¿Qué es la programación del mantenimiento preventivo?

La programación del mantenimiento preventivo es un plan para organizar los recursos de la empresa con el fin de garantizar que las tareas de mantenimiento se lleven a cabo de acuerdo con el tiempo específico o los desencadenantes de uso. El objetivo principal del mantenimiento preventivo es mantener los activos en condiciones óptimas de funcionamiento.

Crear la programación del mantenimiento preventivo implica coordinar materiales, equipos y plazos para completar las tareas. También, implica determinar quién debe realizar qué tareas y cómo deben hacerse. Los programadores de mantenimiento, los supervisores de mantenimiento y los planificadores de mantenimiento son los miembros del equipo que más a menudo se encargan de elaborar los programas de mantenimiento preventivo.

Dicho esto, no hay que confundir la programación del mantenimiento con la planificación del mantenimiento. Aunque ambos procesos se apoyan mutuamente, no siempre los lleva a cabo la misma persona. La programación del mantenimiento preventivo se centra en lo que hay que hacer y cómo. La programación del mantenimiento, por otro lado, detalla quién realizará las tareas de mantenimiento recomendadas y cuándo.

Cómo hacer la programación de mantenimiento preventivo

El lanzamiento de una programación del mantenimiento preventivo exitoso desde cero implica la puesta en marcha de varios pasos. Uno de estos es la toma de inventarios de activos. Además, la realización de análisis de criticidad, y la determinación de indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el éxito.

Para muchas empresas, el método que más les has funcionando es implementar programas de mantenimiento reactivo para los equipos. Sin embargo, este método no es del todo efectivo para varios casos.

Los estudios sugieren que una hora de inactividad cuesta a los fabricantes industriales entre 10.000 y 250.000 dólares. Los programas de mantenimiento puramente reactivos son caros, estresantes y consumen mucho tiempo. Por eso, los mejores departamentos de mantenimiento aspiran a alcanzar una proporción ideal de 80:20 entre mantenimiento preventivo y reactivo. Se ha demostrado que los programas estratégicos de mantenimiento preventivo reducen el tiempo de inactividad no planificado, aumentan la eficiencia operativa y reducen los gastos de mantenimiento asociados con reparaciones no planificadas.

Programación del mantenimiento preventivo fijos frente a flotantes

Los programas de mantenimiento preventivo eficaces ayudan a los gestores de instalaciones a asignar eficientemente los recursos de mantenimiento, mantener eficazmente los activos y planificar adecuadamente el año siguiente. Al hacer un programa de mantenimiento preventivo, usted tiene dos opciones principales: programación de MP fija y flotante.

1. Programas fijos de mantenimiento preventivo

Un programa de mantenimiento preventivo fijo es un plan de mantenimiento rutinario programado según el uso específico del equipo o el intervalo de tiempo. Las programaciones PM fijas se centran en futuras tareas planificadas, independientemente de si las tareas anteriores se completaron o no.

Por ejemplo, las tareas programadas para los lunes siempre se realizan los lunes, independientemente de si el técnico completó la tarea asignada la semana pasada. Los programadores de mantenimiento también pueden basar los MP recurrentes en intervalos de uso o desencadenantes específicos.

2. Plan de mantenimiento preventivo flotante

Un programa de mantenimiento preventivo flotante es un plan de mantenimiento basado en el calendario de tareas PM anteriores. Los programas de mantenimiento preventivo flotante se basan en el historial de uso o mantenimiento de un activo.

Por ejemplo, suponga que tiene un programa de mantenimiento preventivo de 30 días para una máquina. Usted asignará el siguiente PM del activo 30 días después de la finalización de la última actividad PM. En otras palabras, la orden de trabajo posterior no se activará hasta que la orden de trabajo anterior se haya completado y cerrado. Los programas PM flotantes requieren mayor diligencia que los programas PM fijos para el seguimiento de la finalización de las tareas de mantenimiento.

Cómo elaborar (y aplicar) un programa de mantenimiento preventivo

La clave para crear un programa de mantenimiento preventivo con éxito es identificar el intervalo de mantenimiento adecuado para cada activo. Esto le permite maximizar los recursos al tiempo que reduce la posibilidad de averías inesperadas.

