Asegurar el abastecimiento en la gestión de activos a través del VENDOR LIST

En la gestión de activos siempre se ha encontrado una inconsistencia al momento de adquirir equipos y refaccionamiento para los procesos productivos, lo anterior dado a que normalmente las áreas de operación, proyectos y mantenimiento se quejan por el no cumplimiento de calidad, falta de asistencia técnica, cero garantías y no cumplimiento con los requerimientos técnicos y legales por parte de los activos o refacciones para trabajar dentro del contexto operacional.

Pasos para desarrollar un listado de marcas o proveedores

A. Este trabajo empieza con la creación de la estrategia, procedimiento y política de abastecimiento junto con la revisión de los modelos de contratación.

En este paso inicial es importante establecer el gobierno del proyecto, plantear los objetivos y generar el plan estratégico.

B. Estructura de categorías, clase y tipo de activos que existen en la organización.

Para esta actividad nos podemos guiar por el estándar ISO 14224, es importante establecer que el concepto estructura es aparte del concepto taxonomía.

Figura 1

C. Cuantificar y jerarquizar el riesgo de las instalaciones y activos.

Figura 2
Figura 2

Es fundamental tener previamente el estudio de jerarquización de activos con base al riesgo (análisis de criticidad), para iniciar con los activos de mayor valoración y jerarquización.

Figura 3

Figura 3.
Fuente. Revista “ mechanical engineering”, enero
2010

D. Creación de los equipos de trabajo técnicos según las especialidades y los activos.

Se crean grupos de especialistas, recomendable que esté presente personal de proyectos, operaciones, mantenimiento, HSE, ingeniería; estos especialistas deben dominar o tener idea de la normativa o estándares que se manejan o existen para cada clase de activo a revisar.

E. Elaboración y creación de especificaciones técnicas.

En esta fase se dispone a desarrollar el documento escrito con todos los requerimientos que se desean para los activos.

Para el caso de tuberías y válvulas, de ser posible tener el Piping Class a la mano.

F. Revisión y mejoras a las especificaciones en conjunto con el mercado.

En esta fase es importante contar con el concepto y los aportes del mercado o posibles participantes de la investigación, con el fin de mejorar y aterrizar nuestra especificación antes de salir oficialmente a realizar la consulta de mercado.

G. Establecer los requisitos, criterios y factores cuantificadores.

Se debe antes de realizar la consulta de mercado tener claro cuáles serán los criterios a evaluar y la cuantificación al cumplimiento de los mismos.

H. Realizar la consulta al mercado.

En esta etapa se lanza la consulta de mercado con la especificación ajustada el objetivo es ver que marcas o proveedores cumplen con los requerimientos y criterios estipulados.

I. Recepción de preguntas y aclaraciones.

Se debe dar un espacio para recibir consultas o preguntas por parte de los posibles proveedores o marcas, al mismo tiempo dar respuesta a sus inquietudes.

J. Recepción de documentación solicitada.

Una vez pasada la etapa de preguntas y respuestas se procede a recibir la documentación que soporta el cumplimiento de la especificación técnica.

K. Evaluación de los requisitos y factores cuantificadores.

Procedemos a evaluar el cumplimiento de requisitos y los factores que cuantificarán las posibles marcas o proveedores.

L. Se establece el listado de proveedores según políticas organizacionales.

Se elabora el listado de marcas o proveedores que cumplieron con los criterios de la organización y la especificación técnica.

M. Validación del listado de marcas.

El listado de marcas se debe validar finalmente con los equipos de trabajo o especialistas que participaron en la elaboración de la misma.

Conclusiones

La calidad, la confiabilidad y la disponibilidad de las operaciones se logran asegurando el cumplimiento de las especificaciones técnicas para activos y refacciones que sean indispensables en nuestra operación o con una alta valoración en temas de riesgo.

Para poder tener unas buenas especificaciones técnicas es necesario tener claro el contexto operacional y las ventanas operativas del negocio, el proceso y los activos.

Referencias

  1. Essentials of Supply Chain Management by Michael H. Hugos.
  2. Revista “ mechanical engineering”, enero 2010.
  3. Purchasing and Supply Chain Management by Robert Monczka, Robert Hand field, Larry Giunipero and James Patterson.

Autor: Jaime Rigoberto Diaz Fernandez
Ing. Mecánico
Profesional en Confiabilidad y Mantenimiento – SMRP
Colombia
Correo: jrdf74@hotmail.com

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