Cuando alguien pregunta cuánto vale el almacén de una planta, la cifra que responde a esa pregunta proviene de un criterio contable escogido de antemano, y de ahí la utilidad de conocer los métodos de valoración de inventarios, que son los procedimientos empleados para asignar un valor monetario a todos los materiales que conforman las existencias, bien sea para saber  cuánto suman los artículos almacenados o para cargar el costo de los repuestos y consumibles que se utilizan al ejecutar las actividades de mantenimiento.

Este asunto pertenece al área contable y financiera de la empresa, aunque el almacén lo administre mantenimiento. Los materiales guardados allí forman parte de los activos, deben cumplir con la reglamentación existente para ese fin y, por esa razón, quien dirige el departamento necesita entender con qué regla se les pone precio.

Contablemente existen tres métodos clásicos, conocidos por sus siglas en inglés y también por su nombre en español. Uno asigna a las salidas el precio más antiguo, otro el más reciente y el tercero calcula un valor promedio que toma en consideración tanto los precios como las cantidades compradas.

La empresa tiene la opción legal de seleccionar el que aplicará y, una vez escogido, los materiales que se retiran del almacén son cargados a las cuentas respectivas, al costo que ese método determine. La diferencia entre uno y otro se aprecia en números, porque sobre un mismo historial de compras los tres arrojan resultados distintos para el consumo y para la existencia remanente.

Dominar estos criterios permite algo más que llenar una casilla contable. Un control eficaz de las existencias mejora el servicio a quien solicita el material, ya que se logran controlar los pedidos atrasados y la falta de artículos para su utilización, mientras que el valor asignado a cada salida termina apareciendo en el costo de la actividad ejecutada y en los impuestos que la empresa paga por su inventario.

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Qué son los métodos de valoración de inventarios

Los métodos de valoración de inventarios son los criterios contables que asignan un valor monetario a los materiales del almacén, tanto a los que salen para atender una actividad como a los que permanecen en existencia.

Los tres de uso extendido son PEPS, UEPS y promedio ponderado, y cada uno produce una cifra diferente sobre un mismo historial de compras.

Ahora, hay dos aspectos que la contabilidad de inventarios atiende siempre:

El costo del inventario comprado necesita ser determinado en el momento de la adquisición, y ese costo queda retenido en las cuentas de inventario de la empresa hasta que el artículo es utilizado. Mientras tanto el repuesto permanece en el estante representa un dinero que esta inmovilizado con un valor contable asignado, y en el instante en que alguien lo retira para una orden de trabajo ese valor se convierte en costo de mantenimiento.

Los nombres completos de cada método nos ayudaran ayudan a fijar su lógica antes de entrar en los cálculos:

• PEPS: primeras entradas primeras salidas, conocido en inglés como FIFO por first in first out.

• UEPS: últimas entradas primeras salidas, señalado como LIFO por last in first out.

• Promedio ponderado: denominado también promedio móvil ponderado.

¿Por qué el almacén de mantenimiento también se valora?

Los inventarios destinados a mantenimiento deben ser valorados por la misma razón que el resto de los bienes de la empresa, ya que forman parte de sus activos y existe una reglamentación que obliga a cumplir con ese registro. 

Un almacén con miles de repuestos representa una porción considerable del capital inmovilizado, de modo que la cifra que lo respalda en los estados financieros tiene que sostenerse con un criterio uniforme y verificable.

La valoración cumple dos funciones que interesan directamente a la gestión del departamento. Por un lado permite conocer, en cualquier momento, el valor total de los artículos almacenados. Por el otro, asignar el costo de los repuestos y consumibles que se emplean para ejecutar las actividades, de manera que cada orden de trabajo reciba el importe que le corresponde por los materiales consumidos.

De ahí que resulte conveniente para el gerente de mantenimiento, saber cómo se valoran los materiales existentes en su almacén, aún cuando la responsabilidad del registro recaiga en el área contable. La contabilidad informa que el inventario tiene determinado valor y  esa cifra se comprende con precisión únicamente si se conoce el método que la produjo.

Decisión que la empresa declara y sostiene durante el ejercicio económico

Desde el punto de vista de las leyes tributarias de cada país, los contadores tienen la opción de seleccionar el método con el cual valorarán sus inventarios. Esa libertad tiene un límite temporal, porque una vez seleccionado el criterio se declara bajo juramento que ese será el que se aplique, por lo menos durante todo un ejercicio económico.

