Conseguir un nivel óptimo del servicio que presta tu almacén de mantenimiento (MRO Warehouse) en lo que respecta a tener un adecuado inventario de refacciones críticas (critical parts turns), es esencial para el logro de las metas de confiabilidad operacional y de gestión de activos críticos (la definición de crítico o criticidad en este artículo se hace desde el punto de vista de la seguridad, ambiente, producción y mantenimiento, es decir de un algoritmo de criticidad previamente acordado por las partes interesadas del negocio). Para eso es importante saber evaluar la rotación de inventarios de este tipo de partes (Clasificadas como A por ser partes asociadas o que se tienen instaladas en los equipos críticos) todo lo anterior desde el punto de vista de confiabilidad.

Conoce cuál es su importancia y aprende a calcularlo.

Rotación de inventarios de refacciones críticas, ¿Qué es?

Es un indicador que se utiliza para medir la capacidad del almacén de mantenimiento de atender o surtir solicitudes de refacciones consideradas como críticas y requeridas cuando se presentan fallas en los equipos que son vitales para el logro de los objetivos operacionales de la empresa. Es la cantidad de partes críticas de que dispone el almacén de mantenimiento y que salieron de (o fueron surtidas por) el almacén durante determinado periodo. La rotación del inventario crítico tiene una relación directa con el éxito de los líderes de confiabilidad en la aplicación apropiada de los análisis de criticidad de los equipos y criticidad de partes críticas.

Cómo calcular la rotación del inventario de refacciones críticas

Para hacer el cálculo, basta sumar la totalidad de las refacciones críticas que salieron del almacén en un determinado período y dividir por el promedio de todas las partes críticas disponibles en inventario a lo largo de ese tiempo.

Por ejemplo: en un almacén MRO de una empresa de manufactura, solo hay un tipo de resina de intercambio iónico (almacenada en bidones de doscientos litros) para los lechos de pulido de un sistema de agua ultra pura (cuya operación y mantenimiento están bajo la responsabilidad de departamento de mantenimiento). Los tambores de resina se clasifican como una parte crítica. A principios de mes, su inventario tiene 10 tambores de este tipo. Al final del primer período de una semana, se entregan 5 tambores al supervisor de mantenimiento (debido a la falla de la planta de agua que comprometió la calidad del proceso). Para reabastecer el inventario, el gerente de mantenimiento autoriza la compra de otros 5 tambores. En el transcurso de las siguientes tres semanas, emitió tres solicitudes de compra, acumulando un total de 20 tambores de resina que se entregaron al supervisor de mantenimiento, con otros 10 tambores restantes en el inventario.

Si sumamos el total de registros de salidas de almacén, 20, y lo dividimos por el promedio del inventario de tambos durante el mes, 10, el gerente de mantenimiento encontrará una rotación de inventario igual a 2.

Obviamente, el inventario de este almacén de mantenimiento no cuenta sólo con un tipo de partes críticas, entonces puede utilizar el valor total del inventario de todas las partes críticas para el cálculo. Por ejemplo: tiene un inventario valuado en USD$20 mil a precio de compra y salen un equivalente a USD$40 mil en refacciones entregadas para mantenimiento de equipo crítico (ambas cantidades al precio de compra). Dividiendo el segundo valor por el primero, encontrará nuevamente una rotación de inventario igual a 2.

Conveniencia de monitorear la tendencia de la rotación de inventario de partes críticas del almacén de mantenimiento

Desde el punto de vista de la Confiabilidad Operacional, Gestión de Riesgos, Gestión de Inventario Crítico, Gestión de Mantenimiento, y todo esto como parte de un Sistema de Gestión de Activos Físicos (Muebles o Inmuebles [Flotilla Móvil o Equipo Estacionario]). En general, cuanto menor sea la cantidad de rotaciones en tu inventario de partes críticas es mejor, y si la tendencia periodo a periodo de la rotación es a la baja, entonces esto puede traducirse o interpretarse como:

1. Que la demanda de refacciones críticas es baja debido a que no se presentan fallas de equipos críticos de forma urgente (breakdowns).

a. Que el departamento de mantenimiento/confiabilidad cuenta con adecuados procesos de identificación de partes críticas, y un buen proceso de Análisis de Criticidad de Equipos.

b. Que las partes críticas existentes en el almacén son confiables por estar disponibles y en buenas condiciones de uso.

c. Que el plan de mantenimiento es exitoso en anticiparse a la ocurrencia de modos de falla críticos, es decir que se identifican de manera proactiva antes de aparecer como una falla urgente (breakdown).

