El inventario de mantenimiento MRO se refiere al control de piezas de repuesto para los equipos críticos de producción; instalaciones y equipos de transporte de los cuales las empresas dependen diariamente.

Las empresas deben contar con un inventario de repuestos y consumibles para garantizar la disponibilidad de repuestos justo a tiempo y así poder afrontar cualquier parada no programada; causada por accidentes o fallos en la operación.

¿Qué es un sistema de inventario para mantenimiento?

Un sistema de inventario para mantenimiento es una plataforma o herramienta de software que ayuda a las organizaciones a gestionar su inventario de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO). Un sistema digital de inventario de mantenimiento facilita a los técnicos el seguimiento de los niveles de existencias, la búsqueda de las piezas y equipos necesarios y la reducción del gasto innecesario.

Un sistema de inventario de mantenimiento puede hacer una o más de las siguientes cosas:

• Realizar un seguimiento de los niveles de inventario y existencias de MRO
• Ayudar a localizar el inventario de piezas de repuesto y suministros cuando sea necesario
• Predecir cuándo será necesario reponer las existencias
• Acelerar o agilizar el proceso de compra de inventario
• Facilitar la contratación de piezas y suministros para trabajos de mantenimiento

Los registros de inventario inexactos también provocan roturas de existencias, cambios en el mercado y compras excesivas. Según la consultora Granite Bay, reducir las ineficiencias de inventario entre un 50 y un 80 por ciento puede aumentar significativamente las cuotas de mercado y la rentabilidad.

Por supuesto, la mayoría de los ejecutivos de empresa asocian inicialmente el inventario con los suministros necesarios para fabricar productos y prestar servicios. Sin embargo, si se examinan más detenidamente, las estanterías de los almacenes de mantenimiento contienen formas de inventario igualmente valiosas.

Un stock eficiente de piezas, materiales y herramientas proporciona a los técnicos de mantenimiento todo lo que necesitan para que la maquinaria crítica funcione sin problemas.

Dependiendo del negocio, el tiempo de inactividad de los equipos debido a la falta de disponibilidad de piezas puede afectar drásticamente a la rentabilidad. En la industria del automóvil, el tiempo de inactividad puede costar hasta 50.000 dólares por minuto, lo que se traduce en la friolera de 3 millones de dólares por hora.

Ventajas del software de inventario de mantenimiento

Al igual que el software de gestión de inventarios proporciona una visión general de los suministros de la empresa, el software de inventario de mantenimiento agiliza la gestión de las piezas de los equipos.

También conocidas como inventario de piezas de repuesto, las soluciones de inventario de mantenimiento permiten a los responsables operativos mantener un pulso proactivo de los niveles de suministro. En particular, mantienen recuentos precisos del número de materiales/piezas de repuesto disponibles, su ubicación y su asociación con órdenes de trabajo específicas.

Cabe mencionar que la mayoría de las plataformas de inventario de mantenimiento están integradas directamente en los sistemas informatizados de gestión del mantenimiento (GMAO), una plataforma centralizada que permite a los responsables crear, asignar y supervisar los PM, digitalizar los procedimientos normalizados de trabajo, centralizar la comunicación entre equipos y realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar el éxito del programa. Las ventajas de utilizar GMAO y software de inventario de mantenimiento incluyen:

Minimización de los costes de almacenamiento

El software de gestión del inventario de mantenimiento ayuda a sus usuarios a realizar cálculos más económicos de la cantidad de pedidos. Esto es esencial para identificar el método más rentable para pedir material de mantenimiento y piezas de repuesto. En algunos casos, también puede reducir los costes adicionales de almacenamiento.

Pérdidas minimizadas

El software proporciona información para ayudar a los departamentos a evitar invertir en exceso en materiales poco utilizados. También puede realizar un seguimiento y calcular el número predeterminado de unidades que se deben pedir cuando se disparan las cantidades, recomendando así los momentos ideales para pedir las piezas.

Gestión de múltiples ubicaciones

La gestión de inventarios de GMAO también resulta útil cuando se supervisan varias ubicaciones. Puede realizar fácilmente un seguimiento de los niveles de piezas de repuesto para diferentes instalaciones en un lugar central. También puede pedir productos para sus ubicaciones al por mayor, con lo que no tendrá que pagar gastos de envío múltiples.

