Entrevista – Explorando el universo de la Gestión del Mantenimiento y la Inspiración Literaria: Una charla con José Contreras Márquez

Por Lisset Chávez

  1. Cuéntenos un poco sobre su trayectoria en el campo de la Gestión de Activos y el Mantenimiento. ¿Cómo fue el comienzo?

Mi trayectoria en el campo de la Gestión de Activos y el mantenimiento se inicia antes de la aparición de la especificación PAS 55 y posteriormente las normas ISO 55000. Realmente mis inicios en Gestión de Activos datan desde que cursé, a finales de la década de los 80, un postgrado en Ingeniería Empresarial y luego una especialización en Gerencia de Proyectos.

Mi experiencia práctica en Gestión de Activos nace desde que emprendí, junto con un socio, una PYME que se dedicó a la fabricación de artículos para el hogar. Esta empresa, muy pequeña desde sus inicios, evolucionó muy satisfactoriamente durante 15 años hasta que la situación económica en Venezuela comenzó su deterioro.

Para lograr nuestros objetivos comerciales, tuvimos que comprar, diseñar y fabricar activos y una vez que entraron en operación, teníamos que mantenerlos en funcionamiento. Obviamente tuvimos que hacer Gestión del Mantenimiento de nuestra maquinaria, pero la Gestión de Activos implicaba muchas cosas más, por ejemplo, decisiones sobre: seguir manteniendo o reemplazar, fabricar o comprar, nivel de inventarios de repuestos, expansión de la capacidad operacional.

Ahora bien, si nos referimos a la gestión de activos que se basa en los sistemas que describen las normas ISO 55000, entonces esta trayectoria comienza con la aparición de las normas en 2014.

A partir de este momento, ya como instructor y consultor en temas muy propios de la gestión del mantenimiento, reconocí la importancia de la gestión de activos como área imprescindible en cualquier organización industrial.

Con respecto al mantenimiento, mi dedicación exclusiva a este campo se remonta al año 2007, cuando el Ing. Carlos Parra, de gran reputación en el mundo de la confiabilidad operacional, conociendo muy bien la actividad docente y de investigación que yo venía desarrollando en el campo de la Gerencia de Operacional, me invita a impartir un curso de Gerencia de Proyectos aplicada a las paradas planta y otros proyectos de mantenimiento. Ese primer curso lo dicté en Quito-Ecuador en 2008. Posteriormente me dediqué a investigar la problemática asociada a los inventarios de mantenimiento para preparar un curso con un enfoque que distinguía las particularidades de la gestión de inventarios para mantenimiento. Después desarrollamos el curso planificación y programación del mantenimiento y el curso sobre indicadores de gestión para mantenimiento.  

  1. Como Global Certified Instructor ASME, ¿cómo ha sido su experiencia impartiendo conocimientos y capacitando a profesionales en el campo del Mantenimiento?

Definitivamente debo reconocer la importancia que ha tenido haber logrado que todos mis cursos hayan sido aprobados por ASME para ser certificados en cualquier país que se impartan, siempre que estos cursos sean organizados por una empresa que esté aprobada por ASME como su representante oficial en ese país.

Esta experiencia inicia en 2010, cuando presenté a ASME mi primer curso, que fue aprobado y a partir de ese logro me propongo que cada nuevo curso que desarrollara fuese propuesto a ASME para su aprobación y de esa forma logré certificar todos mis cursos.

Simultáneamente con este proceso de certificación, viajaba regularmente a varios países. Esta actividad fue creciendo satisfactoriamente a tal magnitud que ya he impartido mis cursos en todos los países de Latinoamérica. Debo destacar que mi principal actividad se ha desarrollado en Argentina, Colombia, México y Perú. Los profesionales con mayor participación provienen de la industria energética, petrolera, minera y manufacturera.

Una vez que aparece el COVID-19 y se declara la pandemia a nivel mundial, mi actividad se desarrolla completamente a distancia “online” por las plataformas que todos conocemos, con la principal ventaja de poder contar con la participación de alumnos de varios países simultáneamente. En nuestro caso, esta actividad no solo se ha mantenido, sino que está en constante crecimiento.

