de datos de catastro (común y específico) trae como ventaja adicional la posibilidad de establecer la correspondencia entre las "familias" y los repuestos a ésta aplicados - Figura 22.

Además de las críticas, por el sistema, respecto del tamaño de los campos, en el aspecto de su composición, incluyendo el tipo de carácter a ser usado (numéricos y/o alfabéticos, mayúsculas y/o minúsculas, símbolos gráficos y matemáticos) y fechas (número de días en el mes, los años bisiestos y cronología), debe ser previsto el uso de las teclas de función para la búsqueda de tablas, que auxiliarán al usuario en la composición de los códigos.

La emisión de los listados de catastro podrá ser efectuada para uno, algunos o todos los equipos, de acuerdo a la necesidad del usuario (filtro). Análogamente, deberá ser prevista la emisión de estas listas bajo varios requerimientos, de acuerdo con la definición hecha durante la fase de Proyecto del Sistema.

Tanto en el Catastro por el Sistema Manual, como en los Sistemas Automatizados o por Computadora, podría ser necesario definir los criterios de arreglo de la información archivada, de las listas emitidas por la impresora y/o a través de la pantalla.

Entre las varias opciones de agrupación de la información objetiva facilita el análisis, cono el los ejemplos:

• Agrupación por línea de producción;
• Agrupación por tipo de equipo;
• Agrupación por área geográfica;
• Agrupación por unidad de producción;
• Agrupación por importancia operacional;
• Agrupación por unidad móvil.

Es frecuente que se realice, en una misma empresa, la consulta de datos de catastro bajo diferentes formas de agrupación; cuando esto sucede en el catastro por el sistema manual, el proceso de archivo se torna más complejo, existiendo la necesidad de composición de nuevas tablas auxiliares de periodicidad, y en algunos casos, duplicidad de registros. En el catastro a través de sistemas automatizados, estas inconveniencias son eliminadas, puesto que, a través de programas adecuados, la computadora presentará la información bajo diferentes formas de agrupación, en función de la necesidad y deseo del usuario.

No habiendo una definición previa por parte de los usuarios, respecto a la forma de archivo y emisión de informes de catastro, los proyectistas deberán elegir los criterios a ser adoptados la agrupación de la información, tomando como base el proceso adoptado, el detalle de los formularios, la importancia operacional de los equipos, los órganos y niveles de gestión a ser atendidos y la movilidad de los equipos.

El comité Panamericano de Ingeniería de Mantenimiento, actualmente está desarrollando una correlación de datos técnicos y administrativos asociados a cada tipo de equipo, para facilitar la composición de los archivos de catastro de sistemas en implementación.

Autor: Lourival Augusto Tavares 
Brasil 
Consultor en Ingeniería de Mantenimiento 
Empresa: Director nacional de ABRAMAN (Asociación Brasileña de Mantenimiento) en dos mandatos. 
Correo: l.tavares@mandic.com.br 
Ingeniero Electricista, formado por la Escuela Federal de Ingeniería de Rio de Janeiro, en el año de 1967. Past-Presidente del Comité Panamericano de Ingeniería de Mantenimiento. Supervisor de Mantenimiento en FURNAS – Centrales Eléctricas S.A. durante 23 años. Fue el jefe de la Asesoría Técnica de Apoyo en ITAIPU Binacional. Reconocido como “notorio saber” en mantenimiento por la Universidad Federal de Rio de Janeiro y por la Universidad Federal de Paraíba.