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2.3. Selección del Software de Mantenimiento

Tras la etapa de Análisis y Diagnóstico, se inicia el proyecto del sistema, cuando es desarrollado o seleccionado y adecuado el sistema que almacenará y procesará las informaciones del proceso de gestión del mantenimiento.

Las exigencias actuales de la fiabilidad y disponibilidad son de tal orden que se impone, a los gerentes de mantenimiento, responsabilidades que pueden ser ejecutadas sólo con herramientas adecuadas de gestión(18).

En consecuencia, las empresas buscan cada vez más, sistemas informatizados adecuados para auxiliar a esos gerentes en sus funciones. Esta búsqueda llevó a la comercialización, en apenas uno de los países europeos, de más de 3.300 sistemas de gestión del mantenimiento(19) de los cuales 2.470 están en operación. Algunos de esos sistemas son comercializados con el Análisis y Diagnóstico y prácticamente todos, de forma modular e integrada.

En los países americanos, también existe una gran cantidad de sistemas de gestión del mantenimiento ofrecidos como la solución final a los problemas de los gerentes(20), sin embargo, después de su adquisición, la realidad muestra que en algunos casos, en vez de obtener soluciones para sus problemas, los gerentes en la realidad adquirieron más problemas para administrar.

Como ejemplo de esas adquisiciones inadecuadas están los casos de dos empresas que implementaron sistemas de gestión, que ocasionaron incendios por falta de ejecución de mantenimiento (que era hecho cuando había sistema manual) con grandes prejuicios; acarreando, en la primera, la necesidad de una reforma total de las instalaciones y en la segunda, la necesidad de venta de la fábrica debido a la pérdida total. En los dos casos los gerentes de mantenimiento fueron despedidos, a pesar de no haber tenido participación en la compra del sistema. En otra empresa un director compró un sistema “especializado” a un valor muy elevado, que luego tuvo que ser totalmente rehecho por el personal de informática y mantenimiento de la empresa.

Existe la seguridad que más del 50% de los sistemas comercializados no llegan a satisfacer adecuadamente a las empresas y lamentablemente no son divulgadas esas experiencias negativas, con raras excepciones(21).

De esta forma, los gerentes se deben preocupar en la selección de un sistema que realmente satisfaga sus necesidades, no solamente basados en las demostraciones hechas por los proveedores, sino también, con una investigación consciente de las consecuencias que vendrán con su adquisición (18).

Dependiendo de los recursos a ser invertidos, en la informatización del sistema de gestión del mantenimiento, la selección de softwares podrá basarse en la: experiencia del personal de la empresa, asesoría especializada y/o utilización de cuestionarios.

En los dos primeros casos, es recomendable preceder el proceso de informatización con el Análisis y Diagnóstico de la situación de la empresa que, además de definir las necesidades de cambios en la organización, servirá como agente de estímulo y compromiso de todas las áreas de la empresa en el cambio de sus paradigmas.

En la utilización de la técnica de cuestionarios, se puede dividir la selección de software de mantenimiento en cuatro etapas: Elaboración del cuestionario de selección objetiva; Elaboración del cuestionario de selección subjetiva; Presentación de los softwares y Propuestas comerciales. Dependiendo de las necesidades y complejidad de la empresa, el proceso de selección se desarrollará entre uno y dos meses(22).

Para garantizar una selección técnica exenta, objetiva y completa del software de mantenimiento, debe ser constituida una comisión formada por el personal del área involucrada, del área de informática y del área financiera.

Una vez constituida la comisión de evaluación, son realizadas reuniones para la preparación de los cuestionarios de evaluación objetiva y subjetiva.

La composición de dos cuestionarios, trae como ventaja la posibilidad de ratificación del proceso de evaluación o la necesidad de rever la importancia dada a algunas preguntas a partir de la comparación entre sus resultados.

El cuestionario de evaluación objetiva es más extenso y más simple de ser completado, ya que sus preguntas son respondidas como “S” (si) o “N” (no) y sus resultados multiplicados por números que dan el grado de importancia del asunto para las características de la empresa.

Es común que este cuestionario tenga entre 200 y 300 preguntas y que sean atribuidos tres o cuatro niveles de importancia (peso) con las siguientes interpretaciones(22).

Peso 0 (cero): Pregunta que no afecta el resultado de la selección, sin embargo, que debe ser hecha a título de información. Es común la existencia de 5 a 15 preguntas de este tipo.