  1. Ha escrito cuatro libros destacados en el campo de la Gestión del Mantenimiento. ¿Podría compartir con nosotros cómo surgió la idea de escribir su primer libro y cómo ha evolucionado su enfoque en los libros posteriores?

La idea de escribir un libro siempre había estado presente, pero el impulso definitivo lo da el requerimiento de una empresa de capacitación en España que se interesa en mi curso de indicadores (KPI) de mantenimiento, para ser promovido como curso a distancia asincrónico. Les preparé el curso, pero el único material de soporte descargable era las diapositivas diseñadas en power point, entonces la empresa me indica que era imprescindible que las diapositivas fuesen explicadas a través de un documento de texto. Me dediqué a cumplir con ese requisito, les envié los documentos correspondientes a los ocho módulos del curso. El material fue aprobado y hasta la fecha el curso se mantiene vigente.

Después me di cuenta que esos ocho documentos se podían convertir, con muy poco esfuerzo adicional, en un libro. Me entusiasmé y el resultado fue un libro impreso por primera vez en Venezuela el año 2017.

A raíz de esa primera experiencia, quedé muy motivado para publicar un libro por cada uno de mis cursos y así emprendí el desarrollo del libro “Gestión y Optimización de Inventarios para Mantenimiento”. Deseo destacar que este libro lo publiqué por primera vez a finales de 2018 en Argentina, país al que emigré con mi familia, en el que residimos actualmente y del que estamos muy agradecidos por la gran receptividad que nos han brindado.

Continuando con mi intención de publicar un libro por cada uno de mis cursos, comencé con los preparativos del libro “Planificación, Programación y Costos de Mantenimiento”, el cual fue publicado a finales de 2021.

Finalmente llegamos a la publicación del libro “Gestión de Activos y Mantenimiento”, cuya publicación es muy reciente (julio 2023). Anecdóticamente, este fue el libro que inicialmente quise desarrollar, debido al reconocimiento que se le dio a la Gestión de Activos por la publicación de la serie de normas ISO 55000 para estandarizar el desarrollo e implantación de sistemas de gestión de activos en cualquier tipo de organización, dentro de los cuales la gestión del mantenimiento debe jugar un papel demasiado importante, pero sin ser su absoluta responsabilidad.

El hecho de que no existía esa conexión necesaria entre Gestión de Activos y Mantenimiento y los enfoques adoptados eran aislados, es decir, aplicar ISO 55000 independientemente de mantenimiento o considerar que gestión de activos era una evolución del mantenimiento, decidí esperar a que este movimiento madurara un poco más para contar con mayor sustento y experiencia, hasta que llegó el momento de poder construir ese puente inexistente pero necesario.

  1. En su libro “Gestión de Activos y Mantenimiento”, aborda temas de gran relevancia. ¿Cuál considera que es el factor más importante para lograr una gestión efectiva de activos y Mantenimiento?

Para lograr una gestión efectiva de activos y mantenimiento se requiere una gestión eficaz y eficiente de ambas. Lo primero que hay que reconocer es que la gestión de activos y la gestión del mantenimiento son dos cosas distintas. Por supuesto, todo lo que se haga en mantenimiento es parte de la gestión de activos, pero no todo lo que se debe hacer en gestión de activos pertenece o es responsabilidad de mantenimiento.

Tratar de indicar un solo factor es difícil, sin embargo, considero que el factor más importante es considerar el ciclo total de la vida de los activos y reconocer todos los procesos que deben ser desarrollados en todas las etapas de ese ciclo de vida. Mantenimiento es la función más importante dentro de todos estos procesos, pero no es la única.

  1. “Planificación, Programación y Costos del Mantenimiento” es otro de sus libros destacados. ¿Cuál es el desafío más común al que se enfrentan las empresas en la gestión de estos aspectos del Mantenimiento?

La correcta gestión del mantenimiento se sustenta en tres grandes pilares que podríamos considerar las funciones básicas que deberían llevarse a cabo en todo departamento de mantenimiento.

