La gestión de costos es una de las acciones más importantes y antiguas de la gestión empresarial. Tales técnicas tuvieron desarrollos relevantes a lo largo de los siglos. Cualquiera que sea la especialidad del negocio, es importante controlar los gastos del proceso o servicio, incluso los agrícolas. A principios de la década de 2010 se empezaron a hablar en dos temas que hoy por hoy están muy presentes:

• La cuarta revolución industrial o Industria 4.0.
• Gestión de activos.

Ambos temas son muy relevantes en la gestión empresarial, la Industria 4.0 aborda las principales herramientas tecnológicas que ayudan a gestionar el negocio, la Gestión de Activos busca maximizar el valor agregado de los activos, trabajando con la integración, gestión de riesgos y finanzas de la empresa.

En este artículo empezamos a cubrir la gestión de los costos por el mantenimiento, por lo que la atención se centrará en tal función. Inicialmente se presentarán conceptos administrativos, a continuación traemos conceptos y casos sobre "Capital Expenditure" (CAPEX) y Operational Expenditure (OPEX). Terminando el artículo con una iniciación en Retorno de la Inversión (ROI), dejando así la conversación abierta a la continuidad en futuros artículos, ya que el tema de costo es muy extenso ^(1).

Muchos hablan de gestión de activos, pero desconocen el concepto real de Activos. Se pueden adoptar diferentes enfoques de conceptualización, por ejemplo, ISO55000 y administración.

Sin embargo, el punto de coincidencia es que el Activo es siempre lo que aporta valor al negocio. En su libro “Padre rico, padre pobre”, Robert T. Kiyosaki⁽²⁾ define la diferencia entre un activo y un pasivo, así como la diferencia entre inversión y gasto. Un activo es la aplicación de recursos para generar riqueza. Un pasivo es lo que consume los recursos de la riqueza. El propósito de este enunciado es simplificar el concepto según el cual, de donde se toman los recursos para aplicarlos al activo, ya sea en la adquisición de una nueva planta industrial, equipo, instrumento o incluso en la gestión del mantenimiento de los que se encuentran ya en funcionamiento.

El éxito empresarial radica en maximizar la rentabilidad, por lo que los costos de producción siempre deben ser los más bajos y los ingresos siempre más altos. En este contexto, especialmente en los sectores industriales, es importante comprender cuánto se gasta en materias primas, materiales, empleados y equipos. Desde las primeras empresas manufactureras de la primera revolución industrial hasta los años 60, el equipo era robusto, diseñado para tener una larga vida, causaba pocos problemas, pero tenía un gran impacto en la producción. En ese momento, el costo de la mano de obra operativa tenía una participación relevante en la composición de los costos de producción, ya que el número de empleados necesarios en las líneas de producción era muy grande.

Después de los años 60, los recursos tecnológicos de detección, automatización y electrónica comenzaron a aparecer en las industrias manufactureras. Así, con el desarrollo de computadoras, robots y máquinas-herramienta NC, se hizo posible fabricar una gran variedad de productos en pequeñas cantidades, reduciendo el ciclo de vida de los activos y cambiando las estrategias de gestión de costos⁽³⁾.

En el nuevo siglo, el número de empleados necesarios en las líneas de producción para operación y mantenimiento del equipo ha ido disminuyendo con el tiempo. La gestión y administración empresarial cambió con más recursos tecnológicos, accesibilidad (debido a internet) y con cada vez menos necesidad de interfaz humana, lo que en consecuencia redujo el número de operadores en las industrias. Algunos sectores tuvieron más representación en este cambio experimentado, que fue el inicio de la cuarta revolución industrial, donde el principal sector que se visualizó fue el automotor. La composición de los costos de producción también estaba cambiando. Cerca de la década de 2010, hay más registros de estudios estadísticos sobre costos de producción.

Hasta la década de los 90, la participación de la composición representada por la mano de obra en el costo total rondaba el 40%, alcanzando más del 50% en algunos sectores. En la década de 2000, este valor porcentual de mano de obra en el costo total bajó al derredor de 10%. La Tabla 1 ilustra esta descomposición, señalando que, considerando el margen de error de los datos recolectados por Hernández y otros⁽⁴⁾ muestran ganancias o pérdidas en los resultados finales a partir de 2000. Esto se debe a que el precio de venta ya no lo impone el fabricante, como en décadas anteriores, sino el mercado. Este número destaca la importancia de la gestión de costos en la rentabilidad del negocio.

