Los Sistemas WMS, son soluciones integrales logísticas, indispensables en el desarrollo de la gestión del almacén y logística de una empresa. WMS son las siglas en inglés para: Warehouse Management Systems, Sistema para la Gestión de almacenes (SGA). La principal importancia de esta herramienta de software radica en que facilita la gestión de los diferentes procesos, de los materiales y recursos, recopila la totalidad de la información y de esa forma cubre toda la cadena de suministro integralmente, es decir, desarrolla toda la secuencia: recepción-abastecimiento-producción-preparación de pedidos-expedición.

¿Qué son los WMS?

Los sistemas WMS son herramientas informáticas que apoyan las operaciones logísticas del almacén de una empresa:

• Control de inventarios.
• Ubicación de las existencias.
• La distribución de un almacén.
• Coordinación y optimización de los movimientos.

En general los sistemas WMS satisfacen las operaciones logísticas internas de la compañía. Pero su principio básico es proveer la información para permitir el control eficiente del movimiento de materiales en el almacén. La secuencia operativa de un WMS incluye entre otras tareas:

• Diseño de almacén
• Seguimiento de Inventario
• Recepción y almacenamiento

– Picking

• Envío
• Gestión laboral
• Administración de muelles

– Informes. Así, se integra lo que denominamos como Sistema de Información Logística (SIL).

Dónde encaja WMS en la cadena de suministro

La cadena de suministro solo puede funcionar con la rapidez, precisión y eficiencia que permitan los procesos de almacenamiento. Un WMS juega un papel vital en la gestión de la cadena de suministro al gestionar los procesos de cumplimiento de pedidos, desde la recepción de materias primas hasta el envío de productos terminados. Por ejemplo, si las materias primas no se reciben correctamente o las piezas se extravían en un almacén, la cadena de suministro puede ralentizarse o interrumpirse. Los WMS son fundamentales para garantizar que estos procesos funcionen sin problemas al rastrear el inventario y asegurarse de que los productos se almacenen y clasifiquen correctamente, así como se envíen y rastreen con precisión. Un WMS se utiliza a menudo junto con otros sistemas relacionados o se integra con ellos, incluidos los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP), sistemas de gestión de transporte (TMS) y sistemas de gestión de inventario. La función del WMS es ayudar a los usuarios a gestionar las tareas de cumplimiento, envío y recepción en el almacén o centro de distribución, como recoger mercancías de los estantes para su envío o guardar las mercancías recibidas. Su función en el inventario es rastrear los datos de inventario que provienen de lectores de códigos de barras y etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) y actualizar el módulo de administración de inventario en el sistema ERP para asegurarse de que tenga la información más reciente. Un enlace de integración sincroniza los datos de inventario que se almacenan en el sistema ERP y el WMS.

Diferencia con el ERP

Por su parte, el sistema ERP maneja la contabilidad y la mayor parte de la facturación, gestión de pedidos y gestión de inventarios. El TMS es donde se gestiona el proceso de envío. Es esencialmente un depósito de información detallada sobre los transportistas, pero también es un sistema transaccional y de comunicación para planificar, ejecutar y rastrear los envíos. A veces, un TMS se integrará con el WMS para permitir una mejor coordinación de las tareas de logística de entrada y salida que se producen en la interfaz de los almacenes y los transportistas de carga, como la paletización de mercancías, la programación de la mano de obra, la gestión del patio, la construcción de carga y el cross-docking. Por lo general, los pedidos llegan automáticamente desde ERP o sistemas de gestión de pedidos que están integrados con el TMS. El sistema ERP también genera la información de la orden que el TMS necesita para preparar y ejecutar los envíos. Además de conceptos básicos como el nombre y la dirección del cliente, los datos del sistema ERP también incluyen información detallada sobre los artículos para garantizar que se envíen los productos correctos. El TMS devuelve los detalles del envío que el sistema ERP necesita para sus funciones de contabilidad y administración de pedidos, como el número de seguimiento, el nombre del transportista y los costos. La información del envío también puede ir a un módulo de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para ayudar a los clientes a actualizar el estado de sus pedidos.

Tipos de sistemas de gestión de almacenes

El software de administración de almacenes viene en una variedad de tipos y métodos de implementación, y el tipo generalmente depende del tamaño y la naturaleza de la organización. Pueden ser sistemas o módulos independientes en un sistema ERP más grande o una suite de ejecución de la cadena de suministro. Los WMS también pueden variar ampliamente en complejidad. Algunas organizaciones pequeñas pueden usar una serie simple de documentos impresos o archivos de hojas de cálculo, pero la mayoría de las organizaciones más grandes, desde pequeñas y medianas empresas (PyMEs) hasta empresas grandes, usan software WMS complejo. Algunas configuraciones de WMS están diseñadas específicamente para el tamaño de la organización, y muchos proveedores tienen versiones de productos WMS que pueden escalar a diferentes tamaños de organización. Algunas organizaciones construyen su propio WMS desde cero, pero es más común implementar un WMS de un proveedor establecido. Un WMS también se puede diseñar o configurar para los requisitos específicos de la organización; por ejemplo, un proveedor de comercio electrónico puede usar un WMS que tiene funciones diferentes a las de un minorista de ladrillo y mortero. Además, un WMS también puede diseñarse o configurarse específicamente para los tipos de bienes que vende la organización; por ejemplo, un minorista de artículos deportivos tendría requisitos diferentes a los de una cadena de supermercados.

Beneficios del sistema de gestión de almacenes

Aunque un WMS es complejo y costoso de implementar y ejecutar, las organizaciones obtienen numerosos beneficios que pueden justificar la complejidad y los costos. La implementación de un WMS puede ayudar a una organización a reducir los costos de mano de obra, mejorar la precisión del inventario, mejorar la flexibilidad y la capacidad de respuesta, disminuir los errores en la selección y el envío de mercancías y mejorar el servicio al cliente. Los sistemas modernos de gestión de almacenes operan con datos en tiempo real, lo que permite a la organización gestionar la información más actualizada sobre actividades como pedidos, envíos, recibos y cualquier movimiento de mercancías.