El primer pilar es la confiabilidad de los activos y la mejor metodología que existe para lograr la máxima confiabilidad es el Mantenimiento Centrado en Confiabilidad ya que permite definir las estrategias de mantenimiento que satisfacen los requisitos de riesgos, costos y beneficios.

El segundo pilar es la planificación de la implementación de las estrategias de mantenimiento que se divide en dos procesos separados y con objetivos distintos: la planificación del trabajo que busca disminuir el tiempo necesario para ejecutar cada trabajo y la programación que permite programar la mayor cantidad de trabajos posible cada semana.

El tercer pilar se refiere a la supervisión del trabajo, que también se debe descomponer en dos procesos, la ejecución del trabajo y el cierre formal de la orden de trabajo para recopilar la información necesaria y poder llevar a cabo la mejora continua de la gestión del trabajo.

Mi libro Planificación, Programación y Costos de Mantenimiento” aborda de forma general el modelo apropiado para la gestión del mantenimiento, pero con un objetivo central que es mostrar la forma correcta de gestionar el trabajo de mantenimiento para alcanzar la máxima eficiencia durante su ejecución y contribuir con la máxima disponibilidad al mínimo costo. Es un libro necesario y demasiado importante para todo profesional que se dedique al mantenimiento de activos físicos.

  1. En su libro “Gestión y Optimización de Inventarios para Mantenimiento”, explora cómo optimizar la gestión de inventarios. ¿Podría compartir algunos consejos clave para lograr el nivel óptimo de inventario sin sacrificar la disponibilidad de los activos?

Mi libro y curso “Gestión y Optimización de Inventarios para Mantenimiento”, tienen una particularidad y es que están enfocados en la gestión de inventarios para mantenimiento, es decir, repuestos (refacciones) y consumibles. Esto es muy importante reconocerlo porque la gestión de inventarios para mantenimiento es radicalmente distinta a la gestión de otros inventarios como las materias primas y productos terminados. La literatura existente sobre gestión de inventarios es muy extensa, pero la literatura especializada en inventarios para mantenimiento es muy escasa y lo que he desarrollado considera de manera muy cuidadosa esas particularidades.

Los consejos que podría dar para abordar correctamente la gestión de inventarios para mantenimiento se centran en los siguientes aspectos:

  • Reconocer las diferencias entre los inventarios para mantenimiento y otros inventarios.
  • Clasificar los materiales por su valor en existencia (clasificación XYZ)
  • Clasificar los materiales por su valor en existencia (clasificación ABC)
  • Determinar la criticidad de los repuestos con el único objetivo de optimizar su nivel de existencias. No es la misma criticidad que se determina para definir estrategias de mantenimiento.
  • Aplicar los modelos matemáticos y estadísticos apropiados para el nivel de rotación. No es un modelo único.
  • Definir los indicadores de gestión propios de los inventarios para mantenimiento. No utilizar un indicador de rotación general porque no aplica y por tanto no tiene utilidad alguna.

Finalmente, comprender que la optimización de los inventarios para mantenimiento requiere de la participación de profesionales del área logística (compras, almacenes) y de mantenimiento (confiabilidad y planificación), cada uno con aportes específicos y responsabilidades específicas.

  1. El libro “Sistemas de Medición del Desempeño en Mantenimiento basados en Indicadores de Gestión” suena intrigante. ¿Cuál es la importancia de medir el desempeño en el Mantenimiento y cómo se debe seleccionar los indicadores más adecuados?

Comencemos por aclarar por qué es intrigante hablar de un “sistema de indicadores” y no de una “lista de indicadores”.

Es muy frecuente el interés sobre cuáles indicadores deben ser utilizados en mantenimiento y justamente ese es el origen del problema de no poder diagnosticar las causas que producen un resultado no deseado.

Los indicadores de gestión (Key Performance Indicators-KPI) son necesarios para evaluar el desempeño en todas las funciones y en todos los niveles jerárquicos de un departamento de mantenimiento, pero esto no lo resuelve una lista de indicadores (KPI) para mantenimiento. Es necesario desarrollar un sistema para medir el desempeño de los responsables y de los procesos en todos los niveles jerárquicos de la estructura organizacional del departamento de mantenimiento.

