Este artículo tienecomo objetivo desarrollar un Instrumento de Medición que permita Diagnosticarla Gestión del Mantenimiento basado en las Normas PDVSA y Normas COVENIN deVenezuela. Para el diseño de este instrumento, primeramente, se definieron doce(12) variables todos estos englobados en los factores de Mantenimiento ClaseMundial y para estas variables se obtuvieron un total de cuarenta (40)principios básicos que serán los evaluados y cuantificados apoyándonos en elformato de la Norma COVENIN 2500-93 “Manual para Evaluar los Sistemas deMantenimiento en la Industria”, utilizando el sistema de deméritos. El Índicede medición de la Gestión de Mantenimiento, se mide de acuerdo a una estimaciónde un nivel dentro de una escala entre 0 y 100. Esta escala (Villamizar, 2007)determina los criterios en cada nivel, clasificando la Gestión en cinco etapas:Excelencia, Competencia, Entendimiento, Conciencia e Inocencia.

Introducción

Para tener éxito, hoy en día las empresas deben de identificar y gestionar los riesgos de sus organizaciones, ya sean operacionales, financieros, estratégicos y de cumplimiento, lo que hace relevante analizar los factores de carácter interno o externo que generan estos riesgos. Este análisis ha dado como resultado que una de las organizaciones que representa mayor riesgo es la Gerencia de Mantenimiento, convirtiéndose su gestión en una función crítica para la Corporación. Por lo tanto, se requiere diagnosticar la Gestión de Mantenimiento para determinar el grado de excelencia de la organización.

Escala de medición

El Índice de medición de la Gestión deMantenimiento, se mide de acuerdo a una estimación de un nivel dentro de unaescala entre 0 y 100. Esta escala (Villamizar, 2007) determina los criterios encada nivel, clasificando la Gestión en cinco etapas:

• 91-100%/ Excelencia: Existe una Gestión de Mantenimiento Clase Mundial con las MejoresPrácticas Operacionales.
• 81-90%/ Competencia: Existe una Gestión de Mantenimiento con tendencia a ClaseMundial, pero existen pequeñas brechas por cerrar. Es un sistema muy bueno connivel de Operaciones Efectivas.
• 71-80%/ Entendimiento: Existe una Gestión de Mantenimiento Básica, por encima delpromedio. Se aplican algunas de las mejores prácticas de Mantenimiento ClaseMundial.
• 51-70%/ Conciencia: Existe una Gestión de Mantenimiento Básica, pero se desconocenlas mejores prácticas de Mantenimiento Clase Mundial o de las Filosofías deMantenimiento existente. En promedio y con oportunidades para mejorar.
• 0-50%/ Inocencia: No existe una Gestión de Mantenimiento Básica. Por debajo delpromedio con muchas oportunidades para mejorar.

Definición de variables

Se definen y se conceptualizan las variables que serán estudiadas y que son las que permiten diagnosticar la Gestión de Mantenimiento.

En el plano mundial, existen diferentes autoresque han definido diferentes variables para este tipo de diagnóstico. Estetrabajo contempló el análisis de doce (12) variables resultantes de lasexperiencias laborales en organizaciones de mantenimiento de PDVSA y englobadostanto en los factores de Mantenimiento Clase Mundial como en las normas dePDVSA y COVENIN. Aun cuando estas 12 variables están enmarcadas en lo antesmencionados, el cumplimiento de estos factores solo representaría un estándarmínimo que debe ser considerado como buenas prácticas pero que no representanlas mejores prácticas porque puede variar de acuerdo a las necesidades de cadaorganización.

Para cada una de estas variables se definieronsus principios básicos que permitirán lograr el cumplimiento de sus objetivos,obteniendo de esta forma un total de cuarenta (40) principios básicos que seránanalizados y cuantificados. A continuación, las variables y sus principios básicos:

Variable # 1: Filosofía de gestión:

Principios Básicos:

Misión y Visión: La organización de mantenimientotiene establecida una misión y visión clara, que la identifica y es compartidapor la mayoría de los trabajadores. La misión muestra el compromiso con lavisión, indica el grado al que la organización alinea su estructura interna,políticas y procedimientos. La visión está definida con amplitud y detalle, essistemática, involucra a todos los departamentos de la organización.

Políticas y Objetivos: La organización de mantenimientotiene establecido políticas para la consecución de los objetivos, que sirvencomo guía para el planteamiento de metas y la elaboración de estrategias, todoesto incluido en forma clara y detallada en un plan de acción para garantizarla disponibilidad y confiabilidad de los sistemas y activos a bajo costo.