Nonato y Tavares⁽⁵⁾, con base en información de encuestas realizadas hasta 2017 en diversos sectores industriales, describen que los costos promedio de mantenimiento en relación a los ingresos de la empresa, en 2017, rondaron el 6.5%, lo que representa que 6.5% de lo que la empresa recibe de la venta de sus productos y/o servicios se gasta en mantenimiento de equipos de proceso o servicio, agregando mano de obra, materiales, contratos y cualquier otro gasto. De esta cantidad, el porcentaje relativo con mano de obra propia en la composición presupuestaria fue del 45%, y los costos de contratación rondaron el 18%.

En cualquier negocio, el activo más importante de la empresa son sus activos humanos. Las personas que impulsan las “marcas” producen calidad y hacen crecer la empresa. Sin embargo, en los tiempos actuales es un hecho real y mensurable que, en las industrias, el número de personas necesarias de operadores para la producción es mucho menor que lo ocurría hace 50 años. Actualmente, la mayoría de estos empleados se encuentran en mantenimiento. La automatización y la robótica están cada vez más presentes en la operación de las líneas de producción, pero todavía necesitamos mucho del hombre de mantenimiento, ahora con otro enfoque en relación al pasado (más preparado en el área de automación) para arreglar los robots y componentes de automatización cuando se dañan. La gente, a pesar de ser un número menor, sigue marcando la diferencia.

Con toda esta producción dinámica y automatizada, además de la necesidad del mercado de contar con empresas cada vez más esbeltas a bajo costo, las líneas de producción necesitan ser ininterrumpidas. Las paradas son estratégicas y con poco tiempo, la producción suele ser las 24 horas, los 7 días de la semana. Por lo tanto, el mantenimiento debe ser estratégico y la ocurrencia de fallas operativas es inaceptable. En este escenario, el mantenimiento dejó de ser, durante mucho tiempo, un centro de gastos y pasó a ser considerado como un centro de beneficios. Por lo tanto, la gestión de los costos de mantenimiento es cada vez más importante para el éxito empresarial.

En la gestión de los costos de producción, existen al menos dos tipos de asignación del dinero gastado: CAPEX y OPEX. Todos los valores monetarios utilizados como inversiones, utilizados con activos, nuevos o para reparaciones mayores, se consideran CAPEX. Estos valores incluyen investigación, desarrollo, planificación, diseño, fabricación, venta, transporte, instalación, puesta en servicio, renovaciones de gran tamaño, desmantelamiento y venta (o eliminación). CAPEX es gastos de capital o inversión en bienes de capital, designa la cantidad de dinero gastada en la adquisición (o introducción de mejoras) de los bienes de capital de una empresa.

El monto gastado en CAPEX será devuelto al inversionista a medida que aumente la rentabilidad de la empresa, este es el concepto fundamental. La recuperación es una indicación del tiempo de recuperación de estas inversiones, que en el pasado tenían un período más largo para este propósito. La cantidad exacta de rendimiento para el inversor se denomina retorno de la inversión (ROI).

OPEX (Operational Expenditure = Gastos Operacionales) representa el costo asociado al mantenimiento a los gastos de consumibles y otros gastos operacionales, necesarios a producción y mantenimiento del negocio o sistema operativo de la empresa.

En el pasado el valor relativo de CAPEX era muy inferior al del OPEX una vez que los activos tenían larga vida y, por lo tanto, no había mucha preocupación en cuanto a las inversiones hechas sea por costos de adquisición, infraestructura, repuestos asociados, montaje y puesta en marcha.

Con el paso de los años, el tiempo de obtención del OPEX se fue acortando para obtener el Retorno de la Inversión no tanto por el desgaste y si por la obsolescencia, generando, como consecuencia, el desarrollo de nuevas estrategias para asegurar la sostenibilidad de la empresa.

Los avances tecnológicos están provocando la necesidad de dedicar más tiempo a la etapa de investigación y desarrollo de los proyectos. Además, el costo de la mano de obra operativa es ahora más bajo que los costos de mantenimiento y logística. Como resultado, el valor relativo que la empresa pasa a tener en gastos con el CAPEX ha aumentado.