Pero ese detalle tiene consecuencias prácticas para el almacén. Ninguna salida se costea con un criterio distinto al declarado, ni siquiera cuando el resultado de otro método resultaría más conveniente para una partida en particular. Las comparaciones entre los tres procedimientos se hacen sobre el papel, con fines de análisis y comprensión, mientras que el sistema de gestión del almacén opera con el criterio vigente para el período.

Historial de compras que sirve de referencia para los tres cálculos

El siguiente ejemplo es proveniente del curso de gestión y optimización de inventarios para mantenimiento por el instructor José Contreras en Predyc.com

En este propuesto, se nos permite observar cómo se comportan los tres criterios, mediante la siguiente tabla que muestra el historial de compras de un artículo específico, adquirido en cuatro ocasiones y a precios distintos.

En una fecha posterior a la última compra, el almacén cuenta con 18 unidades de ese repuesto que costaron en conjunto 881 $. Alguien acude entonces a retirar 10 piezas para ejecutar un trabajo, con lo cual quedarán 8 unidades en existencia. La pregunta que resuelve cada método es cuánto cuestan las 10 que salen y en cuánto quedan valoradas las 8 que permanecen.

Método PEPS, Primeras entradas y salidas (FIFO)

El criterio PEPS, en inglés, First In First Out (FIFO) parte de una premisa sencilla de administrar. A las salidas se les asigna el precio más antiguo y al inventario restante, el precio de las compras más recientes, con lo cual el método asume que los artículos más viejos del inventario son los que se usan primero. El inventario final queda formado por los últimos artículos que entraron a formar parte de las existencias.

Esa lógica se prefiere cuando los artículos tienen corta vida útil o se hacen obsoletos fácilmente, porque el orden del registro contable acompaña al orden físico con el que conviene rotar el material almacenado.

Al aplicarlo sobre el historial anterior, el retiro de 10 unidades se costea empezando por la compra más antigua y avanzando hacia las siguientes hasta completar la cantidad solicitada. Entra primero la pieza comprada a 42 $, luego las tres de 45 $ y, para llegar a diez, se toman las seis de 48 $.

El costo de los diez artículos utilizados asciende a 465 $, mientras que las ocho unidades que permanecen en el almacén quedan valoradas al precio de la compra más reciente, 52 $ cada una, para un total de 416 $.

Es importante acotar que, el costo de los artículos que se retiran del almacén se calcula con base en los precios más antiguos, que no siempre coinciden con los más bajos. Bajo condiciones de precios estables o a la baja, la compra más vieja puede haber costado más que la reciente y seguiría saliendo primero, porque el criterio ordena las partidas por fecha de entrada y nunca por importe.

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Últimas entradas, primeras salidas o método UEPS (LIFO)

El método UEPS, desde el inglés, Last In First Out (LIFO) opera en dirección contraria al anterior. A las salidas se les asigna el precio más reciente y al inventario restante, el precio de las compras más antiguas, de modo que los últimos artículos que entraron a formar parte del inventario son los primeros en consumirse.

La mecánica del registro merece atención, porque un material se costea al precio de la partida más reciente hasta que esa partida se agota, y solo entonces el cálculo pasa a la anterior. Si el almacén recibe una compra nueva, el costo de esa partida se convierte automáticamente en el que se utiliza para las siguientes salidas. El objetivo declarado de este criterio consiste en reducir los impuestos incrementando los costos, comportamiento que se acentúa cuando la empresa maneja elevados niveles de inventario.

Con las mismas 18 piezas del ejemplo, las 10 que se retiran se cargan a los precios más nuevos. Las ocho unidades compradas a 52 $ cubren la mayor parte del retiro y las dos que faltan se toman de la partida de 48 $, de la cual quedan cuatro sin utilizar.

Las salidas suman 512 $ con este criterio, y el inventario remanente queda valorado en 369 $, integrado por las cuatro piezas de 48 $, las tres de 45 $ y la más antigua de 42 $.

Promedio ponderado y el recálculo con cada compra nueva

Este es el método más utilizado por las empresas en todo el mundo, preferido tanto por los contadores como por los gerentes de mantenimiento. El promedio ponderado calcula un costo promedio unitario en el que se toma en consideración tanto el precio como las cantidades adquiridas a cada precio, y ese valor único se asigna por igual a las piezas retiradas del almacén y a las que quedan en inventario.

El cálculo se resuelve en dos operaciones. Primero se multiplica, para cada fecha, la cantidad por su precio unitario y se obtiene la sumatoria de esos productos. Luego se divide ese total entre la cantidad de piezas compradas.