Informe de gestión: La Organización cuenta con uninforme detallado que permite registrar información del proceso demantenimiento en forma sistemática. Se utiliza para apoyar a la gerenciageneral en el conocimiento de los avances reales del plan previamenteestablecido para cada uno los procesos de mantenimiento y de esta maneraajustar, corregir o mantener aquellos aspectos claves en el éxito de lagestión.

Variable # 2: Dinámica organizacional:

Principios Básicos:

Roles yresponsabilidades:La organización de mantenimiento, está bien definida y ubicada dentro de laempresa y posee un organigrama para ésta. Se tiene documentación escrita de losroles y responsabilidades para los diferentes puestos de trabajos requeridos enlos departamentos dentro de la organización de mantenimiento. Los recursosasignados son adecuados, a fin de que la función pueda cumplir con losobjetivos planteados.

Autoridad y autonomía: Las personas asignadas amantenimiento cuentan con el apoyo de la gerencia, poseen autoridad y autonomíapara el desarrollo, cumplimiento de las funciones y responsabilidadesestablecidas.

Sistemas deinformación: LaOrganización de mantenimiento posee un sistema de información que le permitemanejar óptimamente toda la información referente a mantenimiento para la tomade decisiones (registro de fallas, programación de mantenimiento, estadísticas,horas hombre, costos, información sobre equipos, entre otras).

Variable # 3: Procesos de mantenimiento (normas PDVSA):

Principios Básicos:

Captura y diagnóstico: La organización de mantenimientotiene definido un subproceso de captura y diagnóstico que cubre el área demantenimiento predictivo e ingeniería de mantenimiento y comprende el procesotécnico y especializado de inspección del activo. En esta etapa se realizananálisis de integridad de las instalaciones, pruebas de capacidad, monitoreo decondiciones y registro de la información técnica para definir o evaluar cambiosde ciclos o políticas de mantenimiento, garantiza la calidad, incluyendo lasprácticas de ejecución de los servicios mediante inspecciones y auditoríastécnicas de los mismos.

Planificación: La organización de mantenimientotiene definido un subproceso de Planificación donde toma los resultados deCaptura y Diagnóstico, integra los procesos estratégicos de mantenimiento, yestablece la dirección mediante las políticas, planes de corto y mediano plazo,costos de actividades, estrategias de contratación, planes de procura yrecursos humanos, para asegurar los costos óptimos y la integridad de lasinstalaciones y equipos.

Programación: La organización de mantenimientotiene un subproceso de programación que toma los resultados de Planificación olas actividades no planificadas, para sincronizarlas en el tiempo. En esteproceso se realiza la optimización y sincronización de las actividades diarias,semanales, se coordina el suministro de materiales e insumos necesarios paralas actividades, se registra la información de costos y estadísticas de todaslas actividades ejecutadas, atención de emergencias, se coordinan las guardiasy disponibilidad del personal, recursos y empresas subcontratistas que seannecesarias para cubrir eventualidades.

Ejecución: La organización de mantenimientotiene un proceso donde se ejecutan las actividades programadas. En este procesose efectúa la ejecución del servicio y la entrega de la instalación. De sernecesario se gerencia el paro de planta y asegura la optimización de los recursos.Se garantiza el cumplimiento de normas de seguridad, salud higiene y ambiente.

Cierre: La organización de mantenimientoconsolida, evalúa y analizan los resultados o salidas de los subprocesosanteriores, lo que implica la interacción y sinergia de todas las funcionespara asegurar ante el cliente, la ejecución efectiva del mantenimiento. En esteproceso se efectúa la retroalimentación del cumplimento de los objetivos yapoya la dirección en la toma de decisiones de carácter estratégico, táctico yoperativo.

Variable # 4: Mantenimiento operacional:

Principios Básicos:

Planificación delmantenimiento operacional: La Organización de mantenimiento cuenta con una infraestructura yprocedimientos de trabajo para que las acciones de mantenimiento operacionalsean ejecutadas en forma organizada. El departamento de operaciones tieneclaramente establecidas las actividades diarias de mantenimiento operacionalque deben realizar a los activos, tales como; limpieza cotidiana, tareas delubricación, ajustes, apriete de tornillos o conexiones e inspección, algunosreemplazos y reparaciones menores. Estas actividades deben ser registradas ydocumentadas adecuadamente en el Sistema de Información para garantizar lacomunicación eficaz con mantenimiento.

Programación yejecución del mantenimiento operacional: La ejecución de las acciones del mantenimientooperacional están programadas de manera que el tiempo de ejecución es parte delproceso productivo, la frecuencia de ejecución está establecida y en su mayoríase realiza por cada rotación de guardia. La ejecución de este mantenimientolleva consigo una supervisión operacional que permite controlar la ejecución dedichas actividades.