El CAPEX se puede utilizar para generar indicadores de la capacidad de crecimiento de la empresa. Estos indicadores demuestran cómo la salida de efectivo de la empresa se dirige a los activos fijos⁽⁶⁾.

Uno de estos indicadores es el índice de reemplazo de capital, que se calcula dividiendo el CAPEX por la suma de toda la depreciación de los activos de la empresa. Cuando el resultado de esta división es mayor que 1, significa que la empresa se está expandiendo. Cuando el resultado es aproximadamente 1, significa que la empresa está reemplazando su línea de producción a medida que sus activos se deprecian. Sin embargo, si el valor es menor a 1, entonces la empresa no está reponiendo sus activos y tendrá problemas operativos en el mediano plazo debido al envejecimiento de su parque y el costo de mantenimiento tenderá a aumentar mucho.

El otro indicador es el FCLCAPEX (Free Cash Flow) - CAPEX, que es el flujo de caja operativo de la empresa menos CAPEX, es decir, cuánto generó en operaciones menos lo que invirtió en sus actividades. Cuando este resultado es muy positivo, la empresa está invirtiendo poco en el negocio y no crecerá, pero si el valor es cero o negativo, está invirtiendo todo lo que genera en su negocio.

Ambos indican si la empresa está creciendo o manteniendo su nivel comercial.

Por lo general, las empresas tienen el presupuesto controlado anualmente, pero es importante contabilizar todo el período (y costo) que se utilizó para desarrollar el proyecto y aprobarlo ante la alta dirección, desde el momento en que se inserta y se inicia. Los proyectos grandes pueden tardar más de un año en implementarse, pero el seguimiento anual es la mejor práctica. Cada proyecto debe tener una curva de costos controlada para que el valor predicho se utilice con la máxima precisión. Usar mucho menos de lo esperado no es una buena práctica, ya que demuestra una falta de planificación financiera, y los inversores no han utilizado una cantidad que estaba prevista en el proyecto en otras aplicaciones que traerían una mayor rentabilidad.

Por lo tanto, usar más recursos financieros CAPEX de lo esperado es muy malo y debe justificarse, pero usar muchos menos también sigue el mismo enfoque. La gran diferencia, que suele ser alarmante en la cuarta revolución industrial, es el tiempo y costo invertidos en investigación y desarrollo, ya que ahora es necesario prestar más atención a esta etapa del desarrollo de cualquier proyecto.

Cuando el proyecto es entregado al área operativa de la empresa, iniciando producción y generación de facturación, la empresa ingresa al período de gastos con gastos operativos (OPEX). En este momento se intensifica la necesidad de que la gestión se haga de acuerdo con los conceptos de administración y contabilidad. Los gerentes de mantenimiento deben comprender estos conceptos básicos y no solo los conceptos de mantenimiento.

OPEX representa todo lo que la empresa necesita para funcionar y que no forma parte de sus activos. Su valor se calcula dividiendo la suma de todos los gastos de la empresa en relación con su Facturación, normalmente representada en forma de porcentaje. El OPEX es deducible del impuesto a la renta ya que se considera un gasto, mientras que el CAPEX es deducible por su depreciación ya que se considera patrimonio. El OPEX tiene su valor variable según se esté gastando más o menos, con desembolsos según la necesidad operativa de la empresa. Entre las ventajas de utilizar OPEX en lugar de CAPEX está la obsolescencia por el rápido avance tecnológico que prácticamente imposibilita la realización de previsiones a largo plazo.

Así como una empresa controla todas las entradas y salidas de dinero con indicadores y controles internos, todos los departamentos de la empresa deben seguir los mismos principios. De esta forma, algunos conceptos básicos son importantes. Los ingresos operativos brutos son todos aquellos adquiridos en un período determinado. Todas las devoluciones e impuestos se restan de esta cantidad para tener ingresos operativos netos. De estos ingresos, según el tipo de actividad empresarial, se resta el costo de producción de los bienes adquiridos o el costo del producto comprado o el costo del servicio prestado para calcular la utilidad bruta.

Para calcular el resultado operativo, que puede ser ganancia o pérdida, todos los gastos administrativos, gastos comerciales, gastos de depreciación (áreas administrativas y comerciales) y gastos financieros (Impuesto de Operaciones Financieras, intereses, comisiones) deben reducirse de la ganancia bruta, pero todos los ingresos financieros. También hay que sumar los obtenidos con el dinero de la empresa.