Peso 1 (uno): Pregunta básica en el proceso de selección. Es aquella que aparece con más frecuencia siendo común la existencia de 150 a 200 de estas preguntas.

Peso 2 (dos): Pregunta muy importante en el proceso de selección, normalmente vinculada a aspectos de codificación, historiales del mantenimiento y reportes gerenciales. Es común la existencia de 30 a 50 interrogantes de este tipo.

Peso 5 (cinco): Pregunta excluyente en el proceso de selección. Su respuesta negativa indica que el software analizado no responde a las necesidades fundamentales de la empresa, normalmente vinculada a aspectos de: procesamiento de datos, asistencia técnica, garantías y reportes de gestión (especialmente relacionado a índices de mantenimiento). Es común la existencia de 5 a 10 preguntas de este tipo. Ya que se espera que estas preguntas sean respondidas positivamente por todos los proyectistas o proveedores de softwares el valor del peso puede ser aumentado (pasando a 10 o a 20).

El cuestionario de evaluación subjetiva, normalmente es compuesto por preguntas semejantes a la de mayor peso del cuestionario de evaluación objetiva, pudiendo todavía contener preguntas de menor peso (peso 1). Regularmente su compilación es realizada a través de un breve comentario.

Es común que este cuestionario tenga entre 5 y 15 preguntas y que además del comentario sean atribuidos puntos que podrán variar de 1 a 5 o de 1 a 10.

Además de las preguntas semejantes a las del cuestionario objetivo pueden ser incluidas algunas relacionadas con: asistencia técnica (sistema e ingeniería de mantenimiento); capacitación operacional (implantación del sistema y conceptos); autonomía (cambios en la base de datos, creación de archivos, alteración de campos); facilidad operacional y navegabilidad del sistema; experiencia de utilización en empresas del ramo; recursos informáticos; costos de licencia por usuario y/o funcionario; tasa de mantenimiento etc.

También pueden ser atribuidos valores para el cálculo ponderado de las preguntas subjetivas. En este caso, todavía, estos valores (pesos) se deben restringir a apenas dos o tres números (cero, uno y dos o uno, dos y tres).

Tras la preparación de los cuestionarios, es realizada la preselección del software existente en el mercado, pudiendo ser utilizada la experiencia propia del personal y/o la asesoría de consultores externos; elaborando un gráfico de presentación de los sistemas y remitiendo invitaciones a los proveedores y/o proyectistas para la presentación de sus productos. En función del porte de la empresa, pueden ser invitados de 3 a 8 proveedores y/o proyectistas, para la selección.

Las presentaciones pueden ser divididas en dos partes, en la primera los proveedores y/o proyectistas hacen la presentación de su empresa y del software y en la segunda responden a las preguntas de los cuestionarios objetivo y subjetivo. Durante la primera parte, los miembros de la comisión ya estarán marcando en sus cuestionarios las preguntas que fuesen realmente respondidas, quedando para la segunda parte apenas aquellas que quedaron omisas. Es común que cada presentación dure de 5 a 8 horas, debiendo por lo tanto ser reservado un día para cada software.

Después de la presentación, los resultados del cuestionario objetivo son comparados y analizados por los miembros de la comisión, de manera que se logre un resultado de consenso. Este resultado de consenso es sumado para cada software analizado, siendo sus resultados colocados en una planilla final con los valores absolutos y relativos obtenidos por cada uno.

Análogamente es realizado el levantamiento de los valores atribuidos en el cuestionario subjetivo, siendo, en este caso, común la utilización de valores promedios de los valores atribuidos por cada miembro de la comisión en cada pregunta.

La selección del software será concluida con el establecimiento de las especificaciones técnicas, para que los proveedores puedan elaborar sus propuestas comerciales. Estas especificaciones son basadas en las normas internas de la empresa, sus características operacionales, sus criterios financieros y contables y en los resultados obtenidos del Análisis y Diagnóstico y evaluaciones objetiva y subjetiva.

