El proceso de ejecución de proyectos de infraestructura petrolera ha tenido un comportamiento secuencial. A lo largo de las etapas de ejecución del proyecto, las distintas disciplinas que participan en dicho proceso intercambian información secuencialmente, creando ciclos de improductividad o retrabajo durante la documentación de los diseños.

A pesar de que en dicho modelo los ingenieros de proyectos comparten información común y en forma recíproca, los ciclos de trabajo se acentúan puesto que en las estructuras jerárquicas la comunicación entre las disciplinas involucradas no es lo efectiva o lo temprana que se requiere.

Al observar el proceso desde la fase de conceptualización hasta la fase de construcción, los ciclos de improductividad o retrabajo aumentan a medida que las fases se van completando. La resolución de conflictos en las fronteras jerárquicas involucradas puede estar ligadas a distintas funciones dentro de la corporación, dificultando aún más la comunicación y la toma de decisiones.

El cambio en las empresas de hoy es inminente, debido a que las distancias entre los países se han ido acortando por el poder de las telecomunicaciones modernas y al rompimiento progresivo de las barreras políticas y comerciales entre grandes potencias. Estos factores han acrecentado la competitividad entre empresas de manufactura, energía y de producción de alimentos.

En la actualidad, las empresas compiten en un mercadeo global y una de las ventajas competitivas más deseada o importante es la capacidad de colocar tempranamente los bienes de consumo en los mercados mundiales, con calidad y a la entera satisfacción del cliente. Esta tendencia es fácilmente observable en los países industrializados como, por ejemplo, Japón, el mercado común europeo, los Estados Unidos de Norteamérica, China, Corea del Sur, Rusia etc.

Las empresas que han sido capaces de combinar estas nuevas ideas y filosofías de trabajo alcanzando altos niveles de productividad y ventaja competitiva, redundando en mayores ventas y ganancias. En otras palabras, cuanto más se acorte el tiempo de colocación de los productos en el mercado de consumo manteniendo la calidad y tomando en cuenta las necesidades del cliente, mayor será la ganancia, rentabilidad y la competitividad.

El secreto está en reestructurarse dinámicamente para poder responder rápidamente a las necesidades de los clientes. La competencia entonces, está planteada con base en tiempo y calidad de los servicios rediseñados y gerenciados alrededor de los procesos vitales. Para reducir el tiempo total se requiere la integración temprana de todas las disciplinas en la etapa de conceptualización o básica, algunos autores llaman a este concepto “Front End Loading” o FEL el cual reduce drásticamente los ciclos de retrabajo debido a la sinergia que se logra al compartir en las fases tempranas del proyecto el “know-how” multidisciplinario y multiorganizacional en equipos de trabajo.

La integración temprana de las distintas disciplinas involucradas en el desarrollo del proyecto garantiza una reducción significativa del retrabajo así como la reducción en tiempo y costo necesaria para ser primero en el mercado de consumo, satisfacer al cliente y ganar la ventaja competitiva que se requiere. Para asegurar esos ahorros en tiempo y costo es necesario una mayor integración en función de los procesos vitales. Son fundamentales los equipos de trabajo multidisciplinarios y multiorganizacionales asistidos por los sistemas de información que apoyan la gestión; en otras palabras, la introducción temprana de tecnología dentro de los procesos, con un debido plan de entrenamiento para mejorar las comunicaciones de los equipos de trabajo y reducir la incertidumbre de los mismos. La integración de dichas tecnologías de apoyo define adicionalmente, la frontera de integración necesaria para dar el salto tecnológico que, a su vez, permita la reducción en tiempo y costo que redunde en la ventaja competitiva que se busca.

Es evidente que la integracion tecnológica, el trabajo en equipo y la reducción de la incertidumbre durante el proceso de proyectos es una de las vías para lograr la competividad. Sin embargo, esta integración requiere algo más: la colaboración de los miembros de los equipos de trabajo. Los investigadores de la nueva gerencia llaman a este proceso ingeniería de la colaboración. Este esquema de trabajo plantea o combina todos estos métodos de trabajo con la diferencia que hace énfasis en el factor humano dentro del proceso.

Esta metodología consiste en combinar las pericias necesarias desde el momento de la conceptualización, a lo largo del diseño, procura, contratación, construcción, matenimiento, operación y puesta en marcha de la obra. Para ello, se requiere la creación de equipos de trabajo multidisciplinarios e interorganizacionales. Durante las distintas fases del proyecto el liderazgo es compartido, adicionalmente algunas pericias pasan a ser soportes o asesoras de las demás, generando mayor sinergia de grupo.

Bajo esta filosofía, los tiempos totales de ejecución del proyecto se reducen drasticamente, incrementando la calidad, productividad y satisfacción del cliente a menor costo. Este ambiente de retrabajo requiere dos pasos importantes. El primer paso consiste en crear la cultura de trabajo en equipos multidisciplinarios e interfuncionales y sentido de propiedad de los proyectos. El segundo requiere la integración de los sistemas de información lo cual facilita aún mas la comunicación, eliminando inconsistencia entre disciplinas, redundancias de actividades y permitiendo predecir con facilidad posibles problemas futuros.

