Si un gerente de mantenimiento elabora una previsión financiera, simplemente tomando el presupuesto del año anterior y añadiendo un poco aquí y allá, estará eludiendo su deber.

¿QUÉ ES UN PRESUPUESTO?

Un presupuesto es una declaración de planes monetarios que se prepara con antelación a un período próximo, normalmente un año. Incluye los gastos planificados y el costo total en el que se está autorizado a incurrir. Un presupuesto es un plan para actividades futuras. Puede expresarse de varias maneras, pero normalmente describe toda una empresa o parte de ella en términos financieros. 

El uso de presupuestos es vital para la planificación y control, ayudando a coordinar acciones de diferentes gerentes y departamentos al tiempo que garantizan el compromiso para lograr resultados. Al proporcionar puntos de referencia con respecto a los cuales se monitorean las actividades reales, los presupuestos son una forma confiable de analizar el desempeño real.

¿POR QUÉ PRESUPUESTO?

Los presupuestos ayudan a un individuo, departamento y organización a lograr los objetivos planificados. También ayudan a ilustrar las responsabilidades financieras de la organización o departamento para el cual se ha hecho el presupuesto.

La elaboración de presupuestos crea un marco dentro del cual pueden trabajar individuos, departamentos y organizaciones enteras, motivando a las personas a mirar y planificar con anticipación utilizando una agenda estandarizada que puede mejorar la comunicación efectiva de sus objetivos.

OBJETIVOS PRINCIPALES DE LA PRESUPUESTACIÓN EN MANTENIMIENTO

Elaborar un presupuesto de mantenimiento tiene seis objetivos principales:

1. PLANIFICACIÓN: Ayudar a la planificación para que se adhiera de manera sistemática y lógica a la estrategia del departamento a largo plazo.
2. COORDINACIÓN: Ayudar a coordinar las actividades de las distintas áreas del departamento y garantizar que sean coherentes.
3. COMUNICACIÓN: Comunicar más fácilmente los objetivos, oportunidades y planes del departamento a los distintos responsables del equipo empresarial.
4. MOTIVACIÓN: Proporcionar motivación a los miembros del departamento para que intenten alcanzar los objetivos departamentales.
5. CONTROL: Ayudar a controlar las actividades midiendo el progreso con respecto al plan original, ajustando cuando sea necesario.
6. EVALUACIÓN: Proporcionar un marco para evaluar el desempeño de los responsables en el cumplimiento de objetivos individuales y departamentales.

EL PROCESO PRESUPUESTARIO

El proceso de elaboración del presupuesto comprende la preparación, redacción y supervisión, las cuales se describen brevemente.

Preparación: prepárese para hacer el presupuesto

La preparación del presupuesto comienza con su planificación. Asegúrese de que el presupuesto:

• Se adapte y funcione para su departamento.
• No sea el de otra persona o departamento.  
• Sea basado en procedimientos estandarizados.
• Se ajuste al plan estratégico de su organización.

Redacción: escriba un presupuesto

Al momento de plasmar su presupuesto debe considerar los siguientes aspectos:

• Adapte su presupuesto a aquellos aspectos que desee monitorear.
• Revise si hay una tendencia en la precisión de los presupuestos anteriores.
• Recopile información sobre lo que su departamento quiere lograr.
• Especifique los tipos, montos, tiempos y comportamiento de los costos.
• Proporcione cifras válidas y sepa cómo justificar su presupuesto.

Supervisión: seguimiento del presupuesto

Una vez iniciado el período para el cual se preparó el presupuesto, compare lo que realmente sucedió con lo presupuestado. Debe seguir las siguientes recomendaciones:

• Investigue las razones por las que hay discrepancias.
• Implemente medidas correctivas.
• Evalúe cómo mejorar el próximo presupuesto.

PRESUPUESTAR CORRECTAMENTE

Hay dos formas básicas para desarrollar un presupuesto:

Partiendo de un monto predeterminado.

Esta forma es considerada como incorrecta porque los resultados están supeditados al dinero disponible. Se podría expresar de la siguiente manera:

• Esto es lo que tengo
• Esto es lo que haré con eso.
• Entonces esto es lo que puedes tener.

Partiendo los objetivos que se desea alcanzar.

En este caso los objetivos están claramente definidos y el presupuesto expresa en términos monetarios los recursos necesarios para alcanzarlos. Se considera la forma correcta de presupuestar y se expresa de la siguiente manera:  

• Esto es lo que necesito lograr
• Así es como lo voy a hacer
• Estos son los recursos que necesitaré

SEGUIMIENTO DE LAS VARIACIONES - ANÁLISIS DE DISCREPANCIAS

Siempre habrá discrepancias entre su presupuesto y los resultados reales, razón por la cual es muy importante comprender por qué existen esas discrepancias, que se revelan al evaluar las desviaciones de los resultados reales con los presupuestados.

La razón fundamental para analizar las causas de las discrepancias, es la reducción de las posibilidades de que vuelvan a ocurrir y anticiparse a las desviaciones futuras de manera más efectiva. Las causas son los errores presupuestarios y las variaciones inesperadas.

Los errores presupuestarios se cometen básicamente por mala preparación del presupuesto original y por investigación insuficiente de los montos presupuestados. Por eso es vital que comprendas en qué te equivocaste para no volver a cometer los mismos errores.

En cuanto a las variaciones inesperadas, hay que tratar de mitigar el riesgo de que vuelvan a ocurrir, pero también existen casos en los que no se podrían haber previsto o evitado.  Aunque estas variaciones son inesperadas, es posible que haya algo que se pueda hacer al respecto y formas de aprender de sus consecuencias.