Costo promedio unitario = Saldo monetario del inventario ÷ Unidades existentes

Aplicado al historial de compras, las cuatro adquisiciones suman 881 $ por 18 unidades, de manera que el precio promedio ponderado resulta de dividir 881 $ ÷ 18 = 48.94 $ por unidad. Ese valor gobierna las dos cifras que interesan.

La palabra móvil que acompaña al nombre de este método describe lo que ocurre después. Cada vez que se efectúa una compra nueva se debe recalcular el costo unitario promedio, y ese nuevo costo surge de dividir el saldo monetario entre las unidades existentes en ese momento, por lo cual las salidas que se realicen después de la compra se valúan al costo actualizado y así sucesivamente. El costo final del inventario será igual al número total de unidades por el costo promedio de cada una.

Su aceptación general se explica por el equilibrio del resultado, ya que la valoración se ubica en valores intermedios respecto a los dos métodos anteriores y evita que el precio de una sola partida gobierne el costo de todas las salidas.

Comparación de los tres métodos sobre el mismo historial de compras

Con las mismas 18 piezas, el mismo desembolso de 881 $ y el mismo retiro de 10 unidades, los métodos de valoración de inventarios entregan tres pares de cifras diferentes.

La lectura de la tabla revela un comportamiento complementario entre ambas columnas. En los tres casos la suma del consumo y de la existencia devuelve los 881 $ efectivamente pagados, con una diferencia de céntimos en el promedio ponderado por el redondeo del precio unitario. Lo que un método deja de cargar al consumo permanece dentro del valor del inventario, y lo que carga de más lo descuenta de la existencia.

La distancia entre los extremos alcanza 47 $ sobre un artículo, cifra que parece menor hasta que se proyecta sobre un almacén con miles de referencias y decenas de movimientos diarios. Ese diferencial viaja íntegro hacia el costo de mantenimiento del período y hacia el valor del activo declarado.

El cuadro sirve además de referencia al revisar un reporte del almacén, porque el costo de las salidas del período delata el criterio aplicado. Importes cercanos a los precios de las últimas compras apuntan al UEPS, valores que se mantienen por debajo de los precios actuales corresponden al PEPS y una cifra intermedia proviene del promedio ponderado.

Elección del método para el costo de mantenimiento y los impuestos

Cada criterio deja una huella distinta en los estados financieros y en la carga tributaria de la empresa. El resumen siguiente recoge las características de los tres.

Con el método PEPS:

• El costo cargado a los artículos que salen será menor que los precios actuales.

• Es el criterio preferido por los gerentes de mantenimiento.

• No ofrece ninguna ventaja si los artículos son utilizados en el momento de la compra.

• Los impuestos a pagar por el inventario serán más elevados.

Con el método UEPS:

• El costo cargado a los artículos que salen es muy cercano a los precios actuales.

• El valor del inventario queda más bajo.

• Los impuestos a pagar por el inventario serán más bajos.

Con el promedio ponderado:

• La valoración resulta en valores intermedios a los dos métodos anteriores.

• El costo unitario se actualiza con cada compra, por lo que sigue la tendencia de los precios sin quedar atado a una sola partida.

Es importante señalar que se debe observar el costo cargado a las salidas y el valor de la existencia,  que  se mueven en sentidos opuestos. Cuando un método envía los precios altos hacia el consumo, la existencia queda registrada a los precios bajos, y esa es la razón por la cual el resultado del ejercicio y el valor del activo cambian según el criterio declarado, sin que una sola pieza se haya movido de más dentro del almacén.

Conclusiones 

Un mismo estante, con las mismas piezas y las mismas facturas de compra, puede reportar tres valores contables distintos y todos ellos correctos. La cifra depende del criterio que la empresa haya declarado, y por eso los métodos de valoración de inventarios se estudian por su mecánica y por sus efectos, no como una fórmula única aplicable a cualquier almacén.

Para el profesional que dirige un departamento de mantenimiento, el beneficio de conocerlos es inmediato. Sabe interpretar el importe que aparece en el costo de sus órdenes de trabajo, entiende por qué el valor del almacén puede subir o bajar sin que hayan entrado o salido materiales adicionales, y dialoga con el área contable en los mismos términos cuando se discute el presupuesto o el nivel de existencias.

El paso siguiente en esa comprensión pasa por revisar cuál es el método declarado en la propia empresa y qué efecto tiene sobre los indicadores de costo del departamento. Ese ejercicio, hecho con el historial real de compras de unos pocos repuestos representativos, muestra en cifras propias lo que el ejemplo de las 18 unidades muestra en pequeño.