El objetivo final de un sistema informatizado aplicado al mantenimiento es: proporcionar informaciones que permitan obtener un aumento de la rentabilidad de la empresa, utilización más eficiente del factor humano y material disponibles, mejora en el desempeño y fiabilidad de los equipos. Para alcanzar este objetivo, debe existir una secuencia lógica en el proyecto y en el desarrollo de cada etapa del sistema – Figura 11

Figura 11 - Diagrama de flujo del proyecto de un sistema de gestión del mantenimiento
Figura 11 – Diagrama de flujo del proyecto de un sistema de gestión del mantenimiento

Analizando la secuencia recomendada para la implantación de las informaciones y la utilización de esas informaciones en los distintos reportes de gestión, se puede notar que:

  • a) El módulo de Disponibilidad de los Equipos es alimentado con informaciones de las órdenes de trabajo y datos de operación.
  • b) El módulo del Historial de los Equipos, filtrado a partir de las tablas implementadas durante el inventario y la programación, recibe informaciones de los datos de inventario, de las órdenes de trabajo y de las tablas de recolección de datos.
  • c) El módulo de Índices de Equipos es alimentado con informaciones de las órdenes de trabajo y datos de operación.
  • d) Los módulos de Alertas, son generados a partir de la comparación de parámetros predefinidos con los equivalentes de las órdenes de trabajo y registros de mediciones y es un subproducto del programa del Historial de los Equipos.
  • e) El módulo de Mantenimiento Predictivo, recibe informaciones de los registros de mediciones y órdenes de trabajo de intervenciones en equipos prioritarios.
  • f) Los módulos de Costos de Mantenimiento son alimentados con informaciones de inventario (repuestos generales y específicos y costo de adquisición), de las órdenes de trabajo, de los datos de operación, de las tarjetas de tiempo y de material.
  • g) Los módulos de Indices de Mano de Obra, Backlog, Distribución de Servicios y Horas de Espera, son alimentados con informaciones provenientes de las órdenes de trabajo, tarjetas de tiempo y mano de obra disponible.
  • h) La Reprogramación Automatizada de Mantenimiento es alimentada con datos provenientes de las órdenes de trabajo, tarjeta de tiempo y Programa Maestro de Mantenimiento Preventivo.

Referencias

  • (18) Aplicación de Computadores Personales en la administración del mantención. Juan Rayo C. – Jefe Dep.Mantenimiento General – ARMCO Chile S.A. Revista de Mantenimiento – Nº 2. Dic 1990/ene/feb/91 pp 7 a 10
  • (19) Progiciels de maintenance – les grandes tendances. Edmond Kloeckner. Maintenance & entreprise. Nº 455 – octobre/92 pp 33 a 64
  • (20) “Best of the Best” study. A.T. Kearney im conjunctiom with Industry Week magazine – 1990
  • (21) Software de Manutenção: uma panacéia e seus males. Revista Manutenção – ABRAMAN – Associação Brasileira de Manutenção. Nº 36 – maio/junho/92 pp 16 a 21
  • (22) Seleção de Softwares de Manutenção. Lourival Augusto Tavares. Revista “Nova Manutenção y Qualidade. Nº 25 – 1999 – pp 13 e 14

Autor: Lourival Augusto Tavares 
Brasil 
Consultor en Ingeniería de Mantenimiento 
Empresa: Director nacional de ABRAMAN (Asociación Brasileña de Mantenimiento) en dos mandatos. 
Correo: l.tavares@mandic.com.br 
Ingeniero Electricista, formado por la Escuela Federal de Ingeniería de Rio de Janeiro, en el año de 1967. Past-Presidente del Comité Panamericano de Ingeniería de Mantenimiento. Supervisor de Mantenimiento en FURNAS – Centrales Eléctricas S.A. durante 23 años. Fue el jefe de la Asesoría Técnica de Apoyo en ITAIPU Binacional. Reconocido como “notorio saber” en mantenimiento por la Universidad Federal de Rio de Janeiro y por la Universidad Federal de Paraíba. 

Acerca del autor de este libro:

Lourival Augusto Tavares

Ingeniero Electricista, formado por la Escuela Federal de Ingeniería de Rio de Janeiro, en el año de 1967. Past-Presidente del Comité Panamericano de Ingeniería de Mantenimiento. Supervisor de Mantenimiento en FURNAS – Centrales Eléctricas S.A. durante 23 años. Fue el jefe de la Asesoría Técnica de Apoyo en ITAIPU Binacional. Reconocido como “notorio saber” en mantenimiento por la Universidad Federal de Rio de Janeiro y por la Universidad Federal de Paraíba. Fue director nacional de ABRAMAN (Asociación Brasileña de Mantenimiento) en dos mandatos.

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