Costos de Mantenimiento y Almacén de Repuestos

Resumen

La contabilidad de costos en mantenimiento continúa siendo una tarea pendiente en las organizaciones, pues a medida que los requisitos de competitividad de las empresas se han incrementado, a la determinación de los costes de los productos para su control se ha unido el análisis de costos de otras unidades de negocio. Este es el caso de Mantenimiento, que a pesar de ser un área estratégica en todo proceso industrial, no es objeto de estudio en detalle, desde el punto de vista financiero y contable. La imputación de costos de Mantenimiento en las organizaciones es responsabilidad del área contable de acuerdo a su sistema de costeo y de las políticas contables de la empresa, asimismo, es responsabilidad del Gerente de Mantenimiento el control del cumplimiento de presupuesto y analizar los costos de mantenimiento periódicamente, si realmente corresponden a los centros de costo asignados a los activos. Cabe indicar que la gestión de costos en operaciones es un trabajo en equipo constante entre las áreas de Operaciones y Contabilidad, las decisiones no pueden ser unilaterales, pues los costos de operación tienen un impacto directo en los costos de ventas y estos a su vez en la utilidad bruta de la compañía (Ventas – Costo de Ventas). No existe un modelo o estrategia estándar para la adecuada gestión del almacén de repuestos, ello depende del giro del negocio, criticidad de los activos y del tipo de industria. En el presente artículo se presenta un modelo de gestión que ha permitido al autor controlar adecuadamente el almacén de repuestos.

1.- Costos de Mantenimiento

De acuerdo con la experiencia en la industria y realizando un trabajo articulado con el área contable, se describen los lineamientos generales para una adecuada gestión de costos:

  • Conocer la política contable para asignación de costos en Operaciones, así como el método de costeo aplicado y proceso de creación de un centro de costo o cuenta contable para un activo fijo (máquinas y/o equipos).

La Planta debe estar delimitada por zonas con sus respectivos activos y tener asignados sus centros de costo.

Figura 1. Formato de asignación centros de costo implementados en empresa. Fuente: El autor.
  • Informar a Contabilidad la puesta en marcha de nuevos equipos o máquinas para su activación y asignación de centros de costo.
  • Los repuestos deben estar correctamente inventariados.
Figura 2. Formato control de repuestos implementado en empresa. Fuente: El autor.
  • Toda actividad en Mantenimiento debe estar respaldada por una orden de trabajo (OT).
  • El proceso de programación, lanzamiento y cierre o cambio de órdenes de trabajo debe ser ágil y flexible.
  • Tener una información rápida y confiable respecto a las imputaciones y desviaciones del presupuesto.
  • Gestionar con indicadores claves, costos de mantenimiento respecto a costos de producción, ventas de la empresa, presupuesto.

En la Figura 3 se presenta el modelo de gestión integral, donde las actividades (ordenes de trabajo) deben ser costeadas a tiempo. Contabilidad emite la información global del costo de mantenimiento por período, es aquí donde el Gerente de Mantenimiento clasifica los costes por máquina y por tipo de mantenimiento realizado, determina cuál activo demandó mayor costo, toma decisiones respecto a desviaciones del presupuesto e implementa políticas de control. El análisis es clave porque permite determinar también los costes por situaciones reactivas y utilizar por ejemplo la técnica causa-raíz para resolver fallas crónicas.

Figura 3. Modelo de gestión integral. Fuente: Curso MBA Administración de la Producción, Prof. Fernando D’Alessio.

2.- Presupuestos de Mantenimiento

Teniendo correctamente imputados los costos en sus respectivos centros de costo es posible formular un presupuesto serio de mantenimiento para el siguiente periodo contable, el presupuesto debería constar de cuatro partidas: mano de obra, materiales, medios y herramientas, y servicios contratados.

Es recomendable considerar también reparaciones mayores, importaciones de repuestos y tercerizaciones. El grado de cumplimiento del presupuesto debe medirse mensualmente y proponer a tiempo los ajustes necesarios.