Aquí, un ejemplo de una guía paso a paso para elaborar un programa de mantenimiento preventivo eficaz

1. Inventario de activos

Elabore un inventario de los activos más importantes de su organización. Estos son los equipos que deben recibir mantenimiento preventivo en primer lugar. Este ejercicio le ayudará a evitar retrasos en el mantenimiento de determinados activos, especialmente si utiliza un programa de MP flotante.

Registre los siguientes datos para cada activo:

• Marca y modelo
• Número de serie
• Especificaciones y capacidades
• Número de unidad
• Categoría
• Ubicación
• Usuarios principales
• Piezas

Puede utilizar una hoja de cálculo o un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (CMMS) para catalogar sus entradas de activos. Recomendamos adoptar una plataforma fácil de usar como MaintainX para mantener los registros de activos, cruzar datos y obtener información sobre el ahorro de costes a lo largo del tiempo.

2. Determinar prioridades

Es importante recordar que no es necesario programar el mantenimiento preventivo de la mayoría de los activos de sus instalaciones. Realizar el MP exclusivamente en grandes inventarios de activos no es realista para la mayoría de las organizaciones. Además, realizar el mantenimiento preventivo en elementos baratos, no críticos y fáciles de reparar es un despilfarro. Una forma de determinar las prioridades del MP es realizar un análisis de criticidad.

Un análisis de criticidad es un ejercicio que consiste en clasificar los activos en función de su potencial de riesgo en varias categorías, incluidas las operativas, financieras, medioambientales y de salud y seguridad. Este proceso es beneficioso para las organizaciones con varios activos complejos porque elimina los prejuicios personales de la ecuación.

Los análisis de criticidad permiten a los gestores clasificar, priorizar y programar los MP con objetividad. Los activos con índices de criticidad más elevados deben recibir la máxima prioridad. Utilice las siguientes preguntas como base para evaluar la criticidad de los activos:

• ¿Qué activos son críticos para la producción y la seguridad?
• ¿Qué activos requieren un mantenimiento regular?
• ¿Qué activos tienen costes de reparación y sustitución elevados?

Dé prioridad a los activos que son críticos para la producción, requieren un mantenimiento regular o tienen unos costes de reparación y sustitución elevados a la hora de elaborar su programa de mantenimiento preventivo. Recuerde: es más rentable someter los activos no críticos y más antiguos a programas de mantenimiento reactivo. Después de todo, es posible que los sustituya pronto.

3. Identifique los intervalos ideales de mantenimiento preventivo

Por supuesto, el mantenimiento preventivo tiene sus inconvenientes. Sin una planificación adecuada, corre el riesgo de malgastar valiosos recursos en inspecciones y reparaciones innecesarias. Un mantenimiento excesivo de los activos puede ser tan derrochador como un mantenimiento insuficiente. Evite excederse identificando las ratios de mantenimiento preventivo ideales para cada uno de sus activos.

Los tres métodos principales para determinar los intervalos de PM incluyen:

• Consultar los manuales del fabricante de los equipos para conocer las instrucciones de trabajo de mantenimiento recomendadas, los calendarios y el uso de piezas de repuesto críticas.
• Revisar los datos históricos de mantenimiento para conocer los patrones de fallos anteriores.
• Preguntar a los operarios y técnicos de las máquinas su visión sobre el comportamiento de los activos

4. Programar órdenes de trabajo recurrentes

Según la Encuesta de Mantenimiento de Ingeniería de Planta 2019, el 45 y el 39 por ciento de las instalaciones todavía dependen de hojas de cálculo internas y registros en papel, respectivamente, para la programación del mantenimiento.

Poco saben estas organizaciones cuánto más fácil puede hacer su programación de mantenimiento el CMMS adecuado. Las plataformas modernas de GMAO basadas en la nube son escalables, asequibles y fáciles de usar.  El software le permite automatizar tanto los programas de mantenimiento a largo plazo como los programas a corto plazo basados en tareas trimestrales, mensuales, semanales y diarias.