Control y evaluacióndel mantenimiento operacional: Existe un procedimiento de trabajo donde el departamento de operacionesen conjunto con el de mantenimiento disponen de mecanismos que permitan llevarlos registros y control de este mantenimiento.

Variable # 5: Mantenimiento predictivo:

Principios Básicos:

Planificación delmantenimiento predictivo: La Organización de mantenimiento cuenta con una infraestructura yprocedimiento para que las acciones de mantenimiento predictivo se lleven enuna forma organizada. Se tiene un programa de rutina de inspección predictivaen el cual se especifican las acciones con frecuencia desde diaria y hastaanuales a ser ejecutadas a los activos. La Organización de mantenimiento cuentacon estudios previos para determinar las cargas de trabajo por medio de lasinstrucciones de mantenimiento recomendadas por los fabricantes, constructores,usuarios, experiencias conocidas, para obtener ciclos de inspección de loselementos más importantes.

Programación yejecución del mantenimiento predictivo: La organización tiene establecidasinstrucciones detalladas para inspeccionar cada elemento de los equipos sujetosa acciones de mantenimiento, con una frecuencia establecida para dichasinspecciones, distribuidas en un calendario anual. La programación y ejecuciónde estas inspecciones posee la elasticidad necesaria para llevar a cabo lasacciones en el momento conveniente sin interferir con las actividades deoperaciones.

Control y evaluacióndel mantenimiento predictivo: La organización dispone de mecanismos eficientes para llevar a cabo elcontrol y la evaluación de las actividades de mantenimiento enmarcadas en laprogramación.

Variable # 6: Mantenimiento preventivo:

Principios Básicos:

Determinación deparámetros: Laorganización tiene establecido por objetivo lograr efectividad del sistemaasegurando la disponibilidad de equipos de mantenimiento mediante el estudio deconfiabilidad y mantenibilidad, dispone de los recursos para determinar lafrecuencia de inspecciones, revisiones y sustituciones de piezas aplicandoincluso métodos estadísticos, mediante la determinación de los tiempos entrefallas y de los tiempos de paradas.

Planificación delmantenimiento preventivo: Se cuenta con la infraestructura de apoyo requerida para realizarmantenimiento preventivo y dispone de un estudio previo que le permita conocerlos equipos que requieren este mantenimiento.

Programación yejecución del mantenimiento preventivo: Las actividades de mantenimiento preventivoestán debidamente planificadas y programadas, de manera que el sistema posea laelasticidad necesaria para llevar a cabo las acciones en el momento conveniente,sin interferir con las actividades de operaciones y disponer del tiemposuficiente para los ajustes que requiera la programación. La implantación delos programas de mantenimiento preventivo se realiza en forma progresiva.

Control y evaluacióndel mantenimiento preventivo: En la organización existen recursos necesarios para el control de laejecución de las acciones de mantenimiento preventivo. Se dispone de unaevaluación de las condiciones reales del funcionamiento y de las necesidades demantenimiento preventivo.

Variable # 7: Sistema de gestión y control de mantenimiento:

Principios Básicos:

Manejo de órdenes detrabajo: Lasordenes de trabajo deben estar introducidas en el Sistema de Gestión y Controlde Mantenimiento, cuyo formato de orden debe ser adecuado: fácil de completar,sin duplicidad de información y que contengan todos los datos valiosos para suposterior análisis, en él se deben registrar y documentar todas las actividadesde mantenimiento incluyendo mantenimiento operacional, predictivo, preventivo ycorrectivo.

Sistema empleado: El Sistema de Gestión y Control deMantenimiento no necesariamente tiene que ser un software de mantenimiento,puede ser una hoja de cálculo, para poder disponer de la información generadaen cada orden y para su análisis. Debe cumplir con independencia de los datos(al cambiar la estructura de algún dato no debe afectar la aplicación),integridad de los datos (debe existir restricciones que aseguren la correctaintroducción, modificación y borrado de los mismos, no debe existir redundanciade datos) y seguridad (debe existir diferentes niveles de acceso paradiferentes tipos de usuarios).

Información generada: Los informes que genera el Sistemade Gestión y Control de Mantenimiento deben ser sencillos, claros y proporcionainformación normalizada y sistematizada, en tiempo oportuno y con laperiodicidad adecuada.

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Variable # 8: Planificación y programación de mantenimiento:

Principios Básicos:

Objetivos y metas: La organización de mantenimientocuenta con la función de planificación y programación, la cual debe tener unplan de acción claro y detallado, con objetivos y metas establecidas de cadauna de las necesidades de los activos y los tiempos de realización de accionesde mantenimiento que garanticen la disponibilidad de los sistemas.