Se concluye que la gestión de costos y presupuestos es un trabajo en conjunto con el área contable de la empresa. La implementación de políticas en Planta que permiten mantenernos alineados con los requerimientos contables de la empresa es responsabilidad del Gerente o líder del área de Mantenimiento.

3.- Estrategias de Gestión de Almacén de Repuestos

“El personal de almacén es responsable de la custodia y la Gerencia de Mantenimiento es responsable de la gestión”.

Dos estrategias se trabajan en paralelo:

  1. “Limpiar”, ordenar física y administrativamente el almacén de repuestos. Aquí se trabaja activamente con el área de Controlling; se define un plan de acción y plazos correspondientes.
  2. Control, rotación y abastecimiento de materiales de acuerdo a su criticidad.

4.- Modelo de Gestión Almacén de Repuestos

El presente modelo parte desde la no existencia de gestión hasta su implementación:

1.- Realizar inventario físico a detalle del almacén de repuestos. La clasificación detallada que se presenta en la Figura 4 permite luego, obtener toda la información necesaria para el plan de acción correspondiente. Asimismo, es una primera vista general respecto a la valorización del almacén de repuestos en Soles o Dólares. La ejecución de este inventario debe ser coordinada y ejecutada con el área de Controlling de la empresa.

2.- El stock del inventario físico se compara con el stock virtual, las diferencias halladas deberán subsanarse en coordinación con el área de Finanzas o Controlling, la Gerencia de Mantenimiento no tiene poder de decisión unilateral respecto a esto. 3.- Gerencia de Mantenimiento definirá y emitirá informe técnico respecto a los ítems para dar de baja, la gestión de baja al igual que en el punto 2 tiene su debido proceso y deberá ser gestionada por el área de Controlling o Contabilidad.

Figura 4. Gestión de repuestos – Hoja de trabajo. Fuente: El autor.

4.- Se recomienda que cada ítem tenga asignado su activo correspondiente, especialmente los activos críticos (previo análisis de criticidad de equipos), de esta manera se tendrá el control a detalle de los repuestos críticos.

5.- Una vez “limpio” y ordenado física – administrativamente el almacén de repuestos, se procede a definir los códigos que deben tener reposición de stock automático (Figura 5).

Figura 5. Códigos para resposición. Fuente: El autor.

6.- Se define una matriz de control de inventarios de repuestos (Figura 6).

Figura 6. Matriz de control de inventarios. Fuente: El autor.

7.- Gerencia de Mantenimiento y Logística establecerán políticas de compra, abastecimiento, control de repuestos; por ejemplo, citamos algunas:

  • La Orden de compra o de servicio se registrará directamente al almacén de repuestos.
  • No se entregará repuestos sin el documento de requerimiento aprobado por Jefatura o Supervisión de Mantenimiento, quedan exceptuadas las situaciones de emergencia, de darse el caso se regularizará dentro de las 24 horas.
  • Realizar mensualmente inventario de ítems que representen el 80% del valor total en Soles o dólares del almacén de repuestos.

Referencias

  1. Chiroque, C. (2019). Gestión Estratégica. Un Enfoque en la Gestión Estratégica del Mantenimiento. ebook (1era ed.). https://drive.google.com/file/d/183pI8q4OdZLihIzlDjXtZ-f-sdLT91L3/view?usp=sharing

DEL AUTOR

Carlo Mario Chiroque Suárez

Ing. Mecánico,Mg.,MBA | Especialista en Gerencia de Plantas Industriales | Docente posgrado Gerencia de Mantenimiento | Auditor de Proyectos Electromecánicos | Asesor en Diseño de Máquinas y Manufactura | Conferencista.

mariochiroque@gmail.com

https://mariochiroque.wixsite.com/cmchs

www.linkedin.com/in/cmchiroque

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