3.5. Orden de Trabajo

La fuente de datos relativos a las actividades desarrolladas por el personal de ejecución de mantenimiento, debe incluir el tipo de actividad, su prioridad, falla o el defecto encontrado y cómo fue reparado, duración, los recursos humanos y materiales utilizados, y otros datos que permitan evaluar la eficiencia de la actuación del mantenimiento y sus implicaciones con costos y programación.

Las Ordenes de Trabajo (OT) son específicas para cada empresa, en función de la actividad, organización, cantidad y tipos de mano de obra y equipos que posee etc., sin embargo, existe una serie de datos comunes en cualquier ramo industrial o de servicios, que deben estar presentes en este instrumento de información, como: el número consecutivo, el tipo de la actividad de mantenimiento, la prioridad, los registros de historial, si los instrumentos de supervisión actuaron correctamente o no, si la intervención perjudicó la producción, el período de indisponibilidad del equipo y la duración real del mantenimiento.

En los antiguos modelos de OT usadas en el sistema manual, eran presentados en la parte superior: los datos de identificación del equipo y del problema, en la parte media: los datos de planificación, y en la parte inferior: los de ejecución del mantenimiento, subdivididos en dos partes: datos para ā€œGestión del Equipoā€ (sumario del servicio ejecutado y comentarios sobre el problema) y para ā€œGestión de Mano de Obraā€ (horas-hombre consideradas y utilizadas) – Figura 26.

Figura 26 - Modelo Solicitud de trabajo para control manual
Figura 26 – Modelo Solicitud de trabajo para control manual

Los modelos de Orden de Trabajo que siguieron tenĆ­an, con relación al anterior, la novedad de la inclusión de las columnas codificadas de ā€œProblema Encontradoā€, precursor del actual ā€œCódigo de Ocurrenciasā€. En la parte inferior de ese cuadro existĆ­an enumeradas, un conjunto de posibles ocurrencias en los equipos relacionados en la referida columna, para que el ejecutante pusiera los nĆŗmeros que correspondĆ­an a las ocurrencias, en el cuadro correspondiente a la intersección de la lĆ­nea de la ā€œlocalizaciónā€ con la columna del grado de ā€œseveridadā€, cuyos significados eran presentados al lado de los tipos de ocurrencias.

El modelo siguiente, en la evolución de las OT, fue utilizado durante la fase de transición del sistema de control manual para el automatizado y, por esta razón, apenas la última sección corresponde a la identificación del equipo, la duración del mantenimiento, pérdida de producción, utilización de mano de obra y costos, eran procesadas, no dando el mismo tratamiento a los datos del historial de ocurrencias, que eran transcritos en líneas continuas en la primera y la tercera sección. El formulario era proyectado para producir una tarjeta agujereada (o equivalente), pues poseía 80 caracteres para procesamiento, siendo los cuatro primeros reservados para la identificación del documento.

La orden de trabajo siguiente en el proceso evolutivo fue desarrollada para el sistema de control automatizado, con la producción de una tarjeta agujereada. Presentaba como novedad con relación a la anterior, el registro del ā€œCódigo de Servicioā€ con 4 caracteres, siendo el primero destinado a la Ocurrencia (O), que indicaba el origen de la necesidad de la intervención en el equipo, el segundo para la Acción (A), que indicaba lo que habĆ­a sido realizado por el equipo de mantenimiento y los dos Ćŗltimos para el Complemento (CPL) de esa acción. La mejor terminologĆ­a para este código serĆ­a: ā€œCódigo de Ocurrenciaā€, que servirĆ­a para indicar intervenciones debido a Fallas o Defectos, pudiendo tambiĆ©n utilizarse el tĆ©rmino ā€œCódigo de Defectoā€ con el mismo objetivo.

La evolución del modelo de orden de trabajo, utilizada en el sistema automatizado de control del mantenimiento, generaba dos tarjetas perforadas y presentaba, con relación a la anterior, las siguientes particularidades:

  • Un campo asociado al nĆŗmero consecutivo para correlacionar a dos o mĆ”s órdenes de trabajo, cuando la ejecución de las actividades excedĆ­a el perĆ­odo mĆ­nimo de procesamiento de los informes de gestión, que es definido como ā€œhorizonteā€;
  • El código de mantenimiento compuesto por el código del equipo asociado al componente, actividad y sector;
  • La semana y el motivo de la reprogramación, para permitir la replanificación manual, en caso de algĆŗn impedimento;
  • La indicación de la actuación de supervisión automĆ”tica;
  • El código de ocurrencia compuesto por cuatro ā€œcĆ©lulasā€, o sea: la Causa: que indicaba la razón de la ocurrencia (falla o defecto) en el equipo; el Efecto: que indicaba como la falla o el defecto eran constatados; la Acción: que indicaba el verbo asociado al servicio ejecutado y el Complemento: que completaba el mensaje de la acción;
  • La ā€œesperaā€ que indicaba la cantidad de horas-hombre que quedó inactiva, durante el desarrollo de la actividad de mantenimiento, debido normalmente, a una falla de la planeación. Ese campo estaba asociado al código del motivo que llevaba a esos horas-hombre a la interrupción de sus servicios.