Políticas para laplanificación y programación: La organización de mantenimiento ha establecido una política generalque involucra campo de acción, justificación, medios y objetivos que persigue.Existen políticas que garantizan los recursos necesarios para disponer deplanificación y programación para la ejecución de cada una de las acciones demantenimiento.

Control y evaluación: La organización de mantenimientocuenta con un sistema de señalización o codificación lógica y secuencial quepermite registrar información del proceso o de cada línea, máquina o equipo enel sistema total. Se tiene elaborado un inventario técnico de cada sistema: suubicación, descripción y datos de mantenimiento necesario para la elaboraciónde los planes y la programación de mantenimiento.

Variable # 9: Personal:

Principios Básicos:

Cuantificación de lasnecesidades del personal: la organización, a través de la programación de las actividades de mantenimiento,determina el número óptimo de las personas que se requieren en la organizaciónde mantenimiento para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Selección y formación: la organización selecciona supersonal atendiendo a la descripción escrita de los puestos de trabajo(experiencia mínima, educación, habilidades, responsabilidades u otra).

Motivación eincentivos: Ladirección de la empresa tiene conocimiento de la importancia del mantenimientoy su influencia sobre la calidad y la producción, emprendiendo acciones ycampañas para transmitir esta importancia al personal. Existen mecanismos deincentivos para mantener el interés y elevar el nivel de responsabilidad delpersonal en el desarrollo de sus funciones. La organización de mantenimiento poseeun sistema evaluación periódica del trabajador, para fines de ascenso oaumentos salariales.

Variable # 10: Costos de mantenimiento:

Principios Básicos:

Presupuesto demantenimiento: Laorganización de mantenimiento cuenta con el presupuesto adecuado para laejecución de las actividades de mantenimiento.

Registros de costos demantenimiento: laorganización de mantenimiento mantiene un registro adecuado de los costos demantenimiento realizados con fuerza propia y contratada.

Análisis de costos demantenimiento: laorganización de mantenimiento realiza análisis de costo de mantenimiento, quepermita determinar la obsolescencia de equipos y de evaluar alternativas entrela ejecución con recursos propio o contratados, entre otros.

Control y seguimientode costos de mantenimiento: la organización de mantenimiento cuenta con herramientas de monitoreocontinuo en la ejecución del presupuesto.

Variable # 11: Recursos:

Principios Básicos:

Equipos: La organización de mantenimientoposee los equipos adecuados para llevar a cabo todas las acciones demantenimiento, para facilitar la operabilidad de los sistemas. Para laselección y adquisición de equipos, se tienen en cuenta las diferentesalternativas tecnológicas, para lo cual se cuenta con las suficientes casasfabricantes y proveedores. Se dispone de sitios adecuados para elalmacenamiento de equipos permitiendo el control de su uso.

Herramientas: la organización de mantenimientocuenta con las herramientas necesarias, en un sitio de fácil alcance, lograndoasí que el ente de mantenimiento opere satisfactoriamente reduciendo el tiempopor espera de herramientas. Se dispone de sitios adecuados para elalmacenamiento de las herramientas permitiendo el control de su uso.

Materiales/repuestos: la organización de mantenimientocuenta con un stock de materiales y repuestos de buena calidad y con facilidadpara su obtención y así evitar prolongar el tiempo de espera por materiales yrepuestos, existiendo seguridad de que el sistema opere en forma eficiente. Seposee una buena clasificación de materiales y repuestos para su fácil ubicacióny manejo. Se conocen los diferentes proveedores para cada material y repuestos,así como también los plazos de entrega. Se cuenta con políticas de inventariopara los materiales y repuestos utilizados en mantenimiento.

Variable # 12: Ordenes de mantenimiento (ODM):

Principios Básicos:

Elaboración ODM: la organización de mantenimientocuenta con una infraestructura y procedimiento adecuado para la elaboración de ODMpara identificar y requerir el trabajo, en función de los requerimientosoperacionales.

Administración ODM: la organización de mantenimientocuenta con una infraestructura y procedimiento adecuado para garantizar que lasODM generadas sirvan para establecer prioridad del trabajo, programar eltrabajo, activar el trabajo, y dar seguimiento al trabajo.

Cierre ODM: La organización dispone demecanismos eficientes para garantizar la utilización de las ODM para dar seguimientoal trabajo y analizar el trabajo, controlar y supervisar las actividades detrabajo, analizar cada actividad ejecutada, identificar su costo, las pérdidasy tendencias de los problemas.