Siempre que me preguntan ¿cómo se debe seleccionar los indicadores más adecuados? o ¿cuáles son los indicadores que deben ser utilizados en mantenimiento?, mi respuesta es que se debe tener perfectamente claro ¿qué es lo que se desea medir? y ¿para qué? Al tener perfectamente respondidas esas dos preguntas, los indicadores (KPI) se pueden definir muy fácilmente.

Es demasiado importante evaluar el desempeño en la gestión del mantenimiento, porque es la única forma de demostrar el aporte que mantenimiento hace para que la empresa logre sus objetivos estratégicos. Pero deseo destacar que los indicadores utilizados no deben provenir de una lista de KPI´s sino de un sistema de medición del desempeño, por supuesto, conformado por un grupo de indicadores que deben estar organizados para que muestren el desempeño de lo que queremos evaluar.  

  1. Como autor de libros técnicos, ¿cómo ha visto que sus obras han impactado en la comunidad profesional de la Gestión del Mantenimiento? ¿Ha recibido retroalimentación de lectores o colegas?

En este sentido, quiero expresar mi más sincero agradecimiento a todos los profesionales que se han interesado en mis publicaciones, por supuesto la gran mayoría de esos profesionales están dedicados al mantenimiento industrial. Mi gran satisfacción se debe a que cuento con una gran cantidad de personas que están atentas a mis publicaciones, pero además me llena de orgullo la retroalimentación satisfactoria de un amplio grupo de profesionales expertos en estos temas relacionados con la gestión del mantenimiento.

Permanentemente estoy recibiendo invitaciones de universidades y organizaciones privadas para colaborar con mis conocimientos y experiencia en postgrados y congresos destacados en diversos países de América Latina. En la medida de mis posibilidades de tiempo, siempre estaré dispuesto a colaborar donde se considere que mi participación es importante.

  1. Su experiencia como escritor y la publicación de sus libros han contribuido significativamente a su trayectoria profesional como consultor e instructor. ¿Podría compartir cómo ha influido la escritura en su carrera y cómo ha enriquecido sus habilidades como experto en Gestión del Mantenimiento?

Esa pregunta es muy comprometedora, pero la responderé de una forma honesta.

Para escribir un libro sobre un tema muy profesional se requiere de dos cosas: 1. Muchos conocimientos y 2. Mucha experiencia. No hay otra forma posible de cumplir con esos requisitos, que no sea haber acumulado muchos años dedicados a esa actividad profesional. Lo que quiero expresar es que no se trata solamente de ser muy proactivo sino de haber madurado lo suficiente como para poder intentar traspasar parte de esa experiencia y conocimientos a los más jóvenes.

Haber escrito cuatro libros ha sido posible con mucha dedicación y esfuerzo para tratar de presentar el estado del arte en cada uno de los temas tratados y me ha abierto muchas oportunidades que se traducen en un gran interés y un incremento considerable de la demanda de mis servicios como instructor y consultor en gestión de activos y gestión de mantenimiento.

  1. A lo largo de su carrera como consultor, ¿cuál ha sido el proyecto más gratificante o desafiante en el que ha trabajado y por qué?

El proyecto más gratificante para mi ha sido la creación de una empresa dedicada a la fabricación de árboles de navidad, que evolucionó a la fabricación de artículos para el hogar. Fue muy gratificante poder poner en práctica mis estudios de postgrado en gerencia de operaciones y gerencia financiera. Esta empresa creció tanto hasta tener contratadas hasta 100 personas. Esta empresa venezolana se vio obligada a cerrar operaciones por circunstancias ampliamente conocidas.

El proyecto más desafiante en el que he trabajado no es precisamente en el campo de la gestión del mantenimiento, pero muy propio de la gestión de activos en la fase de creación/diseño/adquisición de activos.

Es una historia larga, pero voy a tratar de resumirla. En el año 2005 llega a Venezuela un grupo empresarial francés, que inicia operaciones con la comercialización de láminas para techos de viviendas y galpones industriales. Al poco tiempo, la empresa se interesa en el desarrollo de viviendas de interés social que el gobierno estaba muy interesado en producir. La empresa ve una gran oportunidad de negocios y asigna un presidente del grupo para Venezuela. Este presidente contrata a un ingeniero amigo para desarrollar todo el proyecto. Este ingeniero al poco tiempo considera que mi participación es importante y me pone en contacto con el presidente de la empresa, quien me designa como su asesor directo.