Al integrar todos los sistemas de apoyo, las labores o pericias de informática se acentúan. El esquema de comunicación entre los miembros de los equipos se hace más transparente, aunque la complejidad a nivel de computación aumenta. En la actualidad, se cuenta con computadoras capaces de procesar grandes volúmenes de información en tiempos muy cortos. Esto ha permitido que los sistemas basados en conocimientos o sistemas expertos puedan ser utilizados productivamente. Estas facilidades ayudan a los equipos multidisciplinarios de trabajo a diseñar más fácilmente bajo el concepto de “constructibilidad” o lo que se conoce como diseñar, en función de facilitar las labores multidisciplinarias durante la fase de construcción.

Para ello, los equipos de trabajo se deben integrar tempranamente, durante el desarrollo de ingeniería conceptual, el conocimiento práctico de los asesores de construcción, mantenimiento y operación para garantizar el éxito del programa de constructibilidad. Adicionalmente, los equipos de trabajo reciben ayuda de los sistemas basados en conocimiento (expertos) tales como prácticas de diseño, “know-how” de construcción, estimación y licitación todos integrados con la base de datos de los sistemas neuronales.

La ingeniería de la colaboración, concurrente o integrada, se apoya en la gerencia de cambio. La alta gerencia lidera el cambio organizacional utilizando la reingeniería de procesos, lo cual se traduce en organizaciones más aplanadas u horizontales debido a que se dedican a ejecutar los procesos y subprocesos que generen valor agregado a los clientes ajustándose, entonces, al tamaño necesario (rightsizing). Adicionalmente, estas estructuras deben ser dinámicas, elásticas y ajustarse a las necesidades o demandas de los clientes confiabilidad.

En estas organizaciones, las estructuras se forman con equipos de trabajo que deben seguir estrictamente el proceso principal o núcleo de negocio (core business), deben definir y beneficiarse de los procesos donde son más competitivos que la competencia (core competence). En otras palabras, las estructuras son equipos multidisciplinarios de trabajo autónomas en la toma de decisiones y en la administración de los recursos asignados, según los procesos. La gerencia entonces, facilita al ambiente para fomentar al aprendizaje organizacional, a través de los equipos multidisciplinarios integrados por los sistemas de información. Este ambiente se logra adecuando la pericia del personal a las nuevas necesidades.

Para ello, la gerencia fomenta y practica en mejoramiento continuo, mediante la optimación y control estadísticos de dichos procesos. Adicionalmente, los sistemas de apoyo deben estar orientados a fomentar la innovación, creatividad y el mejoramiento continuo. La medición del aprendizaje de estas nuevas estructuras es muy importante, puesto que permite visualizar a tiempo los correctivos necesarios que se requieran. Para ello se utilizan índices de gestión, monitoreando los cambios en la cultura, valores, pericias y procedimientos para establecer a tiempo los cambios organizacionales, según la magnitud del cambio tecnológico.

En resumen, la inclusión temprana del conocimiento de construcción, procura, estimación, mantenimiento, operación y contratación durante el desarrollo de la ingeniería de detalle, apoyada en la efectividad de los equipos multidisciplinarios orientados a la optimación de procesos, mejoran notablemente los siguientes aspectos:

A). La comunicación es más efectiva.
B). El diseño simultaneo y concurrente se hace posible.
C). La eficiencia de equipos “sinergia” aumenta.
D). La consistencia multidisciplinaria aumenta.
E). Se reducen las incertidumbres y se involucra al cliente en el proceso.
F). Se reduce notablemente los tiempos y costos de ejecución de los proyectos.

Adicionalmente, los líderes de los equipos cuentan con todas las herramientas de apoyo para tomar decisiones tempranas, evitando tempranamente desviaciones de costos. La introducción de tecnologías o la integración de sistemas de información, aunados a la reducción de la incertidumbre mediante el incremento en la pericia y habilidades de los equipos de trabajo, generando reducciones drásticas en tiempo y dinero.

Por supuesto la gerencia de estructuras dinámicas requiere nuevas habilidades técnico-administrativas. Los especialistas en esta área recomiendan un nuevo paradigma organizacional; se requiere del entendimiento del pensamiento sistemático.

En otras palabras, las organizaciones modernas no son más que sistemas integrados idóneamente para ejecución de procesos vitales en función del cliente. Al mismo tiempo, la organización o sistemas deben crear o fomentar el aprendizaje y mejoramiento continuo dentro del sistema. La magia para el éxito esta en hacer lo invisible visible (documentar), trabajo en equipos multidisciplinarios, escuchar la voz del cliente, compartir información tempranamente (constructibilidad, mantenibilidad y operabilidad), medir y mejorar continuamente.

Autor: Dr. Alvaro Alfonzo
Correo: alvaroalfonzo@outlook.com