Diagnostico

En esta etapa se diagnostica la situaciónactual de la Gestión de Mantenimiento en los términos de las variables yprincipios básicos definidos anteriormente.

Para realizar este diagnóstico, se diseñó uninstrumento de medición que entre otros, evalúa los aspectos de la norma dePDVSA: MM-01-01-00 “Modelo de Gerencia de Mantenimiento” y utiliza lametodología para auditar la gestión de mantenimiento diseñada por Vásquez(2011), la cual se apoya en el formato de la Norma COVENIN 2500-93 “Manual paraEvaluar los Sistemas de Mantenimiento en la Industria”, utilizando el sistemade deméritos que permite partir de la situación ideal para ubicar la situaciónactual de la gestión de mantenimiento.

Los deméritos definidos son los que por omisióno por incidencia negativa, originan que la efectividad de los principiosbásicos no sea completa, disminuyendo la puntuación total de dicho principio.La ponderación de estos deméritos al igual que la de cada principio básico, esbasada en la experiencia y conocimiento del autor y en las observacionesrealizadas en las visitas a diversas organizaciones de Mantenimiento de PDVSA,por lo tanto, podrían ser modificadas para cualquier otro proceso de estudio.Para verificar el cumplimiento de la norma PDVSA, este instrumento evalúa lagestión de mantenimiento enfocada en tres niveles, estratégico, táctico yoperativo, donde se distribuyen los doce (12) factores o variables deMantenimiento Clase Mundial.

Para completar la calificación de cadademerito, se realiza entrevistas y encuestas al personalGerencial/Administrativo de la Gerencia de Mantenimiento y se apoya en loscuestionarios MES y MQS elaborados por Vásquez (2011). En resumen, con esteinstrumento podemos determinar un valor porcentual que mide la gestión demantenimiento basada en la escala antes explicada.

En la Figura siguiente se muestra un extracto de este instrumento reflejando la Variable de Filosofía de Gestión con dos (2) de sus principios básicos.

En la Figura N° 2, se muestra el resultado del diagnóstico de la Gestión de Mantenimiento aplicado a una Instalación.

Conclusiones

Este instrumento de medición para diagnosticarla gestión de mantenimiento puede ser utilizado como herramienta deBenchmarking y/o como base para el diseño de otros instrumentos de medición. Eneste caso, al aplicar el instrumento de medición para diagnosticar la Gestiónde Mantenimiento, se obtiene un Índice de 46 %, lo cual ubica a esta Gerenciaen la etapa de Inocencia, determinando que no existe una Gestión deMantenimiento Básica y está por debajo del promedio con muchas oportunidadespara mejorar.

Referencias

1. -Comisión Venezolana de Normas Industriales (COVENIN). (1993). Norma Venezolana COVENIN 2500-93: “Guía para evaluar Sistemas de Mantenimiento”. Caracas, Venezuela.
2. -Petróleos de Venezuela S.A. PDVSA. (2010). Norma PDVSA MM-01-01-00: “Modelo de Gerencia de Mantenimiento”. Caracas, Venezuela.
3. -Petróleos de Venezuela S.A. PDVSA. (2011). Norma PDVSA MM-02-02-03: “Gestión de Ordenes para el Mantenimiento Ordinario”. Caracas, Venezuela.
4. -Petróleos de Venezuela S.A. PDVSA. (2011). Norma PDVSA MM-01-01-01: “Definiciones de Mantenimiento y Confiabilidad”. Caracas.
5. -Tavares, Lourival. (2007). “Auditorías de Mantenimiento”. Congreso en Uruguay.
6. -Vásquez G., Emiro J. (2011). “Metodología para auditar la Gestión de Mantenimiento de PDVSA. Caso: Refinería San Roque”. UDO. Anzoátegui, Venezuela.
7. -Vásquez G., Emiro J. (2012). “Diseño de un Modelo para la Auditoría de la Gestión de Mantenimiento basado en el Modelo de Gerencia de Mantenimiento de PDVSA”. Convenio UDO-UNEFA. Anzoátegui, Venezuela.
8. -Villamizar, Sallik. (2007). “Modelo Gerencial bajo el Enfoque de Servicios para Activos No Industriales. Caso: Superintendencia de Mantenimiento de Instalaciones No Industriales. Gerencia Servicios Logísticos PDVSA – Refinación PLC”. Convenio UDO – UNEFA. Anzoátegui, Venezuela.

Autor: Vásquez G., Emiro J., Ing. Msc. Msc.
Gerente de Mantenimiento Mejorador Petromonagas PDVSA.