¿Qué es el PMO?

EL PMO es una metodología basada en el largo plazo y que trata el mantenimiento como un proceso y no como una función o división dentro de la compañía. Pretende, en general, mejorar la confiabilidad, la mantenibilidad, la confiabilidad y reducir las horas de trabajo necesarias para atender las necesidades de mantenimiento. El PMO aparece como una opción interesante donde, por su complejidad, no se ha logrado implementar muy bien el RCM. El RCM está muy recomendado en equipos o máquinas nuevas o que inician en una planta. En contraste, el PMO es ideal para equipos o máquinas en funcionamiento. Un pilar fundamental del PMO es el buen manejo de la información en los aspectos de la recolección, el manejo y la obtención en tiempo real. Requiere excelente información para determinar los análisis de fallas en el nivel de función, falla funcional, modos de fallas, efectos y consecuencias de ellas. Aparte de que trabaja a partir de varios sistemas de planeación y programación de las tareas de mantenimiento, exige que toda la información sea sistematizada y centralizada en una sola plataforma de información. Y que contenga todos los parámetros de personal, administración y demás datos pertinentes sobre el recurso humano y los equipo.

Funciones

La columna vertebral del PMO son el tratamiento y el análisis estadístico de la información histórica y presente, en tiempo real, lo cual exige que la información se maneje de una forma exquisita y eficiente. A pesar de que el PMO y el RCM manejan modos de fallas, son más simples en el primero y más fáciles de controlar. Las acciones en que más se apoya el PMO son las planeadas (preventivas y/o predictivas) y exige el trabajo multidisciplinario en equipo para alcanzar sus objetivos, los cuales deben tener estricto seguimiento, monitoreo y control, hasta su total culminación e implementación. Se puede considerar el PMO como opción sería e interesante frente a la fortaleza del RCM, dado que el PMO es más efectivo, porque sólo analiza las fallas y modos de fallas relevantes (y no los insignificantes o indiferenciados), trabaja con equipos en funcionamiento y es más fácil de implementar. El PMO es un proceso constante de revisión y monitoreo de todas las actividades y tareas relevantes de mantenimiento, mientras que el RCM es un programa rígido y duro de constante trabajo; en general, el PMO es más flexible y efectivo que el RCM. Este tipo de metodologías contempla indicadores claves (KPIs) como lo observamos a continuación:

¿Qué es un PMO Manager y cuáles son sus funciones?

El PMO Manager es el responsable de la Oficina de Gestión de Proyectos. Se trata de la persona encargada de gestionar y coordinar los proyectos de la organización. Es importante que este tipo de perfiles sean colaborativos y flexibles, puesto que tendrán que trabajar junto a otros líderes de la empresa. Para poder coordinar los proyectos es necesario que todos los departamentos colaboren y para facilitar esta tarea se necesita un PMO Manager cercano, proactivo e innovador. Cabe destacar que este puesto de trabajo puede ser fijo o temporal en función de las necesidades de la compañía. En el caso de las PYMES es suficiente con que el PMO Manager establezca una base para que la gestión de proyectos quede orientada. Sin embargo, las empresas de mayor tamaño deben contar con un perfil de este tipo de forma permanente por la cantidad y el tamaño de los proyectos a gestionar.

Funciones principales del Manager

El PMO Manager es un profesional versátil y con dotes de liderazgo encargado de varias actividades. Entre las más importantes se encuentran las siguientes:

• Priorización de proyectos. Es habitual que se produzcan conflictos entre varios proyectos gestionados al mismo tiempo en la misma organización. El PMO Manager debe decidir cuál es más urgente y priorizar el trabajo.
• Gestión de recursos. En relación al punto anterior y en función de la prioridad de cada proyecto, este especialista debe gestionar tanto el tiempo como los recursos económicos necesarios para cada actividad. Además, tendrá que encontrar soluciones en el caso de que falten o sobren recursos a la hora de dar salida a un proyecto.
• Análisis financiero. Otra de las tareas fundamentales de este profesional es la de analizar el ROI de los proyectos. El objetivo en este caso es el de determinar si las metodologías y herramientas utilizadas son rentables a la hora de aplicarlas en estos proyectos. En función de los resultados, se encargará de modificar, adaptar o ampliar el uso de soluciones.
• Documentación exhaustiva. Todos y cada uno de los pases del proceso de desarrollo y ejecución de un proyecto deben documentarse. En ese sentido, es el PMO Manager el responsable de hacer que esta documentación se genere con fiabilidad y rigor. Entre los documentos más importantes se encuentran el presupuesto y la justificación del propio proyecto.

Para solventar todas las dudas posibles referentes a la unificación de proyectos, el Project management institute ofrece una serie de estándares reconocidos a nivel internacional.

Qué aptitudes necesita todo Manager

Aunque hemos visto las tareas más habituales del PMO Manager, cabe destacar que este tipo de especialistas necesitan contar con una serie de aptitudes inherentes a sus funciones:

• Dominio de sistemas de gestión de documentación digital. Estos sistemas, conocidos como DMS, se utilizan para almacenar, administrar y controlar los documentos de la organización. Gracias a esta tecnología es posible centralizar la información para tenerla siempre al alcance de la mano. Estos programas permiten digitalizar documentos y mejorar el flujo de trabajo en general. Además, potencian la seguridad de los datos a la hora de compartir documentación en la organización.
• Transparencia. Uno de los requisitos fundamentales para ser un buen PMO Manager es saber transmitir la información al resto de profesionales. De poco sirve ser un experto organizando los proyectos y sus datos si no somos capaces de trasladar este conocimiento al equipo.
• Alto nivel organizativo. Aunque se trata de un elemento obvio, la organización es fundamental en estos perfiles. Teniendo en cuenta que su función principal es la de gestionar y mantener el equilibrio de todos los proyectos establecidos en la organización, si no se cuenta con esta característica, en el caso de acumulación de proyectos el trabajo podría verse seriamente perjudicado.