Mejora de la satisfacción del cliente

Como se ha mencionado anteriormente, los tiempos de inactividad imprevistos interrumpen en gran medida la producción. Varios estudios han demostrado que la disponibilidad de piezas de repuesto influye significativamente en los esfuerzos por restablecer la producción. Por supuesto, la interrupción de la producción conduce a un suministro limitado de productos que no puede satisfacer la demanda de los clientes. El software de gestión del inventario de mantenimiento garantiza que las piezas necesarias estén siempre a mano para que la maquinaria crítica se restablezca lo antes posible.

Reducción de imprecisiones en los registros

El cálculo manual de los niveles de existencias suele dar lugar a costosos errores humanos. El mantenimiento de registros analógicos también consume horas de trabajo de los empleados que podrían dedicarse a tareas de mantenimiento productivas. El software de gestión de inventario de mantenimiento ayuda a eliminar imprecisiones como la duplicación de datos, reduciendo así los errores que consumen tiempo.

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¿Cómo se gestiona el inventario de mantenimiento?

En general, el software de gestión del inventario de mantenimiento le permite aumentar la productividad en el mantenimiento, ahorrar costes y mejorar los resultados finales. Ahora que ya conoce las ventajas del software, veamos con más detalle cómo utilizarlo eficazmente. Podemos dividir la gestión del inventario de mantenimiento en siete sencillos pasos:

1. Identificar sistemáticamente todas las piezas

Identifique todas las piezas necesarias para cada actividad de mantenimiento de las instalaciones. Es esencial averiguar qué máquinas requieren periódicamente piezas de repuesto para no quedarse nunca con las manos vacías en caso de emergencia. Identificar las piezas también incluye inventariar las piezas no utilizadas que se compran para un uso puntual. Esta evaluación preliminar proporcionará una línea de base para construir los recuentos iniciales del inventario.

2. Aprovechar la lista de materiales

Una lista de materiales (BOM) es una lista detallada de piezas y sus respectivas cantidades que componen un componente o activo específico. Las listas de materiales simplifican el proceso de pedido de piezas de repuesto y la asignación de órdenes de trabajo. Actualice sus listas de materiales con regularidad para evitar imprecisiones derivadas de cambios, retiradas o nuevos suministros. Mantener listas precisas reduce el tiempo necesario para crear órdenes de trabajo planificadas y no planificadas.

3. Agilice el proceso de órdenes de trabajo

Los técnicos de mantenimiento siempre deben documentar las piezas utilizadas después de completar una orden de trabajo asignada. De este modo, el departamento de mantenimiento puede mantener un recuento preciso del inventario de piezas disponibles. Dar este paso es especialmente importante para garantizar que las piezas necesarias estén disponibles para situaciones de mantenimiento de emergencia. 

4. Implantar medidas de seguridad eficaces

Este paso, que a menudo se pasa por alto, puede ser crucial para mantener un recuento de inventario seguro y preciso. Si es necesario, limite el acceso al almacén de inventario al personal autorizado. Las piezas de repuesto sólo deben expedirse de acuerdo con órdenes de trabajo aprobadas y estrictamente supervisadas. También es posible que desee instalar cámaras de seguridad para controlar los puntos de entrada y salida para una mayor protección.

5. Consolidar y centralizar las piezas de repuesto

Como se mencionó anteriormente, uno de los beneficios del software de gestión de inventario de mantenimiento es la gestión racionalizada de múltiples ubicaciones desde una plataforma centralizada. Siempre que pueda, aproveche las capacidades de consolidación de piezas. No solo mejora la seguridad del inventario, sino que también facilita el mantenimiento y control de listas extensas.

6. Utilice un sistema de control de inventario fácil de usar

Aproximadamente el 45 por ciento de las instalaciones todavía dependen de hojas de cálculo para la gestión del mantenimiento. Si está leyendo este artículo, probablemente ya esté buscando un método de control de inventario más eficaz. Dicho esto, elegir una opción fácil de usar es primordial para el éxito a largo plazo. Recomendamos absolutamente MaintainX GMAO móvil para las organizaciones que priorizan la usabilidad extrema en una plataforma.

7. Asigne ubicaciones a las piezas

Por último, facilite a los miembros del equipo la localización de piezas sobre la marcha. Tómese el tiempo necesario para asignar a cada pieza su ubicación correspondiente. Además, incluya hasta el más mínimo detalle, como la ubicación de los contenedores y las ranuras. Aunque a priori pueda parecer engorroso, catalogar la información de las piezas con tanta precisión facilitará a los técnicos el cumplimiento de futuras órdenes de trabajo.