En el inicio de la dĆ©cada de 1 970, surgió el proyecto BOZZ-ALLEN & HAMILTON que presentó como singularidad, la omisión de la recolección de información de la mano de obra en el cuerpo de la orden de trabajo; siendo estas informaciones recogidas, a travĆ©s de un documento complementario llamado Tarjeta de Tiempo, con forma y tamaƱo similar a la tarjeta horaria, pero con caracterĆ­sticas diferentes, ya que servĆ­a para que cada ejecutante indicase, en cada servicio que recibĆ­a, el dĆ­a, la hora y el minuto en que iniciaba y terminaba, identificando el nĆŗmero de la Orden de Trabajo – Figura 27.

La parte posterior de esta tarjeta contiene los códigos de servicio, espera y ausencia para indicarlos, en la columna respectiva la actividad ejercida, durante cada período de su jornada. A cualquier momento, siempre que se complete una tarjeta, el ejecutante debe sustituirla por una nueva para asegurar la continuidad de los registros.

Como recomendación, para evitar celos de fiscalización individual a los ejecutantes del mantenimiento y, en consecuencia, el sabotaje de los registros, la Tarjeta de Tiempo, debe ser impersonal e individual para cada ejecutante de mantenimiento, o sea, identificar apenas el cargo y no el nombre de la persona.

Como variante de la Tarjeta de Tiempo, puede ser utilizada la Tarjeta de Material, cuya responsabilidad de compilación es del encargado del depósito, que relaciona el material suministrado al respectivo consecutivo de la Orden de Trabajo en la tarjeta – Figura 28

Figura 27 - Tarjeta de Tiempo
Figura 27 – Tarjeta de Tiempo
Figura 28 - Tarjeta de Material
Figura 28 – Tarjeta de Material

Para implementar tanto la Tarjeta de Tiempo, como la Tarjeta de Material, debe realizarse un trabajo de orientación y búsqueda junto a los ejecutantes, en lo referente a la compilación, para evitar que los datos dejen de ser registrados o lo sean de manera equivocada, involuntariamente o a propósito.

Una innovación importante en el sistema de recolección de datos en el control automatizado de mantenimiento fue la emisión, a travĆ©s de la propia computadora, de las órdenes de trabajo parcialmente llenadas, a partir de datos provenientes del Plan Maestro de Mantenimiento Preventivo, enfatizando en la reducción de las actividades burocrĆ”ticas de los ejecutantes de mantenimiento – Figura 29.

Figura 29 - Modelo de orden de trabajo para mantenimiento preventivo emitida por computadora en formulario continuo
Figura 29 – Modelo de orden de trabajo para mantenimiento preventivo emitida por computadora en formulario continuo

Con la implantación de la orden de trabajo para mantenimientos preventivos, emitida a través de la computadora, surgió también la idea de utilizar la mÔquina para reprogramar actividades que no fuesen ejecutadas dentro de un plazo aceptable y así, permitir este trabajo de reprogramación automatizada, fue fortalecido el concepto de Clase.

Durante el desarrollo del proyecto, se determina para cada actividad el plazo de espera por la computadora, para el retorno de las órdenes de trabajo, plazo que si era excedido, acarrearÔ el cobro del motivo de la no ejecución, siendo esta información transferida para el archivo en el banco de datos para su posterior inscripción en el informe de gestión de no conformidades.

Para dar conocimiento al ejecutante sobre estas limitaciones de plazo, la computadora informa a través de los campos de Próxima Reprogramación y Semana Límite de Reprogramación en la emisión de cada orden de trabajo.

Para reducir aún mÔs las responsabilidades burocrÔticas de los ejecutantes del mantenimiento y asegurar que los servicios programados, sean realizados de acuerdo con un estÔndar preestablecido, la orden de trabajo emitida por la computadora, puede contener también, las Instrucciones de Mantenimiento ya impresas.

Sin embargo, es necesario que estas instrucciones sean redactadas de forma concisa, para evitar la proliferación de estos documentos. Como sugerencia, es recomendable que sea limitado a 30 el número de líneas para cada actividad programada en cada componente.