Las variaciones inesperadas son las variaciones de planificación y las variaciones operativas. Las variaciones de planificación son generadas por un cambio en el presupuesto debido a un cambio de los costos por situaciones externas, por ejemplo: Inflación, escasez, etc. El presupuesto debe ser actualizado para el período actual. Las variaciones operativas se presentan cuando se compara un presupuesto inicial con el desempeño real en el período actual. Muestran cómo es el desempeño actual del departamento, con respecto a lo planificado originalmente.

RESPONSABILIDAD DEL GERENTE DE MANTENIMIENTO EN LA ELABORACIÓN DE SU PRESUPUESTO

El gerente de mantenimiento debe abordar esta tarea con entusiasmo y confianza, pero el principal requisito que debe cumplir es que comprenda claramente los objetivos y expectativas de la empresa. Los objetivos deben ser revisados periódicamente para estar alertas sobre cualquier cambio en lo que quiere la empresa, y al mismo tiempo debe evaluar cuidadosamente los gastos reales del año pasado al preparar el nuevo presupuesto, investigando a fondo las variaciones importantes entre el presupuesto anterior y los gastos reales.

El presupuesto requerido debe regirse por las necesidades totales de mantenimiento (la demanda de mantenimiento), es decir, el presupuesto no debería queda determinado por las limitaciones relacionadas con la disponibilidad de fondos, por lo tanto, el gerente debe buscar la aprobación del nivel requerido de financiamiento para abordar las necesidades de mantenimiento identificadas.

Un presupuesto de mantenimiento debe basarse en:

• La demanda de mantenimiento.
• Requerimientos para apoyar los esfuerzos para cumplir los requisitos medioambientales.
• Necesidad de asignar fondos para reemplazar componentes al final de su vida útil.
• Actualización tecnológica que reduzcan el consumo de energía y agua.
• Actividades que tengan el potencial de reducir las necesidades de mantenimiento a largo plazo.

PREPARACIÓN DE UN PRESUPUESTO ANUAL DE MANTENIMIENTO

Al formular un presupuesto de mantenimiento es necesario diferenciar entre gastos de mantenimiento y gastos de capital. Los gastos de mantenimiento que son parte de los costos operacionales (OPEX) y que afectan el costo de producción, son destinados al trabajo de mantenimiento rutinario. Por otro lado, están los gastos de mantenimiento que son parte de los gastos de capital (CAPEX) y que impactan el valor de los activos. Estos últimos son destinados al trabajo identificado que se extiende más allá de restaurar un activo a su condición, capacidad o función original. En este caso, el gasto puede clasificarse más apropiadamente como una “Inversión”, es decir, aumenta el valor del activo en el que se hace el gasto.

Otro aspecto de importancia fundamental en la preparación del presupuesto anual de mantenimiento, es dar la debida consideración a los planes de gestión de los activos, incluyendo los siguientes puntos:

• Activos existentes que se seguirán manteniendo.
• Nuevos activos que requerirán mantenimiento.
• Activos existentes que se deben actualizar o renovar.
• Activos existentes identificados para su inclusión en programas e iniciativas especiales de mantenimiento.
• Activos excedentes existentes programados para su retirada.

La base de un presupuesto de mantenimiento considera la estrategia de mantenimiento, la demanda anual por tipo de mantenimiento, los requerimientos para apoyar los esfuerzos en el cumplimiento de los requisitos medioambientales, la necesidad de asignar fondos para reemplazar componentes al final de su vida útil, actualización tecnológica que reduzcan el consumo de energía y agua, actividades que tengan el potencial de reducir las necesidades de mantenimiento a largo plazo.

Una de las consideraciones claves en las decisiones sobre el presupuesto de mantenimiento es identificar y llevar a cabo acciones para reducir el mantenimiento atrasado/diferido. Entre otras acciones, la reducción del trabajo atrasado/mantenimiento diferido puede verse facilitada por lo siguiente:

• Conseguir financiación especial durante el proceso del presupuesto de mantenimiento anual.
• Reasignación de fondos de fuentes de financiación internas.
• Identificar importantes reemplazos futuros de equipos que puedan afectar las decisiones de mantenimiento.

EJECUCIÓN DE UN PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO

Finalmente, vamos a indicar de forma muy resumida las acciones que deberían llevarse a cabo al momento que el presupuesto está siendo ejecutado, esto incluye lo siguiente:

• Seguimiento e informes periódicos, incluido el análisis de las variaciones entre el presupuesto y el gasto real.
• Seguimiento de los presupuestos de los proveedores de servicios de mantenimiento.
• Establecer responsabilidades y requisitos de desempeño.
• Monitorear el desempeño frente a puntos de referencia y requisitos de políticas.
• Gestionar variaciones y contingencias y monitorear los efectos del mantenimiento diferido cuando sea necesario.
• Integrar al presupuesto fondos adicionales para nuevas prioridades (por ejemplo, la reducción del trabajo atrasado/mantenimiento diferido).

CONCLUSIONES

El presupuesto de mantenimiento es:

• El punto final del proceso de planificación táctica del departamento.
• Una declaración de los objetivos y planes del departamento en términos monetarios.
• Un documento de referencia con respecto al cual se mide el desempeño real.

Es necesario:

• Monitorear los resultados del mantenimiento (gastos reales).
• Compararlos con lo esperado (control de costos).
• Identificar posibles desviaciones y redirigir los esfuerzos según sea necesario.

Autor: José Contreras Márquez
Global certified instructor en ASME (The American Society of Mechanical Engineers), Director de Mantenimiento Eficiente