En el pasado, las empresas se evaluaban por su patrimonio, es decir, por el capital que habían invertido llamado capital fijo. Hoy se valoran por flujo de caja, independientemente de su patrimonio. Actualmente, cuando una empresa compra otra, la mayoría de las veces está comprando el NEGOCIO, es decir, su capacidad de generar ingresos y no su patrimonio, que en algunos casos puede incluso quedarse con su antiguo dueño⁽⁶⁾.

Por tanto, mirando bajo el enfoque de Industria 4.0, lo importante es invertir en lo que genera capital. La cantidad invertida en capital tiene más sentido cuando el negocio no es su negocio principal. Desde el punto de vista de la Gestión de Costos de Activos Físicos, enfocado principalmente al mantenimiento, dado que cada vez son más las empresas calificadas para brindar servicios de mantenimiento técnico-especializado, la opción de utilizar OPEX en lugar de CAPEX puede ser la decisión acertada.

Un indicador muy importante a ser monitoreado por la empresa es el Retorno de la Inversión (ROI). Teniendo en cuenta que Mantenimiento es un centro de beneficio, todas sus acciones deben generar un ROI, calculado mediante la fórmula.

Este resultado es un número que se puede presentar como porcentaje. Es importante destacar que el ROI debe calcularse en un intervalo de tiempo determinado, es decir, su valor depende del período en el que se obtuvo la ganancia.

Por lo tanto, cuando un mantenedor solicita la compra de un nuevo equipo o instrumento, su jefe debe hacerle tres preguntas para aprobar, o no, la compra.

• 1) ¿Cuánto cuesta? (averiguar si el presupuesto se ajusta).
• 2) ¿Cuándo pagarás? (fecha límite para pagar el costo - amortización).
• 3) A partir de entonces, ¿cuánto tendremos que ganar? (ROI).

Si el mantenedor no tiene la respuesta a cualquiera de estas preguntas, el proyecto debe ser desaprobado y la información debe ser recolectada.

La forma en que se gestiona el costo de la empresa es un elemento fundamental para el éxito de la empresa en la competencia, ya que los precios son cada vez más dictados por el mercado, por lo que se diferenciará el que logre producir al menor costo.

Cursos recomendados

Andrés González

Fundamentos de Confiabilidad

Presencial15 de junio

Edgar Fuenmayor

Análisis de Confiabilidad, Disponibilidad y Mantenibilidad (RAM)

En línea en vivo4 de julio

Jose Contreras Marquez

Costos y Presupuestos de Mantenimiento

En línea en vivo1 de agosto

Jose Contreras Marquez

Sistemas de indicadores (KPI) para evaluar la gestión del mantenimiento

En línea en vivo3 de octubre

Fundamentos de Confiabilidad

15 de junio

Análisis de Confiabilidad, Disponibilidad y Mantenibilidad (RAM)

4 de julio

Costos y Presupuestos de Mantenimiento

1 de agosto

Referencias

1. SAKURAY, Mixharu - Gestión integrada de costos - Editora Atlas - 1977
2. KIYOSAKI, Robert T. Pai Rico, Pai Pobre: O que os ricos ensinam a seus filhos sobre dinheiro. Alta Books Editora, 2018.
3. TAVARES, Lourival Augusto; CALIXTO, Marco; POYDO, Paulo Roberto. Manutenção centrada no negócio. 1ª edição. Rio de Janeiro: NAT, 2005.
4. HERNÁNDEZ José; MARTINS Luis; GUEDES Rogerio - Gestión Estratégica de Costos - Editora Atlas - 2001
5. NONATO, Franklin da Silva. TAVARES, Lourival A. ÍNDICES BRASILEIROS DE MANUTENÇÃO: Um benchmarking para o mundo. Qualitymark, Rio de Janeiro, 2018.
6. GORDILHO, Roberto - CAPEX e OPEX, é importante saber a difernça - Youtube - https://www.youtube.com/watch?v=4asgkXV5ZC4

Autores:

Lourival Tavares
Consultor en Ingeniería de Mantenimiento.
Correo: l.tavares@mandic.com.br

Franklin Nonato
Ingeniero Especialista de Mantenimiento, Confiabilidad y Predictivo en NTS (Nova Transportadora do Sudeste).
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/franklin-nonato-2b8b0330