En los Sistemas donde se utiliza para la emisión de la orden de trabajo para actividades programadas a la computadora, es necesario desarrollar otro modelo de orden de trabajo, para permitir la anotación de datos de actividades no programadas.

Para estandarizar los registros de ā€œDescripciónā€ y ā€œServicio Ejecutadoā€, ademĆ”s de reducir el nĆŗmero de registros del banco de datos del historial y consecuentemente, el tiempo de bĆŗsqueda, hecho importante en el caso de la utilización de computadoras personales de menor performance en el proceso, es recomendable la utilización del ā€œCódigo de Ocurrenciasā€ citado anteriormente, que traerĆ” como ventaja adicional, la posibilidad de bĆŗsqueda en el historial de una ocurrencia especĆ­fica o de cualquiera de los elementos que compongan este código – Figura 30.

Figura 30 - Modelo de orden de trabajo para actividades no programadas
Figura 30 – Modelo de orden de trabajo para actividades no programadas

Puede observarse tambiĆ©n, en este modelo de OT, la inclusión de campos para la anotación, por parte del usuario de los servicios de mantenimiento (llamado ā€œclienteā€), de la evaluación del trabajo ejecutado a travĆ©s de las opciones: ā€œplenamente ejecutadoā€, ā€œprovisionalmente ejecutadoā€, ā€œreservicioā€ y ā€œno atendidoā€, como un factor de medición de la calidad de los servicios del mantenimiento. Este tipo de registro, que posibilitarĆ” la evaluación de la gestión de mantenimiento respecto a las necesidades de producción, puede ser incluido tambiĆ©n en las órdenes de trabajo de actividades programadas.

En los modelos de las órdenes de trabajo de actividades programadas y no programadas ilustrados, se puede observar la existencia de un código QR o de barras que puede ser emitido por la computadora, para facilitar la lectura en sistemas integrados (por ejemplo: para que el encargado del depósito asocie el material a emplear al número de la OT).

Para evitar, la utilización de uno de los modelos presentados en las Figuras 29 y 30, en el registro de actividades que no exigen detalle, o para el registro de mantenimientos en equipos que no afectan al proceso productivo (Clase C), o aun, para hacer referencia a actividades diferentes del mantenimiento, que ocupan mano de obra del personal de mantenimiento, puede ser utilizado un formulario común, la Orden de Trabajo de Ruta, u Orden de Trabajo Colectivo u Orden de Trabajo para Actividades Diversas, como el modelo ilustrado en la Figura 31, donde en cada línea es hecho el registro de cada servicio, teniendo para cada uno, apenas el registro del inicio y final de la actividad, para el cÔlculo por computadora, de la duración de la actividad.

Figura 31 - Orden de Trabajo de actividades diversas o ā€œcolectivaā€ o "de ruta"
Figura 31 – Orden de Trabajo de actividades diversas o ā€œcolectivaā€ o “de ruta”

Una vez que este formulario tiene un ā€œhorizonteā€ mensual, para permitir que sus datos sean procesados y formen parte de los informes de gestión de costos y mano de obra; puede recibir un nĆŗmero de identificación consecutivo mensual, que servirĆ” como referencia para su registro, en las Tarjetas de Tiempo de los ejecutantes, para el cĆ”lculo de los horas-hombre empleados en este tipo de actividades.

En caso que los usuarios deseen separar la ocupación de mano de obra en mantenimiento (para los equipos Clase C) de los demĆ”s (Servicios de Apoyo), pueden ser utilizadas dos Ordenes de Trabajo de Actividades Diversas con nĆŗmeros diferentes, una para cada fin. Esta observación tambiĆ©n es vĆ”lida, en el caso de los usuarios que deseen conocer la ocupación de mano de obra en un determinado tipo de Servicio de Apoyo como ā€œtrĆ”nsitoā€, o ā€œcapacitación internaā€.

Autor: Lourival Augusto Tavares 
Brasil 
Consultor en IngenierĆ­a de Mantenimiento 
Empresa: Director nacional de ABRAMAN (Asociación BrasileƱa de Mantenimiento) en dos mandatos. 
Correo: l.tavares@mandic.com.br 
Ingeniero Electricista, formado por la Escuela Federal de IngenierĆ­a de Rio de Janeiro, en el aƱo de 1967. Past-Presidente del ComitĆ© Panamericano de IngenierĆ­a de Mantenimiento. Supervisor de Mantenimiento en FURNAS – Centrales ElĆ©ctricas S.A. durante 23 aƱos. Fue el jefe de la AsesorĆ­a TĆ©cnica de Apoyo en ITAIPU Binacional. Reconocido como ā€œnotorio saberā€ en mantenimiento por la Universidad Federal de Rio de Janeiro y por la Universidad Federal de ParaĆ­ba. 

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