2. Que el proceso de optimización del plan de mantenimiento es adecuado y que continuamente se están mejorando las estrategias de mantenimiento (buscando mejorar el intento de que sean proactivas y no reactivas).

3. Que el proceso de Análisis de Causa Raíz es bueno, por lo que se solucionan los eventos de tiempos productivos muertos ocasionados por falta de refaccionamiento, lo que hace que el inventario crítico se mejore continuamente para ser más confiable y por lo tanto no se hace necesario el uso frecuente de las refacciones críticas. 

4. Que el área de mantenimiento es exitosa en sus esfuerzos para justificar el costo beneficio de mantener y conservar apropiadamente el inventario crítico, aún y cuando estas partes no se estén utilizando de manera frecuente, ya que ha hecho entender al negocio que ante la aparición de una falla en un equipo crítico donde se requiere una refacción crítica, es mejor tener las partes en existencia que no tenerlas y estar enfrentando tiempos muertos extendidos mientras se consiguen dichas partes. La gerencia general entiende que el costo o impacto al negocio por el tiempo muerto debido a la indisponibilidad de este tipo de refacciones supera por mucho el costo de mantenerlas y conservarlas en el almacén. 

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¿Qué problemas pudiesen existir si la tendencia de la rotación de inventario crítico está creciendo?

Hablando únicamente de refacciones críticas, a diferencia de un almacén de una empresa que vende refacciones (donde en este caso el negocio es tener una alta rotación que significa que un gran volumen de refacciones están saliendo del almacén porque hay clientes que las están comprando) , en el caso de las operaciones de un almacén de mantenimiento y reparación de una planta industrial, quisiéramos jamás tener que usar las refacciones críticas (porque eso significaría que los equipos vitales para la producción están presentando fallas).

Una mala administración de su inventario de refacciones críticas del almacén de mantenimiento puede conducir a dos grandes problemas. El primero se refiere a una tendencia al alza en la rotación de inventarios de este tipo de refacciones, es decir muchas salidas de almacén que significa un alto consumo de refacciones críticas por fallas en los equipos vitales para las operaciones de producción.

Si ese es tu caso, lo ideal es llevar a cabo mejores procesos de análisis de fallas ACR o RCA, aplicar el proceso de optimización de estrategias de mantenimiento o revisar los reportes de análisis de efectos y modos de falla previos (FMEA o FMECA)almacenar menos mercaderías e intentar llegar lo más pronto posible a una tendencia a la baja en la rotación de inventario de partes críticas, lo que representaría que no se están teniendo fallas significativas de los equipos críticos donde se necesite retirar alguna refacción o componente crítico para reparar el equipo vital.

El segundo se refiere a un problema que pudiera no ser tan evidente que sería el caso opuesto: Una baja rotación de inventario de partes críticas, pero que ante la ocurrencia de una falla del equipo vital para las operaciones del negocio, no se tiene en existencia la parte, refacción o componente requerido, lo que crea una presión administrativa sobre el departamento de mantenimiento en la urgencia por adquirir la refacción necesitada con urgencia y a sobre costos, además del tiempo muerto en la función del negocio donde dicho equipo vital esta instalado. Para resolver este problema se debe replantear el proceso de análisis de criticidad de equipo y de refacciones. Existen organizaciones o empresas donde ni siquiera manejan el concepto de parte crítica (al menos desde la perspectiva de Confiabilidad Operacional). Esto se puede verificar o validar por estudios estadísticos de TPPR (MTTR), estudios estadísticos de downtime que se puedan asociar a falta de refaccionamiento, o un estudio de confiabilidad de almacén para validar las prácticas de clasificación de inventario, precisión de almacenamiento de refacciones en físico versus en sistema y las practicas de documentación y disciplina de entradas y salidas versus el sistema de ordenes de trabajo. 

Lo ideal es que la el gerente de mantenimiento y/o los líderes de confiabilidad de la organización tengan siempre un ojo puesto en la rotación de inventarios de partes críticas de su almacén de mantenimiento y reparación (MRO-Warehouse) y en optimizar constantemente sus procesos de análisis de criticidad y de mejora continua a medida que aparecen síntomas de un mal nivel de servicio (desabasto, partes dañadas por un mal manejo o almacenamiento, sobre inventario de partes, entre otros. La rotación de partes críticas es una métrica esencial para el logro de los objetivos de una adecuada gestión de los activos físicos.

Autor: Marcelo Reyes 
Especialista en Gestión de Mantenimiento.
Maintenance manager practitioner.
Correo: reliability_engineer@hotmail.com 
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