Este proyecto fue tan desafiante que implicó el diseño de las estructuras para las viviendas y sus procesos de fabricación. Esto implicaba todo lo relativo al ciclo de vida de todos los activos necesarios para la fabricación de las estructuras para las viviendas. Hay muchos detalles que no se pueden explicar en esta entrevista, pero ese proyecto significó la experiencia más desafiante que he tenido en gestión de activos y mantenimiento.

  1. ¿Cuál es su opinión sobre la evolución de la Gestión del Mantenimiento en los últimos años y cómo ve el futuro de esta disciplina?

Es indudable que el mantenimiento ha evolucionado significativamente de la misma forma que han evolucionado todas las funciones empresariales. Esto es debido a los grandes avances de la tecnología para evaluar la condición de los activos, de las telecomunicaciones y de la informática.

Con frecuencia veo muchas promociones sobre métodos y tecnologías que prometen resolver todos los problemas del mantenimiento en las empresas. Algunas de estas ofertas son puro humo, cuyo objetivo es exclusivamente mercadotécnico, por eso hay que reconocer los verdaderos objetivos que se deben alcanzar, saber como lograrlo y cuáles son los recursos necesarios.

Todos percibimos grandes avances en el corto plazo que facilitarán nuestro trabajo e incluso que sustituirán a algunos, pero el proceso de toma de decisiones que generan esos cambios está muy distante que sea sustituido por los avances tecnológicos. Ante una transición violenta y muy acelerada de la tecnología debemos estar muy atentos para aprovechar esos cambios que, justificadamente, debemos adoptar para beneficio de nuestro desempeño en mantenimiento y gestión de activos. Los elementos comunes para que todos estemos alineados con los objetivos estratégicos de la empresa son: la capacitación, la actualización, la adaptación y la reinvención.

  1. Como experto en el área, ¿qué consejo le daría a los profesionales que están comenzando su carrera en Mantenimiento?

Esta pregunta es la que más me gusta responder a los jóvenes profesionales que me consultan en ese sentido. Lo primero que les digo es que, para garantizar el éxito en su desempeño profesional, deben capacitarse permanentemente transitando dos caminos diferentes: uno para lograr su misión y el otro para lograr su visión. Me refiero a que es imprescindible capacitarse para perfeccionar su desempeño en su responsabilidad actual, pero al mismo tiempo formarse para lo que visualizan ser en el futuro.

El primer objetivo se logra con capacitaciones específicas y puntuales en aspectos muy técnicos que quieren aprender o mejorar para lo que hacen hoy.

El segundo objetivo se logra con una formación de mayor duración que les permita superar su nivel académico actual. Esta formación debe estar más enfocada a aspectos administrativos y financieros que les posibilite el ascenso dentro de sus organizaciones.
Finalmente les recuerdo que deben prepararse para el futuro porque, así como todo evoluciona, ellos también deben evolucionar.

  1. Además de su trabajo y escritura, ¿qué otras actividades disfruta en su tiempo libre que le ayudan a mantenerse inspirado y motivado?

A estas alturas de la vida, disfruto mucho con mi esposa en eventos culturales como teatro y conciertos, ya que tenemos la dicha de vivir en Buenos Aires, una de las ciudades con mayor actividad cultural del mundo, disfrutamos del buen vino y los buenos asados argentinos y por supuesto realizo largas caminatas frecuentemente. También estoy leyendo mucho más ahora que tienen mucho que ver con la evolución de las organizaciones.   

  1. Por último, ¿hay algún nuevo libro o proyecto que esté planeando desarrollar en un futuro cercano que nos pueda adelantar?

Si, estoy trabajando en un nuevo proyecto editorial que tiene que ver con la gerencia estratégica en mantenimiento y gestión de activos, aparte de actualizar mis libros anteriores para las próximas ediciones, ya que, gracias a Dios, se agotan rápidamente.

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